Propuesta de una metodología contable a seguir en empresas desarrolladoras de programas informáticos

INTRODUCCIÓN

El presente proyecto de graduación: "Propuesta de una metodología contable a seguir en empresas desarrolladoras de programas informáticos (Caso práctico aplicado a la empresa XXX S.A.)" constituye un instrumento de apoyo para los profesionales del área de contabilidad, que laboran para empresas desarrolladoras de software en Costa Rica, interesadas en presentar adecuadamente su información financiera-contable con base en la normativa que rige en la actualidad.

El trabajo académico de investigación toma como referencia el caso práctico de la compañía La Empresa S.A., la cual es una empresa de capital costarricense, establecida en 1995 y cuyo giro comercial es la creación de programas de cómputo especializados, bajo un estándar común o de acuerdo con las necesidades de cada uno de sus clientes.

Sectores de mayor tradición en el país, tales como el financiero o el de producción de artículos tangibles de consumo masivo, cuentan con normativa suficiente para hacer los registros contables en forma estandarizada, lo cual facilita una representación más fiel de la información financiera de su negocio; sin embargo, según datos de la Cámara Costarricense de Tecnologías de Información y Comunicación, el desarrollo de programas informáticos para comercializar, nació en este país a principios de la década de los 90. Debido al poco tiempo del ingreso de esta actividad al mercado costarricense, aún no se cuenta con un compendio o norma contable que refiera a la clasificación y registro correcto de algunas cuentas contables particulares de este tipo de negocio.

Parte de la problemática de los registros contables que puede enfrentar actualmente una empresa desarrolladora de software son: el conocimiento del software como un activo intangible o la consideración de dar tratamiento al software como un activo inventariable. Por otra parte, se debe considerar la manera correcta para contabilizar el costo de paquetes informáticos estándar para la venta, aplicaciones informáticas a la medida, investigación y versiones (actualizaciones) de paquetes informáticos ya existentes.

Otro aspecto que atañe a la materia contable, es sobre la forma adecuada de reconocer el ingreso en proyectos de plazo superior al año fiscal y el respectivo reconocimiento de los costos asociados. Adicionalmente, cada uno de los productos que puede ofrecer una empresa de software, depende en gran parte de la negociación acordada con el cliente, por lo que se hace necesario analizar algunas variables como: reconocimiento de la cesión de derechos de autor sobre los códigos fuentes, reconocimiento sobre la exclusividad de los programas adquiridos por el comprador, reconocimiento sobre el aprendizaje trasladado a proyectos futuros de similar giro y registro contable sobre cada uno de los tipos de contratos de soporte técnico ofrecidos a los clientes.

Como solución a la problemática planteada, se hará una interpretación de lo indicado en las Normas Internacionales de Información Financiera, con mayor énfasis en las NIC 2, 11, 18 y 38, las cuales tratan sobre los temas de: Inventarios, Contratos de Construcción, Ingresos y Activos Intangibles, respectivamente; y las SIC 6 y 32, las cuales mencionan temas relacionados con programas informáticos; con el fin de aplicar cada uno de los principios aquí mencionados, a la realidad de las empresas que desarrollan software en Costa Rica.

El modelo contable a proponer es soportado sobre la base contable aceptada en Costa Rica y de mayor conocimiento a nivel mundial, como son las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), las cuales proponen una presentación financiera verdadera y justa y requieren información financiera de calidad, transparente y comparable.

JUSTIFICACIÓN

La información que se expone en este trabajo de investigación académica, representa una guía de referencia para los profesionales de contabilidad que laboran en aproximadamente, unas 750 empresas registradas que se dedican al desarrollo de software en Costa Rica.

El crecimiento del mercado del desarrollo de programas informáticos en Costa Rica se satisface en gran parte, no solo en la demanda interna, sino que significa una colaboración importante para diversificar la cartera de productos exportables, muy diferente a la tradicional actividad agrícola.

Según un artículo reciente publicado por el periódico la Nación:

La primera exportación de software de una empresa costarricense ocurrió en 1987, cuando TecApro cobró $500 por 20 copias de un procesador de texto con corrector ortográfico, que vendió en Panamá y Puerto Rico. Desde entonces, las ventas de programas de cómputo crecen aceleradamente. Entre el año 2000 y el 2008 la comercialización se incrementó en 430%, al pasar de $28 millones a $148 millones, según datos suministrados por el Banco Central. (Periódico La Nación, 25 de mayo 2009. p. 20)

Debido al auge tecnológico vivido en las últimas dos décadas, también es importante que las empresas refuercen sus estructuras administrativas y sus sistemas de información contable.

