Gestión de los costos de la calidad (página 2)

Las definiciones acerca de los costos de calidad han venido evolucionando rápidamente en los últimos años. Han de ser un traje a la medida de cada organización, basadas en sus propias necesidades. Los costos de calidad son aquellos en que se incurren por el cumplimiento de requisitos de un producto o servicio adecuado a satisfacer las necesidades implícitas o explícitas de los clientes y los costos asociados por no cumplir estos requisitos.

Importancia de los Costos de Calidad

Existen diferencias de acuerdo a los criterios comparativos de los autores sobre la relación de los costos de calidad con respecto a otros indicadores de eficiencia, no se establece un óptimo, dados fundamentalmente por la toma de información, la cual puede abarcar costos tangibles e intangibles, sin embargo estos costos de calidad pueden variar según sea el tipo de empresa, circunstancias en que se encuentre el negocio o servicio, la visión que tenga la organización acerca de los costos de calidad, su grado de avance en calidad total, así como las experiencias en mejoramiento de procesos. Estos criterios proporcionan a la entidad un poder de análisis para la toma de decisiones. Con la obtención de los costos de calidad, se obtienen los costos innecesarios y evitables que encarecen los bienes y servicios. Estos, a su vez, afectan la competitividad y, a la larga, los salarios y los estándares de vida.

Medir los costos de calidad, permiten centrar la atención en asuntos en los que se gastan grandes cantidades, y se detectan las oportunidades que en potencia podrían ayudar a reducir los gastos, además, de medir el desempeño y constituir una base para la comparación interna entre productos, servicios, procesos y departamentos, además, la medición de los costos de calidad sirve para poner en relieve los fraudes. Su medición es el primer paso hacia el control y el mejoramiento.

Ventajas del cálculo de los costos de la calidad.

• 1. Proporciona una entidad manejable.

• 2. Proporciona una visión única de la calidad.

• 3. Proporciona un medio para medir los cambios.

• 4. Proporciona un sistema de prioridades para los problemas.

• 5. Asegura que los objetivos de la calidad estén junto con los fines y objetivos.

• 6. Proporciona la manera de distribuir correctamente el costo de la calidad para obtener máximos beneficios.

• 7. Induce la calidad en la sala de consejo.

• 8. Mejora el uso eficaz de los recursos.

• 9. Aporta un nuevo enfoque para hacer bien el trabajo todas las veces.

• 10. Ayuda a establecer nuevos procesos.

• 11. Proporciona una medida de las mejoras realizadas.

• 12.  La reducción de los costos de la calidad es una de las mejores maneras de incrementar los beneficios de una organización.

Aspectos conceptuales básicos sobre los costos de calidad

Los costos totales relacionados con la calidad en una empresa, vienen determinado por la suma de los costos de obtención de la calidad (prevención y evaluación) más los costes de los fallos o defectos (internos y externos). Normalmente, al aumentar el costo de obtención de la calidad se ve reducido el costo de los fallos, por tanto, las empresas deberán buscar la zona en la que se sitúa su costo total óptimo de calidad. Esta zona estaría ubicada en el punto en el que los costos totales de calidad son mínimos y el nivel de calidad óptimo.

Los costos de obtención de la calidad[3]también denominados costos de conformidad, pueden definirse, como aquellos costos que se originan a consecuencia de las actividades de prevención y de evaluación que la empresa debe acometer en un plan de calidad. Así, las actividades de prevención tratan de evitar que se produzcan fallos, mientras que las de evaluación pretenden detectar los fallos lo antes posible y sobre todo antes de que los productos o servicios lleguen a los clientes.

Los costos de prevención son aquellos en que incurre la empresa al intentar reducir o evitar los fallos de calidad, es decir son costos de actividades que tratan de evitar la mala calidad de los productos y/o servicios. Todas estas actividades consumen generalmente una serie de factores, cuyo asentamiento contable debe de encontrarse registrado en la contabilidad general de la empresa, se puede efectuar fácilmente la asignación de costos, referentes a la calidad, entre las distintas actividades operativas implantadas para llevar a cabo los programas de calidad. Esta distribución de costos podría también ser utilizada para la planificación presupuestaria de los costos de prevención de la calidad.

Costos de prevención:

• Ingeniería de la calidad.

• Establecimiento de la calidad.

• Planeación de la calidad.

• Información sobre la calidad.

• Evaluación de los proveedores.

• Auditorías de la calidad.

• Contactos con los clientes para conocer sus expectativas.

• Análisis de la capacidad del equipo y del proceso.

Tareas asociadas a los Costos de Prevención.

• Planificación de la Calidad

• Evaluación de nuevos productos

• Elevación de la calificación del personal

• Información de la Calidad

• Estimulación por la Calidad

• Desarrollo del Sistema de la Calidad

Los costos de evaluación son aquellos en que la empresa incurre para garantizar que los productos o servicios no conformes con las normas de calidad puedan ser identificados y corregidos antes de su entrega a los clientes, En otras palabras, son costos de medición, análisis e inspección para garantizar que los productos, procesos o servicios cumplen con todas las normas de calidad y con el objetivo de satisfacer al cliente (externo o interno).

