Diseño de un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

edu.red TRABAJO DE GRADO DISEÑO DE UN MODELO AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS Por: Lic. Yvenny G. Bello Ciudad Guayana, Octubre 2004

edu.red INTRODUCCIÓN El escrito que a continuación se presenta se encuentra estructurado de la siguiente forma: En el Capítulo 1: se expone el planteamiento del problema, el objetivo de la investigación, su justificación, entre otros. En el Capítulo 2: se presenta el marco referencial y conceptual que sustenta a la investigación, así como los antecedentes de la misma. En el Capítulo 3: se muestra la orientación metodológica que se siguió para realizar este estudio.

edu.red En el Capítulo 5: se presenta el diseño del modelo automatizado para el control de la gestión administrativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios de CVG EDELCA. INTRODUCCIÓN En el Capítulo 4: se exponen y analizan los resultados. Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y algunos anexos.

edu.red EL PROBLEMA En el Departamento Administración de Contratos de CVG EDELCA se requiere, construir un mecanismo de control de gestión, para el monitoreo y control de los procesos, acciones, estrategias y proyectos emprendidos o realizados por este Departamento. Por lo que se propone el diseño de un Modelo Automatizado para llevar a cabo el control de la gestión administrativa del Departamento.

edu.red OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa y operativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios con la finalidad de servir de aporte al mejoramiento continuo de la gestión global del departamento y en base a los lineamientos establecidos en el modelo de gestión Norma CVG de Excelencia.

edu.red OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Recopilar la información concerniente a los indicadores de gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se lleva a cabo el control de Gestión actual en el Departamento Administración de Contratos de Servicios. (Gp:) Elaborar definición de requerimientos.

edu.red OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Elaborar un algoritmo en función de los requerimientos. (Gp:) Elaborar programa, a través de un manejador de base de datos.

edu.red MARCO TEÓRICO REVISIÓN DE LA LITERATURA En 2001, BELLO2 desarrolló un modelo algorítmico para el cálculo de Escalaciones en los contratos de servicios – caso práctico, servicio de mantenimiento y operación del Club Macagua en Edelca.

edu.red LA EMPRESA C.V.G. ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ, C.A., es una empresa encaminada hacia el logro de la excelencia organizacional y estructural; es líder en la prestación del servicio eléctrico y tiene la meta de obtener altos índices de calidad y un elevado margen de confiabilidad, rentabilidad y eficiencia.

edu.red MARCO TEÓRICO DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS El objetivo de este Departamento es: “Coordinar las acciones tendientes a planificar, programar, ejecutar, evaluar y seguir las actividades que rigen los procesos asociados a la gestión de administración de Contratos de servicios en el ámbito de la región. Guayana”.

edu.red EL CONTROL DE GESTIÓN MARCO TEÓRICO (Gp:) El Control de Gestión no es más que un proceso en el cual los líderes de una organización aseguran la obtención de recursos y su óptima utilización para el logro de los objetivos.

edu.red Para ROSEMBERG, (1996), el control de gestión administrativo es: MARCO TEÓRICO (Gp:) “Un proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerza de la organización, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que han repartido se ejecutan de acuerdo con los requerimientos, planes o programas de la organización.

edu.red Para AMAT (1992)4, el Control de Gestión es: MARCO TEÓRICO (Gp:) "… el conjunto de mecanismos que puede utilizar la dirección que permiten aumentar la probabilidad de que el comportamiento de las personas que forman parte de la Organización sea coherente con los objetivos de ésta."

edu.red MARCO TEÓRICO El Control de gestión debe estar basado en: (Gp:) Mecanismos de control relacionados tanto con aspectos cuantificables, derivados de un presupuesto o de un plan. (Gp:) Objetivos planteados y en sistemas de controles específicos como control interno, de calidad, entre otros. (Gp:) En aspectos ligados al comportamiento individual e interpersonal.

edu.red MARCO TEÓRICO INDICADORES DE GESTIÓN (Gp:) Desde el punto de vista del control de gestión visto como un sistema, los indicadores de gestión son ante todo información, utilizada por los mecanismos de control para monitorear y ajustar las acciones que un determinado sistema, subsistema o proceso, emprende para alcanzar El cumplimiento de su misión, sus objetivos y sus metas.

edu.red MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión pueden ser clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual obtienen información del sistema. Estos pueden ser de: Eficiencia Eficacia Efectividad

edu.red MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Eficiencia (Gp:) Los indicadores de eficiencia son aquellos que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del sistema. Ejemplo: cumplimiento de la programación establecida, nivel de desperdicio, entre otros.

edu.red MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Eficacia Los indicadores de eficacia son aquellos que evalúan la relación entre la salida del sistema y el valor esperado (meta) del sistema. Ejemplo: indicadores de calidad, de satisfacción, entre otros.

edu.red MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de efectividad son el resultado del logro de la eficiencia y de la eficacia. Efectividad

edu.red MARCO TEÓRICO MODELOS Según algunos autores, un modelo es una representación de la realidad desarrollado con el propósito de estudiarla. En la mayoría de los análisis no es necesario considerar todos los detalles de la realidad, entonces, el modelo no es sólo un sustituto de la realidad sino también una simplificación de ella.

