o Factibilidad técnica: para que la solución pueda ser implantada se debe analizar si la empresa posee los medios informáticos adecuados, o bien si los ha adquirido en el exterior.
o Factibilidad económica: se realiza un estudio y valoración económica de la solución comprobando que los beneficios de la mejora superan los costos de la implantación o modificación de los sistemas de información.
o Factibilidad operativa: se evalúa si la solución propuesta es deseable dada la organización interna de la empresa.
Diseño de Sistemas:
Una vez elegida la solución que resuelve los problemas, se debe detallar cómo el sistema de información estratégico satisface los requisitos planteados por la organización. Al diseñar los sistemas, se debe indicar los componentes de los sistemas de información que se utilizará (nivel hardware, software y tecnología de las telecomunicaciones) y como se relacionan dichos componentes entre sí. De esta forma, se producirá las especificaciones que el sistema de información estratégico requiere.
Programación:
Se deben traducir las especificaciones del sistema de información estratégico desarrolladas en la etapa anterior, llevándose a cabo la programación y el desarrollo del sistema de información estratégico.
Fase de Pruebas:
Para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de información estratégico se debe llevar a cabo un proceso exhaustivo y profundo para determinar si funciona en diversas condiciones y si los resultados corresponden con lo que se esperaba. Al establecer las pruebas, pueden realizarse de tres tipos:
o Pruebas de programas: los diversos programas elaborados se prueban por separado, para garantizar que cada uno está libre de errores.
o Pruebas al sistema: se prueba el sistema de información estratégico como un todo. La finalidad es el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, ya que puede que un programa funcioné bien individualmente, pero en conjunto el sistema de información estratégico no ofrezca los resultados esperados.
o Pruebas de aceptación: pruebas realizadas por los usuarios finales del sistema de información estratégico. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la certificación final del correcto funcionamiento del sistema de información estratégico.
Conversión:
Una vez comprobado que el sistema de información estratégico funciona correctamente se lleva a cabo la implantación de éste, o bien, la sustitución del antiguo sistema de información por el nuevo. Al llevar a cabo esta conversión, las organizaciones pueden optar por diversas estrategias:
o Estrategia en paralelo, en la cual durante un tiempo ambos programas van a utilizarse, funcionando tanto el nuevo sistema de información como el antiguo. Esta estrategia es la más fiable y segura, aunque es la más costosa y se puede obtener información redundante.
o Cambio directo, en el cual se reemplaza el viejo sistema de información por el nuevo en una fecha determinada. Esta estrategia es la menos costosa, sin embargo, ante cualquier problema se puede paralizar la actividad de la empresa. Igualmente requiere que el personal haya recibido formación sobre el sistema de información estratégico, de lo contrario se encontrarán empleados incapaces de saber manejar el nuevo sistema.
o Experiencia piloto, donde el sistema de información estratégico se utiliza en un área limitada de la empresa y tras comprobar su correcto funcionamiento se instala en toda la empresa. Es una mezcla de las dos estrategias anteriores.
Producción y Mantenimiento:
Una vez instalado el sistema de información estratégico se dice que el sistema está en producción. A partir de aquí debe existir un proceso constante de evaluación del sistema por parte de los usuarios y personal especializado. Tras ello se identifican nuevos errores y se plantean la corrección de estos.
La totalidad de las fases analizadas constituirían el ciclo de vida de los sistemas de información estratégicos. Sin embargo, para muchas empresas desarrollar el sistema de información estratégico siguiendo todas las etapas puede ser muy costoso en tiempo y dinero. Además, pueden surgir continuos cambios en los requisitos de la información, lo que puede originar que un sistema de información estratégico quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las empresas al desarrollar un sistema de información estratégico pueden optar por otra estrategia que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos utilizando el ciclo de vida. Entre las otras posibles estrategias a adoptar se encuentran:
Elaboración de Prototipos:
La empresa desarrolla un sistema de información no funcional, el cual será una versión preliminar del sistema de información estratégico. La elaboración de un prototipo supone la reducción de las etapas seguidas en el ciclo de vida, buscando rapidez en el desarrollo y reducción de costos en tiempo y dinero. Los prototipos son evaluados por los empleados en su puesto de trabajo y se van adaptando a las necesidades de estos. Una vez que se comprueba su correcto funcionamiento el prototipo se extiende por el resto de áreas de la empresa. El principal problema del uso de prototipos es su superficialidad, pues muchas veces la empresa se centra en la reducción de costos olvidándose de las necesidades de información de la empresa, no existiendo documentación sobre el funcionamiento del prototipo lo que origina desconocimiento. Suelen utilizarse en organizaciones pequeñas o con bajas necesidades de información.
