Costos de maquinaria agrícola e implementos (página 2)

COSTOS EN LA OPERACIÓN DE MAQUINARIA AGRÍCOLA

Elementos Integrantes de los Costos de Maquinaria Agrícola.

Para la elaboración de costos de maquinaria agrícola es necesario identificar la clasificación de las actividades y oficios en por lo menos cinco grandes grupos así:

Costos de Operación:

Un equipo en buenas condiciones sólo necesita de dos factores para entrar a trabajar, el primer factor, el humano, quien opera el equipo y otro factor, el rubro de combustible, se involucra este rubro, primero por el consumo y segundo por su costo.

Al primer factor lo llamaremos costo de operación mano de obra y prestaciones sociales, en la cual se incluye el salario, más la provisión de prestaciones sociales, pago de parafiscales, seguridad social, riesgos profesionales, dotación y auxilio de transporte.

A continuación se da los componentes del factor salarial, prestacional, parafiscal y de seguridad social. Aplicable en Colombia para el año 2007.

Información General

Prestaciones Sociales

Pagos Parafiscales

Seguridad Social

Fondo de Solidaridad Pensional

Cotizantes con ingreso igual o superior a 4 SMMLV (salario mínimo mensual legal vigente), tendrán un aporte adicional sobre su ingreso base de cotización. ((D.R. 1748/95, D.R.1474/97, D.R. 1513/98).

El factor de combustible se calcula, usualmente teniendo en cuenta el índice de consumo entregado por el fabricante de la máquina Galones/Hora, en otros países Litros/Hora por el precio del galón calculado para un año, en países donde la inflación es galopante, este precio se debe revisar continuamente y ajustarse por lo menos una dos veces al año.

Costos de Lubricación, Aceites y Grasas

Este rubro puede presentar tres elementos, Mano de Obra y prestaciones sociales igual al de costo de operación, cuando el servicio se presta con recurso humano propio, Materiales, que en este caso, serian los lubricantes, aceites y grasas, o en ocasiones se contrata el servicio con terceros y estaríamos hablando del rubro de contratación, cuando empleamos este ítem, quien suministra los materiales, suministra la mano de obra.

Costos de Mantenimientos

Los costos de mantenimiento se clasifican en: Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento Correctivo.

El Mantenimiento Preventivo es aquel, que como su nombre lo indica previene daños mayores en los equipos, normalmente se hace de acuerdo al número de horas trabajadas donde se cambian elementos de los equipos, que han sufrido algún desgaste y de no hacerlo perjudicarían a otros, normalmente se utiliza la información que da el fabricante del equipo.

Se debe elaborar un presupuesto, con el costo que posiblemente es el que va ocasionar el mantenimiento, si en este mantenimiento se aplican o incluyen aceites y grasas, no se registraría en el rubro de mantenimiento, puesto que ya hemos visto, que existe una clasificación especial.

Los elementos del costo pueden ser, costo en mano de obra y prestaciones sociales, materiales (repuestos) y Contratos en caso, que se utilice la figura de terceros.

Mantenimiento Correctivo

Este tipo de mantenimiento corrige daños presentados en los equipos, por el uso de los mismos, normalmente los fabricantes dan una vida útil al motor del equipo, esta vida útil es un estimativo, el cual puede hacerse antes de lo recomendado por el fabricante, puesto que el equipo se fatigo antes de tiempo, o después; esto se hace con el análisis de un ingeniero mecánico.

Como estos mantenimientos no se hacen en el corto plazo, sino en el largo plazo, es necesario provisionarlo, es decir causar el costo del mantenimiento llevando una parte al costo, con la contrapartida de la provisión, en el momento que ocurra el costo, el costo se llevará contra la provisión, de no hacerlo, empezaríamos a tener costos variables en los periodos y los costos del equipo no serian comparables, unas veces más baratos y en otras muy costosos.

En nuestro país por ejemplo, un costo de mantenimiento correctivo en un tractor de unos 150 caballos de fuerza, puede oscilar entre $16 y $20 Millones, es decir de USD $7500 a USD $10.000, se imagina cargando este costo, en un solo periodo, el día que se realizó el mantenimiento, el resultado seria de unos costos altísimos.

Se presentan los siguientes elementos en estos costos de mantenimiento correctivo, mano de obra y prestaciones sociales, si la reparación se hace o realiza con personal propio, materiales, que serian los repuestos y contratos, si se contrata con terceros.

