Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio Comunitario

Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio Comunitario

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Other Placeholder: En los últimos años el ejecutivo nacional ha planteado lineamientos y exigencias que obligan a los estudiantes de universidades tanto públicas como privadas a cumplir con el Servicio Comunitario como requisito para obtener su titulo. Esto hace que desarrollar proyectos comunitarios adquiera mayor valor e importancia, mucho más los procesos que desarrolla cada oficina de Servicio Comunitario para formar a los estudiantes, guiarlos en sus actividades y velar por el cumplimiento de cada uno de los proyectos, acercando así al estudiante a la realidad de las comunidades más necesitadas.Todo esto con la única finalidad de formar profesionales con conciencia social que contribuyan con el crecimiento, desarrollo y avance del país. Title: IntroducciónSlide: 2

Other Placeholder: La Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre" tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento de los objetivos de cada Unidad Regional, bajando los lineamientos necesarios para que cada unidad funcione correctamente, ya que de eso depende la formación comunitaria de cada uno de los estudiantes de esta casa de estudios superiores.De allí la necesidad de crear un Manual de Normas y Procedimientos para mejorar y optimizar los procesos tanto académicos como administrativos, para que se realicen bajo lineamientos que garantizan la excelencia en el producto final, en este caso, excelentes profesionales. Title: IntroducciónSlide: 3

Other Placeholder: En la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", al igual que en el resto de las Universidades de Venezuela, la creación de unidades, coordinaciones, departamentos u oficinas de Servicio Comunitario responden a una necesidad de vincularlas con el entorno y de crear una conciencia social en la aplicación del conocimiento. Por ello, para Mayo del 2008, se crea la Unidad Central de Servicio Comunitario con miras a dar respuesta a la responsabilidad social que asumieron las Universidades a través de decreto de ley, fundamentado en leyes y reglamentos institucionales y bajo criterios de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). Title: Planteamiento del ProblemaSlide: 4

Other Placeholder: La Unidad Central de Servicio Comunitario inició gestiones hacia la normalización de los procesos para asegurar el buen funcionamiento de todas sus coordinaciones, por tanto existe la necesidad de crear un manual de normas y procedimientos, que será el primero de muchos proyectos encaminados hacia su optimización, para lograr la certificación de calidad ISO 9000. En este orden de ideas, se hace necesario un estudio de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones y que permitirá la creación de normativas y formatos que regulen las actividades de dicha unidad de manera eficiente y efectiva. Title: Planteamiento del ProblemaSlide: 5

Other Placeholder: Por tal razón, se adecuarán los procesos para uniformar y controlar el cumplimiento del trabajo, evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia de forma tal que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente. Todo esto con la finalidad de reducir los costos al aumentar la eficiencia general, promoviendo una filosofía basada en una cultura de excelencia y mejoramiento continuo como única forma de trabajo. Title: Planteamiento del ProblemaSlide: 6

Title: Objetivos

Other Placeholder: GeneralDiseñar el Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre", con la finalidad de optimizar el desempeño en las actividades del personal de cada unidad regional.EspecíficosAnalizar los aspectos generales de la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre", para conocer su estructura y lineamientos.Analizar las funciones llevadas a cabo en la Unidad Regional de Servicio Comunitario – Vice Rectorado Puerto Ordaz, tomándola como referencia para la realización del manual.Slide: 7

Other Placeholder: EspecíficosProponer normativas para orientar al personal de las diferentes unidades regionales, que integran la Unidad Central del Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre", en el desempeño de sus funciones. Caracterizar el proceso administrativo que se lleva a cabo en la Unidad Regional de Servicio Comunitario – Vice Rectorado Puerto Ordaz, para la realización del manual.Elaborar los formatos necesarios para la organización de los procedimientos administrativos de la Unidad Regional de Servicio Comunitario – Vice Rectorado Puerto Ordaz. Objetivos

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Title: Descripción de área de pasantía Other Placeholder: La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", UNEXPO, fue creada el 20 de febrero de 1.979.El Vice-Rectorado Puerto Ordaz tiene su origen en el antiguo Instituto Universitario Politécnico Experimental de Guayana (IUPEG) creado el 23 de Noviembre de 1971, por decreto presidencial Nº 794.Se fundamenta en tres postulados esenciales: la docencia, la investigación y la extensión. Los centros de actividad académica son los Vice-Rectorados Regionales de Barquisimeto, Puerto Ordaz y Caracas, y los Núcleos Carora, Guarenas y Charallave.Slide: 9