Costos de evaluación:

• Inspección de materias primas.

• Inspección de empaque.

• Supervisión de las actividades de evaluación.

• Aceptación del producto.

• Aceptación del proceso.

• Pruebas de campo.

• Administración del departamento de calidad.

Tareas asociadas a los Costos de Evaluación.

• Inspección de Entrada

• Inspección del Proceso

• Inspección Final y de Salida

• Ensayo de Productos

• Certificación de Conformidad

• Clasificación

• Autocontrol

El que las empresas no alcancen el nivel de calidad deseado se debe a los fallos o defectos, es decir, a la no calidad, no conformidad o mala calidad. Los costos ocasionados por los fallos cometidos, normalmente, disminuyen en función de la efectividad y eficiencia de las inversiones destinadas a la prevención y evaluación de la calidad. Cuando una empresa, después de haber implantado un programa de calidad total, empieza a sentir los efectos de las actividades de prevención y evaluación, observa como se van reduciendo sus costos de la no calidad.

Los costos de fallos o de la mala calidad[4]dependiendo del momento en el que se detectan, pueden dividirse en costos de fallos internos, que son los que se descubren antes de la entrega al cliente, o en costos de fallos externos, cuando se detectan después de que el cliente haya recibido el producto o servicio. También debe considerarse como costo de fallos externos el que se genera por los retrasos en la entrega del producto al cliente, ya que dichos retrasos son causa de insatisfacción. Se considera que siempre que el cliente perciba el fallo, se trata de un fallo externo.

Costos de fallos internos:

• Desperdicio

• Reproceso

• Paralizaciones (relacionadas con los defectos)

• Reinspección

• Reprueba

• Cambios en el diseño

• Actividades de clasificación

• Horas extras

Costos de fallos externos:

• Ventajas perdidas

• Devoluciones Descuentos

• Garantías

• Reparaciones

• Fiabilidad del producto

• Ajustes por quejas

• Tratamiento de las reclamaciones

Tareas asociadas a los Costos por Fallos.

El principio básico para obtener Calidad en nuestros días es el "Principio de la Prevención", prevenir ante todo, prevenir es mejor que rehacer, hacer las cosas bien desde la primera vez, tener en cuenta también a los Clientes internos, que si se educa a los empleados en el principio de que "el próximo paso del proceso es mi Cliente", si se logra que cada uno de los procesos sea eficaz y eficiente, se logra Calidad con eficiencia, objetivo que deberá proponerse toda organización que pretenda competir en el mercado de hoy, que pretenda contar con Clientes fidelizados.

Los costos tangibles o costos explícitos son aquellos que se pueden calcular con criterios convencionales de costos, normalmente siguiendo principios de contabilidad generalmente aceptados. Por lo general estos costos van acompañado de un desembolso de efectivo por parte de la empresa, se trata básicamente de costos de personal y materias primas y materiales. Los costos intangibles, también denominados costos implícitos son aquellos que se calculan con criterios subjetivos y que no son registrados como costos en los sistemas de contabilidad. La mayoría de los costos intangibles se sitúan en la categoría de costos de fallos externos, como por ejemplo la perdida de imagen de la Compañía. No obstante también pueden aparecer cuando la empresa incurre en fallos internos, por ejemplo la desmotivación de los empleados.

En términos cuantitativos, la importancia relativa de los costos intangibles es mayor que la de los costos tangibles. Muchos autores usan el ejemplo del iceberg, señalando que la mayoría de los costos intangibles se sitúan en la parte oculta del mismo, siendo ignorados por los sistemas convencionales de contabilidad, posesionándose los tangibles en la parte visible, dando a entender que los mismos están perfectamente localizados en el sistema contable.

La reducción de los Costos de la Calidad es una de las mejores maneras de incrementar los beneficios de una organización. Es por ello que se plantea que la Calidad es una reserva de la producción (y de los servicios), dado que por supuesto es necesario para una organización invertir en Calidad. Necesita controlar estos gastos para lograr que sean mínimos y en la misma medida que los disminuye, aumentan sus beneficios. Dado que el precio de un producto o servicio está conformado por la sumatoria del costo y la ganancia, si la organización logra disminuir sus costos, a precios constantes, aumentará indiscutiblemente sus ganancias o beneficios, lo cual logra sin grandes inversiones en tecnología, ni ampliaciones de su capacidad.

La difusión del reporte de los Costos de la Calidad es estrictamente interna y limitada a unos cuantos puestos de la organización. Dado que, al igual que el Estado de Resultados y el Balance General, el reporte de los Costos de la Calidad contiene datos confidenciales sobre la empresa, es conveniente limitar su difusión a aquellas personas que pueden aprobar o negociar acciones sistematizadas de corrección o mejora. No obstante se deben elaborar reportes especiales de los costos de las fallas internas y externas para que sean de conocimiento de todos los empleados.

