Ciclo Contable.
La información contable debe servir fundamentalmente para. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado los recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión, de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones, del ente económico. Fundamentar, la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación, de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social, que la actividad económica representa para la comunidad.
Objetivos de la Información Contable.
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
· La información, es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
· La información, es útil cuando es pertinente y confiable.
· La información, es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
· La información, es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
El FASB es un organismo estadounidense que fija los principios contables generalmente aceptados. Sus pronunciamientos, llamados Statements of Financial Accounting Standards, especifican la forma de contabilizar ciertas transacciones de negocios.
El FASB tiene siete miembros de tiempo completo y personal numeroso. Su apoyo financiero proviene de asociaciones gremiales, como el American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).
Objetivos del FASB.
En líneas generales del libro se desprende estos objetivos que son los más importantes:
· Dar información de carácter financiero del ente económico.
· Cuantificar la Utilidad o Pérdida.
· Preparar los estados financieros básicos.
En resumen: Es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza el ente, así como ciertos hechos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil, comparable y segura a usuarios externos de la organización para la toma de decisiones.
La utilidad como característica fundamental de la información financiera es la cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general. Constituye el punto de partida para derivar las características cualitativas restantes de la información financiera, las cuales se clasifican en:
Las características cualitativas primarias de la información financiera son la confiabilidad, la relevancia, la comprensibilidad y la comparabilidad; existen otras características secundarias, que se consideran asociadas con las dos primeras.
Las características cualitativas secundarias orientadas a la confiabilidad son la veracidad, la representatividad, la objetividad, la verificabilidad y la información suficiente.
Las características cualitativas secundarias orientadas a la relevancia son la posibilidad de predicción y confirmación y la importancia relativa.
La información financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y eventos sucedidos y el usuario general la utiliza para tomar decisiones basándose en ella. Para ser confiable la información financiera debe:
a) reflejar en su contenido transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos (veracidad);
b) tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representatividad);
c) encontrarse libre de sesgo o prejuicio (objetividad);
d) poder validarse (verificabilidad); y
e) contener toda aquella información que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios generales (información suficiente).
Veracidad.
Para que la información financiera sea veraz, ésta debe reflejar transacciones, transformaciones internas y otros eventos realmente sucedidos. La veracidad acredita la confianza y credibilidad del usuario en la información financiera.
Representatividad.
Debe existir una concordancia entre su contenido y las transacciones, transformaciones internas y eventos que han afectado económicamente a la entidad.
Objetividad.
La información financiera debe presentarse de manera imparcial. Los estados financieros deben estar libres de sesgo, es decir, no deben estar influidos por juicios que produzcan un resultado predeterminado; de lo contrario, la información pierde confiabilidad.
Verificabilidad.
Debe poder comprobarse y validarse. El sistema de control interno ayuda a que la información financiera pueda ser sometida a comprobación por cualquier interesado.
Información suficiente.
Esta característica se refiere a la incorporación en los estados financieros y sus notas, de información financiera que ejerce influencia en la toma de decisiones y que es necesaria para juzgar la situación financiera, los resultados de operación y sus cambios, cuidando que la cantidad de información no vaya en detrimento de su utilidad y pueda dar lugar a que los aspectos importantes pasen inadvertidos para el usuario general.
La suficiencia de la información debe determinarse en relación con las necesidades comunes que los usuarios generales demandan de ésta.
La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente.
La información tiene importancia relativa si existe el riesgo de que su omisión o presentación errónea afecte la percepción de los usuarios generales en relación con su toma de decisiones.
Por consiguiente, existe poca importancia relativa en aquellas circunstancias en las que los sucesos son triviales.
La importancia relativa de una determinada información no sólo depende de su cuantía, sino también las circunstancias alrededor de ella; en estos casos, se requiere del juicio profesional para evaluar cada situación particular.
La importancia relativa tiene una extensa gama de posibilidades de interpretación, según sean las circunstancias particulares en las que se toma la decisión de reconocer una partida en los estados financieros.
Comprensibilidad.
Una cualidad esencial de la información proporcionada en los estados financieros es que facilite su entendimiento a los usuarios generales.
