Ensayo sobre la importancia de los costos y presupuestos para la empresa

El presente trabajo se construye con el fin de dar cumplimiento a las exigencias del módulo de costos y presupuestos, definida en programa de administración de empresas por parte de la UNAD.

COSTOS

¿Será que una empresa puede funcionar y proyectarse sin conocer y controlar su estructura de costos?

En primer término, vamos a tratar de entender el significado del término "Costos" en el contexto de la empresa, cualquiera sea la actividad económica o sector en donde se encuentre clasificada. Se define el Costo como el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un bien o servicio. Todo proceso de producción de un bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores productivos.

El concepto de costo está íntimamente ligado al sacrificio incurrido para producir determinado bien o servicio y su valor queda incorporado en los productos y se materializa en los inventarios. A diferencia del costo, el gasto tiene que ver con los desembolsos en que incurre la empresa para administrar la producción, es un desembolso que se consume en el proceso de producción.

Componentes del Costo

Antes de entrar a mencionar los diferentes componentes del costo, vamos a detenernos en la comprensión de los tipos de costo, dependiendo se su clara identificación en el producto terminado, y es así como hablamos de Costos Directos e Indirectos.

Costos directos. Los costos directos se caracterizan por su cálculo se puede asignar de forma cierta a un producto. A título de ejemplo en la fabricación de un periódico el costo de papel consumido es un coste directo, porque se puede saber con exactitud la cantidad de papel necesaria para confeccionar un periódico, mientras que el costo relativo a la limpieza de la nave de fabricación es un costo indirecto en la producción de un bien.

Costos Indirectos. Los costos indirectos se afectan globalmente y como no pueden ser asignados directamente a un producto, deben ser previamente distribuidos a través del denominado cuadro de reparto primario de costos.

En la fabricación de un producto se identifican claramente tres componentes, a saber:

*Materias Primas

*Mano de Obra Directa

*Costos Indirectos de Fabricación

La materia prima (MP), como su nombre lo indica, el la base de la producción, son los materiales básicos que se requieren para la elaboración del producto y es claramente identificable en éste.

La mano de obra directa (MOD), está compuesta por toda remuneración de los operarios y trabajadores que intervienen directamente en el proceso de transformación de la materia prime en productos terminados. La participación de estas personas tiene una relación directa con la producción del bien.

Estos dos primeros elementos son los que se clasifican como Costos Directos.

Los costos indirectos de fabricación ( CIF), constituyen el tercer elemento del costo y se encuentra compuesto por todos aquellos desembolsos que realiza la empresa en el proceso de producción del bien, diferentes a la materia prima y la mano de obra directa; tales como otros materiales, repuestos, combustibles y costos de personal de gerencia, supervisión, mantenimientos, etc..

La empresa de hoy necesita conocer su estructura de costos, a fin de poder determinar por anticipado sus necesidades en cuanto a los distintos componentes de producción y maximizar sus rendimientos, al poder realizar la combinación mas adecuada de estos, fin que es imposible de cumplir si la producción se realiza sin ninguna programación que permita controlar en cada momento del proceso, cómo se está realizando la fabricación de los productos.

Toda empresa, sea industrial o comercial, necesita conocer y monitorear constantemente como es su estructura de costos, lo cual puede realizar a través de los diferentes métodos que ofrece la teoría administrativa contable, adecuándolos a sus necesidades particulares o preferencias gerenciales.

El Gerente de producción de la empresa puede optar por la utilización de la Base Histórica para el cálculo del costo de los productos terminados, para la cual solo tiene que hacer uso de sus costos históricos en que se incurrió para la fabricación del producto.

Así mismo, puede utilizar unas Bases Predeterminadas, producto de su experiencia personal o del sector en periodos anteriores, las cuales le permiten tener una estimación y por medio de ellos, presupuestar sus costos; es lo que se conoce como Costo Estimado.

También se puede acudir a métodos estadísticos y diferentes técnicas y estudios totalmente válidos en este campo, los cuales le permiten conocer de manera anticipada cuánto debe costar el producto, constituyendo estándares de costos q precisamente, la teoría administrativa contable ha definido como Costeo Estándar.

En una empresa industrial, por ejemplo una empresa que confecciona jeans, los principales costos directos estarán compuestos por la Tela, las Cremalleras, los Broches, los Operarios Cortadores, Armadores y Costureros. La confección de ropa necesita para su fabricación una cantidad de hilo que forma parte del producto terminado y técnicamente se pudiera considerar como material directo pero su contabilización determinaría de cuanto su uso para cada pieza de la producción, lo que recargaría "El costo de la contabilización de costo", pues hay un costo en el tiempo necesario para calcular la cantidad de hilo, tratándose de un material de poco valor, no vale la pena tanta molestia y por lo tanto, este tipo de material se trataría como material indirecto e iría a formar parte de los costos generales de fabricación.

