Diseño de un sistema de información para el control de gestión de documentos

RESUMEN

En el presente trabajo se propone el diseño de un sistema de información para el control de gestión de documentos relacionados con la construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, con la finalidad de brindar una solución a las necesidades de información que presenta la Superintendencia de Planta. Los principales objetos del estudio fueron realizar el diseño conceptual, lógico y físico del sistema, así como también elaborar el manual del usuario a ser utilizado durante la ejecución de este proyecto. El diseño realizado corresponde a una investigación de tipo proyectiva, tomándose como referencia, las entrevistas aplicadas al personal y otros trabajos de investigación que han abordado el mismo tema.

PALABRAS CLAVES: Sistema de Información, Registro de documentos, Control, Gestión del Conocimiento, Base de Datos.

CIUDAD GUAYANA; OCTUBRE DEL 2012.

INTRODUCCIÓN

CORPOELEC es la empresa del Estado encargada de la generación y distribución de energía eléctrica que obedeciendo el decreto presidencial Nº 5.330 de julio de 2007, fue constituida mediante la fusión de las diferentes empresas del sector eléctrico con la finalidad de elevar la calidad del servicio dentro del país.

Entre los proyectos que se encuentran en fase de desarrollo para el incremento de la capacidad de generación se encuentra la Central Hidroelectrica Manuel Piar (Tocoma), la cual se tiene previsto que sus diez unidades generadoras cubrirán el 1,5% de la demanda Nacional, produciendo un promedio de 12,100 GWh anuales.

La presente investigación tiene como objetivo desarrollar una aplicación que permita un registro y búsqueda automatizado de documentos técnicos que se generan durante la construcción de la nueva presa. Así como también elaborar un manual de usuario que contribuya al manejo eficiente del sistema.

Para el cumplimiento de los objetivos se aplicó el Método del Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas y herramientas pertenecientes a la metodología del Modelo de Desarrollo por Análisis Estructurado.

El informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I El Problema; donde se explica la problemática, definen los objetivos y se da justificación al estudio. Capítulo II Marco Referencial; ofrece información relacionada con la empresa y el área donde se realizó el trabajo de investigación. Capítulo III Marco Teórico; describe los antecedentes y bases teóricas que sustentan la investigación. Capítulo IV Marco Metodológico; contiene la metodología del estudio, para el desarrollo de la investigación. Capítulo V Situación Actual; desglosa los procesos que desarrollan dentro del área de estudio con un enfoque especial en el manejo de información. Y Capítulo VI La Propuesta; presenta los resultados obtenidos de la investigación. Conclusiones y Recomendaciones.

CAPÍTULO I

El PROBLEMA

La intención de este capítulo es realizar una introducción al problema de investigación. A continuación se exponen los objetivos, el alcance y la delimitación del campo de investigación y se explica la importancia del desarrollo de la presente.

Planteamiento del Problema.

La información es uno de los activos más preciados que poseen las organizaciones, pues ésta es usada como herramienta en los procesos de retroalimentación, innovación, mejora, optimización y estandarización. La forma en cómo se encuentre organizada la información aportará mejoras significativas en la competitividad y nivel de crecimiento.

La tecnología de información juega un papel importante dentro de las organizaciones, ya que la cantidad de datos que se manejan dentro de estas aumenta cada día, y se hace necesario almacenarlos de manera ordenada, esto permite un fácil acceso, apoyando así la gestión administrativa.

El proyecto de construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar se encuentra en su fase de desarrollo, llevada a cabo por CORPOELEC en conjunto con empresas contratistas IMPSA y OIV, entre las cuales se produce un gran flujo documentos que contienen toda la información relacionada con la construcción de la obra, entre los cuales se pueden mencionar los planos de mecánicos, eléctricos, civiles, manuales, procedimientos de trabajo, entre otros.

Actualmente dentro de la "Superintendencia de Planta Tocoma" se realiza el proceso de recepción y registro de documentos técnicos de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, el control de esta gestión se ejecuta mediante una hoja de cálculo, la cual posee las siguientes desventajas:

• No arroja estadísticas con respecto a la cantidad de documentos recibidos,

• No permite un registro de forma integrada (se tienen registros en diferentes archivos),

• Existe mucha dificultad en la búsqueda de los documentos registrados,

• Y no posee un enlace con el intranet de la empresa que proporcione el respaldo de información.

