La Comunicación Organizacional. Ejemplos de algunas empresas (página 2)

El perfeccionamiento empresarial, entre otros aspectos, abogó porque se aplanaran las estructuras organizativas, o sea se eliminaran los niveles de dirección intermedio que fueron considerados innecesarios.

En las organizaciones se pone de manifiesto la comunicación verbal y no verbal, sobre todo en las organizaciones que son empresas de producción, donde el ruido es alto, es muy factible utilizar la comunicación no verbal.

La comunicación verbal está presente en la conversación entro dos o varias personas, donde median las palabras, por su parte la no verbal está presente en signos y gestos que en ocasiones son necesarias hacer para entenderse o comunicarse, ya que la palabra no es escuchada por el nivel de ruido o la distancia que estemos el uno del otro.

También es no verbal las señales de peligro, silencio, no fumar, así como las señalizaciones de baños de hombre y mujeres, escaleras, extintores, etc., que vemos en las distintas organizaciones. Cuando usted se detiene frente a la Caja de Pago de una empresa y lee el nivel de acceso que existe a este local, escrito en un documento firmado por la máxima dirección de la entidad, sin que medie comentario alguno por parte del representante de la organización o por parte de la persona que labora en ese local usted sabe si puede o no entrar en ese lugar, si su cargo y nombre no aparecen escrito usted no tiene ACCESO al lugar, si su nombre y cargo aparecen consignado en el documento usted tiene LIBRE ACCESO al local.

Cuando en la masa de trabajadores y trabajadoras de su empresa usted se da cuenta de que alguien está vestido de blanco, con una cofia blanca en la cabeza, si que se lo digan usted se da cuenta que es la enfermera de la empresa, y esto es comunicación no verbal.

Los trabajadores que representan el cuerpo de vigilancia y protección usted los conoce por su uniforme y el distintivo y sin que nadie se lo diga usted sabe quienes son, donde están situados y al llegar donde están ellos ubicado usted muestra el pase que le da acceso al lugar, esto es una muestra de comunicación no verbal.

Las organizaciones tienen otro tipo de comunicación que es más frecuente que la anterior y es la comunicación horizontal y la vertical.

"La comunicación horizontal es la que se da entre personas consideradas iguales y jerarquías de la organización". (8), de aquí se deduce que es la que se establece entre los directores en su nivel, ejemplo: el Director General de la empresa Cuba Ron con el Director General de Becasa, el Director General de la Termoeléctrica con el Director General de Petróleo, el Director de Contabilidad con el Director de Aseguramiento, el Jefe de Brigada de Mandos Térmicos con el Jefe de Brigada de Regulación y Protecciones, el Jefe del Taller de Mantenimiento Mecánico con el Jefe de Taller de Mantenimiento Eléctrico, etc.

En una sede universitaria se ve materializado en la relación entre el Director de la sede con el Presidente del Poder Popular, o con los directores de las escuelas donde trabaja la sede, con los directores de otras sedes, etc. También entre los jefes de carrera de las distintas carreras que se imparten en la sede.

En la organización del Poder Popular se ve en la relación entre el Presidente y los Presidentes de otros municipios, el Presidente y el Secretario de la Central de Trabajadores de Cuba, el Secretario del Partido Comunista de Cuba en el territorio o la Federación de Mujeres Cubanas en el territorio.

La comunicación horizontal cumple funciones que fluyen entre los miembros de la organización que ocupan el mismo nivel jerárquico y estas funciones son:

• 1- Facilitar la coordinación de las tareas y establecer relaciones interpersonales efectivas,

• 2- Permite compartir información relevante entre los miembros de un mismo nivel,

• 3- Es propio para que se minimicen conflictos y se resuelvan problemas de colegas,

• 4- Se busca y se propicia el apoyo entre colegas.

La comunicación vertical es ascendente y descendente. "La información descendente es la que va desde la dirección a los demás miembros de la organización siguiendo la línea jerárquica". (9).

Sucede en muchas ocasiones que el número de información que baja de la alta dirección o del mando superior es tanto que no saben los subordinados que hacer y en ocasiones se incumplen órdenes, este exceso de orientaciones a veces trae contradicciones entre las orientaciones dadas, también a veces sucede que las informaciones carecen de la claridad necesaria para ser procesadas porque no se cumplió con lo reglamentado en el proceso de comunicación, o sea no hubo retroalimentación.

La comunicación descendente es la que se materializa entre el Director General y su Consejo de Dirección, los Jefes de Talleres y los operarios, el Director de la Sede Universitaria y los profesores, etc. Es donde se orientan actividades a realizar en las que están involucrado los trabajadores, es donde se bajan las informaciones de las actividades a realizar, lo que hay que hacer, como se va a hacer, sucede que muchas veces no se atiende de forma consciente las orientaciones y esto hace que alguno de los presente no entienda el mensaje o lo interprete de forma distinta, de esta misma forma así lo trasmitirá a sus subordinados y se incumplirá lo orientado.