Title: Other Placeholder: Esta Casa de Estudios Superiores ofrece las siguientes carreras de Pre-grado: Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Industrial, Ingeniería Mecánica e Ingeniería Metalúrgica, en el Vice-Rectorado Puerto Ordaz.Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Ingeniería Mecánica, T.S.U. en Mecánica, T.S.U en Construcción Civil y T.S.U. en Electricidad en el Vice-Rectorado Luis Caballero Mejías, Núcleos Charallave y Guarenas (Caracas)Ingeniería Química, Ingeniería Industrial, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Metalúrgica e Ingeniería Eléctrica, en el Vice-Rectorado Barquisimeto y Núcleo Carora.

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Other Placeholder: La Unidad Central de Servicio Comunitario de la UNEXPO "Antonio José de Sucre" y la Unidad Regional de Servicio Comunitario Vice-Rectorado Puerto Ordaz, actualmente se encuentran ubicadas en la oficina del Centro Socio Histórico de Guayana, en el Edificio de Aulas de dicho Vice-Rectorado. Esta unidad baja los lineamientos y supervisa el funcionamiento en cada una de las Unidades Regionales, dado que en cada una de ellas es donde los estudiantes de pregrado. Descripción de área de pasantía Slide: 11

Other Placeholder: Bajo la supervisión de docentes-tutores y en estrecha relación con las comunidades, los estudiantes desarrollan actividades a los fines de atender y construir conjuntamente soluciones a problemas concretos, aplicando los conocimientos científicos, técnicos, culturales, deportivos y humanísticos adquiridos durante su formación académica en nuestra casa de estudios.El Servicio Comunitario de la UNEXPO esta basado en el modelo pedagógico de Aprendizaje-Servicio y desarrollará tres objetivos curriculares: Fortalecimiento de valores socialesComprensión de la realidad social del país y de las comunidades Instrumentación del Servicio Comunitario. Descripción de área de pasantía Slide: 12

Other Placeholder: Su base normativa y conceptual se fundamenta en: La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, artículos 2, 3, 4, 83,135 y 138. Ley de Universidades y su Reglamento.Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior.Declaración Universal de los Derechos Humanos, artículo 29.1.Declaración Mundial sobre Educación Superior en el siglo XXI, UNESCO 1998 (Reglamento del Servicio Comunitario UNEXPO, 2007). Descripción de área de pasantía Slide: 13

Other Placeholder: .VisiónLa Unidad de Servicio Comunitario tiene como visión la formación integral de los estudiantes de ingeniería, mediante el reforzamiento de un conjunto de valores y principios humanísticos que conlleven a la formación ética, moral, integral e integradora de los estudiantes y profesores de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", y su aporte para el fortalecimiento del entorno social (Lezama, 2010). Descripción de área de pasantía Slide: 14

Other Placeholder: .MisiónLa Misión de la Unidad Central de Servicio Comunitario, conjuntamente con las Unidades Regionales, es lograr una efectiva interacción entre el ámbito universitario y los demás actores sociales: instituciones públicas y privadas, asociaciones civiles organizadas, Consejos Comunales, etc.; mediante la oportunidad de implementar proyectos de orden social, basados en la utilización del Modelo Pedagógico aprendizaje-servicio; que satisfagan las necesidades de acercamiento e intercambio de saberes entre la universidad Descripción de área de pasantía Slide: 15

Title: Descripción del ProcesoOther Placeholder: Debido a que el área de proyectos es el soporte de los objetivos de cada Unidad Regional, el proceso objeto de estudio será el identificado por la Ingeniera Sutta en documentos anteriores, donde se enfoca el desarrollo de las actividades claves de cada unidad, en cuatro (04) fases, que identificaremos como los procesos, donde se engloban las distintas funciones del Servicio Comunitario.Slide: 16

Title: Metodología

Other Placeholder: Se realizo un estudio de tipo descriptivo, con la descripción, el registro, análisis e interpretación de los objetivos, procesos y funciones de la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO, realizando el enfoque desde cómo funciona en el presente el objeto de estudio.En cuanto al análisis e Interpretación de la información obtenida, se realizo un análisis de contenido, una técnica que combina intrínsecamente, y de ahí su complejidad, la observación y producción de los datos, y la interpretación o análisis de los datos. Una vez que se define el tipo de estudio es necesario delimitar y/o identificar el conjunto de elementos a los cuales se pretende investigar:Slide: 17