El costo directo en una empresa comercializadora o distribuidora, es el costo de ventas y corresponde al valor de compra de las mercancías adquiridas para la venta. Por ejemplo, en una empresa comercializadora de carros, el costo está constituido por el valor de los vehículos adquiridos

En una empresa de servicios, los costos se comportan como una mezcla de los costos de una empresa industrial y una comercial, dado que adquieren productos y los comercializan ellas mismas.

Para la empresa prestadora de servicios el costo directo está representado por el valor de compra del servicio básico, más los insumos necesarios, más el valor de la mano de obra o del conocimiento, más el valor de otros recursos utilizados en la prestación del servicio. Hagamos cuenta de una Estación de gasolina, en donde sus costos directos estarán conformados por el valor de compra de la gasolina, lubricantes, llantas, repuestos, filtros, limpia vidrios, parches, soluciones, pegantes, champús, aditivos, entre otros y por la mano de obra directa, como el salario de los operarios que laboran como surtidores, bomberos, mecánicos, lavadores, entre otros.

Una clasificación importante en el estudio de la estructura de costos de una empresa es la que hace relación a los costos Variables y los Fijos y se definen de acuerdo con los volúmenes de producción, ventas o prestación de servicios.

Los costos variables son aquellos que aumentan o disminuyen (en cantidad y valor) según el número de unidades producidas o vendidas.

Los costos fijos se presentan sea cual fuere el volumen de producción, ventas o servicios prestados. Su valor no depende del número de unidades producidas o vendidas.

Una de las razones para clasificar los costos en variables y fijos está dada por cuanto resulta más fácil controlar los costos variables, pues cuando se producen, venden o prestan servicios, estos costos pueden ser ajustados rápidamente a los niveles de producción, ventas o prestación de servicios; mientras que los costos fijos, como la depreciación, el mantenimiento de máquinas y equipos, el arrendamiento y el salario de directores y supervisores, solo es factible ajustarlos, en el mediano y largo plazo. Por definición, los costos variables (mano de obra directa y materias primas directas) se consideran directos, mientras que los costos fijos, se consideran indirectos.

En el estudio de la Clasificación y Estructura de Costos, encontramos las denominaciones de Costo Primo y Costo de Conversión; no siendo el primero una clasificación diferente al costo directo, toda vez que se concibe como el valor de las materias primas y la mano de obra directa utilizados para la elaboración del producto final.

Por su lado, el Costo de Conversión, lo componen los elementos necesarios para convertir la materia prima en un producto final, o sea, la suma de la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Entendido el estudio de los costos en las empresas, cualquiera sea el sector al que pertenezcan, es necesario comprender y diferenciar aquellos desembolsos que realizan y que no corresponden a costos de producción sino que se clasifican como Gastos. Tal como se dejo sentado en la introducción del tema de Costos, el gasto es un desembolso de dinero que la empresa realiza, con el propósito de administrar adecuadamente el negocio y también con la finalidad de ejecutar las labores de venta, promoción y distribución de los productos manufacturados, los servicios prestados y las mercancías adquiridas para su comercialización.

PRESUPUESTOS

Puede una empresa presupuestar sus actividades sin conocer su estructura de costos? El estudio del tema presupuestal, adquiere importancia en la medida que la empresa necesita conocer por anticipado cómo va a ser la estructura de sus costos, es decir, cuánto producto espera producir y con qué elementos lo va a realizar. Presupuestar es definir un plan de acción para cumplir una meta establecida en términos y valores financieros en un periodo de tiempo determinado. Es una asignación numérica de recursos a unas actividades determinadas.

Los presupuestos se pueden clasificar de acuerdo a la flexibilidad en: Rígidos, Estáticos, Fijos o asignados. De acuerdo al periodo: en a corto y a largo plazo. Según el campo de aplicación de la empresa en: de operación o económico, de compras, de costo de producción, de flujo de efectivo y presupuesto maestro.

La implementación de presupuestos permite asignar recursos a actividades que ayudan a cumplir las metas y objetivos de la empresa. Una empresa que conoce su estructura de costos puede presupuestar de una mejor manera su producción

La elaboración de presupuestos en la empresa es un asunto que no es solo formal sino que es el resultado de una adecuada planeación de las actividades y permite controlar en cada momento el cumplimiento de las actividades, al combinar las necesidades con la asignación de los recursos requerida y establecida de antemano. Los presupuestos se hacen para cumplirlos y la única manera de conocer sobre su cumplimiento es haciendo seguimiento permanente por parte de cada una de las áreas involucradas en el proceso de producción.

El análisis realizado a través del presente escrito, nos lleva a la conclusión que el conocimiento de la estructura de costos de una empresa es una herramienta importante para la Planeación y presupuestación de la producción en un determinado periodo y para todo tipo de empresa y además, es importante para la toma de decisiones gerenciales, en busca del mejoramiento de la rentabilidad del negocio, al conocer el comportamiento de cada uno de los elementos de la producción.

MAPA CONCEPTUAL TEMATICA DEL MODULO

Autor:

Inocencio Meléndez Julio

Magíster en Administración

Magíster en Derecho

Doctorando en Derecho Patrimonial: La Contratación Contemporánea.