Contabilidad

Definición

Es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados.

Es el registro sistemático y cronológico de las operaciones que realiza una entidad económica con el objeto de producir información financiera que permita tomar decisiones.

Importancia

Permite conocer con exactitud la real situación económica – financiera de una empresa; a través del control que ejerce sobre las operaciones y sobre quienes las realizan, así mismo a partir de la permanente y oportuna información que brinda apoyará a los ejecutivos en la toma de decisiones más acertadas; lo que determina la enorme importancia que le brinda a esta técnica.

Objetivo

El objetivo primordial de la Contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización de un período determinado a personas naturales y entidades interesadas en sus resultados y en su situación económica.

La Contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; para lo cual necesitan de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna.

Clasificación

La Contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización de la contabilidad se relaciona con la rama o campo de cada una de ellas, entre las cuales tenemos:

Contabilidad de Servicios.- Registra las actividades que realizan las empresas dedicadas a la prestación de servicios tales como: transporte, servicio médico, telefonía, etc.

Contabilidad Comercial.- Se aplica a las empresas que se dedican a la compra o venta de bienes, con el fin de obtener una ganancia, agregándole al costo del bien el margen de utilidad.

Contabilidad Industrial o de Costos.- La actividad de las empresas es la de transformar la materia prima en producto final, se caracteriza por un proceso productivo; la contabilidad registra todos los movimientos referentes a dicha transformación.

Contabilidad Agropecuaria.- Es una rama de la contabilidad de Costos, pues es importante conocer el costo de producción de un quintal de papas, un litro de aceite, etc.

Contabilidad Bancaria.- Registra las actividades que realizan las entidades del Sistema Financiero, en función del plan de cuentas y del catalogo de cuentas que emite la Superintendencia de Bancos.

Contabilidad Gubernamental.- Registra, controla, analiza e interpreta las operaciones de las entidades de Derecho Público, Nación, Ministerios, Municipios, etc. Gracias a este registro el Gobierno puede disponer de control y planeamiento en materia tributaria, financiera y económica.

Contabilidad Financiera.- Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización.

Contabilidad de Cooperativas.- Es aquella que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro y Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación.

Contabilidad Hotelera.- Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos.

Principios de Contabilidad

Los principios de Contabilidad son conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e identificación del ente económico, forma de cuantificación de técnicas de presentación de informes financieros. Los principios que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación son: el valor histórico original, el negocio en marcha y la dualidad económica. Los conceptos más generales de los principios son:

• Ente contable.- Lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad financiera de la empresa.

• Realización.- La Contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones realizadas por la entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan.

• Periodo contable.- La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el período en el que ocurre; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el período al que se refiere. En términos generales los costos y gastos deben identificarse con el uso o consumo independiente de la fecha en que se paguen; igual criterio debe aplicarse con los ingresos.

• Valor histórico.- Las transacciones y eventos económicos cuantificados por la Contabilidad se registran de acuerdo a la cantidad de activos afectados estas cifras deberán modificarse en caso de que ocurra eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática de manera que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. Si las cifras son ajustadas por cambios en el nivel general de precios no se aclarará en la información que se produzca.

• Negocios en marcha.- La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros presentan valor histórico o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Si las cifras representan valores de liquidación, debe ser especificado claramente y serán aceptados solo para información general cuando la entidad esta en liquidación.

• Revelación suficiente.- La información financiera expuesta en los estados financieros contendrá en forma clara y comprensible lo necesario para juzgar los resultados de operación y situación financiera de la entidad.

• Importancia relativa.- La información contenida en los estados financieros mostrará los aspectos más importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que aplica el sistema de información contable, como para la información resultante de su operación, debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

• Consistencia.- Los usos de información contable requieren que sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. Esta información se obtendrá mediante la aplicación de los principios y reglas particulares de cuantificación, por medio de la comprobación de estados financieros de la entidad, conocer su evolución y mediante esta comprobación de estados conocer la posición relativa de otras entidades económicas.

• Conservatismo.- La operación del sistema de información contable no es automática ni sus principios proporcionan guías que resuelvan sin duda cualquier dilema que pueda plantear su aplicación. Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional para operar el sistema y obtener información que en lo posible se apegue a los requisitos mencionados.

Principios de la partida doble

Significa que toda transacción que se realice en la empresa será registrada en cuentas deudoras que reciben valores, y en cuentas acreedoras que entregan valores.