Costos de Llantas y Neumáticos

Esta clasificación se realiza por el costo de estos materiales, el consumo de estos elementos es difícil calcularlos pero no imposible, se logra a través de unos índices, en la cual se especifica la duración de la llanta y se estima la vida útil, ojala en horas, una llanta puede durar años, como puede durar poco tiempo, por haber pisado algún objeto punzante etc., es necesario ser cuidadoso en el control de estos materiales, pues a un operario no le cuesta nada vender la llanta nueva y comprar un segundazo, por eso la necesidad de marcarlas.

En la contabilidad se manejaría con el mismo procedimiento que se utilizó en mantenimiento correctivo, pues su consumo en general no es el mismo periodo.

PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO DE COSTOS DE MAQUINARIA AGRÍCOLA

Son muchos los factores de conocimiento a tener en cuenta, desde los técnicos, hasta los prácticos para la elaboración de un buen costo de maquinaria agrícola, a través de un presupuesto, su implementación, aplicación, ejecución presupuestal y análisis de los mismos, como de su contabilización.

A continuación enumeramos las tareas necesarias para este fin:

• Creación de Tabla Tecnológica
• Balance de Área
• Balance de Maquinaria
• Elaboración de Presupuesto de Maquinaria
• Registro de Trabajo de Real y Contabilización del Mismo
• Ejecución Presupuestal
• Análisis Ejecución Presupuestal
• Contabilización y Ajustes

Creación de Tabla Tecnológica

La tabla tecnológica, es la fuente de información más importante dentro del proceso de costeo de maquinaria agrícola, puesto que esta información se convierte en la base de datos que utilizaremos para este proceso.

En la elaboración de esta tabla, participa el jefe o coordinador del área de campo, coordinador área de maquinaria, coordinador de almacén y coordinador de recursos humanos, además del departamento de costos quien es el encargado de reunir toda la información, procesarla y posteriormente entregar los costos de maquinaria.

Tareas del Coordinador de Campo

Es el encargado de elaborar el inventario de todas las labores y oficios agrícolas, que se realizan en el área de campo, en un cultivo determinado, teniendo en cuenta su clasificación (labores de adecuación, preparación, siembra, sostenimiento y cosecha) y así, de esta manera, entrar a codificar las labores, en la elaboración de esta tabla se debe tener en cuenta, nombre del oficio, cantidad te tiempo utilizado para la realización del mismo, y los valores o precios de los oficios, cuando es mano de obra, el encargado de dar la tarifa es el coordinador de recursos humanos, cuando la actividad se realiza con maquinaria, esta será la última en dar los precios, puesto que se debe hacer todos los pasos mencionados anteriormente hasta encontrar la tarifa, los precios de los insumos, el responsable de darlos es el coordinador de almacén de materiales, cuando se trata de encontrar indicadores de eficiencia o rendimiento en el área de campo, es necesario la participación de un ingeniero industrial, el cual hará un estudio de tiempos, movimientos y en algunos casos estudio de potencias de la maquinaria, para poder establecer el estándar del oficio; en último caso, para no volverlo tan complejo puede utilizar la experiencia en la realización del oficio.

La misma labor u oficio, pueden tener diferente rendimiento si se hace en época de verano o de invierno, pues se dificulta en el campo obtener los mismos rendimientos, e incluso se pueden aumentar las labores, es decir se crean otras diferentes.

Tabla Tecnológica

A continuación damos un ejemplo de una tabla tecnológica, la cual se convertirá, en la base de datos más importante, para la construcción de los costos.

La anterior tabla, muestra la manera como se debe codificar el insumo, la descripción del insumo, la cantidad a consumir, la unidad de medida y su correspondiente valor si lo tiene.

Esta es una tabla que generalmente, se basa en la experiencia de las personas, que de una u otra manera generan ideas, para que el proceso de costeo sea todos los días mejor, en ella puede encontrar la participación de personal externo, como es el caso de los asesores de los fabricantes de maquinaría, que aportan consumo de combustible, consumo de grasas y lubricantes, consumo de llantas y ayudan a fijar las pautas de los mantenimientos.