La cantidad de documentos técnicos que se manipulan dentro del archivo de la Superintendencia es cada vez mayor y al mismo tiempo las tareas de almacenamiento y control de éstos se dificultan. Esto conlleva a la necesidad de mejorar el proceso de control de documentación, mediante la creación de un sistema de gestión de información automatizado, que permita al mismo tiempo la ubicación de manuales, planos o cualquier otro tipo de documento de una forma rápida.

Justificación.

Debido gran volumen de documentos que se generan en la construcción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, se hace difícil el control y seguimiento de la documentación; con esto, nace la necesidad de desarrollar un sistema de información, lo cual permitirá contar con una herramienta adecuada para automatizar el proceso de gestión de un activo intangible, como lo es el conocimiento.

El sistema comprenderá un recurso necesario para solventar el problema de almacenamiento de datos relacionados a los documentos que se archivan dentro de la Superintendencia de Planta Tocoma, lo que garantizará que el proceso de control de esta información se ejecute eficientemente.

Objetivo General.

Diseñar un sistema de información que optimice la administración de documentos técnicos en la Superintendencia de Planta de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

Objetivos Específicos.

1. Identificar los requerimientos del sistema, mediante entrevistas con el usuario.

2. Determinar los atributos necesarios a registrar dentro del sistema.

3. Elaborar una descripción detallada del sistema propuesto o diseño conceptual.

4. Plantear el diseño lógico del sistema de información.

5. Desarrollar la interfaz del sistema de información.

6. Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema.

Alcance.

El alcance del trabajo de investigación está asociado al diseño de un sistema de información, que optimizará el proceso de control de documentos. Así como también elaborar un manual para el uso efectivo del mismo.

El sistema está enfocado principalmente hacia el seguimiento y control de documentos técnicos pertenecientes a las diferentes áreas adscritas a la Superitendencia de Planta, permitiendo su registro y modificación de forma automatizada. El manual de usuario, contempla la explicación detallada de cada módulo del sistema y de cómo ingresar, consultar y modificar datos dentro del mismo.

Delimitación.

La aplicación que se desarrollada, será una herramienta a emplear dentro de la Superintendencia de Planta de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar. Presa que está ubicada en el estado Bolívar a 80 km. aguas arriba de la confluencia del río Caroní con el Orinoco.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

El presente capítulo expone la descripción de CORPOELEC, empresa en donde se realizó la investigación, así como también los aspectos principales de la Gerencia de Proyecto de Recepción de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, área donde se llevó a cabo el estudio.

Descripción de la Empresa.

"CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar y unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la prestación de un servicio eléctrico confiable, incluyente y con sentido social. Este proceso de integración permite fortalecer al sector eléctrico para brindar, al soberano, un servicio de calidad, confiable y eficiente; y dar respuestas, como Empresa Eléctrica Socialista, en todas las acciones de desarrollo que ejecuta e implanta el Gobierno Bolivariano."

Misión.

"Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad en todo el territorio nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del sistema eléctrico nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país."

Visión.

"Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueve la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano."

Ubicación Geográfica de la Empresa.

"El Proyecto Hidroeléctrico Tocoma se encuentra ubicado al suroeste de Venezuela, sobre el río Caroní, afluente del río Orinoco, exactamente a 19 km aguas abajo de la central hidroeléctrica Raúl Leoni (Gurí) y a unos 45 km aguas arriba del proyecto hidroeléctrico de Caruachi, en el sitio denominado Tocoma, entre los municipios autónomos Piar y Raúl Leoni del estado Bolívar, al suroeste de la república bolivariana de Venezuela, las poblaciones más cercanas son Ciudad Guayana y Ciudad Bolívar."

Políticas de la Empresa.

"CORPOELEC cumple con las políticas de vinculación y sinergia entre el Estado, las comunidades organizadas y trabajadores y trabajadoras. De acuerdo a los lineamientos del Gobierno Bolivariano Revolucionario, liderado por el Presidente Hugo Chávez Frías, esta unidad, como un solo bloque, debe impulsar la transformación del estado capitalista en el nuevo estado socialista. La integración de la masa laboral en la conformación de los Consejos de Gestión de los Trabajadores y la participación patagónica y democrática de los trabajadores y trabajadoras en la gestión de CORPOELEC, son grandes logros alcanzados por el Poder Popular, durante este año."

Objetivos de la Empresa.

Objetivo General de CORPOELEC.