Other Placeholder: La Población objeto de estudio son los procesos, objetivos y funciones de la Unidad Nacional de Servicio Comunitario de la UNEXPO y sus componentes o Unidades Regionales desplegadas en los tres (03) vicerrectorados (Caracas, Barquisimeto y Puerto Ordaz) y sus tres (03) núcleos (Charallave, Guarenas y Carora). Se selecciono como Muestra uno de sus componentes, los procesos, objetivos y funciones de la Unidad Regional de Servicio Comunitario de la UNEXPO Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Metodología

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Other Placeholder: Se estimó conveniente la utilización de las siguientes técnicas de recolección de datos: la revisión documentalla observación directala encuesta. Partiendo del análisis de manuales y documentos mediante una lectura general, se inició la búsqueda de los hechos presentes, seguida de una lectura más detenida y rigurosa de los textos, a fin de captar sus planteamientos esenciales y los aspectos lógicos de sus contenidos y propuestas. Metodología

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Other Placeholder: Posteriormente se procedió a la observación directa, para verificar cómo se llevan a cabo las actividades, operaciones diarias y en donde se enmarca el trabajo de la unidad. Y por último, se utilizó la encuesta para obtener información de los sujetos de estudio proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias, con este método se pueden realizar entrevistas y cuestionarios. En este caso, para establecer la comunicación con el sujeto se realizo un cuestionario, que es un formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema objeto de estudio y que el encuestado llena por sí mismo. Metodología

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Other Placeholder:  La encuesta se aplico a 30 personas asociadas a la Unidad Regional de Servicio Comunitario, tomando en cuenta al personal que labora en la misma, prestadores del Servicio Comunitario y docentes tutores de proyectos. Se realizaron 4 preguntas en la encuesta; la primera y la segunda son categorizadas, la primera es un filtro para verificar que el encuestado este directamente relacionado con la unidad objeto de estudio y la siguiente es una valoración cuantitativa sobre el desempeño de la unidad, la tercera y la cuarta son de opinión, acerca de la atención ofrecida por los empleados y sobre lo que se debería mejorar en la unidad. Metodología

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Procedimiento:

Metodología

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Metodología

Procedimiento:

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Aún cuando existe una propuesta estructural en manuales previos, para las unidades de servicio comunitario, en la actualidad hay una deficiencia en el número de personas que laboran en estas oficinas. Esta limitación en cuanto al personal genera una situación de mayor exigencia en los funcionarios adscritos a estas unidades, sobre todo cuando se realizan las actividades de inscripción o culminación de Proyectos. En específico se puede decir que, así como es necesario normalizar todos los procesos en la Unidad Regional, también se hace necesaria la contratación de personal para el correcto funcionamiento de la Unidad Central de Servicio Comunitario. Slide: 24

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: También es importante resaltar, que el espacio físico donde se desempeñan las labores, tanto de la Unidad Central como la Regional de Servicio Comunitario, es sede del Centro de Investigaciones Socio Histórico Guayana, por lo cual se comparte con la dinámica del trabajo de esta oficina, al no poseer espacio asignado por la Universidad. Es de referir, que tal espacio solo mide aproximadamente 10 m2, el cual se hace insuficiente para la atención de: los estudiantes prestadores de servicio comunitario, las comunidades visitantes, los organismos e instituciones con las que se realizan convenios, entre otros. Slide: 25

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Es importante tomar en cuenta los números estadísticos de esta unidad, lo cual genera un volumen de trabajo bastante elevado para su atención. Para apoyar el estudio, a continuación se presenta en la Tabla N° 4.2, algunos datos de interés respecto al desempeño de esta Unidad Regional.Slide: 26

