Sistema continuo de ordenamiento y limpieza ? SCOL ® (página 2)

4. Cómo se implementa?

Su puesta en práctica requiere de una serie de pasos, conformados de la siguiente manera:

1. Diagnóstico a los efectos de conocer y tomar nota tanto de la magnitud positiva o negativa concerniente al ordenamiento y limpieza, como así también conocer la cultura y mentalidad existente en la empresa.
2. Concientizar al personal acerca de la necesidad imperiosa de establecer un cambio de actitudes. Demostrar los efectos negativos de sus actuales comportamientos, y los logros a conquistar a partir de la implementación de SCOL.
3. Capacitar a todo el personal, y entrenar a líderes SCOL para cada sector o proceso de la empresa a los efectos de que haga de facilitador y coaching del personal, además de gestionar ante las autoridades de la empresa el aprovisionamiento de los elementos requeridos para un mejor orden y limpieza.
4. Poner en práctica los principios mediante las actividades individuales y grupales.
5. Revisión y análisis de situación por parte de los directivos medios y superiores a los efectos del necesario feedback.
6. Ajustes y mejoras de parte del personal.

El poner en práctica los principios de ordenamiento y limpieza requiere de un continuo análisis y corrección de las situaciones existentes.

5. Análisis para el ordenamiento y limpieza

El interrogarse, cuestionarse y preguntarse sobre cada situación que se presente es el paso fundamental en el sistema SCOL.

• ¿Qué es esto?
• ¿Hay un lugar donde el mismo deba estar?
• ¿En que lugar debería estar y de que forma, para que pueda encontrarse más rápido, no produzca daños o no se dañe, no se pierda o pueda ser sustraída?
• ¿En qué lugar debería estar para evitar dañarse o ensuciarse?
• ¿Es seguro el lugar donde está?
• ¿Es segura su actual ubicación para las personas que la manipulan o pueden llegar a estar cerca?
• ¿Podría dañarse, o dañar a otros elementos? ¿Cómo evitarlo?
• ¿Sus envases puede dar lugar a confusión o equivocación? ¿Puede dar lugar a un uso incorrecto o inadecuado? ¿Cómo prevenirlo?
• ¿Está correctamente identificado?
• ¿Está ubicado correctamente de acuerdo a su peso, tamaño, altura, superficie, peligrosidad y valor?
• ¿Se hace uso de software como elemento de apoyo para una mejor consulta de ubicación de componentes, insumos, productos, equipos e instrumentos?
• ¿Se han instaurado medidas destinadas a evitar el extravío o mal archivo de insumos o papelerías (documentación)? (Sistemas "a prueba de errores").
• ¿Está ubicado de manera tal de poder inventariarse o controlarse su cantidad de manera rápida y eficiente?
• ¿Está en el lugar más adecuado para su uso?
• ¿Está el lugar, componente, insumo, instalación, producto o instrumento limpio?
• ¿El personal cuenta con los elementos para manipular los insumos, máquinas, productos y otros elementos de acuerdo a su peso, cantidad, peligrosidad y otras características?
• ¿El personal se presenta y/o cuenta con indumentaria y calzados adecuados a las labores que realizan?¿Guardan un mínimo de limpieza?
• ¿Hay un lugar dispuesto para cada cosa, y está cada cosa en su lugar?
• ¿Está funcionando todo cómo debería?

6. Beneficios de la aplicación del SCOL ®

Producto de su aplicación sistemática logran obtenerse:

1. Mayores niveles de productividad, generados al disponer de los instrumentos y máquinas, en un determinado lugar y con la limpieza necesaria.
2. Menores índices de enfermedades y accidentes.
3. La detección de máquinas e instalaciones en mal estado o funcionamiento irregular.
4. Evitar los excesos de inventarios.
5. Un mejor control en los inventarios de insumos, materiales, y productos terminados.
6. Reducciones en los problemas de calidad generados por suciedad o desperfectos técnicos debidos a mal mantenimiento.
7. Acelerar o hacer más rápida las labores.
8. Menores necesidades de espacios físicos.
9. El evitar la pérdida o substracción de materiales, insumos, productos o instrumentos.
10. El evitar la compra de elementos con los cuales ya se cuenta.
11. Un ingreso de fondos por la venta de elementos no necesarios.
12. Un incremento en la motivación y calidad de vida laboral del personal.

