Diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables

GENERALIDADES DE LA EMPRESA Ubicación geográfica CVG VENALUM está ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad Guayana Misión Visión Producir y comercializar aluminio de forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los proveedores y los clientes para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la República Bolivariana de Venezuela Será la empresa líder en productividad y calidad en la producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular de la República Bolivariana de Venezuela.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

PROCESO PRODUCTIVO

Productos Elaborados CVG VENALUM C.A produce aluminio de acuerdo a las especificaciones de los clientes nacionales e internacionales. La demanda de los productos es conocida, se produce en forma continua y se distribuye los pedidos por lote Lingotes de 22 Kg Lingotes de 680 Kg Lingotes de 10 Kg Cilindros de Extrusión Pailas de 680Kg

Diseño de un sistema de información que permita conocer en cualquier momento el estado de tramitación y poder accesar a la información administrativa contenida en los documentos, archivos y registros de la empresa Inyección continua de dinero en cuentas que ya no requieren de más asignación de presupuesto El dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado para fines diferentes a los planteados Desconocimiento del estatus de las inversiones por lo que no se puede llevar un control de los activos fijos de la empresa. La Coordinación posee una limitada capacidad de control con respecto al avance de las inversiones Cada analista trata de llevar un registro de las inversiones bajo su cargo, si al momento de solicitar un avance de la inversión los analistas no se encuentran no hay forma de tener acceso al conocimiento que éstos poseen EL PROBLEMA

OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS OBJETIVOS:

JUSTIFICACIÓN Diseño de un Sistema de Información para la Administración y Control de las Inversiones Capitalizables del área de Carbón La Coordinación podrá administrar y controlar la gestión de las inversiones capitalizables del área de Carbón de CVG Venalum DELIMITACIÓN El alcance de esta investigación es el diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables del área de Carbón, en el periodo comprendido entre 2000-2011 y que actualmente se encuentran abiertas en el sistema. El estudio se realizó en la Gerencia de Ingeniería Industrial, específicamente en la Coordinación de Ingeniería Económica.

TIPO DE INVESTIGACIÓN Proyecto Factible Descriptivo Evaluativo De Campo MARCO METODOLÓGICO

POBLACIÓN Y MUESTRA Población Muestra Información de las inversiones capitalizables del área de Carbón que posee la Coordinación de Ingeniería Económica. Las inversiones capitalizables del área de Carbón del periodo comprendido entre (2000-2011) y cuyo status es el de activo. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN 1. Inducción y conocimiento del área de trabajo. 2. Revisión Bibliográfica. 3. Entrevista al personal 4. Procesamiento de datos 5. Elaboración del modelo conceptual del sistema de información requerido por la Coordinación. 6. Diseño del modelo lógico del sistema de información. 7. Elaboración del Diseño físico que precisa el sistema. 8. Desarrollo de una interfaz que permitirá ver detalladamente los datos y la información. 9. Elaboración del Manual del Usuario para el manejo del sistema. 10. Realización de la estimación de costos de implementación del sistema en la Coordinación de Ingeniería Económica.

SITUACIÓN ACTUAL COORDINACIÓN DE INGENIERÍA ECONÓMICA Unidad de línea-funcional, adscrita a la Gerencia de Ingeniería Industrial y presta sus servicios a todas las Unidades Organizativas de la Empresa, ofrece asistencia técnica en el análisis y evaluación de los proyectos de ingeniería económica desarrollados en CVG Venalum Filosofía Misión Descripción Valores y creencias establecidos por la Empresa. La racionalización de recursos en la organización se justifica por el mejoramiento de la productividad. La factibilidad de la inversión es sólo condición para su éxito. Prestar asistencia técnica en el análisis y evaluación de los proyectos de ingeniería económica desarrollados en la Empresa, a fin de generar alternativas de inversión factibles y rentables, que contribuyan con el mejoramiento continuo de la productividad, en función a su capacidad técnica y administrativa, de acuerdo a los planes y políticas de la Empresa y normas y procedimientos establecidos.