Para este propósito es fundamental que, a su vez, los usuarios generales tengan la capacidad de analizar la información financiera, así como, un conocimiento suficiente de las actividades económicas y de los negocios.
Comparabilidad.
Para que la información financiera sea comparable debe permitir a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la información de la misma entidad y con la de otras entidades, a lo largo del tiempo.
Las características cualitativas primarias de la información financiera contenida en los estados financieros, así como las asociadas a ellas, encuentran en ocasiones algunas restricciones que dificultan la obtención de niveles máximos de una u otra cualidad.
Surgen a sí los conceptos de oportunidad, la relación entre costo y beneficio y el equilibrio entre las características cualitativas, que más que cualidades deseables de la información, actúan como restricciones o limitaciones a dichos niveles.
Oportunidad.
La información financiera debe emitirse a tiempo al usuario general, antes de que pierda su capacidad de influir en su toma de decisiones.
La información no presentada oportunamente pierde, total o parcialmente, su relevancia.
Sin embargo, cuando se presenta información financiera con anticipación, antes de que todos los aspectos atribuibles a una determinada operación u otro evento relevante sean del todo conocidos, existe el riesgo de disminuir el nivel de confiabilidad de la información financiera, y con ello, reducir su utilidad.
RESTRICCIONES A LAS CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS.
Relación entre costo y beneficio.
La información financiera es útil para el proceso de toma de decisiones pero, al mismo tiempo, su obtención origina costos. Los beneficios derivados de la información deben exceder el costo de obtenerla. En la evaluación de beneficios y costos deben intervenir, sustancialmente, un juicio de valor.
Equilibrio entre características cualitativas.
En la práctica, es necesario obtener un equilibrio apropiado entre las características cualitativas para cumplir con el objetivo de los estados financieros.
Ello implica que su cumplimiento debe dirigirse a la búsqueda de un punto óptimo, más que hacia la consecución de niveles máximos de todas las características cualitativas, cuestión que requiere de la aplicación adecuada del juicio profesional en cada caso concreto.
CONSECUSIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN.
Esta parte trata de los ratios financieros que son la columna vertebral de la información financiera en cualquier empresa, activos, pasivos, ingresos, egresos, patrimonio neto, gastos los cuales ya han sido tratados en resúmenes anteriores a este, sin embargo estos conforman el balance general de la empresa a su plenitud, muestran la información como es y no como aparentan.
Permisos para el Registro.
Cuando una empresa quiere registrarse como tal debe mostrar su información tanto financiera, permisos para su constitución, información personal de los socios o accionistas. Estos permisos o principios son los siguientes:
· La empresa como entidad separada de sus propietarios.
Las empresas deben ser consideradas entidades perfectamente diferenciadas de sus propietarios y sus operaciones deben registrarse atendiendo el efecto que tienen en ella y no en éstos.
El ente económico es la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica la propiedad de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de sus dueños y de otros entes. Para la aplicación de este principio se entiende como entidad, una persona natural, o una empresa bien sea que funcione en forma regular bien sea individual, empresa unipersonal o como sociedad o irregular como sociedad de hecho.
En el aspecto internacional este principio se conoce como Entidad Separada y se define como: Entidad separada. El concepto de entidad separada requiere que se identifique por separado cada unidad financiera contable. La ecuación contable, los activos menos los pasivos igualan el capital contable (patrimonio neto), es una expresión del principio de entidad separada. Los activos, pasivos y las operaciones de cada entidad separada se segregan de los propietarios de la empresa y de otras entidades.
· Los hechos se traducen en términos monetarios.
La contabilidad se mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador. Además de que los hechos económicos sean cuantificables, se debe contar con un común denominador, que sirva para capturar la información, ésta es la moneda, que para el caso de Chile, es el peso.
NORMAS DE INGRESOS. Las normas de ingresos son resultados de la atribución de valores monetarios a las ventas. Pueden incluir normas tales como ingreso por pasajero- kilómetro de autobús, ventas promedio por cliente y ventas per capita en un área de mercado dada.
