La necesidad de una Ley de Archivo en el Estado de Querétaro (México) (página 2)

Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenómenos que configuran el anárquico espectro que prevalece en la operación de los archivos públicos en los diferentes niveles de gobierno, y que son las siguientes:1. Obsolescencia o inexistencia de sistemas y métodos de trabajo archivístico.En muchos entes públicos se carece de archivos formalmente establecidos, es decir se carece de áreas especializadas con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeño de la función archivística. Igualmente es común encontrar archivos que funcionan con arreglo a criterios personales, aislados de su entorno y operando cada uno ''por su cuenta'', producto de:a) Ausencia de políticas formales para la producción de documentos e integración de información documental en expedientes y series;b) Uso de sistemas técnicos de clasificación y ordenación obsoletos o inaplicables para los archivos;c) Ausencia de criterios y métodos para la valoración, selección y depuración documental, con la consecuente sobre acumulación de acervos sin valor permanente o histórico; yd) Desconocimiento de técnicas, normas e instrumentos para la organización, conservación, preservación, y difusión de la información que contienen los archivos.

2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados.Es práctica común que la mayoría de los casos de los recursos humanos encargados de los archivos, se trata de personal ''castigado'', sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, y consecuentemente sin programas de capacitación.Los recursos materiales a disposición de estas áreas a menudo son inadecuados (cajas de archivo y estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservación de acervos y con severos riesgos de siniestros o de humedad). Por otra parte la incorporación de tecnología para el manejo de archivos se hace en forma desordenada, ya que se piensa que la digitalización de los acervos es la solución mágica a los problemas de los archivos, sin embargo se carece políticas y normas para el manejo de información electrónica.

3. Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social.Resulta esencial comprender que la solución a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitación del personal, o de la incorporación de tecnologías e incluso de la generación de normatividad técnica o jurídica por sí solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no sólo operan mal desde un punto de vista técnico. Rebasan los ámbitos de su organización y ordenación, por lo que las soluciones que se instrumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.

De ahí que la organización de archivos públicos, su preservación, conservación, custodia y resguardo y el derecho de acceso a la información pública se traduzcan en un conjunto indisoluble que reflejan la evolución democrática de los gobiernos.

Los archivos públicos se constituyen en un eje fundamental en virtud que su adecuada conservación y disposición permitirá que el acceso a la información que contienen sea una realidad. De ahí que sea menester homogeneizar el lenguaje de los archivos públicos del Estado y su funcionamiento para ofrecer una mejor perspectiva frente a la gran responsabilidad que los servidores públicos tienen frente al futuro.

Es importante que a través de esta ley:

a) se establezcan sistemas y métodos de trabajo archivístico basado en los principios de archivonomía aceptados internacionalmente, constituyendo sistemas institucionales de archivos con base en el ciclo vital de los documentos, con el cual se contemplan tres clases de archivos de trámite, de concertación y archivo histórico;

b) se regulen los recursos operativos y materiales para el adecuado funcionamiento y conservación de los documentos de archivo; se coordine la relación entre las áreas de archivo de los entes públicos y las demás de la institución.c) se detallan los instrumentos de control archivístico cuya elaboración quede a cargo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de cada ente público.La Ley de Archivos del Estado de Querétaro debe contener como mínimo lo siguiente:En el primer título relativo a Disposiciones Generales deberá definirse cuales son los entes públicos obligados al cumplimiento de la Ley de Archivos del Estado de Querétaro, el objeto de la Ley, así como los principios que regirán en la interpretación y aplicación de esta Ley, contemplándose los de orden original, procedencia e integridad, adicionalmente se establece la terminología básica para el desarrollo de archivos modernos, dinámicos, y adecuados a los retos que plantea el óptimo desempeño de las instituciones públicas y los derechos democráticos. Debe hacerse una vinculación con la Ley Estatal de Acceso a la Información Gubernamental del Estado de Querétaro.

En el Título segundo deberá normarse lo relativo a la organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos del Estado de Querétaro, detallándose el ciclo vital de los documentos y conforme a las etapas que lo conforman se integrará dentro de cada ente público como sistema institucional de archivos, considerándose importante administrar la información archivística de los entes públicos a lo largo de su ciclo vital, favoreciéndose el uso de la información archivística como herramienta de gestión, memoria documental de las instituciones y elemento central en las acciones de transparencia y rendición de cuentas públicas.Es indispensable diseñar una organización acorde con la realidad del Estado y sus necesidades, que imponga la obligación a toda entidad pública de mantener tantos archivos de trámite como unidades administrativas tengan, así como un archivo de concentración por cada entidad pública, estableciendo la responsabilidad para cada uno de los Poderes Públicos, los Ayuntamientos y los organismos dotados de autonomía de establecer un archivo de concentración secundaria y un archivo histórico, pudiendo convenir con el Poder Ejecutivo que estos dos últimos sean custodiados por éste; lo que significa que el Poder Ejecutivo obligadamente debe tener tanto un archivo de concentración secundaria como histórico. Aunado a lo anterior, se propone un método para la baja documental en el que participa el Sistema Estatal de Archivos, que garantiza que la destrucción de los documentos no lesionará el derecho de acceso a la información pública por un lado y por el otro el importante legado histórico que muchos documentos de interés público poseen, para ello se sugiere crear la figura del Comité Histórico, es importante también establecer la obligación de las personas de derecho privado que generen o posean documentos de interés público para que los administren, resguarden y conserven.