Paquetes de Software de Aplicaciones:
La empresa adquiere paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y las utiliza para manejar la información. Es muy sencillo para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa y lo instala. Los paquetes de software suelen aplicarse a una gran variedad de áreas de la empresa (nominas, contabilidad, personal…) y son muy útiles cuando la empresa no dispone del suficiente capital para poder desarrollar todo el sistema de información estratégico, por lo que adquiere en el mercado una aplicación ya desarrollada a un precio razonable. Sin embargo, el principal inconveniente es la ausencia de flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa.
Subcontratación de los Sistemas de Información:
La empresa decide contratar a empresas externas para que desarrollen él o los sistemas de información estratégicos de la empresa, las que se beneficiarían de las economías de escala del proveedor, se asegurarían de calidad en el servicio, de los costos y de la adaptación a las necesidades de la empresa. Por otro lado subcontratar supone una cierta pérdida de control por parte de la empresa, siendo clave el poder negociador con el proveedor de los servicios informáticos. Igualmente información considerada como estratégica por la empresa es conocida por otras, surgiendo una dependencia del proveedor.
Éxito y Fracaso de los Sistemas de Información Estratégicos.
El desarrollo e implantación de los sistemas de información estratégicos en muchas ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto costo para la empresa y la pérdida de recursos que se podían haber utilizado en otras alternativas. A continuación se mencionan los principales factores que originan el éxito o el fracaso de los sistemas de información:
Alineación entre los Sistemas de Información y la Estrategia Empresarial:
Muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de información como un mero instrumento que simplifica la burocracia sin valorar las ventajas estratégicas que estos presentan. Se debe contar con una panificación estratégica, donde se incorpore la alineación entre los sistemas de información y la estrategia empresarial.
Apoyo de la Administración:
En muchas ocasiones el desarrollo e implementación de los sistemas de información estratégicos se delega a un área de la empresa y la alta dirección se olvida que los sistemas de información constituyen un arma estratégica, y que siempre se deben considerar. Además debe existir una predisposición a cambiar la organización empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de información.
Identificación de las Necesidades de Información:
Algunas empresas implantan las tecnologías de información sin previamente haber realizado un proceso de determinación de las necesidades de información y como éstas pueden ser satisfechas utilizando adecuadamente los sistemas de información estratégicos.
Es indispensable una adecuada determinación de las necesidades de información documentada.
Involucración o Influencia del Usuario Final:
Al diseñar el sistema de información estratégico resulta fundamental contar con la opinión del usuario final, pues el será quien utilice el sistema de información estratégico. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseño del sistema.
Formación del Personal:
Se requiere siempre la realización de actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas informáticas a utilizar en la empresa para que el personal aproveche al máximo las aplicaciones del sistema de información estratégico.
Ejemplos de Sistemas de Información Estratégicos.
SEARS usa una variedad de sistemas de información como columna vertebral de su estrategia para llegar a ser líder o solamente en tienda vendedora sino en servicios financieros a clientes. Una base de datos de 40 millones de clientes es continuamente minada para buscar grupos específicos como por ejemplo compradores de herramientas, aficionados a la jardinería, futuras mamas para enfocar su publicidad. Esta información es usada también por otras compañías pertenecientes a SEARS como compañías de seguro, etc.
J.C.PENNEY COMPANY, una tienda por departamento con alrededor de 20 millones de clientes ha inicializado su contraataque tecnológico, estableciendo su propia compañía de seguros (paralela a la de SEARS) y usando la información reunida en las aplicaciones de su tarjeta de crédito y de compras del departamento de vehículos de motor de varios estados para buscar posibles clientes de pólizas de seguro.
Uno de los ejemplos más conocidos como sistemas estratégicos orientados a proveedores son los sistemas utilizados por las agencias de viajes. Entre estos sistemas esta el desarrollado por American Airlines, SABRE y el de United Airlines, APOLLO. Actualmente el 65% de las agencias de viajes en los Estados Unidos tienen terminales conectados a uno o ambos sistemas de reservación. Mientras esos sistemas proveen una conveniencia no paralela a las aerolíneas tanto como a las agencias de viaje, también confieren un poder negociador a las dos aerolíneas. Por ejemplo United ha empezado a incluir en sus contratos con las agencias cláusulas que previenen a ellas el uso de otros sistemas.