Para ilustrar un poco, por ejemplo, tomaremos el costo del operario, en donde se fija que el gana el salario mínimo, ya visto en los costos de operación de $433.700 para la república de Colombia en el año 2007, y que es pagadero mensualmente.

Posteriormente, se observa el factor prestacional de un 53%, como un costo adicional al salario mínimo, y no es nada más, que las obligaciones y deberes de los patronos, que por ley les es impuesta a las empresas o personas que emplean a trabajadores.

El 53%, es el resultado de sumar todos los valores a cargo del patrono, como prestaciones sociales, pagos de seguridad social (los que a él le corresponde), parafiscales y dotación, (elementos necesarios para cumplir la labor u oficio, por parte del empleado).

BALANCE DE ÁREA

Consiste en determinar, cuales son las áreas que se van a renovar, es decir cuales cultivos, son los que se van a sembrar nuevamente, y cuales por el contrario no es necesario sembrar de nuevo, pero, si hacer una serie de labores, para que el cultivo pueda volverse a cosechar.

Un ejemplo claro, en nuestro Valle del Cauca, es el cultivo de la caña de azúcar, este cultivo se siembra y al primer corte, aproximadamente a los 14 meses, se le denomina corte de plantillas, pero una vez cortada por primera vez, queda dentro del terreno las cepas de caña, que con labores de sostenimiento vuelve a rebrotar los tallos de caña y al cabo de otros 14 meses, vuelve y se corta, a este proceso se le denomina corte de cepas; este proceso se repite por cinco o seis veces, hasta que se vuelve a renovar el cultivo, cuando esto ocurre aparecen labores como destrucción de cepas, por ejemplo, y es necesario utilizar las otras labores como adecuación, preparación y siembra, labores estas, que no se hacen cuando se trabaja con cultivo de cepas.

El balance de área es muy importante, porque en el determinamos la cantidad de cultivos en hectáreas que hay que renovar y a cuales se les va hacer labores de levantamiento de socas.

Para esta determinación, juega un papel importante el área o departamento de cosecha, pues ellos estiman que área se debe renovar, normalmente, se da por bajo rendimiento en cuanto a toneladas de caña por hectárea.

En este proceso se debe ser muy cuidadoso, pues una mala planificación hace que una planta productora de azúcar se pueda quedar sin materia prima (caña de azúcar), bien porque renovó demasiado y las plantaciones se demoraron en dar la cosecha, no porque el cultivo lleva más tiempo para dar su fruto, si no, porque la preparación de los terrenos lleva un tiempo prudencial.

Para elaborar el balance de área, se debe tener en cuenta, el tamaño de la finca, y el área a renovar, la diferencia será el terreno para levantamiento de socas.

A continuación se mostrará el siguiente balance de área.

Para este ejemplo se tomó una finca de un tamaño de 2.300 hectáreas, de las cuales se renovará el 20%, arrojando un total de 460 hectáreas y un área de levantamiento de socas de 1.840 hectáreas.

EXPLOSIÓN DE LABORES

Una vez se tiene el balance de área, esta, es la base para hacer una explosión de labores, la cual me arroja el total de labores que se deben realizar y la cantidad de tiempo a utilizar de acuerdo al Standard establecido como rendimiento de la labor.

Los Estándares de rendimiento de la labor que se utilizan para esta explosión, se toman de la tabla tecnológica y luego se multiplican por el área a renovar o área de levantamiento de socas.

El siguiente es un ejemplo únicamente, para el área de renovación de cultivos en este caso caña de azúcar, solamente nos referiremos a las labores que necesita el renovar el cultivo; si quisiéramos terminar el proceso del cultivo quedarían faltando las otras labores, como sostenimiento y cosecha.

A continuación ilustraremos la explosión de labores en la actividad de renovar el cultivo.

CUADRO EXPLOSIÓN DE LABORES

Comos se puede observar, el área de renovación es de 460 hectáreas, y se han identificado cuatro labores importantes a realizar con maquinaria, ellas son: Labor de destrucción de cepas, labor de arada, labor de rastrillada y labor de surcada, (las tres primeras labores, son de preparación y la labor de surcada corresponde a la labor de siembra).

DISPONIBILIDAD DE MAQUINARIA

A continuación presentamos la manera de encontrar la disponibilidad de horas de maquinaria, que nos puede ofrecer el departamento de servicios de maquinaria.