7. Principios

Los principios a seguir son:

1. Los elementos deben estar, en caso de no estar haciendo uso de ellos, en un lugar físico predeterminado. (Ello es válido tanto para instrumentos, herramientas, materiales, carpetas, papelería, útiles de escritorio, y máquinas entre otros).
2. Los objetos deben estar colocados y resguardados en un componente y lugar en función a los peligros que el mismo genere, al valor económico que posea, al tamaño físico que tenga, al trabajo al cual está destinado, a su grado o nivel de fragilidad, a su obsolescencia, antigüedad o vencimiento, y a la facilidad con que pueda extraviarse.
3. Debe evitarse la confusión entre elementos parecidos.
4. Debe en caso de peligrosidad o posible confusión en su uso, aclararse su uso, y peligrosidad.
5. Deben los elementos estar separados de componentes o ambientes físicos que puedan dañar su contenido (luz, calor, humedad, etc.) o producir un determinado efecto (ejemplo: explosión, incendio).
6. Tanto el lugar como el espacio de almacenamiento deben estar convenientemente limpios y resguardados.
7. Instaurar procedimientos o sistemas a prueba de errores para evitar el mal uso de ciertos insumos, el extravío de documentación o componentes o herramientas.
8. El lugar donde se desempeñe el personal debe guardar limpieza, pero también humedad, temperatura, iluminación, niveles de sonido, vibración y aireación convenientes al desempeño de sus actividades.
9. El personal debe hacer uso de los calzados y prendas requeridos por las normas de seguridad, para aquellos casos en los que así corresponda.
10. El personal debe guardar un nivel de aseo personal propio de su actividad, respetando de tal modo a sus compañeros, superiores, subordinados y terceros a la empresa.
11. El compromiso de mantener el orden y la limpieza es tanto individual como colectivo.
12. Los lugares para el transito deben estar limpios y ser suficientemente espaciosos, tanto para el manejo de los materiales como para el libre y rápido tránsito del personal, sobre todo en caso de tener que abandonar rápidamente el lugar por razones de peligros o accidentes.
13. Se debe contar con elementos de urgencia como matafuegos o salidas de emergencias convenientemente ubicados y demarcados para su fácil identificación y utilización.
14. Los lugares de aseo personal deben ser ejemplos de orden y limpieza.
15. Se deben realizar periódicamente reuniones de empleados para el tratamiento de problemas vinculados con el cumplimiento de éstos principios. Al mismo tiempo debe facilitarse la posibilidad de que el personal pueda elevar sugerencias a los efectos de mejorar el orden y limpieza existente en la organización.

8. Cómo mentalizar al personal?

El personal tomará más conciencia del valor de la limpieza si ellos mismos son responsables de efectuar todos los días la limpieza de su lugar de trabajo, se trate de oficinas, talleres y baños.

La colocación de diversos slogan concernientes a la limpieza y orden, y su responsabilidad como integrantes de la organización es fundamental.

Educar para la disciplina y entregar distintivos que hagan mención al compromiso individual y colectivo del personal con el cuidado del orden, la limpieza, la calidad y la satisfacción del cliente.

Generar un compromiso por escrito de cada individuo con los principios de orden y limpieza.

Realización de fiestas y entregas de premios, por el compromiso con el orden y la limpieza.

Evitar de parte de los directivos la existencia del doble mensaje. Sí se dice que el orden y la limpieza son fundamentales, ellos deben dar el ejemplo en torno a ello, y además le deben dar prioridad en sus reuniones, y en la entrega de fondos para hacer posible un mejor orden y limpieza.

Es menester darle un fuerte impulso al sistema y su implementación mediante el compromiso pleno de sus directivos, comprometiéndose ellos con el cambio de cultura organizacional. Debiendo fijarse cronogramas de tareas a los efectos de un reordenamiento y limpieza dentro de plazos preestablecidos.

Las políticas, planes y estrategias deben ser muy claras y precisas en cuanto a la importancia que para los directivos y la organización tiene que el ordenamiento y la limpieza sean elementos prioritarios.

Deben evitarse todo tipo de medidas disciplinarias, apostándose a la concientización mediante el liderazgo, el compromiso y la motivación.

El SCOL es muy importante por cuanto es el paso previo a mayores y trascendentales implementaciones como puede ser el sistema de trabajo Just in Time, de allí la crítica importancia que tiene su puesta en marcha y el logro de sus objetivos.

Para una total compenetración es menester mejorar la información y comunicación interna, acompañado ello de un claro y poderoso liderazgo.

9. Conclusiones

La falta de orden y limpieza es un factor crítico en materia de productividad, calidad y costes, por lo tanto su atención es primordial. Pero no vale de nada, o poco sirve, copiar modelos basados en culturas centenaria o incluso milenariamente enfocadas en torno a la disciplina y éticas de trabajo y compromiso social. Mucho mejor es generar y construir una cultura propia de ordenamiento, limpieza y calidad.

La excelencia y la competitividad no se consigue en ambientes y lugares desordenados y sucios, o poco limpios, ello es algo que deben entender y comprender claramente los empleados, pero también los directivos de las empresas.

La falta de aseo y orden caracteriza a las empresas carentes de competitividad. Su existencia no asegura el triunfo, pero su inexistencia si asegura la derrota. Ejecutar un plan de ordenamiento y limpieza es primordial para entrar en el juego competitivo del Siglo XXI.

La falta de orden y limpieza es un fuerte generador de improductividades y despilfarros, por lo que su puesta en práctica no sólo mejora la calidad de vida laboral, sino que ello va acompañado de importantes incrementos en la rentabilidad de la empresa.

Autor

Mauricio Lefcovich

Consultor en Administración de Operaciones

Trabajo correspondiente a Enero-2007