Instrumentos de consulta en archivística

Introducción

El presente trabajo pretende ofrecer mediante preguntas un recurso didáctico de autoaprendizaje y familiarización con términos utilizados en la Ciencia Archivística, a los estudiantes del nivel básico de la Carrera de Ciencias de la Información, porque un archivero profesional, puede depender de la administración pública o de una empresa, fundación o universidad pública o privada y su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que sea aplicado tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Maneja, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios y catálogos).

En síntesis toda esta gestión documental la materializa mediante la metodología de tratamiento archivístico -clasificación, ordenación, descripción, conservación, recuperación y difusión que deben ser conocidas y aplicadas durante todo su ejercicio laboral.

¿Qué es la archivística?

Es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización.

• 1. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es un conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus funciones, en cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos. Obedecen a los siguientes principios:

-De procedencia. Establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los documentos generados por otra entidad.

-De respeto al orden natural o estructura interna. Establece el respeto de no alterar la organización y secuenciación lógica proporcionada por el fondo o entidad.

• 2.  ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?

Es la información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Los documentos de archivo atraviesan por un ciclo vital que consiste en fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. Tradicionalmente se habla de cuatro edades en función de:

1º El valor de los documentos; y 2º La frecuencia de uso. El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases que son:

-Archivo de Oficina, conserva la documentación hasta 5 años corresponde a la fase activa del documento.

-Archivo central, custodia el documento entre 10 a 15 años. Corresponde a la fase semiactiva del documento.

-Archivo intermedio, hasta que el documento alcanza la edad mínima de 25 a 30 años. Corresponde a la fase semiactiva del documento.

-Archivo Histórico, durante toda la vida del documento. Corresponde a la fase inactiva del documento.

¿En qué consiste el tratamiento archivístico?

Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de las etapas que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. Comprende las siguientes etapas:

• A. IDENTIFICACIÓN. Actividad intelectual que consiste en el establecimiento de categorías en base a la estructura jerárquica de la Institución. Esta tarea consiste en:

• B. VALORACIÓN. Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales y las fechas de permanencia en el archivo

• C. DESCRIPCIÓN. Consiste en la elaboración de los instrumentos de información para facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos de archivo.

• D. CONSERVACIÓN. Es la etapa de la preservación de los documentos y soportes documentales por parte de la institución generadora del fondo documental y que son susceptibles de convertirse en patrimonio documental.

• E. DIFUSIÓN. Consiste en promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos a la sociedad mediante conferencias, exposiciones, gabinetes pedagógicos, actos culturales, etc.

¿Cuáles son los instrumentos de consulta?

Se denominan también instrumentos de información y describen un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico o administrativo, que permita su adecuada localización.

¿Cuáles son los instrumentos de identificación?

5.1.1. FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES. El tipo documental es la Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal). Entonces, el fichero de tipos documentales es un sistema de archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor o archivo público o privado. También se dice que es un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento.

5.1.2. REPERTORIO DE SERIES. Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.

5.1.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.) Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.

El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza.

La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.

La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie. En la carátula del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas, el tipo de restricciones que haya para su consulta, así como una breve síntesis del asunto que trata.

5.1.4. REGISTRO TOPOGRÁFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.

5.1.5. REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS. Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico

¿Cuáles son los instrumentos de valoración?

5.2.1. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS. Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo

5.2.2. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS. Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones.

5.2.3. RELACIÓN DE ELIMINACIÓN. Lista de documentos propuestos para su eliminación previa autorización.

5.2.4. RELACIÓN DE ENTREGA. Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.

5.2.5. TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.

¿Cuáles son los instrumentos de descripción?

5.3.1. CATÁLOGO. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital.

El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:

parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.

5.3.2. GUÍA. Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. La más utilizada en un archivo histórico es La guía general o instrumento de consulta que da información de los fondos y colecciones que conserva la institución (ya sea ésta pública o privada) y de los fondos o colecciones que hayan adquirido o recibido como donación. Orienta de manera global y destaca lo más importante de un archivo, en ella se consignan los siguientes datos:

-Nombre del Archivo

-Signatura/código de referencia

-Síntesis histórica del archivo. Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la institución, o sobre la vida y trabajo de la persona física generadora de la documentación, cuando se trate de un archivo privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la localidad en la que se encuentra el archivo.

-Nombre completo. De los fondos y colecciones si es un archivo general.

-Forma de ingreso. Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de bienes de patrimonio histórico (transferencia), depósito forzoso.

-Secciones y Series que integran el archivo.

-Fechas extremas.

-Volumen y soporte. En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros.

-Organización y descripción. Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y porcentaje de la documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción: guía general o específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada.

–Estado de conservación. Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños.

-Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas).

-Unidades de descripción relacionadas. Fuentes complementarias de información en el mismo archivo o en algún otro.

–Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía).

-Nombre de los participantes en la descripción.

-Fecha de elaboración de la guía.

-Horarios y condiciones de consulta del archivo.

-Nombre y cargo del responsable del archivo (Director, coordinador, jefe de departamento u otro).

-Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo.

5.3.3. INVENTARIO. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de utilización. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.

En síntesis, aunque depende de las necesidades propias de cada archivo, los campos más comunes que forman la base de datos de inventario son:

• Fondo

• Código de clasificación-nivel de clasificación

• Fechas extremas, nombre de la serie

• Tipo documental

• Descripción

• Signatura.

5.3.4. ÍNDICE. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos (listados de nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares), cronológicos (listados consecutivo de fechas) y temáticos (listas de materias o tesauros) contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información.

¿Cuáles son los instrumentos de difusión?

5.4.1. CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su accesibilidad.

5.4.2. DIRECTORIOS DE ARCHIVOS. Son conjunto de datos, atendiendo a su identificación, localización física o virtual, contenido de cada uno de los archivos y referencia del responsable del centro. Sirven para organizar mejor los archivos en un soporte físico de papel o un disco de almacenamiento.

Bibliografía

-Artículos (2006) / En línea/ Disponible en: http//:www.adabiac.org/…/index_arch_civil_anterior.htm[Consultado en: 2011, 24 de junio]

–Cuba, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos. La Paz: Universidad Internacional de Andalucía.

-Cuba, Simón (Comp.). (2009). Manual de gestión documental y administración de archivos. La Paz: Universidad Internacional de Andalucía, Sede Iberoamericana Santa María de la Rábida.

-Cuba, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos I. La Paz: Universidad Internacional de Andalucía, Sede Iberoamericana Santa María de la Rábida.

–Los instrumentos de consulta (2006) Margarita Parra Betancourt / En línea/ Disponible en: http//: www.adabi-ac.org/…arch…/06art_mpb01.htm[Consultado en: 2011, 24 de junio]

–Diccionario de terminología archivística. / En línea/ Disponible en: http//: www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html. [Consultado en: 2011, 24 de junio]

Autor:

María Rosario Carrasco Patzi

Carlos Contreras Carrasco