Con la aplicación de las metodologías expuestas en el presente trabajo de investigación, las empresas desarrolladoras de Costa Rica podrán: analizar la implementación de una estructura contable que se adapte a los Normas Internacionales de Información Financiera y a la legislación costarricense, obtener mayor confiabilidad de la información revelada en los estados financieros propia de las actividades operativas, ahorro económico en la contratación de una empresa asesora para la evaluación de este proceso, tener mayor comprensión e interpretación de los estados financieros para la toma de decisiones más acertadas y con mayor espectro de conocimiento; y posteriormente podrán implementar la creación y/o mejoramiento de la Contabilidad Administrativa, especialmente en el área de Costos.

Esta investigación aporta detalles sobre las peculiaridades de la actividad de desarrollo de software y permite realizar una comparación con respecto a cómo se contabiliza en la práctica, versus lo que debería ser, al tomar en consideración la normativa vigente, para que los encargados de la contabilidad conozcan del correcto registro, clasificación, resumen y finalmente interpretación de la información financiera.

Por lo tanto, la contribución que finalmente se quiere obtener con esta investigación, es una clara propuesta donde se sugieran las normas contables a tomar en cuenta y cómo y cuándo deben aplicarse. Asimismo, se pretende llenar el vacío de información relacionado con el tema, beneficiando a los contadores y personal financiero de empresas desarrolladoras de software, principalmente.

LIMITACIONES DEL ESTUDIO

El desarrollo de la investigación titulada "Propuesta de una metodología contable a seguir en empresas desarrolladoras de programas informáticos (Caso práctico aplicado a la empresa XXX S.A.)", trata un tema muy nuevo en el país, por lo que se carece de suficiente literatura relacionada con el tema en cuestión, lo que genera, en algún grado, dificultad para conseguir información de tipo bibliográfico.

Existe un acuerdo de confidencialidad solicitado por la empresa, por lo tanto, no se revela información financiera y legal, considerada sensible por la administración de la empresa.

OBJETIVOS

OBJETIVO PRINCIPAL

Proponer una metodología contable para las empresas desarrolladoras de programas informáticos en Costa Rica, considerando la normativa vigente, que les permita revelar su información contable adecuadamente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Determinar la actividad comercial y contexto contable de las empresas desarrolladoras de software, analizando la normativa contable vigente para establecer la base técnica aplicable.

2. Diagnosticar la estructura contable utilizada actualmente en la empresa referente al registro, valuación y revelación de la información financiera, identificando los principales procesos internos de la compañía "La empresa S.A.", para determinar la situación contable actual de la misma.

3. Analizar los procedimientos contables, mediante el análisis de los criterios vigentes, para determinar las posibles inconsistencias en el registro y prácticas contables.

4. Proponer la estructura contable adecuada con la normativa contable vigente, para el registro de las transacciones comerciales que se realice en empresas desarrolladoras de software, documentando los criterios aplicables.

5. Exponer las principales conclusiones y recomendaciones para la presentación correcta de los estados financieros para las empresas desarrolladoras de software.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

La metodología para el desarrollo del presente proyecto está dada tomando en cuenta los siguientes puntos:

(a) Análisis de la situación actual

El análisis de la situación actual se refiere al modo de registro y estado de presentación de la información financiera de la empresa, en donde el objeto se enfoca en desarrollar y entender a cabalidad la estructura contable existente en la actualidad, al igual que indagar acerca de las necesidades existentes en materia de organización contable, conforme a los lineamientos existentes en el marco legal.

Esta etapa se divide en cuatro secciones que son:

1. Conocimiento de los registros contables: Es el contacto inicial con los procesos de registro y conformación de los Estados Financieros de la compañía y el planteamiento de los problemas principales objetos de la presente tesis.

2. Documentación y Análisis de Procesos: Es la recopilación de información, clasificación y evaluación de los procesos contables y normativa clave utilizada para el registro de las transacciones.

