La evidencia en Auditoría (Nicaragua) (página 2)

Ejemplos: Cuentas de valuación deducidas del activo correspondiente. Estadísticas de producción agrícola año 2006, por rubros.

En una Auditoría de índole financiera, la tarea básica del auditor consiste en evaluar las aseveraciones contenidas en los estados financieros y la adherencia de las mismas a las normas y principios de contabilidad (NIIF, PCGA). En una auditoría operacional, además de evaluar las transacciones relativas a la gestión de la Entidad u Organismo Público, deberá evaluar las aseveraciones contenidas en informes sobre gestión y revelar desviaciones a los principios de economía, eficiencia y eficacia. Para ambas situaciones, el auditor deberá acumular y evaluar la evidencia de auditoría necesaria para sustentar sus conclusiones sobre el trabajo llevado a cabo, basado en su juicio profesional, salvaguardando dicha evidencia en los papeles de trabajo.

2.2 Competencia

La evidencia es competente si es conforme a la realidad. Es decir, la evidencia es competente si es válida. Para ser competente, la evidencia se debe obtener de una fuente confiable. En este contexto, la competencia se puede pensar en un sinónimo de confiabilidad. Hay acuerdo general en las siguientes maneras de determinar la confiabilidad de la evidencia:

• La evidencia obtenida de una fuente creíble e independiente genera más convicción de confiabilidad que la evidencia generada de forma subjetiva;
• La evidencia desarrollada bajo buen sistema del control interno es probable que sea más confiable que la evidencia obtenida donde está insatisfactorio o inexistente tal control;
• La evidencia directa generada con la observación o el análisis es más confiable que la evidencia indirectamente obtenida;
• La corroboración de la evidencia es una técnica poderosa para aumentar la confiabilidad. Esto implica que el auditor busque diversos tipos de evidencia en diversas fuentes;
• La evidencia documentada es considerada usualmente más confiable que la evidencia oral;
• La evidencia oral que es corroborada por escrito es más confiable que la evidencia oral por sí sola;
• Los documentos originales son más confiables que las fotocopias (sí los originales son fotocopiados, el auditor debe anotar la fuente del original y la fecha de la copia, y sí es preciso hacerlos legalizar);
• La evidencia testimonial obtenida bajo condicione en que las personas pueden hablar libremente es más confiable que la evidencia obtenida bajo compromiso o condiciones de coacción;
• La evidencia testimonial obtenida de alguien que es imparcial y tiene conocimiento completo del área, es más confiable que la evidencia testimonial de alguien que es poco confiable o tiene solamente conocimiento parcial;

GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA.

2.3 Suficiencia

La suficiencia se refiere a la cantidad de la evidencia requerida, para emitir una opinión de un objetivo de la auditoría. Los auditores deben preguntarse si ellos tienen suficiente evidencia para persuadir a una persona razonable de la validez de los hallazgos de auditoría.

La cantidad de las evidencias se mide principalmente por el tamaño de la muestra que escoge el auditor. Así por ejemplo, para un determinado procedimiento de auditoría, las evidencias obtenidas de una muestra de 200 serían más confiables que una muestra de 100.

Existen varios factores que determinan la idoneidad de los tamaños de muestras en las auditorias. Los dos más importantes son la expectativa de errores por parte del auditor y la eficacia de la estructura de control interno del auditado. Supongamos que en la auditoría a una entidad u organización X, el auditor llega a la conclusión de que existe una alta probabilidad de que el inventario sea obsoleto debido a la naturaleza de la industria del cliente. En este caso, el auditor tomará más muestras del inventario para verificar la obsolescencia, que si estuviera realizando una auditoría y observa que es baja la probabilidad de obsolescencia. De igual manera, si el auditor llega a la conclusión de que el ente auditado tiene controles internos eficientes en el registro de sus activos fijos, puede garantizarse un tamaño de muestra menor en la auditoría de adquisiciones de activos fijos.

Otros factores a considerar en la determinación de la suficiencia de la evidencia incluyen:

• La calidad de la evidencia recolectada;
• El nivel de la materialidad o significado de los hallazgos;
• El grado del riesgo asociado que viene de una opinión incorrecta;
• La experiencia ganada en exámenes anteriores de la auditoría en cuanto al grado o la confiabilidad de los expedientes y de las representaciones de la auditoría;
• La evidencia persuasiva de la auditoría; y
• El costo de obtener la evidencia relativa de los beneficios en términos del soporte de hallazgos.

2.4 Oportunidad

La oportunidad de las evidencias de auditoría puede referirse al momento en que son recopiladas o al período que abarca la auditoría. Generalmente, las evidencias son más convincentes cuando se obtienen lo más cerca posible de la fecha del balance. La evidencia obtenida sobre la que se basan las observaciones y conclusiones debe ser actual para ser tomada como fundamento que las soporte

2.5 Efecto combinado

La credibilidad de las evidencias sólo se evalúa después de considerar la combinación de la relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad. Una muestra grande de evidencias muy competentes no es convincente a menos que sea relevante para los objetivos de la auditoría que se están poniendo a prueba.

Una gran muestra de datos que no es competente ni oportuna tampoco es creíble. De igual forma, una pequeña muestra de tan solo una o dos piezas de evidencias relevantes, competentes y oportunas también carecen de credibilidad. El auditor debe evaluar el grado en el cual las cuatro cualidades se han cumplido para decidir sobre la credibilidad.

III. CLASES DE EVIDENCIA

En la bibliografía sobre auditoria encontramos las siguientes Clases de Evidencia:

Evidencia Física

Evidencia Testimonial

Evidencia Documental

Evidencia Analítica.

3.1 Evidencia Física

Se obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observación directa de:

 Las actividades ejecutadas por las personas.