• Generar, transmitir y distribuir energía eléctrica, de manera confiable, segura y en armonía con el ambiente.

Objetivos Específicos de CORPOELEC.

• Redistribuir las cargas de manera que cada empresa (CADAFE, ENELBAR, ENELVEN, CALIFE, La EDC, EDELCA, CVG, ENELCO, SENECA, ELEBOL, ELEGUA, ELEVAL, ENAGEN y CALEY) asuma el liderazgo en función de sus potencialidades y fortalezas. En la actualidad el proceso de reagrupación avanza para la conformación efectiva de equipos de gestión bajo una gran corporación, aprovechando los valiosos recursos humanos, técnicos y administrativos existentes en cada región.

• Generar y Transmitir oportunamente la electricidad a nuestro país.

• Mantener un Programa de Capacitación, Desarrollo y Capacitación del personal para tener una siempre una máxima productividad.

• Cumplir con los programas de producción, obteniendo así, la satisfacción de los clientes.

División de Planta Tocoma.

La División de Planta Tocoma depende en línea de mando directo de la Dirección de Producción, y su estructura organizacional se encuentra conformada de acuerdo al siguiente esquema:

• Departamento de Operaciones Tocoma;

• Departamento de Mantenimiento Eléctrico Tocoma;

• Departamento de Mantenimiento Mecánico Tocoma;

• Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Tocoma;

• Departamento de Mantenimiento Civil Tocoma.

Procesos de Gestión

Establecer las Estrategias y los Lineamientos de Gestión.

Objetivo.

Formular, Desplegar, Revisar y Mejorar las Políticas, las Estrategias, los Lineamientos, las Normativas y las Acciones Principales necesarias para la Operación y Mantenimiento en forma confiable y segura de los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar; contando con la participación Activa y Protagónica de todos los trabajadores, suficientemente motivados, capacitados y empoderados para revisar, rectificar y reimpulsar la Gestión Técnica, Social y Ambiental de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

Subprocesos.

• Establecer las Estrategias y Lineamientos del Proceso Operar.

• Establecer las Estrategias y Lineamientos de la Gestión del Talento Humano.

• Establecer las Estrategias y Lineamientos de la Gestión de los Procesos de Apoyo.

Operar los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

Objetivo.

Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar la Operación de los Equipos, Sistemas e Instalaciones de Producción asociadas a la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, coordinando con la División de Operaciones las acciones necesarias para garantizar un suministro seguro y confiable de potencia y energía eléctrica, en concordancia con las cuotas de generación requeridas y de acuerdo con los parámetros de calidad de servicio establecidos por la empresa.

Subprocesos.

• Establecer y Controlar las Condiciones de Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones.

• Permisar la Intervención de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos Sistemas e Instalaciones.

• Restablecer las Condiciones Normales de Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones, después de perturbaciones o fallas en la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

• Evaluar y Reportar el Comportamiento Operacional y las Condiciones Críticas de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones.

Mantener los Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar.

Objetivo

Planificar, Ejecutar, Revisar y Mejorar el Mantenimiento de los Equipos, Sistemas e Instalaciones de Producción de Potencia y Energía Eléctrica asociadas a la Central Hidroeléctrica Manuel Piar, coordinando sus inspecciones, intervenciones, reparaciones y mejoras necesarias para garantizar su máxima disponibilidad, de acuerdo con los parámetros de calidad de servicio establecidos por la empresa.

Subprocesos

• Inspeccionar, Monitorear y Analizar las Condiciones de Funcionamiento en Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar y programar la ejecución de las intervenciones, reparaciones y mejoras necesarias y suficientes.

• Intervenir, en forma planificada y programada, a las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar; ejecutando las acciones preventivas, correctivas, predictivas o de mejora que sean pertinentes, necesarias y suficientes.

• Reparar, de acuerdo a los planes de contingencia o estándares correspondientes;las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar; ejecutando las acciones que sean pertinentes, necesarias y suficientes; para restablecer oportunamente las condiciones normales de operación después de la falla o evento catastrófico ocurrido.

• Mejorar el Funcionamiento y las Condiciones de Operación de las Unidades Generadoras, el Aliviadero y demás Equipos, Sistemas e Instalaciones de la Central Hidroeléctrica Manuel Piar; ejecutando e impulsando las innovaciones tecnológicas pertinentes, necesarias y suficientes en las mejores condiciones de Oportunidad, Costo y Calidad.

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