Los Sistemas de Información en la proyección al éxito

Resumen

Esta investigación se desarrolló en la UCI, universidad ubicada en La Habana bajo la problemática existente en la empresa PDVSA de Venezuela de la inexistencia de la automatización de los procesos de Gestión y Reporte de Indicadores de Refinación que permitan de forma eficiente la gestión de los mismos. La misma tuvo como objetivo desarrollar bajo software libre un sistema informático que permita automatizar los procesos de Gestión y Reporte de información de los Indicadores de Refinación de PDVSA teniendo como base la gran importancia que tiene la información como recurso para la toma de decisiones y fundamentado en las propiedades de accesibilidad, integridad y confiabilidad de la información.

Introducción

En la actualidad el flujo constante de información ha hecho necesaria la creación de herramientas para facilitar su uso, manejo y acceso. En una organización, debido a la variedad de documentos que se generan durante el desarrollo de sus actividades cotidianas, suelen presentarse problemas relacionados con el ordenamiento de datos en bases convencionales, debido a la falta de homogeneidad en la información que se quiere almacenar y problemas de seguridad e integridad de la información.

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI), comúnmente llamado Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

DESARROLLO:

Información

La información es agregación de datos que tiene un significado específico más allá de cada uno de éstos. Un ejemplo: 2, 0, 0 y 1 son datos; 2001 es una información. La información ha sido siempre un recurso muy valioso, revalorizado hoy más aún por el desarrollo y la expansión de las TIC (1). Es la expresión material del conocimiento con fines de uso.

Consiste en la simple recopilación de datos. Conjunto o totalidad de ciertos datos y hechos conocidos que se obtienen como resultado del análisis, síntesis y evaluación de otros datos.

Es la materia prima para la toma de decisiones, es el ingrediente imprescindible para lograr mejorar las prestaciones de servicios, así como la planificación de las principales actividades económicas dentro de la empresa.

Es importante resaltar que para que la información sea valiosa, tiene que ser accesible, íntegra y confiable. En otras palabras, debe estar disponible y su obtención debe ser relativamente fácil y rápida, debe tener calidad y las vías por las que se obtiene deben ser seguras, confiables, además de que solo puede ser modificada, transformada por las personas, equipos o entidades que tengan ese permiso, no por extraños, es decir, que estén autorizados a realizar dicha acción. Esta llega a ser el determinante más importante para cualquier empresa u organización.

• Confidencialidad de la información:

Condición que asegura que la información no pueda estar disponible para personas, entidades o procesos no autorizados.

• Integridad de la información:

Condición que garantiza que la información sea modificada, incluyendo su creación y borrado, sólo por el personal autorizado, permite asegurar que no se ha falseado ni alterado la información, ni intencional, ni accidentalmente.

En el ámbito de las comunicaciones, un aspecto de la integridad es la autenticidad, proporciona los medios para verificar que el origen de los datos es el correcto.

• Disponibilidad de la información:

Condición que garantiza que la información está en el lugar, momento y forma en que es requerido por el usuario autorizado.

Gestión de la Información

La Gestión de Información es el proceso que se encarga de suministrar los recursos necesarios para la toma de decisiones, así como para mejorar los procesos, productos y servicios de las organizaciones. Es el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización. Su utilidad está dada en función de su aporte a los procesos de toma de decisiones, creación de productos y solución de problemas, entre otros aspectos (2).

Es todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta (3).

Ciertas organizaciones, incluso actualmente, son incapaces de comprender que la información es un recurso, un valor o un activo igual que cualquier otro y que como recurso tiene características que lo hacen similar o diferente a los demás, o sea, que se adquiere a un costo, posee valores, requiere del control de sus costos, tiene un ciclo de vida y puede procesarse.

Solo aquellas organizaciones que gestionen de forma correcta y organizada la información que circula por su interior lograrán tener éxito. No es tarea fácil lograr una buena gestión de la información, es decir, un problema evidente que enfrentan las distintas organizaciones es que no siempre resulta sencillo controlar todo el flujo de información que se genera en la misma.

Emisión de la Información

Emisión de la Información es la acción de transmitir, manifestar, poner en público, dar a conocer algo que se desea. En este caso se trata de la disponibilidad de la información cuando sea necesario y por los medios adecuados. Una correcta emisión de la información lleva consigo la seguridad de la misma, es decir, esta tiene como objetivo devolver y facilitar la obtención de la información pero en perfecto estado, con exactitud, precisión y validez, de lo contrario, este proceso no tendría valor alguno debido a que lo obtenido carecería de valor.