Para este caso, tomamos como ejemplo un tractor Case MX 100 u, en donde se asumen los 12 meses del año, el número de semanas por mes es de 4.33, este indicador se obtiene de tomar las 52 semanas del año, dividido por los 12 meses con que cuenta un año, se ha tomado como días hábiles de lunes a sábado, trabajando 8 horas diarias pudiéndose trabajar más horas, y el tiempo laborado por día es de 8 horas, la capacidad normal obedece a observaciones realizadas sobre como trabaja el equipo por ejemplo, al total del tiempo disponible del equipo, se les disminuye, el tiempo en que el operario toma sus alimentos, los tiempos utilizados para mantenimientos, los desplazamientos, etc., del total del tiempo obtenido lo multiplicamos por la capacidad normal, en este caso el 70%.

BALANCE DE MAQUINARIA

Este balance se hace con las horas ofrecidas por el departamento de servicios de maquinaria y las horas demandadas o requeridas por el área de campo, si las horas ofrecidas son mayores que las requeridas hay un superávit de horas, análisis que es necesario hacer puesto que es posible que se oferten más horas a las necesarias y tendríamos maquinaria ociosa, lo que elevaría los costos, pues así, las horas tenidas en cuenta para costear las horas máquina sería con las que realmente se requiere en campo.

Cuando las horas requeridas o demandadas son mayores a las ofertadas, hay un déficit, lo cual indica que es necesario entrar a alquilar maquinaría, para desarrollar todas las labores requeridas.

A continuación describimos, como establecemos dicho balance:

El anterior balance nos indica, que no es necesario alquilar equipos, que por el contrario nos está sobrando 296.9 Horas Maquina, y que a pesar que tenemos 1.745.9 horas maquina para trabajar, las actividades agrícolas, solo demandan 1.449.0 Horas Maquina, por lo tanto para entrar a trabajar los costos debemos hacerlo es sobre las 1.449 horas, si lo hacemos con las 1.745.9 Horas Maquina, la hora quedaría subvalorada en términos generales.

Con esta información, ya podemos elaborar el presupuesto del área de servicio de maquinaria, quedando de la siguiente manera:

El consumo de insumos en los equipos, gira en torno a las horas que va a trabajar el equipo, según las horas requeridas o demandadas.

Para este caso, el número de horas a trabajar por parte del equipo o máquina es de 1.449 horas máquina.

Costo unitario, es el resultado de tomar los costos totales y dividirlo por el número de horas, que arrojó el balance de maquinaria, a ese total de costo unitario es el que llamamos tarifa hora maquina, para este caso la tarifa seria de $32.175, valor que es el que aplicamos de ahora en adelante, es decir cada hora que labore por el equipo debe ser multiplicada por la tarifa ya encontrada.

Al manejar el área de maquinaria como un departamento de servicio, es necesario comprender que los departamentos de servicios trasladan todos sus costos a las unidades productivas, pero además agregamos, que este departamento nada más no tendría la connotación de área de servicio, si no, de unidad de negocio, es necesario que como unidad de negocio tenga unos ingresos, para así determinar utilidad o pérdida en el área, este departamento al final debe quedar en equilibrio, es decir no debe de dar ni utilidad ni pérdida, si los costos reales del área de servicio en este caso maquinaria, son mayores a los costos presupuestados, el mayor valor debe quedar en él área donde se consumió el insumo, y por el contrario, si el costo real es menor que el costo aplicado al cultivo, a este se le debe disminuir el menor valor.

PRESENTACIÓN PRESUPUESTO DE MAQUINARIA

Si tenemos en cuenta, que el departamento de maquinaria, va a funcionar como una de las áreas de apoyo al área de campo, es decir de servicios y que a su vez esta, será una unidad de negocio, la presentación del estado de resultado de maquinaria presupuestado quedaría de la siguiente manera:

ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADOS ÁREA MAQUINARIA

La filosofía de este estado de resultados es la siguiente:

Se toma el total de horas demandadas por el área de campo, y se multiplica por la tarifa encontrada, horas demandadas 1.449 por la tarifa de $32.175, que al final arroja el total del presupuesto que es de $46.621.570.8

Contablemente seria:

Para registrar los costos presupuestados que incurre el departamento de maquinaria, procederíamos de la siguiente manera.