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Actualmente, la Unidad Central de Servicio Comunitario ha planificado la adecuación de sus procesos a los requerimientos de su estructura organizativa, que ha sufrido cambios desde su inicio en Mayo 2008 hasta este período, por tratarse esta de una nueva oficina institucional con objetivos muy particulares, por tratarse de la interacción directa Universidad-Comunidad. Esta adecuación de procesos tiene como fin la optimización de recursos para una mejor atención a los clientes.Inicialmente, la Unidad Central de Servicio Comunitario define las directrices de funcionamiento, operatividad y procedimientos de las Unidades Regionales, las cuales tienen como objeto la consolidación de la razón de ser de esta Unidad, que es la ejecución de proyectos de servicio comunitario de los estudiantes de la UNEXPO.Slide: 27

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: El Área de Ejecución de Proyectos de Servicio Comunitario, es el área fundamental de la Unidad, pues le corresponde la Ejecución de los Proyectos de Servicio Comunitario, objetivo general de la Unidad.Esta área, en la actualidad presenta un descontrol en cuanto a la ejecución de los proyectos, retrabajo, falta de motivación del personal, incumplimiento en las metas propuestas; debido al desconocimiento y la falta de normalización de los procesos. A simple vista se observa la necesidad latente en la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO, de crear y bajar a sus Unidades Regionales lineamientos que dirijan sus labores hacia la calidad en todos sus procesos, por lo que la implementación de un Manual de Normas y Procedimientos sería un paso hacia adelante en esta meta.Slide: 28

Title: Diagnóstico

Conocida la situación actual de la unidad y como resultado de la investigación realizada, se establecieron para el correcto cumplimiento de las funciones de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, los siguientes procedimientos:Los procesos objeto de estudio, no estaban claramente definidos, razón por la cual la realización del presente Manual de Normas y Procedimientos adquiere mayor importancia y es determinante para conocer con detalle cada proceso.

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Luego se procedió a analizar los resultados de cada una de las preguntas realizadas en la encuesta, con el fin de organizar y estudiar los datos obtenidos, posteriormente se graficaron y tabularon los resultados. En principio lo más importante era verificar que el encuestado tuviera relación directa con la unidad, por lo tanto hacia ese punto fue dirigida la primera pregunta de la encuesta.Se encuestaron a treinta (30) personas directamente relacionadas con los procesos que desarrolla la Unidad, como se muestran en el Grafico N° 4.1.Slide: 30

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Dieciocho (18) estudiantes que actualmente están realizando su Servicio Comunitario, siete (7) docentes tutores de proyectos comunitarios y cinco (5) empleados de la Unidad Regional y Central de Servicio Comunitario.Slide: 31

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: La segunda pregunta de la encuesta fue redactada para conocer la percepción del encuestado acerca del funcionamiento de la unidad en una escala del 1 al 10, en la Tabla N° 4.2 se pueden observar los valores que dieron al funcionamiento de la unidad y la cantidad de personas por cada valor numérico. Slide: 32

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Luego se muestran los resultados, visualizando quienes (empleados, tutores o estudiantes) seleccionaron determinado valor. Como se observa en el Gráfico N°4.2, diecinueve (19) personas que representan el 63.32 % de los encuestados, indicaron en una escala del 1 al 10 que el funcionamiento de la unidad en estaba entre 6 y 7, un valor por encima de la mitad, pero que evidencia fallas en el proceso, sobre todo para el grupo de los estudiantes.Slide: 33

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: La tercera y la cuarta pregunta se redactaron para indagar en los puntos que el encuestado considera que la unidad debería mejorar, para lo cual se elaboró una tabla con las respuestas más frecuentes de los encuestados:Slide: 34

Title: Diagnóstico

Other Placeholder: En la Tabla N° 4.2. se observa que los encuestados independientemente del grupo al que pertenecen, coinciden en:Las solicitudes no se atienden a tiempoSe debe mejorar el tiempo de respuesta con respecto a las solicitudes.A través de las respuestas obtenidas en la encuesta y comparando los resultados con la situación actual de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, queda en evidencia que la unidad no cuenta con la organización necesaria para su correcto funcionamiento, por lo que se ve afectado el cumplimiento de sus objetivos.