Una correcta emisión de la información proporciona a los usuarios información eficaz, oportuna, precisa y confiable. Por tanto, es de suma importancia mantener la seguridad e integridad de la información contra su revelación, su alteración o destrucción no autorizada, para ello hay que garantizar que solo los usuarios autorizados puedan hacer uso de la misma de acuerdo a sus privilegios y derechos. La emisión de la información que ocurre de forma eficiente es aquella que presenta una variedad en forma de presentación de la información, en la que el tiempo de respuesta, de envío es la mínima, es aquella que presenta la información con total exactitud, fiabilidad y seguridad. La entrega adecuada de la información depende de varios factores, estos son: Capacidades de Hardware, Software y Capacidad de la organización para poder manipular la información.

Seguridad Informática o Seguridad de la Información

Conjunto de medidas (administrativas, organizativas, físicas, técnicas legales y educativas) dirigidas a prevenir, detectar y responder a las acciones que pongan en riesgo la integridad, confidencialidad y disponibilidad, de la informatización que se procesa, intercambie, reproduzca o conserve a través de las TIC. (4)

Proteger la información es una actitud legítima; monopolizarla, impedir que otros accedan a ella, puede ser arbitrario. Por supuesto, hay tipos de información que por su sensibilidad, por su carácter, deben protegerse. Es inaceptable, tanto un criterio absolutamente liberal en materia de acceso a la información, como una posición absolutamente restrictiva. (5)

La información puede ser Pública o Confidencial. La Pública puede ser conocida por cualquiera, a diferencias de esta última que solo puede ser accedida por sus dueños. De forma general, la información debe ser protegida porque son muchos los interesados en hacer daño y que quieren destruirla; mucho más la que es de carácter confidencial, esta ha de gozar de una protección especial, tendente a evitar su filtración, divulgación o difusión a terceros, debido a que estas son acciones que solo pueden causar graves perjuicios.

La información que cada quien tiene en su computadora es muy importante. No hay ninguna diferencia en la utilidad que ésta pueda o no tener, sino que es propia. Por este simple y sencillo hecho es muy importante estar siempre prevenidos por cualquier inconveniente que pudiese suceder. Es necesario que la información se mantenga íntegra, sin alteraciones y modificaciones producidas por personas no autorizadas, debido a que si esto ocurre, deja de tener valor, deja de ser importante.

Son muchas las formas que se tienen para obstaculizar las malas acciones que se intentan a diario en contra de la información:

• Limitar el acceso a la información confidencial: Permitir el acceso a dicha información sólo al personal que por razón de su cargo o funciones es necesario que acceda a dicha información, no permitiendo tal acceso al resto del personal.

• Establecer medidas técnicas que permitan la visualización o tratamiento de información confidencial: Uso de contraseñas para el acceso a los documentos, criptografía, etc.

• Realizar de copias de seguridad: Evitar la pérdida de información confidencial o sensible en caso de catástrofe, guardando una copia fuera de las instalaciones principales de la empresa.

Influencia de una buena Gestión de la Información en el éxito

Está dado por su aporte a los procesos de toma de decisiones y solución de problemas además de que da soporte y fundamento a los objetivos de la organización abriendo camino al éxito. La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso. El contar con un sistema de gestión ayudará de sobre manera a convertir los datos en información muy valiosa para la toma de decisiones. Dentro de cualquier organización, la información fluye día a día, y cada actividad genera más, que puede apoyar las distintas tareas que se llevan a cabo para su buen funcionamiento. En todos los departamentos de todas las organizaciones se generan datos que tienen que ser convertidos en información, de lo contrario, se estaría perdiendo un potencial enorme, cada departamento verá e interpretará los mismos datos en diferente tipo de información, es aquí donde una BD realmente es importante.

Los datos históricos de una empresa pueden marcar el camino a seguir para las tareas que se lleven a cabo dentro de la misma, estos datos no son sino información almacenada y procesada para su interpretación y para ser tomada en cuenta como una guía a seguir de lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer según experiencias de la misma empresa. Cualquier empresa que no registre sus actividades, constantemente se verá en los mismos errores una y otra vez hasta que se percate de cuál es el error y lo documente para su utilización en un futuro.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. El manejo de información permite identificar cuáles son las fortalezas con las que se cuenta y cuáles son las debilidades, con esto se puede tener una planificación más alcanzable y factible, se puede identificar donde se tiene que trabajar más y que parte de la empresa necesita mayor atención. Esto ayudará a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización. El objetivo básico de la información es la de apoyar a la toma de decisiones y así tener bases sustentables para poder decidir qué es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los objetivos que se planificaron; contar con un mayor número de armas para afrontar el camino que decidirá el futuro de la organización. Cualquier empresa debe poner una atención sumamente especial en la información que genera cada día, la adecuada interpretación echará los cimientos necesarios para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado que se tenga y se obtendrá una mayor oportunidad de crecimiento y expansión de mercado.