Se deberá establecer la obligación de las personas de derecho privado que generen o posean documentos de interés público para que los administren, resguarden y conserven siguiendo los criterios generales de esta ley.

El capítulo tercero deberá estar conformado por un único artículo, que impone a los particulares el compromiso de privilegiar al Estado para donar, vender o reproducir documentos de interés público que sean de su propiedad.

El capítulo cuarto, deberá clarificar y delimitar las responsabilidades de los órganos colegidos que propongo que integre el Sistema Estatal de Archivos, órgano elegido a través del sufragio, lo que garantiza la participación democrática en la toma de decisiones del Sistema.

Por último, en el capítulo quinto se deberán establecer las sanciones para los que infrinjan lo dispuesto en esta iniciativa, particularizando algunas conductas que por su importancia deben ser debidamente especificadas.

Entre los órganos que deberán ser creados por esta Ley para regular y operar los archivos en el Estado de Querétaro, se deberán encontrar los siguientes:1. El Consejo General de Archivos del Estado de Querétaro, el cual será un órgano asesor en la normatividad, y consulta en materia de archivos públicos; se integrará por un Presidente, una secretaría técnica, tres secretarios representantes de los órganos ejecutivo, legislativo y judicial, así como un vocal por cada uno de los órganos autónomos.Entre sus funciones contará con las de: apoyar en el diseño de metodologías para el ejercicio de los procesos archivísticos del ciclo vital de los documentos; coordinar y supervisar el óptimo funcionamiento de la Red de Archivos del Estado de Querétaro; apoyar a los entes públicos en los programas de capacitación y actualización profesional de los archivistas del Estado de Querétaro; elaborar el registro del patrimonio documental del Estado de Querétaro.2. El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) será el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente público, que estará integrado por un Presidente, recayendo el nombramiento en el Director General de Administración o equivalente en cada ente público; habrá una Secretaría Técnica, a cargo del Coordinador de Archivos del ente público; una Secretaría Ejecutiva, que estará a cargo del responsable de la Oficina de Información Pública; los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico, con el carácter de vocales y los representantes de la Dirección Jurídica o equivalente, del órgano de control interno del ente público, así como de las áreas de Informática y Sistemas, recursos financieros y contraloría.Entre sus funciones destacarán la de constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público; realizará programas de valoración documental; Propiciará el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público, y aprobará los instrumentos de control archivístico.

la administración de archivos, garantizar la transparencia y acceso a la información de la ciudadanía, el acceso a la información, la protección de datos personales y la eficacia administrativa.

Metodología en la ley

Los archivos carecen de una organización formal e institucionalmente definida, lo que ocasiona que generalmente operen en forma aislada, desarrollando funciones de acuerdo con las directrices dictadas por el personal encargado del archivo en cada institución, sin reglas previamente establecidas que formalicen su actividad y los protejan en tanto instrumento y memoria de la gestión pública. Todas estas razones los hacen perder de vista el fin común que podría vincularlos como un sistema, esto es, administrar la información archivística de las instituciones a lo largo de su ciclo vital, favoreciendo el uso de la información archivística como herramienta de gestión, memoria documental de las instituciones y elemento central en las acciones de transparencia y rendición de cuentas públicas.

Para la elaboración de los Sistemas Institucionales de Archivos se deberá tomar en consideración:• Fundamentarlo metodológicamente en el concepto de ciclo de vida de los documentos, que permite diferenciar tanto la estructura, como el funcionamiento integral del sistema.Como componentes de los sistemas institucionales de archivos se establecen los componentes normativos integrados por una coordinación de archivos y por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Por lo que corresponde a los componentes operativos estos se integran por las unidades: Central de Correspondencia, de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico; y por las Unidades particulares en cada Área Administrativa denominadas Unidad de Documentación en Trámite y Unidad de Archivo de Trámite.

• Fundamentarlo teóricamente en la Administración de Documentos como modelo para su construcción.• Fundamentarlo instrumentalmente a partir del diseño, creación y formalización de sus componentes, tanto de regulación como de operación, y dotarlo de los recursos mínimos indispensables para su funcionamiento.Como componentes de los sistemas institucionales de archivos se establecen los componentes normativos integrados por una coordinación de archivos y por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Por lo que corresponde a los componentes operativos estos se integran por las unidades: Central de Correspondencia, de Archivo de Concentración y de Archivo Histórico; y por las Unidades particulares en cada Área Administrativa denominadas Unidad de Documentación en Trámite y Unidad de Archivo de Trámite.

Metodología en la investigación

La metodología fue en base a la lectura de la Ley de Archivos de los Estados de Coahuila, Guanajuato y el D.F., además de estar investigando en diversos documentales como elaborar un ensayo.

Bibliografía

Ley de Archivo del D.F.

Ley de Archivo de Coahuila

Ley de Archivo de Guanajuato.

Autor:

C.P. Roma Palmira Castro Reyes

Querétaro, Qro.

Jueves 13 de agosto de 2009.