La aplicación de la partida doble se fundamenta en los siguientes hechos:

• No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

• Las sumas del debe, deben ser iguales a las sumas del haber

• Una cuenta por cobrar se debita y una cuenta por pagar se acredita

• Las cuentas de gasto son deudoras y las de ingreso acreedoras

• Toda cuenta que entra debe salir con el mismo nombre

• Cada cuenta debe registrar partidas de una sola naturaleza

• Toda cuenta persona u objeto primeramente entra y después sale, a excepción de las deudas contraídas que primeramente salen

• Todo lo que se recibe es igual a lo que se entrega

• Cuando hay una persona que vende hay otra que compra.

Deberes y obligaciones del contador

• Establecer el procedimiento óptimo de registro de operaciones efectuadas por la empresa (manual, mecánico o electrónico).

• Cumplir con los requerimientos de información para la toma de decisiones por parte de la Dirección General (estados financieros, auxiliares de conceptos específicos, entre otros).

• Cumplir correctamente con las obligaciones fiscales y laborales.

• Contribuir para el correcto funcionamiento de las demás áreas de la empresa (producción, ventas, planeación, mercadotecnia, entre otros).

• Administrar en forma adecuada los recursos financieros de la empresa.

Proceso contable

Definición

Se refiere a todas las operaciones y transacciones que registran la Contabilidad en un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de Estados Financieros.

Ciclo contable

El ciclo contable es el periodo comprendido entre un balance general inicial y un balance general final. Por lo tanto el ciclo contable puede ser de un mes, un trimestre un semestre o un año. El ciclo contable destinado para el pago del IVA y otros impuestos es de un mes; y para el pago del Impuesto a la Renta es de un año. Los empresarios esperan la finalización del ciclo contable para conocer los resultados obtenidos en el negocio, a pesar de que con los sistemas actuales de registro contable a través de las computadoras, permanentemente se pueden conocer los resultados financieros de la empresa.

Estructura del ciclo contable

Inventarios

Son la recopilación ordenada de las pertenencias que posee una persona o empresa en su actividad, así como las obligaciones que tiene que cancelar. Son documentos contables donde se registran en forma ordenada, detallada y valorada el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio del negocio o la empresa.

Estado de situación inicial

El estado de situación inicial o también llamado balance general inicial es la presentación ordenada de los activos, pasivos y capital, en la iniciación de un negocio.

Libro diario

Es el principal registro de entrada original y sirve para registrar en orden cronológica todas las transacciones que realiza le empresa diariamente. En el diario general se registran día a día y en orden que vayan ocurriendo, todas las transacciones que realice el comerciante, designando quien es el deudor y acreedor de cada transacción. Es la puerta de entrada al sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdobladas en partida doble, es decir separando las cuentas y los valores del débito y las cuentas y valores del crédito para mantener el principio de la partida doble.

El registro se realiza mediante ASIENTOS, a lo que se denomina también jornalización.

Asientos.- Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la Partida Doble "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor".

Libro mayor.

Se encarga del control de todas las cuentas principales; con la finalidad de agrupar y verificar los valores de las cuentas que aparecen en el libro diario.

Mayor auxiliar.

Se encarga del control de las subcuentas, con la finalidad de obtener una información más amplia y objetiva. Los mayores auxiliares o subcuentas que frecuentemente se aplican son los relacionados con las cuentas principales de: bancos, clientes, proveedores, cuentas y documentos por cobrar y pagar, gastos generales, etc. Además podrán abrirse otros auxiliares; obviamente dependiendo de la importancia y necesidad de la empresa.

Balance de comprobación.

Denominado también de sumas y saldos, sirve para comprobar la exactitud del registro contable en los registros de entrada original y el mayor general. Las sumas de las diferentes cuentas se trasladan a las columnas del débito y crédito del balance de comprobación. La igualdad del débito y crédito del balance de comprobación es el indicativo de que los registros del diario y mayor están correctos.

Estados financieros

Los Estados Financieros se elaboran al finalizar un período contable con el objetivo de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la empresa o negocio a través de:

• Estado de Situación Económica. Denominado también Estado de Rentas y Gastos, Estado de Operaciones, etc. Se elabora al finalizar el período contable con el objeto de determinar la situación económica de la empresa.

• Estado de Situación Financiera Se lo elabora en base a la Hoja de Trabajo, es aquel que se lo realiza al final del ejercicio económico, en el se demuestra en forma detallada la situación patrimonial de la empresa, indicando los valores que posee, que debe cancelar así como su patrimonio inicial más las reservas, la ganancia o menos la pérdida en el ejercicio económico.

• Estado de Flujo del Efectivo Es el informe contable principal que presenta en forma condensada y clasificada los diversos conceptos de entrada y salida de recursos monetarios, efectuados durante un período, con el propósito de medir la habilidad gerencial en el uso racional del efectivo y proyectar la capacidad financiera empresarial en función de su liquidez.

Autor:

Yolanda Irene Rojas Maldonado