Desarrollo e implementación de un sistema de información gerencial (página 2)

Luego de definir las necesidades de la institución y de determinar lo que es factible, el grupo de trabajo deberá prepararse para evaluar las alternativas que mejor se adapte a sus necesidades y exigencias. PARA COMPUTARIZAR UN SISTEMA EXISTEN TRES OPCIONES GLOBALES:

Adquisición de un sistema comercial estándar.

Modificación de un sistema que ha sido utilizado por otra institución.

Desarrollar un sistema internamente. ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

La elección de una de estas alternativas dependerá de las respuestas a las siguientes preguntas: : ¿Cuánto está dispuesta a invertir la institución?

¿Qué tan flexible está dispuesta a ser la institución con respecto a adaptar sus políticas y procedimientos al sistema bajo consideración?

¿Qué tan confiable es el soporte técnico del sistema bajo consideración? ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS Las dos primeras preguntas convergen en la decisión de escoger entre un nivel de costo y otro de personalización del sistema o en decidir hasta que punto el sistema coincide con las políticas y procedimientos de la institución.

Un aspecto crítico es la confiabilidad del soporte técnico. Los sistemas pueden colapsar por una serie de razones y se necesitará de amplio conocimiento técnico para que vuelvan a funcionar adecuadamente. Si el soporte técnico no es oportuno y confiable, una institución podría verse obligada a funcionar sin un sistema que esté operativo. ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

ETAPA 4 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

ETAPA 5 PREPARACIÓN DEL REPORTE DE EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES El grupo de trabajo puede haber recomendado una mezcla de sistemas manuales y automáticos. Puede haber recopilado una lista de cinco o seis programas potencialmente compatibles, algunos para la contabilidad, otros para el manejo de la cartera, algunos desarrollados localmente y otros con apoyo internacional. Podrían también haber concluido que la institución debería adquirir cierto programa de contabilidad y que debería desarrollar internamente su propio sistema de manejo de la cartera.

Sobre la base de estas conclusiones preliminares, el grupo de trabajo puede empezar a preparar un reporte sobre las opciones, sus costos estimados, así como el cronograma para la implementación para luego presentarlo a la gerencia para su revisión y aprobación. La gerencia debería clasificar estas opciones por prioridad y preferencia. También debería aprobar el curso de acción subsiguiente, incluyendo los gastos relacionados con la fase 2. El jefe del equipo será un miembro de la institución y no un consultor externo y deberá contar con el apoyo total del directorio y de la gerencia, así como con la autoridad suficiente para asegurar el buen funcionamiento del equipo. Deberá asimismo reportar directamente a la gerencia. ETAPA 5 PREPARACIÓN DEL REPORTE DE EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES

FASE 2 EVALUACIÓN DETALLADA Y DISEÑO Son pocas las etapas en esta fase pero representan todo un desafío. Esta fase requiere de una revisión técnica detallada de los programas bajo consideración (cada revisión toma su tiempo). Luego todo el sistema tendrá que ser diseñado detalladamente, desde la estructura de las tablas de la base de datos hasta la información que deberá ser recopilada, las reglas que deberán aplicarse y los formatos de los reportes que deberán ser generados. Finalmente, tendrá que prepararse un programa de implementación detallado, un calendario de ejecución y un presupuesto.

Etapa 1 Evaluación detallada del programa Si el grupo de trabajo identificó uno o más programas prometedores en la fase 1, estos sistemas deberán ahora ser evaluados detalladamente. Si se trata de una institución sofisticada con una amplia gama de productos y servicios sería conveniente llevar a cabo esta evaluación reuniendo al equipo del proyecto del SIG con uno o dos especialistas de la empresa de servicios informáticos. Pero si la institución o empresa es poco sofisticada y sólo cuenta con uno o dos productos comerciales y algo más, la evaluación podrá llevarse a cabo en un día con uno de los representantes de la empresa de servicios informáticos. Si el programa bajo consideración cuenta con apoyo extranjero la evaluación puede resultar costosa.