edu.red MARCO TEÓRICO MODELOS JACOBY (1980)14 “Un modelo es una imitación o una representación aproximada de un prototipo. El término prototipo suele ser usado para significar un concepto, un objeto, un sistema o un proceso”.

edu.red MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelo se comporta de algún modo como un prototipo. El término prototipo es usado también para significar la representación de un modelo.

edu.red MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelaje es usado por científicos, ingenieros, investigadores de operaciones y gerentes para estudiar el comportamiento y operación de prototipos diferentes. El modelo comenzó como una ayuda en investigaciones Científicas e ingeniería de diseño de proyectos. Actualmente aporta una gran ayuda en el desarrollo de sistemas de control de gestión.

edu.red MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO MUESTRA La muestra estuvo basada en los datos obtenidos en el Departamento Administración de Contratos de Servicios. (Gp:) Proyecto factible. (Gp:) Investigación documental y de campo.

edu.red MARCO METODOLÓGICO MUESTRA

edu.red MARCO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS (Gp:) Contratos, bases de datos, tablas en excel, red de internet, bibliotecas y otras fuentes. (Gp:) Paquetes computarizado stales como: Word, Excel, Power Point y Microsoft Acces. (Gp:) Informes, planes y demás documentos emanados del Departamento.

edu.red MARCO METODOLÓGICO PROCEDIMIENTO (Gp:) Recopilar la información concerniente a los indicadores de gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se lleva a cabo el control de Gestión actual del Departamento. (Gp:) Definir los requerimientos del Sistema. (Gp:) Elaborar el algoritmo en función de los requerimientos. (Gp:) Elaborar el programa, a través de un manejador de base de datos.

edu.red DISEÑO DEL MODELO

edu.red MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA GC

edu.red MODELO GC PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS

edu.red CONCLUSIONES Dados los resultados obtenidos en este estudio se puede constatar que: (Gp:) Se determinó que actualmente en el Departamento de Administración de Contratos, la información relacionada con el control de gestión se maneja a través de tablas en Excel. (Gp:) Se encontró que a los Administradores de Contratos se les dificulta llenar y manejar gran cantidad de tablas y formularios en Excel, debido a la gran carga de trabajo que poseen. (Gp:) Los indicadores de gestión manejados en el Departamento son de eficacia, eficiencia y efectividad. No se han definido aún indicadores de calidad ni de productividad.

edu.red CONCLUSIONES (Gp:) La propuesta de un modelo automatizado para el control de gestión en el Departamento de Administración de Contratos agilizaría el mecanismo de control de gestión llevado a cabo en dicho Departamento. (Gp:) La finalidad perseguida a través de la elaboración del modelo automatizado, el cual resultó en el desarrollo del Sistema Gestión de Contratos es el control efectivo de la gestión del Departamento Administración de Contratos de Servios y facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial.

edu.red CONCLUSIONES (Gp:) Se lograron los objetivos propuestos, que precisaban la elaboración de un modelo automatizado para llevar a cabo el control de gestión en el Departamento Administración de Contratos de Servicios.

edu.red RECOMENDACIONES (Gp:) En virtud del proceso de mejoramiento continuo en el cual está sumergida CVG EDELCA, lo cual la impulsa hacia la búsqueda de la excelencia organizacional mejorando sus procesos y controlando a cabalidad su gestión, utilizando los mecanismos de información y análisis, y aprovechando los beneficios de la informática como herramienta que produce mecanismos para el control de gestión, a través del diseño de modelos, se propuso esta investigación lográndose los objetivos propuestos. Es por ello que a continuación se realizan las siguientes recomendaciones: (Gp:) Es oportuno considerar el modelo automatizado: Sistema de Gestión de Contratos GC, desarrollado en esta investigación para llevar a cabo el control de gestión en el Departamento Administración de Contratos de Servicios.

edu.red RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda acudir a la unidad de Telemática a fin de solicitar los servicios de sus expertos en programación, para traducir este modelo en lenguaje Oracle, el cual es el manejado actualmente en la plataforma informática de CVG EDELCA. (Gp:) Además se recomienda que se realice posteriormente una interfaz de este programa con el sistema SAP/R3, a fin de alimentar el programa con la información contenida en SAP. (Gp:) Se sugiere que este sistema pueda ser utilizado, a través de la red, para que todos los Administradores de Contratos puedan acceder a la información allí contenida.

edu.red RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda el máximo aprovechamiento de esta herramienta y su oportunidad de ser mejorado, a fin de que además de facilitar el control de gestión del Departamento pueda servir como un mecanismo veraz para la toma de decisiones.

edu.red “Confía de todo corazón en el Señor y no en tu propia inteligencia. Ten presente al Señor en todo lo que hagas, y él te llevará por el camino recto. No te creas demasiado sabio; honra al Señor y apártate del mal: ¡esa es la mejor medicina para fortalecer tu cuerpo!” Libro de Proverbios de Salomón 3:5-8 (DHH).

edu.red MUCHAS GRACIAS Por: Lic. Yvenny G. Bello Ciudad Guayana, Octubre 2004