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Title: Diagnóstico

Other Placeholder: Ya detectados los puntos débiles del funcionamiento en la unidad, fueron redactados cada uno de los procedimientos para dar la revisión final al material y corroborar la información contenida en estos y así obtener procesos claros, veraces y actualizados, que garanticen el buen funcionamiento de la unidad.Ya adecuados, actualizados y definida la estructura definitiva de los diferentes procedimientos se procedió al diseño del Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, utilizando el formato exigido por la Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Para cada procedimiento fueron definidos objetivos y alcance, además se plantearon las normas que rigen su realizaciónSlide: 36

Title: Diseño

Other Placeholder: Descripción del DiseñoEl presente Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Central de Servicio Comunitario "Antonio José de Sucre" fue diseñado utilizando el formato exigido por la Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Tomando como base la información contenida en el Manual de Organización y Los procesos establecidos en el Sistema de Gestión existente en la Unidad.Se desarrollaron instrucciones de uso, el control de Copias y de las Modificaciones, para cada procedimiento fueron definidos objetivos y alcance, además se plantearon las normas que rigen su realización.Slide: 37

Title: Diseño

Other Placeholder: Descripción del DiseñoEste Manual de Normas y Procedimientos tiene como objetivo principal presentar de manera clara la descripción de los procedimientos ejecutados por la Unidad Regional de Servicio Comunitario, así como los instructivos y los formatos empleados en cada procedimiento.En la parte inicial de este Manual encontramos claras y acertadas instrucciones de uso del mismo, una explicación detallada de los formatos utilizados en su diseño, el control para la distribución de este y por último las instrucciones para la realización de las actualizaciones y revisiones que pudiera necesitar este Manual. Slide: 38

Title: Diseño

Other Placeholder: Luego de la parte introductoria y explicativa se presentan los cuatro (4) procedimientos llevados a cabo en la Unidad Regional al momento de la realización del Manual, Los procesos contemplados son:Slide: 39

Title: Diseño

Other Placeholder:  Todos los procesos son explicados con detalle, pero en especial el Proceso de Ejecución fue rediseñado, desglosado y adecuado a las realidades del Servicio Comunitario, ya que es el que representa mayor confusión y complejidad para todos los involucrados.La propuesta que se presenta es totalmente viable, ya que el análisis de la situación actual de la unidad mostro la necesidad de su implementación, dadas las fallas en cada proceso; lo cual se confirmo con los resultados de la encuesta realizada. Slide: 40

Title: Diseño

Other Placeholder:  Su aplicación es para todas las Unidades Regionales de Servicio Comunitario, ya que cada una debe realizar exactamente el mismo procedimiento para que cada estudiante cumpla con su Servicio Comunitario como lo exige La Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior y para lo cual fueron creadas cada una de estas unidades.El personal que labora tanto en la Unidad Central como en la Regional de Servicio Comunitario, está totalmente abocado a mejorar y optimizar los procesos, con la intención de certificarlos y realizar un Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que existen muchas posibilidades de que se apruebe dicha propuesta.Slide: 41

Title: ConclusionesOther Placeholder:  La Unidad Central no cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos.Con base al análisis y evaluación de la situación actual de la Unidad Regional, es necesario que la Dirección y el personal de la Unidad se comprometan en la implementación del Manual de Normas y Procedimientos, ya que de esto depende su eficiencia y la calidad en sus procesos.Existen políticas y procedimientos ya establecidos en manuales previos, que la dirección no ha implementado y que representan acciones necesarias para mejorar así los procesos que desarrolla cada Unidad Regional. La implementación del Manual de Normas y Procedimientos representa la oportunidad de encaminar a cada unidad regional al logro y aplicación de un Sistema de Gestión de la Calidad, por lo cual es fundamental el compromiso de la alta dirección y de sus miembros.Slide: 42

Title: RecomendacionesOther Placeholder: Velar por que la información contenida en el Manual sea difundida de manera controlada y organizada, implementándola adecuada y oportunamente.Educar a los usuarios del Manual acerca del uso del mismo, para ello se deben planificar programas de instrucción, cuya programación y cumplimiento son responsabilidad del Jefe de la unidad.Realizar revisiones constantes al manual para mantenerlo actualizado y evitar la obsolescencia del mismo.Establecer un sistema de auditorías internas donde se verifique la utilización y cumplimiento del Manual.Estudiar y documentar todos los procedimientos llevados a cabo en la administración de cada Unidad Regional y las normas que regularicen dichos procedimientos.Slide: 43

(Gp:) UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA"Antonio José de Sucre"VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIALPRÁCTICA PROFESIONAL Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre"

Autor:

Villegas Bárbara

Tutor Académico:

Ing. MSc. Iván Turmero

PUERTO ORDAZ, AGOSTO 2011