Antes de la evaluación, toda la documentación reunida sobre políticas y procedimientos deberá ser entregada a la empresa de servicios informáticos. Los representantes de la empresa probablemente contarán con un procedimiento estándar para efectuar la evaluación, pero el equipo del proyecto del SIG deberá asegurarse que todas las preguntas presentadas durante la evaluación inicial serán cuidadosamente examinadas, así como todos los puntos que surjan en las siguientes sesiones sobre los sistemas contables, inventarios, ventas, manejo de la cartera, entre otros Etapa 1 Evaluación detallada del programa

ETAPA 2 COMPLETANDO EL DISEÑO Luego de haber analizado cuidadosamente todos los detalles de cada módulo, el equipo estará ahora preparado para supervisar la producción del documento relacionado con el diseño del sistema, el cual deberá incluir la siguiente información: Descripción y flujograma sobre la manera en que se ingresarán y almacenarán los datos básicos.

Descripción y flujograma del personal requerido y de sus funciones.

Descripción y muestras de todos los impresos y reportes que serán generados por el sistema.

Definición de todos los indicadores que serán generados por el sistema.

Lista detallada de todas las funciones requeridas por el sistema para los productos financieros.

Descripción y flujograma de la información y de los reportes que circulan a través del sistema.

Descripción de los procedimientos de control interno y de confirmación de los flujos de información.

Procedimientos de seguridad para el acceso de los usuarios y para el sistema de salvaguardia de datos. ETAPA 2 COMPLETANDO EL DISEÑO

Etapa 3: Finalización del plan del SIG El equipo deberá presentar a los usuarios para su aprobación todos los detalles sobre las especificaciones del sistema. También deberá desarrollar un plan detallado para implementar el sistema, incluyendo un calendario y un presupuesto. La gerencia deberá aprobar el plan, autorizando los recursos monetarios necesarios y la contratación del personal correspondiente.

FASE 3: DESARROLLO DEL SISTEMA E IMPLEMENTACIÓN (Gp:) Desarrollar y probar programas, así como la modificación de un programa existente o la elaboración de uno nuevo puede tomar mucho tiempo. La instalación y la transferencia de datos también puede ser un proceso prolongado, dependiendo del tamaño de la institución.

FASE 3: DESARROLLO DEL SISTEMA E IMPLEMENTACIÓN (Gp:) Las etapas en esta fase no tienen que seguir una secuencia y cada una puede tomar bastante tiempo. Por lo tanto, donde sea posible, las etapas deberán coincidir para minimizar la duración total del proceso de desarrollo e implementación del sistema. El orden, el momento y la duración de las etapas deberán ser detallados en el plan del SIG establecido por el equipo del proyecto.

ETAPA 1: DESARROLLO DEL PROGRAMA La modificación de un programa existente o el desarrollo de uno personalizado requieren de una fase de desarrollo del programa que puede tener una duración de una semana hasta un año. Es importante contar con un plan que detalle las etapas en el desarrollo del programa y que permita la retroalimentación temprana y frecuente por parte de los usuarios. A medida que se procede con el desarrollo y se aclaran algunos aspectos y limitaciones.

ETAPA 2: INSTALACIÓN DEL EQUIPO La instalación del equipo para un nuevo sistema puede consumir mucho tiempo y requiere de mucho planeamiento anticipado, particularmente en lo que se requiere a las decisiones de compra. Adicionalmente a la selección y adquisición de las computadoras, impresoras, fuentes de poder, unidades de salvaguardia, cables y otros periféricos el plan deberá considerar lo siguiente:

La fuente de electricidad, incluyendo las conexiones a tierra.  Fuentes de poder de emergencia. Las conexiones telefónicas.    La instalación de los cables para las redes.    Control de la temperatura, polvo y humedad.   La remodelación de las áreas de trabajo, especialmente los mostradores de atención al público.    Seguridad y acceso a los servidores y terminales.    Dispositivos de seguridad contra robos.    Extintores de incendios. ETAPA 2: INSTALACIÓN DEL EQUIPO

ETAPA 3: PREPARACIÓN Y REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN (Gp:) A medida que se completa el diseño del sistema y se empieza con el desarrollo del mismo, puede procederse con la documentación del sistema. Una buena documentación puede ser invalorable para asegurar el uso adecuado del sistema, especialmente si se trata de instituciones grandes y descentralizadas o de instituciones que están pasando por un proceso de expansión. También puede ser útil para la capacitación del personal nuevo y para asistir al personal que enfrenta situaciones nuevas.