En la comunicación descendente, a veces ha sucedido, que un trabajador recibe orientaciones de dos personas distintas, esto por malas concepciones en las estructuras administrativas, o por malas informaciones emitidas, que no siempre son del jefe inmediato del trabajador.

Debe quedar claro que el trabajador recibe orientaciones de su jefe inmediato superior, el que lo controla, el que le reporta el pago por lo que hace, el que le controla la asistencia y le evalúa mensualmente el trabajo realizado.

En este y todos los procesos de comunicación se debe tener presente que si la información que se recibe no es retroalimentada por los que participan en ella puede que lo que se diga no sea lo que se hace, o lo que se hace no sea en el momento que se dijo o que se debía hacer, o de la forma que se debió hace.

"La comunicación ascendente es la que fluye desde los miembros de más bajo nivel hacia lo de más alto nivel". (10). Esta comunicación la custodian una gran cantidad de dificultades que llegan a hacerla inexistente.

En la comunicación ascendente los mandos intermedios se someten a grandes presiones, por una parte lo alta dirección ejerciendo influencia hacia abajo y por otra parte los trabajadores pidiendo que sus demandas sean escuchadas. Si ejemplificamos este caso es como el pan y la croqueta, la croqueta representa a los mandos intermedios, la parte de abajo del pan son los trabajadores pidiendo sus demandas sean escuchadas y la parte de arriba la alta dirección, y la presión la ejerce la mano que aprieta el pan para que no se salga la croqueta.

La comunicación ascendente tiene problemas que se ven en la no aceptación por parte del Director General del mensaje, cuando el mensaje del trabajador lo puede marcar, también sucede que a veces él no quiere escuchar lo que le están diciendo, cuando existe poca receptividad por parte de los directores o del alto mando del problema que existe, cuando el canal de comunicaciones es insuficiente, cuando el nivel de ruido es muy alto, etc.

En la empresa se debe tener en cuenta por parte de la alta dirección que los trabajadores en sentido general, todos no son iguales, todos somos producto de distintas culturas, distintas formaciones, distintos lugares de procedencia, por parte no todos vemos el fenómeno de la información de igual manera y en igual magnitud. El nivel de escolaridad influye grandemente en la concepción de un fenómeno, y en las empresas no todos los trabajadores tienen el mismo nivel cultural, ni el mismo poder de entendimiento, así como tampoco el mismo coeficiente de inteligencia.

Estamos ante un gran problema, el de la Comunicación, cual será la mejor forma de comunicar, hoy no se tiene una receta que de la solución al problema de la comunicación en cada lugar, existen libros que dan normas y reglas, algunos hablas de los diez mandamientos de la comunicación, etc., pero el éxito está en lograr que la persona con la que hablamos y la que nos viene a hablar estemos en frecuencia para ser escuchado y escuchar, para ser atendido y atender.

Lograr en nuestras empresas una comunicación exitosa pone en ventajas a la organización, porque se disminuye el nivel de conflicto, se cumplen las orientaciones con menos dificultades, se logra una empatía entre los trabajadores en sentido general, o sea los directivos y los operarios.

Yo diría a modo de resumen que la comunicación organizacional es el poder entendernos los de arriba (la alta dirección) y los de abajo (los empelados), los de un lado y los de otro, entender lo que quiere la organización de nosotros y lo que esperamos nosotros de la organización.

Bibliografía utilizada.

• (1) Diccionario Manuel VOX ilustrado de la Lengua Española. XIV edición, junio de 1996, página 269. Editorial de PRINTER Industria Gráfica SA.

• (2) Estructura de la Comunicación (Resumen) G. Andreiera. Editorial "Félix Varela". La Habana, 2006, página 302.

• (3) Programa de Desarrollo de Habilidades para Supervisores Mayores. Escuela Superior Industria Básica. Diciembre del 2003, página 7.

• (4) Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007 Microsoft Corporation.

• (5) Diccionario RAE de Microsoft ® Encarta ® 2008. © 1993-2007 Microsoft Corporation.

• (6) Libro Tratado de Organización de Empresa de George de Leener, página 180, cuarta edición, ediciones española, Madrid.

• (7) Comunicación Organizacional. Gerald Goldhaber, Formato Digital, página 11.

• (8) Comunicación Organizacional. Selección de Lectura. Compiladora Irene Trelles Rodríguez, página 50, capítulo III. Componentes de los procesos comunicacionales, Tipos de públicos. Importancia, de Antonio Lucas Marín. Editorial Félix Varela, La Habana, 2004.

• (9) Comunicación Organizacional. Selección de Lectura. Compiladora Irene Trelles Rodríguez, página 51, capítulo III. Componentes de los procesos comunicacionales, Tipos de públicos. Importancia, de Antonio Lucas Marín. Editorial Félix Varela, La Habana, 2004.

• (10) Comunicación Organizacional. Selección de Lectura. Compiladora Irene Trelles Rodríguez, página 52, capítulo III. Componentes de los procesos comunicacionales, Tipos de públicos. Importancia, de Antonio Lucas Marín. Editorial Félix Varela, La Habana, 2004.

Autor:

Msc. Manuel de Jesús Zayas Sabatela