NORMAS DE PROGRAMAS. A un administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de presupuesto variable, un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un programa para la elevación de la calidad de la fuerza de ventas. Aunque quizá sea necesario aplicar algún juicio subjetivo a la evaluación del desempeño del programa, el tiempo y otros factores pueden utilizarse como normas objetivas.
NORMAS INTANGIBLES. Las normas no formuladas con medidas físicas ni monetarias son más difíciles de establecer. ¿Qué norma puede utilizar un administrador para determinar la aptitud del agente de compras o del director de personal de una división?
¿Cuál podría emplearse para determinar si un programa de publicidad cumple los objetivos tanto de corto como de largo plazo? ¿Es diligente el personal de oficina? Estas preguntas demuestran la dificultad para establecer normas o metas que permitan una medición cuantitativa o cualitativa clara.
En la empresa existen muchas normas intangibles. Pruebas, estudios y técnicas de muestreos creados por psicólogos y sociometristas han hecho posible sondear actitudes e impulsos humanos, pero muchos controles administrativos sobre las relaciones interpersonales deben continuar basándose en normas intangibles, juicios personales, el método de prueba y error y, en ocasiones, incluso en meras corazonadas
METAS COMO NORMAS. Dada la actual tendencia de las empresas mejor administradas a establecer una red toda una red de metas verificables cualitativas o cuantitativas en todos los niveles de la administración, el uso de normas intangibles, aunque todavía importante, se halla en disminución.
· El precio de coste como base en las diferentes valoraciones.
La contabilidad de costos se sustenta no solo en los llamados costos reales, sino que es posible predeterminar ciertas valoraciones de recursos en base a predicciones o estimaciones, según sus comportamientos históricos o estadísticos. Estos últimos son los llamados costos estimados.
Un ejemplo de utilización de costos estimados, es cuando se abordan procesos de licitaciones competitivas o proyectos, donde es necesario efectuar comparaciones con otros procesos que se han desarrollado, de naturalezas idénticas o similares, anteriormente. Esta experiencia debe modificarse, obviamente, según los nuevos escenarios en los costos y las futuras tendencias.
Cuando una empresa no tiene esa experiencia, puede recurrir a estadísticas o determinando las cantidades y tipos de materiales necesarios, la mano de obra requerida (especializaciones) y tipos de procesos u operaciones.
Las estimaciones pueden estar presentes en las contabilidades de la empresa, pues ello facilita el control de los costos, o los flujos que se necesitan para una operación determinada. Si estas estimaciones presentan un comportamiento permanente, pueden constituirse en lo que denominamos Costos estándar
· El Principio Conservador.
Existe una frase típica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero si las pérdidas". Esto se traduce en que para el caso de las pérdidas, basta que exista algún hecho que indique que podría generarse una pérdida para registrarla, sin embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza absoluta para poder registrarla.
· La Continuidad de la Empresa.
Que continúe con su operación a pesar de los problemas que se presenten por ejemplo: que se vayan muchos empleados al mismo tiempo pone en riesgo la continuidad de la empresa que muchos clientes no le paguen pone en riesgo la continuidad.
· Uniformidad o Consistencia de la Información.
Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que utilizamos en un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso contrario los cambios deber registrarse en las notas explicativas.
· La importancia relativa o materialidad.
Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un registro contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los Principios y Normas Contables existentes, en ese momento será quien registre quien decidirá cómo debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos económicos insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento.
Registro Por Partida Doble.
La partida doble consiste en que la suma de la(s) cuenta(s) del debe tiene que coincidir con la(s) cuenta(s) del haber.
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable. Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra.
Por ejemplo, si nos conceden una subvención pero no la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estará recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen.
Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.
Descripción de los diferentes elementos.
· Activos.
· Pasivos.
· Gastos.
· Capital
· Patrimonio.
· Ingresos.
Activo.
Bienes y derechos poseídos por el ente. Características: Están en capacidad de generar beneficios o servicios. Están bajo control de la empresa. Generan un derecho de reclamación.
Pasivo.
Deudas u obligaciones con terceros. Características: La obligación debe pagarse. Hay beneficiario del pago.
Patrimonio.
Pasivo cuyo beneficiario son los socios.
Constituido por aporte inicial más adiciones. Se incrementa por la utilidad y se disminuye con las pérdidas.
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