Estructura organizativa

Situación actual de la Coordinación de Ingeniería Económica

ANÁLISIS Y RESULTADOS Diseño del Modelo Conceptual del Sistema de Información Gerencia de Planificación y Presupuesto Departamento de Control de Activos Gerencia de Proyectos Coordinación de Ingeniería Económica Unidad Usuaria (Solicitante) Inversión solicitada

Modelo Entidad-Relación (MER)

Modelo del Diseño Lógico del Sistema de Información BASE DE DATOS Datos básicos Se evidencia la codificación de éstas, su descripción, clasificación según su naturaleza, rentabilidad y avance, el nombre de la persona solicitante y de la persona responsable de su ejecución. Presupuesto Se muestra la asignación de presupuesto que ha tenido la inversión desde su aprobación a lo largo de los años. Se muestra la asignación de presupuesto que ha tenido la inversión desde su aprobación a lo largo de los años. Pedidos Se visualizan los pedidos que ha tenido la inversión desde sus inicios. Avance físico Contiene la información relacionada con el avance físico que ha tenido la inversión con respecto a su ejecución.

Índices Económicos Contiene el valor arrojado por el cálculo de los indicadores económicos relacionados con las inversiones, en el caso de las inversiones de carbón se consideran solamente dos, VPN y CAE. . Soportes En éste se presentan los códigos de los informes y fichas técnicas realizadas a la inversión para su reporte en el tiempo. Para establecer el funcionamiento lógico que presentará el sistema es necesario normalizar el Modelo de Entidad-Relación propuesto anteriormente Órdenes internas Elementos PEP CB-I-00-0003 V/CAR-I-05-01

Niveles Funcionales de Seguridad de los Usuarios b)Nivel 2: Jefe Coordinación: El funcionario de éste nivel podrá ingresar al Sistema para imprimir, enviar por correo y consultar toda la información referente a las inversiones capitalizables de la empresa. a) Nivel 1: Analista: El funcionario de éste nivel podrá ingresar al Sistema para crear, registrar, modificar, imprimir, enviar por correo y consultar toda la información referente a las inversiones de su respectiva área de trabajo. Diagrama de perfiles de los usuarios que podrán acceder al Sistema

Recomendaciones para la protección y Seguridad de la Información del Sistema Automatizado Normalmente, el administrador del Sistema asigna la primera contraseña a una cuenta. Es aconsejable cambiarla en cuanto sea posible por una que solo sepa el usuario. Por motivos de seguridad, la contraseña se debe cambiar con frecuencia. Elegir una contraseña que no sea palabra del diccionario (deletreada al derecho o al revés), los programas para descifrar contraseñas pueden utilizar listas de palabras de los diccionarios. No utilizar una contraseña que se asocie abiertamente al usuario (su vida personal o profesional, etc.). Usar una contraseña con una longitud mínima de ocho caracteres. Toda contraseña debe ser una palabra o frase fácil de recordar y difícil de adivinar por terceros. Como por ejemplo mezclar caracteres alfabéticos (mayúsculas y minúsculas) y números (del 0 al 9) o bien un carácter especial (-, $ ó_). Si las contraseñas son escritas en algún lugar para un posterior recordatorio, no se deben mantener en lugares obvios.

Modelo del Diseño Físico del Sistema de Información Requerimientos para la creación del sistema propuesto

Estructura del Sistema de Información Menú de Acceso Módulo Analista

Módulo Jefe Menú de Búsqueda

Módulo Analista Módulo Jefe Coordinación TesisTrabajo TesisManual del usuario.doc

Costos de Implementación Costos por herramientas informáticas: basándose en las herramientas informáticas y Software disponibles en Venalum, como lo son: Servidor SQL Server, Servidor Unix, Sistema SAP, Microsoft Visual InterDev que permitieron recopilar la información. En relación con lo anterior la empresa no incurrió en gastos de herramientas informáticas. Costos por mano de obra Costo total de implementación: 19.480,7 Bs.