WIZARD SYSTEM desarrollado por Avis, una compañía de alquiler de carros esta diseñado para mejorar la productividad de la firma. El sistema mantiene un registro de la localización, costos y rendimiento de los carros alquilados. Esta capacidad le ha permitido ha Avis negociar mas eficientemente con sus suplidores en base a los datos registrados.
CONCLUSIONES
La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización y por eso en la actualidad la empresa que no informatice un sistema de información no se considera que esté a la vanguardia de la información y se encontrará en clara desventaja con respecto a sus competidores.
Dado el actual crecimiento de información manejada en la Dirección de Relaciones de Trabajo surge la necesidad de que dicha dirección tenga un Sistema de Información Gerencial, que facilite a la dirección automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha información y la oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas.
La estructura de los sistemas de información gerencial se afecta por las actividades administrativas y las funciones de la organización, mientras que la estructura conceptual de un sistema de información consiste en una federación de subsistemas de información para diferentes funciones.
Los sistemas de información constituyen uno de los aspectos estratégicos claves para el desarrollo de la empresa. Para ello es necesario que toda la organización esté concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta dirección, la que debe tenerlos en cuenta al realizar la planificación estratégica, como por parte de los distintos usuarios de la empresa.
Para que un sistema de información estratégico entregue resultados esperados, debe existir una política de información y motivación dentro de la empresa; así la empresa logrará superar a sus competidores, podrá aumentar su poder de negociación e incluso podrá evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada ventaja competitiva sostenible en el tiempo.
Al planificar, desarrollar e implantar los sistemas de información estratégicos debe realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global y los sistemas de información estratégicos, identificando las principales necesidades y evaluando los distintos métodos de satisfacción, teniendo presente en todo momento cuáles son las tecnologías de información disponibles en el mercado y como éstas pueden utilizarse.
Además deben definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas de información estratégicos.
El proceso de desarrollo de los sistemas de información estratégicos afectará en gran medida al éxito o fracaso de la organización; las organizaciones tendrán que adecuar dichos sistemas a sus recursos de capital y las necesidades de la organización. Cuando la empresa cuenta con los computadores más avanzados, los mejores programas y la mejor red de telecomunicaciones, no necesariamente tendrá un mejor sistema de información, pues en ocasiones puede que con tecnologías de información más modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la empresa.
Por ello toda empresa debe considerar los sistemas de información como un todo, un elemento más de su política de negocio.
Es importante destacar la importancia de la planificación estratégica en las empresas, pues es ahí justamente donde se debe definir el sistema que la empresa requerirá para lograr los objetivos propuestos por la administración.
Cuando ya ha definido su estrategia, y ha decidido incorporar un sistema de información estratégico debe definir las necesidades tecnológicas que requerirá, para decidir posteriormente el método por el cual conseguirá dicha tecnología. Para ello debe evaluar todas las alternativas posibles, de realizar el desarrollo del sistema información estratégico e forma interna o externa, analizando la relación costo-beneficio, considerando tiempos, personal, equipos, etc. Una vez ya desarrollado el sistema de información estratégico, se debe implementar junto a las tecnologías de información, y debe nuevamente evaluar todas las posibles metodologías de implementación existentes. Siempre se debe monitorear el sistema de información estratégico, y se debe reevaluar su permanencia dentro de la empresa cuando éste no entregue los resultados esperados, o simplemente cuando deje de ser estratégico y vuelva a ser un sistema de información más.
Las empresas que han incorporado con éxito la tecnología, lo han hecho apoyando el modelo de negocios y tomando los elementos para cumplir sus objetivos, incorporando la tecnología para apoyar la estrategia del negocio ya que es un medio para conseguir los objetivos.
La realizacion de un Plan de Sistemas de Informacion dentro de cualquier organizacion, tiene como finalidad asegurar Ia adecuacion entre los objetivos estrategicos de Ia misma y Ia informacion.
BIBLIOGRAFIA
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/trabajos40/ventaja-estrategica/ventaja-estrategica.shtml
Autor:
Ing. Henry López
Ing. Yusvelin Herrera
Ing. Milagro García
Enviado por:
MSc. Ing. Iván Turmero
Puerto Ordaz, 05 de Junio del 2008
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