 Los documentos y registros.

 Hechos relacionados con el objetivo del examen.

Tal evidencia debe documentarse en memorándums que resuman los asuntos revisados u observados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la inspección y fotografías, cuadros, mapas u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una situación ya sea en un informe o en una presentación verbal. Por ejemplo, una fotografía fila clara de una bodega de almacenaje que ilustra prácticas inapropiadas o ineficientes tiene un impacto mucho mayor que palabras que explican dichas prácticas.

3.2 Evidencia testimonial

La evidencia testimonial es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden constituir de memorándums basados en notas tomadas durante las entrevistas, preferiblemente firmados por las personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas las conversaciones. La declaración verbal o escrita de un funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios, tiene un valor limitado como evidencia, Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, sin embargo, si están corroboradas por revisiones de los registros y de las pruebas físicas de inventario.

Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de información

(Explicaciones, justificaciones, líneas de razonamiento e intenciones), para proporcionar guías que no serán fáciles de obtener a través de una prueba independiente de auditoría.

3.3 Evidencia documental

La forma más común de evidencia en la auditoría consiste de documentos clasificados como:

 Externos – aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y correspondencia que se recibe).

 Internos – aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia que se envía, guías de recepción y comunicación interna).

El auditor debe considerar constantemente la confiabilidad de las formas de evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más digno de confianza que el mismo tipo de documento obtenido a través de la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos de la entidad pueden haber sido alterados. Seria difícil alterar la mayoría de los documentos externos sin que pueda detectarse la alteración. Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una verificación en la fuente de origen.

3.4 Evidencia Analítica

Se obtiene la evidencia analítica al analizar o verificar la información. La evidencia analítica puede originarse de los resultados de:

1. Computaciones

2. Comparaciones con:

 Normas prescritas;

 Operaciones anteriores;

 Otras operaciones, transacciones o rendimiento;

 Leyes o reglamentos;

 Decisiones legales.

3. Raciocinio

4. Análisis de la información decidida en sus componentes.

El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia le orienta y facilita en el análisis.

3.5 FUENTES DE LA EVIDENCIA

IV. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN y EVIDENCIA.

4.1 Conceptos Básicos

Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por los auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, que le permitan formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.

El examen de cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que realiza.

En la Auditoría de Gestión, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación en auditoría, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar.

4.2 Tipos de Técnicas

Las técnicas que se utilizan en auditoría para la recolección de información se clasifican en:

• Verbales
• Oculares
• Documentales
• Físicas
• Escritas

4.2.1 Verbales

Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados.

Las técnicas verbales pueden ser:

– Indagación: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de entrevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.

– Encuestas y cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

4.2.2 Oculares

Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control.

Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc.

Las técnicas oculares pueden ser:

– Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso.

– Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

– Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones, que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría.

– Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecución.

4.2.3 Documentales

Consisten en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser:

– Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican.

– Computación: Es el análisis de documentos, datos o hechos asistidos por computador y los software especializados.

– Revisión Analítica: Consiste en el análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas.

– Estudio General: Esta técnica se aplica al inicio del trabajo del auditor, sobre la base de su experiencia y juicio profesional y generalmente requiere la aplicación de otras técnicas. Consiste en la evaluación general de la información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables, información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de gestión, contratación, etc.

4.2.4 Físicas

Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la inspección.

– Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras técnicas como son: indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

4.2.5 Escritas

Consiste en reflejar información importante, para el trabajo del auditor. Esta técnica se aplica de las formas siguientes:

– Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada.

– Conciliación: Consiste en confrontar información producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen.

– Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.

• Cálculo: Consiste en la verificación de la exactitud aritmética de las operaciones, contenidas en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos.
• Tabulación: Se realiza mediante la agrupación de los resultados importantes, obtenidos en las áreas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones.

4.3. Aplicación de las Técnicas

La aplicación de las técnicas de auditoría, conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los auditores y para lo cual se emplea:

1. Consisten en simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación, mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución, unidad administrativa, programa o actividad examinada.

   Se puede utilizar el cálculo de probabilidades, para determinar cuál debe ser el tamaño de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional. 

2. Pruebas selectivas.
3. Muestreo estadístico

Consiste en que la selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población.

El muestreo estadístico requiere que el auditor defina claramente los estándares utilizados, para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar a que sea representativa de todo el grupo.

Su utilización no elimina el juicio del auditor pero sí lo complementa, en cuanto permite a los auditores medir y controlar el riesgo de muestreo, así como la confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de auditoría.

BIBLIOGRAFÍA

• Alvin Arens. Auditoria Integral. 1995. Editorial Mc Graw Hill.
• John W. Cook. Auditoria. Tercera Edición. México 1987. Editorial Mc Graw Hill.
• Ray O. Whittington. Auditoria un Enfoque Integral. Doceava Edición. Editorial Mc Graw Hill.
• Robert Grinaker. Auditoria Examen de los Estados Financieros. México 1973. CECSA.
• Arthur Holmes. Principios Básicos. México 1978. CECSA.
• Lidia Suazo Y. Papeles de trabajo de Auditoría Externa e Interna. La Paz Bolivia. Editorial Urquizo, S. A.
• Enrique Hernández. Auditoria en Informática un Enfoque Metodológico. México 1995. Editorial Continental.
• Manual de Auditoria Contraloría General de la República. Nicaragua 2001.
• Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua, Seminario sobre Papeles de Trabajo. Managua, Nicaragua 2000.
• Comité Internacional de practicas de auditoría (IAPC). Normas Internacionales de Auditoría. www. Ifac.org.commitees.iapc.

Geovanni José Rodriguez Orozco

MANAGUA NICARAGUA ENERO DE 2007