Pro y contra que ofrece la implementación del Sistema de Información

Recolección de la Información para la Base de Datos 110 Inversiones Capitalizables del área de Carbón en el SAP 71 Órdenes Internas 39 Elementos PEP 7 Órdenes Internas activas Contablemente 28 Elementos PEP en proceso

16 inversiones menos presupuestadas 3% exhibe pedidos que no corresponden con el alcance de la inversión CB-I-03-0015: Adquisición, instalación y montaje colector de polvo y adecuación del existente en Complejo I, ésta presenta pedidos registrados a cuenta de ella que no corresponden con las actividades necesarias para su ejecución, como por ejemplo compra de un aire acondicionado, instalación del mismo y construcción de una ventana para el montaje de éste

Cálculo de los Índices Económicos Valor Presente Neto (VPN) y el Costo Anual Equivalente (CAE) Para dicho cálculo se recopiló información acerca del monto original de la inversión y los costos de mantenimiento y operación, la cual fue actualizada utilizando un acumulado, el cual se obtuvo usando como base para su cálculo el Índice de Precios al Consumidor Área Metropolitana de Caracas, siendo su fórmula: Para el cálculo del Valor Presente Neto y el Costo Anual Equivalente, se empleó Excel y el valor del Costo de Capital con el que se trabaja actualmente en CVG Venalum, en este caso 14%.

El procedimiento de actualización de los índices económicos se muestra a continuación: Inversión: V/CAR-I-07-05 Inversión Original: 1.384.890,508 Bsf Costos de mantenimiento: 138.489,051 Bsf Acumulado= ((29,0/100)+1)* ((22,5/100)+1)= 1,58025 Inversión 2011= Inversión Original* Acumulado=1.384.890,508 Bsf*1,58025 Inversión 2011= 2.188.473,225   Costos de mantenimiento 2011= Costos de mantenimiento* Acumulado Costos de mantenimiento 2011= 138.489,051 Bsf*1,58025=218.847,323    

TesisTrabajo TesisBase DatosBASE DE DATOS.xls

CONCLUSIONES 1. A través de un diagnóstico de la situación actual con el uso de un Diagrama Causa- Efecto se logró evidenciar las principales causas que impiden que los procesos de Administración y Control de Gestión se desarrollen eficazmente como son: La creación de los documentos y la actualización de la información de manera manual, la diversidad de documentos físicos y electrónicos cuya búsqueda y almacenamiento para su seguimiento y control resultan complejos, que la documentación necesaria para llevar el seguimiento y control de las inversiones capitalizables de Carbón no se encuentra almacenada en ninguna base de datos establecida por la empresa y principalmente la carencia de un Sistema Automatizado que le permita al usuario un fácil acceso para generar los documentos de forma automatizada y con oportunidad. 2. Se propuso el diseño de una base de datos complementaria para el Sistema de Información, la estructura y características de esta base de datos se basó en las especificaciones y necesidades de la Coordinación. 3. El desarrollo de esta base de datos contribuye a mejorar la gestión de la Coordinación de Ingeniería Económica pues permite ordenar, clasificar y mostrar la información referente a las inversiones capitalizables.