3. Análisis de Cuentas: Se basará en la comparación de la contabilidad existente en la compañía versus la normativa relacionada al tema existente, con el fin de determinar las cuentas registradas en forma correcta y las cuentas con discrepancias. Aquí se evaluará el cumplimiento de todas las leyes vigentes en nuestro país aplicables al tema.

4. Evaluación de Recopilación Información: Se realizará una tabulación de la documentación recopilada, para descartar datos que se encuentren fuera del alcance del proyecto en cuestión.

(b) Soluciones al problema planteado

La etapa de soluciones al problema planteado se basa en el desarrollo de propuestas de mejora a los problemas detectados en el capítulo anterior

Técnicas en la recolección de la información

Todo lo anterior, se llevará a cabo por medio de entrevistas al personal del departamento contable, las gerencias respectivas, colaboradores involucrados, entre otros.

También se procederá con entrevistas al personal contable de empresas cuyo giro de negocio sea similar, con el propósito de indagar sobre los registros contables y políticas aplicadas en la actividad de desarrollo de software, de tal modo que se obtenga criterio suficiente acerca de la aplicación de normativa contable que rige para empresas desarrolladoras de software en nuestro país.

Además, se utilizarán las técnicas de observación, revisión selectiva de las transacciones y comparación de la situación actual empleada versus la ideal según normativa vigente. Todo ello apegándose al marco legal vigente en nuestro país.

La técnica documental ayudará a recolectar la información para sustentar el marco teórico que incluirá: libros, revistas, informes técnicos y tesis.

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa S.A. es una empresa costarricense que desde el año 1996 se dedica a brindar los servicios de investigación y el desarrollo de programas informáticos para la gestión de manufactura, mantenimiento industrial y logística.

Los programas informáticos, están reconocidos contablemente como activos intangibles. Según IASCF (2009) "un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física"" (NIC 38, párr. 8).

En la actualidad, los activos intangibles son tan importantes, que satisfacen los requisitos para ser considerados como estratégicos y por ello su contabilización suele considerar aspectos muy específicos para su correcto registro contable.

En el caso del software, se han identificado roles dentro de su adquisición o creación como el de comprador o desarrollador. El desarrollo del presente trabajo de investigación se enfoca en el rol de desarrollador. Tras el desarrollo interno de programas de software; se ceden los derechos de su uso mediante la venta de licencias; actividad comercial que produce especial interés, pues el mayor esfuerzo intelectual sólo se requiere hacer una vez y los ingresos futuros posteriores se podrían aprovechar de manera relativamente indefinida.

Como valor agregado de este trabajo, se propone la aplicación práctica de las siguientes NIC, para que la información contable de las compañías de desarrollo de software cumpla con la normativa contable y que además, sea oportuna, veraz y eficiente.

(a) NIC 38: para capitalizar los costos y gastos del software que es desarrollado y mantenido para la posterior comercialización de sus licencias, o que soporte el desarrollo de otras aplicaciones que generan beneficios a futuro para la empresa.

(b) NIC 18: para el reconocimiento del ingreso y una adecuada relación entre costo y beneficio en la venta de servicios.

(c) NIC 2: para contabilizar los costos y gastos de los proyectos contratados por el cliente como: los servicios de consultorías técnicas e industrial y proyectos de implementación por venta licencias.

(d) NIC 11: para contabilizar los costos e ingresos de proyectos para el desarrollo de software a la medida.

El estudio realizado permitió obtener las siguientes conclusiones sobre la actividad comercial de desarrollo de software para la venta:

(a) La característica de intangibilidad de los programas de software no debe limitar su correcto registro contable.

(b) El registro de las actividades relacionadas con el desarrollo de software a la medida deben realizarse sobre una base de acumulación.

(c) El reconocimiento de los ingresos y los gastos relacionados con venta de licencias y servicios de desarrollo de software, deben realizase de forma correlacionada.

(d) La referencia de carácter general en las normas dificulta las interpretaciones contables sobre la actividad específica de desarrollo del software.

Finalmente, se recomienda a la compañía la adopción inmediata de la normativa propuesta para corregir sus errores de registro e iniciar un proceso de documentación formal de todas las políticas y procedimientos sobre las actividades claves del negocio, que al ser implementados, permitirán también información contable más fiel y en apego con la realidad económica de la empresa.

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