Aplicando el método de costeo por actividades (CPA)

Teniendo en cuenta que la mayoría de las actividades de costos de calidad no pueden ser identificadas claramente en el plan de cuentas de la contabilidad financiera, y estas se encuentra dentro de los diferentes elementos de costos+gastos de dicho plan de cuentas, es necesario emplear un método científico que nos permita extraer de los estados de resultados de la contabilidad financiera los costos y gastos de las actividades propias del sistema de gestión de la calidad. Para lograr este propósito se puede emplear la técnica de costeo por actividades.

Los Sistemas de Gestión de la Calidad cuantifican esas actividades no conformes y el Sistema ABC los valora.

Conclusiones

La hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica.

Entre las características económicas y financieras especiales se destacan las siguientes:

La naturaleza del producto hotelero: La naturaleza o características del producto vendido por una industria cualquiera es de considerable importancia para ésta por un buen número de razones; un producto duradero puede almacenarse por largos períodos de tiempo y mantenerse en grandes cantidades para asumir los picos en la demanda; durante los períodos de alza de precios existe la posibilidad de vender a un precio aumentado un producto que fue producido algunos meses atrás a un costo relativamente bajo.

El producto del hotel es enteramente diferente: En el área de alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada.

Las características de su ciclo de operaciones: En algunas actividades industriales o comerciales es largo el tiempo que transcurre desde la compra y recepción de las materias primas para la producción o mercancías para la venta y el momento de la venta del producto terminado, algunas veces muchos meses. Otra de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde esa misma mañana y se venden el mismo día.

La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, con las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad.

La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento.

Esta estructura de operación, con altibajos cíclicos da lugar a las denominadas temporadas altas o de máximo nivel de producción y a las temporadas bajas con escaso o ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos la necesidad del cierre total o parcial de la instalación hotelera durante la temporada baja.

La estructura de costos de un hotel: El costo de la operación de un hotel, es decir el costo de la producción o prestación de sus servicios puede definirse: como la expresión monetaria de los recursos de todo tipo empleados en el proceso de atención a los huéspedes y usuarios de los servicios del hotel; incluye los gastos por concepto de comestibles, bebidas, materiales de todo tipo, combustibles, energía y otros objetos de trabajo consumidos en el proceso, así como los gastos por la remuneración del trabajo, la depreciación de equipos, edificios y otros medios, la promoción y el marketing, el mantenimiento de las instalaciones, los impuestos y otros gastos que se originen como resultado de las actividades que desarrolle la entidad hotelera.

El desarrollo del turismo en Cuba ha sido una de las Estrategias del país en su afán de buscar alternativas para recuperar la economía como base del mejoramiento social.

Actualmente, el turismo es uno de los principales renglones económicos que exige los mayores esfuerzos para darle una mayor y mejor explotación a los recursos con que se cuenta.

En el mundo actual es imposible permanecer ajenos a la lucha por ofertar productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes, por lo que cada vez, más organizaciones implantan sistemas de la calidad. A la hora de comenzar este camino muchas veces no cuentan con un procedimiento que las guíe, lo que provoca demoras en la implantación, consultorías interminables y gastos innecesarios de recursos materiales y humanos.

Bibliografía

– Aimar Franco, O., 1995 Sistemas de costos basado en actividades. Pasado, presente y futuro. Revista Costos y Gestión, España, Publicación ITV-No.15.

– Garbey Chacón N. Tratamiento contable de los Costos de Calidad: Propuesta para su aplicación en Instalaciones Turísticas. ANEC III Encuentro Internacional de Contabilidad y Finanzas. Abril 2003.

– ONN (NC)- ISO 9000:2000. 2001. Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos. ISO 9001:2000 (Traducción certificada), IDT) 1ra edición.

– . www.monografias.com/trabajos45/costo-de-calidad/costo-de calidad.shtml – 28k

Autor:

Lic. Nexys Cabrera Padrón

nexys[arroba]sum.upr.edu.cu

Licenciada en Contabilidad y Finanzas.

Coordinadora de carrera: Contabilidad y Finanzas

Profesora.

Sede Universitaria Municipal Pinar del Río¨ Hermanos Saíz Montes de Oca¨.

Pinar del Río. Cuba

[1] Tomado de página Web: Los costos y el control Total de la Calidad. www.monografías.com

[2] Tomado de ONN (NC)- ISO 9000:2000. 2001. Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos. ISO 9001:2000 (Traducción certificada), IDT) 1ra edición.

[3] Garbey Chacón N. Tratamiento contable de los Costos de Calidad: Propuesta para su aplicación en Instalaciones Turísticas. ANEC III Encuentro Internacional de Contabilidad y Finanzas. Abril 2003.

[4] Garbey Chacón N. Ídem.