Una institución, una empresa de información es una organización del conocimiento, que mediante un conjunto de procesos, gestiona las capacidades, provee a los equipos de trabajo con recursos para la solución de los problemas de forma eficiente y obtención de la calidad en el menor tiempo posible, con el objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y de aumentar las ganancias. En este sentido, el profesor Gilberto Sotolongo expresa que: "La Gestión de la Información se ocupa de los resultados finales, no sólo de citas y localizaciones" (6).

Sistema

Un Sistema es un conjunto de elementos que, ordenadamente relacionados entre sí, contribuyen a determinado objeto. Medio, modo o manera usados para hacer algo o lograr un objetivo (7) (8).

Conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Sistema de Información:

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un Sistema de Información no necesariamente incluye equipo electrónico. En la práctica se utiliza como sinónimo de Sistema de Información Computarizado, que son los Sistemas Informáticos.

• Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• 1. Entrada de información: Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

• 2. Almacenamiento de información: Es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.

• 3. Procesamiento de la información: Esta actividad permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

• 4. Salida de información: Es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Sistema Informático:

Un Sistema Informático es un conjunto de partes (hardware y software) que funcionan relacionándose entre sí con un objetivo preciso (9). No es más que la automatización de los procesos básicos que realiza un Sistema de Información.

Un Sistema Informático típico emplea una computadora (que usa dispositivos programables) para capturar, almacenar, procesar datos y ponerlos a disposición de quien se considere oportuno.

Los sistemas informáticos cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

• Automatizar Procesos y reducir costos.

• Proporcionar Información que sirva de apoyo para la Toma de Decisiones.

• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Actualmente los sistemas informáticos son una herramienta necesaria y básica para el flujo y control de la información en una empresa, es una fuente de información para tomarse como apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y proporciona los conocimientos básicos para la realización de las actividades de cualquier departamento.

Conclusiones

Muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. Las TIC permiten integrar en espacios virtuales todas las actividades necesarias del día a día de la empresa. Son fuentes importantes de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes, ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global, una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres que quieren llegar al éxito.

Referencias Bibliográficas

• 1. definición.org. [En línea] [Citado el: 26 de 11 de 2007.] http://www.definicion.org/informacion.

• 2. FERNÁNDEZ, I. y M. SUÁREZ. Estudio sobre la unificación de conceptos en Ciencias de la información, Bibliotecología y Archivología: Una propuesta fundamentada. Habana: s.n., 1996.

• 3. WOODMAN, L. Information management from strategies to action. London, ASLIB: s.n., 1985.

• 4. Vialart VN., Seguridad informática. Módulo de Gestión de Información en Salud .Aula Virtual. [Disponible en http://www.aulauvs.sld.cu.] Maestría de Psicología de la Salud.

• 5. Ponjuan DG. Gestión documental, de información y del conocimiento…..punto de contactos y diferencias. [CD-ROM]. Maestría de Psicología de la Salud. ENSAP-CEDISAP. 1987-2006.

• 6. G, Sotolongo Aguilar. Derroteros de la gestión de información y documentación en las organizaciones. 1992.

• 7. Kellogg, Michael. WordReference.com. [En línea] [Citado el: 19 de 12 de 2007.] http://www.wordreference.com/definicion/sistema.

• 8. Real Academia Española. [En línea] 2001. [Citado el: 15 de 10 de 2007.] http://buscon.rae.es/draeI/.

• 9. alegsa.com. [En línea] [Citado el: 25 de 12 de 2007.] http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20informatico.php.

Bibliografía:

• 1. Cambridge: Harvard Business School Press. 1991.

• 2. Cohen Karen, Daniel, Sistemas de Información Gerencial McGraw Hill. 2000.

• 3. Impacto de Tecnologías Informáticas I- [En Línea]. [Citado el 4/Junio/2007]. http://www.deltaasesores.com

• 4. Keen, Meter G. W. Shaping the future: Business Design through Information Technology.

• 5. La Informática y su Impacto Social- [En Línea]. [Citado el 4/Junio/2007]. http://monografias.com

• 6. O´ Briend, James. Bases de los Sistemas de Informacion. McGraw Hill. 2000.

Autor:

Ing. Magdiel Arteaga Suárez

Laboro en la Filial Universitaria Municipal Viñales que radica en el policlínico Fermín Valdés Domínguez de Viñales, institución que pertenece a la Universidad de Ciencias Médicas de Pinar del Río Dr. Ernesto Che Guevara, como profesor de informática.

Edad: 27 años

Estudios realizados: Desde el año 2003 comencé la carrera en Ciencias Informáticas en la UCI (Universidad de Ciencias Informáticas). Para graduarme como ingeniero en dicha universidad comencé a realizar una investigación sobre la gestión, emisión y seguridad de la información y la influencia de sistemas informáticos en la automatización de estos procesos.

Fecha en la que se realizó la investigación: Noviembre/2007 – Junio/2008