Desarrollo e implementación de un sistema de información gerencial

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA“ANTONIO JOSE DE SUCRE”VICE – RECTORADO PUERTO ORDAZDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIALSISTEMAS DE INFORMACIÓN Integrantes: Casinelli, Krystell Peña, Eliana Pereira, Luís Pérez, Auríme Vega, Jefferson CIUDAD GUAYANA, MARZO DE 2008 Profesor: MSc. Ing. Iván Turmero UNEXPO DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

INTRODUCCIÓN

 El desarrollo de un sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución la cual tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema, su desarrollo obliga a una institución a evaluar y articular aspectos centrales de la institución:   ¿Qué es lo que ésta desea lograr? ¿Cómo lleva a cabo sus funciones? ¿Cómo determina el éxito? DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL El proceso puede dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe detalladamente:

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Etapa 1: Constitución del grupo de trabajo   La constitución del grupo de trabajo proporciona orientación a lo largo de la parte inicial del proceso para asegurar una amplia representación durante la definición de las necesidades de información de la institución.

El grupo de trabajo deberá estar conformado por una persona experimentada de cada departamento, conjuntamente con la persona a cargo de las auditorías internas, incluyendo la representación de cada nivel dentro de la organización, desde la gerencia hasta el personal de campo.

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL También deberá incluir a varios miembros del departamento de sistemas de información seleccionados por su capacidad de poder escuchar detenidamente para que documenten las intervenciones del grupo de trabajo y coordinen el trabajo técnico.   Una institución que presenta limitaciones de personal con experiencia en este tema, podría decidirse a contratar un consultor externo, pero la función de esta persona deberá estar claramente definida como una de asesoría y no de toma de decisiones.

Etapa 2: Definición de las necesidades SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Documentos sugeridos que deberán recopilarse (Gp:) Políticas y procedimientos contables

(Gp:) Procedimientos de control interno

(Gp:) Políticas y procedimientos operativos básicos

(Gp:) Parámetros del sistema

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Etapa 2: Definición de las necesidades Documentos sugeridos que deberán recopilarse (Gp:) Un programador de bases de datos requiere de un diagrama de flujo con la finalidad de poder entender el funcionamiento de un proceso y así poder elaborar un programa que facilite ese proceso

(Gp:) No es difícil preparar un diagrama de flujo de la información, pero si éste no se lleva a cabo atentamente el resultado puede ser una serie de dibujos que nadie más que el analista de sistemas podrá comprender

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Las siguientes directivas podrán servir para obtener resultados más útiles: (Gp:) 1. Es esencial comprender que la diagramación del sistema de información es un proceso subjetivo

(Gp:) 2. Es importante definir dónde empieza y dónde termina un proceso

(Gp:) 3. El analista de sistemas deberá ir más allá de simplemente diagramar los flujos de información

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Evaluación del sistema actual Etapa 2: Definición de las necesidades (Gp:) El grupo de trabajo deberá analizar el sistema actual aun si la intención es la de reemplazarlo totalmente

Las siguientes preguntas pueden servir de guía en esta revisión: ¿Cuál es el tipo de sistema, manual, computarizado o una combinación de ambos? ¿Qué conocimientos se requieren para utilizar y mantener el sistema? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del sistema? ¿Puede el sistema ser expandido o mejorado? ¿Cuál es el grado de satisfacción de los usuarios del sistema? ¿Cuáles son las causas de insatisfacción?

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Proyectando las necesidades futuras Etapa 2: Definición de las necesidades Se estima que un SIG debería tener una duración mínima de cinco años adaptándose a los cambios que se presenten durante el período de crecimiento (Gp:) La predicción de las necesidades futuras es un punto crítico dentro de las tareas del grupo de trabajo. Una ONG que planea crecer hasta llegar a convertirse en una institución financiera formal en los próximos años estaría en mejores condiciones de hacerlo si invirtiera en un SIG que pudiera utilizar aun luego de su conversión.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Para proyectar esas necesidades sería conveniente consultar el plan estratégico de la institución si ésta posee uno. Las siguientes son algunas de las preguntas que servirán de guía durante la discusión sobre necesidades futuras: ¿Cuál es la tasa de crecimiento esperada? ¿Cuáles son los cambios que se producirán en los productos financieros? ¿Cuáles serán los nuevos productos financieros que la institución podrá ofrecer? ¿Qué reorganizaciones tendrán que llevarse a cabo? ¿Qué cambios se producirán en el flujo de las operaciones? ¿Se espera que la institución permanezca estable (excluyendo el crecimiento)?

¿Cuenta la institución con una cultura de innovación, siempre modificando productos y procedimientos y probando nuevas prácticas o tiene la tendencia de permanecer con lo que funciona mejor para ésta?

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) Una vez que se han definido las necesidades de la institución es el momento de evaluar lo que es factible. En todo caso, una institución debería contar con un alto grado de computarización en cuanto se refiere a su sistema de información

¿Quién estará a cargo del nuevo sistema? Para poder determinar la factibilidad se necesita saber: ¿Existe un departamento de sistemas de información adecuado o éste tendrá que ser creado o reforzado? ¿El personal actual cuenta con los conocimientos adecuados o se tendrá que contratar nuevo personal? ¿Qué nivel de capacitación de los usuarios será necesario llevar a cabo?

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Aspectos tecnológicos Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) El grupo de trabajo tendrá que evaluar una serie de aspectos técnicos para determinar la factibilidad de utilizar la tecnología computarizada en el sistema de información:

¿Se cuenta con un sistema eléctrico adecuado para instalar las computadoras en la oficina principal? Aspectos a conocer: ¿Se cuenta con un sistema telefónico adecuado para apoyar las comunicaciones internas previstas? ¿Se cuenta con un acceso a sistemas de mensajería electrónica que permitan el soporte técnico internacional previsto? ¿Cuál es el nivel de computarización que la institución debería buscar de obtener? ¿Deberá instalarse una red? ¿Cuál será el tipo de red en caso de ser afirmativa la respuesta

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Costos Etapa 3: Determinación de lo que es factible (Gp:) Cuando se prepara un presupuesto para la adquisición de un sistema o se comparan los precios de diversos sistemas es muy importante considerar los costos totales, incluyendo el costo de mantenimiento en el futuro y el de soporte técnico antes de tomar una decisión.

Aspectos a conocer: ¿Cuánto puede y está dispuesta a gastar la institución? Pero al preparar el presupuesto correspondiente, la institución deberá tomar en consideración las siguientes categorías: Compra de equipo Mejoras en infraestructura Incrementos en las facturas de electricidad y en las primas de seguros Comisiones por el uso de programas Asistencia técnica durante la instalación

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Costos Etapa 3: Determinación de lo que es factible Todos estos costos dependerán de la decisiones que se tomen con respecto a la computarización de la oficina principal y de las sucursales, de las oficinas con y sin atención al público, del sistema contable y del sistema de manejo de la cartera, as como con respecto a la adquisición de programas comerciales o personalizados y sobre la contratación de empresas especializadas en servicios informáticos locales o internacionales El costo de instalar un SIG puede ser alto, pero el costo de no contar con información será mayor. Para una institución de un tamaño considerable los beneficios de invertir en información pueden fácilmente exceder a los costos —aun en los casos de tratarse de sistemas caros