ETAPA 4: CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA (Gp:) Muchos programas instalados en más de una institución utilizan opciones de configuración para adaptar el sistema a las necesidades de la institución. Las opciones de con figuración generalmente funcionan sobre la base de un menú y son accesibles por el usuario registrado al nivel de administrador de sistemas. Otras opciones de con figuración menos comunes son activadas por códigos especiales ingresados al archivo de configuración por un técnico que está familiarizado con el programa.

La configuración consiste principalmente de los siguientes pasos:

Instalación de la estructura del plan de cuentas. Esta tarea crucial puede  Requerir la modificación del plan de cuentas de la institución para poder adaptarlo al programa.   Definición de los productos financieros, cada uno con una miríada de regulaciones — así como importes mínimos y máximos, métodos de calcular los intereses, vinculaciones entre las cuentas y el tratamiento de la morosidad. Si se trata de un programa sofisticado, la lista de opciones puede ser grande.   Establecimiento de convenciones numéricas paras las cuentas de clientes, de préstamos y de ahorros. Establecimiento de relaciones entre las sucursales — por ejemplo, para compartir y consolidar la información.

ETAPA 4: CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

ETAPA 5: PRUEBA (Gp:) Esta etapa consiste en probar el sistema con los datos reales. Deberá ingresarse al sistema la información histórica de los meses pasados sobre unas 50 a 100 cuentas por cada tipo de producto.

  ¿Se están calculando de manera adecuada los calendarios de reembolsos, los intereses, las multas y la morosidad? ¿El sistema colapsa sin ninguna razón aparente? ¿Funciona de manera adecuada la red? ¿Permite el sistema corregir los datos ingresados erróneamente? ¿Se trata de un sistema de fácil utilización o presenta aspectos que necesitan ser resueltos con urgencia? ETAPA 5: PRUEBA (Gp:) Esta fase de prueba cumple dos propósitos. Primero, permite el desarrollo de una estrategia para la conversión de datos o para el ingreso de los datos iníciales para todas las cuentas activas. Segundo, permite el estudio cuidadoso del comportamiento del sistema:

ETAPA 6: TRANSFERENCIA DE LOS DATOS La transferencia de los datos es uno de los mayores imponderables en la instalación de un SIG. Requiere de decisiones cuidadosas y premeditadas, así como de la orientación, preferiblemente de un experto que conoce bien este campo. El primer problema es el de volumen. La introducción de nombres y de datos socioeconómicos de los clientes toma bastante tiempo. La información puede estar computarizada, pero generalmente se presentan incompatibilidades entre el SIG anterior y el nuevo en cuanto al tipo de información requerida o debido al formato donde la información será almacenada.

Los datos financieros pueden representar un problema aun mayor. Los datos en la mayor parte de las instituciones financieras están distorsionados, algunas veces seriamente. Por lo tanto, la instalación de un nuevo SIG se convierte en un ejercicio de auditoría exhaustivo — no necesariamente algo negativo, pero que incrementa sustancialmente el costo del SIG. Los saldos iníciales en el mayor general deberán ser iguales a los saldos en los mayores auxiliares donde se detallan las cuentas de ahorros y préstamos. Los datos financieros deberán ser ingresados en grupos pequeños que incluyan menos de 50 cuentas. Los totales de los grupos deberán ser comparados manualmente con los expedientes del sistema anterior y con los listados generados por computadora por el nuevo sistema. Un tercer problema que viene a ser la fuente más importante de problemas durante la transferencia de datos es la incompatibilidad en el tratamiento de los préstamos entre el sistema anterior y el nuevo. ETAPA 6: TRANSFERENCIA DE LOS DATOS