Descripción Débito Crédito

Cuentas de Control:

Mano de obra

Materiales

Gasto Depreciación

Contratos por servicios

Total $46.621.570.8

Descripción Débito Crédito

Nomina por Pagar

Inventario de materiales

Proveedores

Depreciación Acumulada

Cuentas por pagar

Total $46.621.570.8

Es importante aclarar que los presupuestos los puedo manejar por fuera de la contabilidad, el presupuesto es una herramienta que permite identificar hacia donde va la empresa, cuanto me va a costar la operación, cuanto puedo tener de utilidades, cuanto puedo ahorrar en costos, cuales van a ha hacer los ingresos, es de recordar que lo que no se puede controlar, no se puede administrar.

En la primera parte de la contabilización, lo que se hace, es hacer una aplicación de las horas demandadas en campo, debitando las horas usadas a la tarifa ya calculada, con un ingreso al área de maquinaria, esto se hace con un comprobante interno de contabilidad, al cual se le puede denominar maquinaria, para saber de donde procede este comprobante, debitando cultivos en desarrollo y acreditando el ingreso, al departamento de maquinaria.

Como en el presupuesto de maquinaria, se consumen unos insumos como mano de obra, materiales e insumos, costos generales y contratos de servicios, se maneja en una cuenta control, todos estos valores se debitan y la contrapartida, es decir los créditos, corresponde a nomina por pagar, inventarios o almacén de materiales, proveedores o cuentas por pagar.

Vuelvo e insisto, que lo que hemos tratado aquí, es únicamente lo del presupuesto; falta entrar a mirar los consumos reales del departamento de maquinaria, y el ingreso real; para su posterior ajuste, y que verdaderamente, todos los costos del área de maquinaria, hallan sido trasladados al cultivo y esta área al final quede en cero.

PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO DE CAMPO

Con la anterior información podemos elaborar perfectamente, dos informes de gestión para la empresa, primero cuanto nos costará las labores de campo, tanto en preparación de terrenos como en siembra y además, a la persona encargada del área de maquinaria, cuanto será el costo de su departamento.

Tener esta separación es muy importante, la persona encargada de campo, hará única y exclusivamente las labores necesarias para tener en buenas condiciones el cultivo, sabe que si programa labores a destiempo, o por economizar labores necesarias su cultivo no dará los rendimientos necesarios en la producción y el encargado de maquinaria, también jugará un papel importante, puesto que estará pendiente de que su equipo trabaje lo suficiente y para esto, debe hacer los mantenimientos necesarios, programará el personal necesario y escogerá dentro de su total de equipos con que equipo será más eficiente, disminuyendo costos y tiempos improductivos.

REPORTE DIARIO DE TRABAJO DE MAQUINARIA

Este reporte, se debe hacer elaborando una planilla en la cual se informa el equipo que está trabajando con su número interno, quien es el operario, que labor u oficio realiza, el tiempo utilizado e informar todo tipo de labor, como por ejemplo hora en la que desayuna o almuerza, si presentó daños mecánicos que le impidió laborar, a la vez si por causa del mal tiempo no pudo trabajar y todos los días se mejora, agregando nuevas variables que ameriten ser registradas.

Podemos obtener estadísticas, o porcentajes de efectividad de los equipos, es decir de las 8 horas programadas, cuantas trabajó efectivamente, cual de los ítems, afecta más el paro del equipo, etc.

Este total de horas reportadas sirve para dos tipos de aplicación, la primera aplicación, es la de tomar las horas reales trabajadas y multiplicarlas por la tarifa encontrada, y aplicar el costo donde verdaderamente se consumió el insumo.

La segunda aplicación, está dirigida a establecer el valor real de la hora máquina, se toman los costos reales del área de servicios de maquinaria y se divide por la cantidad de horas reales.

A continuación mostramos un ejemplo de liquidación de horas reales utilizadas en campo y liquidadas por la tarifa encontrada.

Como podemos observar en el cuadro anterior, el consumo de horas maquina reales, en el año es de 1.195 distribuidas en tres oficios pertenecientes a las labores de preparación, que en pesos equivale a $38.449.122, y en la labor de siembra, específicamente en el oficio de surcar 285 horas maquina, que equivalen a $9.169.874

Estas labores, representan un total de horas de 1.480 horas máquina y un ingreso total del equipo, por valor de $47.618.996.