La necesidad de una Ley de Archivo en el Estado de Querétaro (México)
Enviado por ROMA PALMIRA CASTRO REYES
Planteamiento del Problema
1.1 Pregunta Inicial (Tema): Ley de Archivo en el Estado de Querétaro.
1.2 Delimitación del Tema-Problema: ¿Cuál es la necesidad de crear una Ley de Archivo en Querétaro? Partiendo del hecho de que el archivo es una herramienta indispensable para la gestión pública, para la construcción de la memoria histórica de nuestra sociedad y que constituye un elemento central en las acciones de transparencia, sustenta la necesidad de legislar una Ley de Archivo en el Estado de Querétaro.
1.3 Objetivo: El objetivo es establecer claramente la metodología para preservar a los documentos durante sus ciclos vitales, crear las condiciones para que la memoria documental e histórica sea considerada patrimonio cultural del Estado de Querétaro, así como consolidar con auxilio de la archivonomía, el ejercicio de la transparencia, la rendición de cuentas, el derecho de acceso a la información pública, la protección de datos personales y resolver problemas como el deterioro, extravío, sustracción y destrucción discrecional de los documentos donde se hacen constar los actos de gobierno.
2.- Justificación del Proyecto: En muchos entes públicos del Estado de Querétaro se carece de archivos formalmente establecidos; hay ausencia de políticas para la producción de documentos e integración de información documental en expedientes y series, así como una ausencia de criterios y métodos para la valoración, selección y depuración documental. Ello produce una sobreacumulación de acervos sin valor permanente o histórico.
Los recursos materiales para la organización, custodia y conservación de archivos, en su mayoría son inadecuados o insuficientes.
No se hace un uso adecuado para la incorporación de tecnología en el manejo de archivos; se
piensa erróneamente que la digitalización es la solución, y se carece de políticas para el manejo de información electrónica. Se requiere de un esfuerzo integral, conjunto y ordenado en las instituciones, ya que la solución al manejo de archivos no depende de la capacitación del personal, o de la incorporación de tecnologías e incluso de la generación de normatividad técnica o jurídica por sí solas.
3.- Hipótesis: El patrimonio cultural de un pueblo se encuentra constituido por todos aquellos bienes y valores culturales que son expresión de su nacionalidad, de entre los cuales se encuentran los bienes documentales públicos que los entes gubernamentales generan, reciben, consultan y tramitan en el ejercicio de las actividades que le son propias.
En este sentido, más allá del valor histórico que algunos documentos de interés público puedan tener, su contenido se traduce en fuente de información para el particular interesado en conocer lo que los entes públicos hacen con el mandato que les ha sido conferido.
El artículo 6° Constitucional establece los principios y bases que el Estado de Querétaro debe observarr en materia de Acceso a la Información, estableciéndose en materia de cuidado y protección de archivos, en la fracción V, de dicho precepto lo siguiente:''Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.''
Los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión pública y para la construcción de la memoria histórica del Estado de Querétaro, son por lo tanto un elemento central de las acciones de transparencia gubernamental y rendición de cuentas.El manejo, clasificación, conservación y difusión de los archivos ha sufrido una crisis funcional a partir del fenómeno denominado ''explosión de documentos'', caracterizado por la producción masiva de información documental en los entes públicos. Esto obedece a diversas causas como lo son:• El acelerado crecimiento, diversificación y complejidad de la administración pública;• El crecimiento acelerado de la oferta y demanda de bienes y servicios entre la población y estructuras gubernamentales;• El uso intensivo de técnicas y tecnologías modernas para la generación, reproducción y transmisión de documentos;• La llamada cultura de ''las mil y una copias'' en combinación con procedimientos de trabajo viciados y anacrónicos; y• La ejecución de procesos de gestión y tramitación de asuntos excesivamente burocratizados.
Que los problemas más característicos en la operación de los archivos en los entes públicos se agrupan en tres grandes categorías.
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