4. Se estableció una propuesta de un Sistema de Información automatizado para el seguimiento y control de las inversiones capitalizables del área de Carbón, a fin de reducir la cantidad de trabajo manual que conlleva actualmente el control y archivo de la gestión de las inversiones, al mismo tiempo de ofrecer información más confiable y oportuna, ya que se evitaría la duplicidad de registros, se reduce la carga manual de datos y se contaría con una única fuente de suministro de la información. 5. Se desarrolló el modelado Conceptual del sistema a través del desarrollo del Modelo de Entidad-Relación (MER). 6. Se desarrolló el modelado lógico de datos del sistema mediante la normalización del Modelo de Entidad-Relación 7. Se desarrolló el modelo físico de un sistema automatizado con el programa de computador: Dreamweaver8®, el cual, mediante su implantación; reducirá al máximo las horas hombre dedicadas innecesariamente en la búsqueda, y ubicación de información requerida por el personal, así como también, disminuirá en gran escala el uso de material impreso (papel); minimizando los costos en suministros de papelería y toner utilizado por el personal de la Coordinación de Ingeniería Económica de CVG Venalum. 8. El Sistema se diseñó con la finalidad de: almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados confiables, constituyéndose en una herramienta sólida y consistente de decisión, la cual mantendrá la integridad entre los datos y se evitará la redundancia de información.

9. Para el diseño de la base de datos fue necesario el cálculo de los índices económicos relacionados con las inversiones capitalizables del área de carbón como el Valor Presente Neto (VPN) y el Costo Anual Equivalente (CAE), la Tasa Interna de Retorno (TIR) no se calculó puesto que de las inversiones de Carbón sólo se manejan los costos de operación, mantenimiento, contrataciones, entre otros, más no los ingresos; dado que el producto de la Gerencia de Carbón son los ánodos los cuales no se venden por ser un insumo para proceso de reducción electrolítica de la empresa y no generan ingresos. 10. El listado del área de Carbón registrado en el SAP es de 110 inversiones capitalizables distribuido en 71 órdenes internas y 39 elementos PEP. 11. De las 71 órdenes internas registradas en el SAP solamente 7 de ellas se encuentran activas actualmente, lo que representa el 10% del total de órdenes internas. 12. El 29% de los elementos PEP se hallan cerrados tanto de manera contable como física y el 71% sobrante, representado por 28 inversiones están en proceso. 13. De las 35 inversiones capitalizables activas el 46% de las mismas representadas por 16 inversiones casi no han sido presupuestadas desde su apertura. Mientras que el otro 54% presenta una asignación de presupuesto que puede ser considerada constante.

14. De las 35 inversiones en proceso sólo 16 de ellas tienen un 40% o más de avance físico. 15. El 51% de las inversiones capitalizables del área de carbón poseen pedidos adecuados según su descripción, registrados en el SAP; 16 inversiones (46%) no presentan pedidos asociados y el 3% restante muestra pedidos que no corresponden con el alcance de la inversión. Por ejemplo la orden interna CB-I-03-0015 posee pedidos registrados en el SAP que no están relacionados con su descripción, como la compra e instalación de un aire acondicionado y la construcción de la ventana para el montaje de éste.

RECOMENDACIONES 1. Capacitar debidamente al personal de la Coordinación que tendrá acceso a este nuevo sistema, especialmente al personal usuario encargado de cargar los datos y de mantener actualizada la base de datos. 2. Hacer un seguimiento continúo a las necesidades de la Coordinación con el fin de cargar nuevos campos a la base de datos que permitan cubrir los nuevos requerimientos que puedan ir surgiendo. 3. Una vez desarrollado el Diseño físico; se recomienda dar inicio a la fase de la implantación del Sistema automatizado de Control propuesto bajo la supervisión de las autoridades de la Coordinación a través de los servicios de un Ingeniero Informático. 4. Actualizar periódicamente la información de las inversiones capitalizables con el fin de evitar la obsolescencia del sistema de información.

6. Evaluar la posibilidad integrar el diseño del sistema de información propuesto en el SAP, programa matriz utilizado por la Coordinación. 7. Controlar que los pedidos que se hacen en las cuentas de las inversiones estén relacionadas con el fin de la inversión. 5. Al momento de realizar la implementación del sistema hacerlo para todas las áreas de la empresa que solicitan inversiones capitalizables y no solamente para el área de Carbón.