Manual contable / catálogo de cuentas (página 2)

La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia identidad jurídica y comercial.

Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.

Conservatismo: El conservatismo consiste en que, teniendo claramente definidos los códigos y cuentas contables en la nomenclatura, deberá aplicarse el mismo criterio ante una operación.

Consistencia: En contabilidad, consistencia indica que todas las transacciones convertidas en operaciones contables, deben ser respaldadas por un comprobante legal.

Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.

Introducción y definición del catálogo de cuentas

• El departamento de contabilidad

El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los distintos departamentos de la empresa; su función principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas.

Del Mayor, según es costumbre, se obtiene la balanza de comprobación, que a su vez, forma el punto de partida para los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendrían los Estados Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable.

Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de Cuentas que va a controlar cada una de las cuentas de la contabilidad de la empresa.

1.2. El primer paso, el catálogo de cuentas

Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos — ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.

1.3. El instructivo de contabilidad

En las empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio momo las necesidades de la casa lo requieran; y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas. Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de su preparación técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. Por ejemplo, en una fábrica existirá seguramente la cuenta de Equipo Industrial, cuyo nombre por si mismo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy posible que según la política económica de la compañía, solamente las adiciones al equipo industrial por un costo superior a "X" por unidad deba cargarse a esta cuenta, para ser debidamente depreciadas; y que toda compra de equipo por cantidad inferior deba cargarse a los gastos de fabricación, a pesar de que, teóricamente, represente un aumento de activo fijo.

De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como las normas a seguir en el caso de depreciaciones, amortizaciones, cancelación de cuentas incobrables y demás problemas, que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el criterio de quien trate de resolverlos.

Salta a la vista pues, que en estos casos no sólo es indispensable el catalogo de cuenta sino que se hace necesario también complementado con un instructivo para su manejo, instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.

1.4. El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.

En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias

LAS CUENTAS CONTABLES.

CLASIFICACIÓN, ESTRUCTURA Y CONCEPTOS.

Las Cuentas Contables se Clasifican Principalmente en dos grandes grupos, que son: Las Cuentas Reales, y las Cuentas Nominales.

CUENTAS REALES: Dentro de este grupo se encuentran Tres clases de Cuentas que son: Las cuentas de Activos, las Cuentas de Pasivos y las Cuentas de Capital. Dichas cuentas son las que van a formar parte del Estado Financiero conocido y denominado como: Balance General.

CUENTAS NOMINALES: Dentro de este grupo de encuentran las tres restantes clases de Cuentas, que son: Las Cuentas de Ingresos, Las Cuentas de Costo de Ventas, y Las Cuentas de Gastos. Dichas Cuentas son las que van a formar parte del Estado Financiero conocido como: Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA Y CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS CONTABLES:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE PASIVOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE CAPITAL:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE INGRESOS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COSTO DE VENTAS:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE GASTOS:

Conceptos de los grupos y sub grupos de las cuentas contables

1.- LOS ACTIVOS:

1.- ACTIVOS: representa todos los bienes y derechos que posee un individual o una empresa, y se clasifican en: Activo Circulante, Activo Fijo (o Propiedad, Planta y Equipos), Cargos Diferidos, Otros Activos, y Valuación de Activos.

1.1.- ACTIVO CIRCULANTE: son activos que están en constante rotación y movimiento en la empresa, y su duración normal no es mayor a un año o ejercicio económico. Se sub dividen en: Activo Circulante Disponible, Activo Circulante Exigible, Activo Circulante Realizable, y Activo Circulante Pre pagado.

1.1.1.- ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE: está representado por el Dinero en efectivo disponible tanto en caja, como en las cuentas bancarias y tarjetas de crédito, tanto de empresas como de individuales. Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Caja, Caja Chica, Bancos, Tarjeta de Crédito Disponible, entre otras.

1.1.2.- ACTIVO CIRCULANTE EXIGIBLE: son todos los derechos que poseen tanto empresas como individuales, que surgen normalmente de las operaciones crediticias producto de la actividad principal (Venta, o Prestación de Servicios). Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Cuentas por Cobrar, Efectos por Cobrar, Arrendamientos por Cobrar, entre otros.

1.1.3.- ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE: está representado por todas las Cuentas de Inventario de la Empresa, es decir tanto la mercancía de la cual dispone para la venta (Empresas Comerciales), como los materiales para la producción (Empresas Industriales).

1.1.4.- ACTIVO CIRCULANTE PREPAGADO: son todos los gastos y otros conceptos que van en beneficio de la empresa, y que son pagados de manera anticipada, es decir que se ejecuta la salida de dinero, y se genera el derecho de exigir ante un tercero la contraprestación del servicio o beneficio. Las principales Cuentas Contables que forman parte de este sub grupo son: Seguros Pagados por Adelantado, Alquileres Pre pagados, entre otros.

1.2.- ACTIVO FIJO: son todos los bienes tanto muebles como inmuebles, tangibles o intangibles que forman parte de la empresa, y que no están destinados para la venta u obtención de lucro por medio de estos, aun cuando en casos poco particulares, se puede llegar a vender alguno de estos Activos, por razones justificadas; sin embargo la presencia de estos en la empresa son necesarios para el normal y buen funcionamiento de esta, lo que ayuda de manera indirecta a que la empresa opere. Los Activos Fijos se clasifican en dos sub grupos que son:

1.2.1.- ACTIVO FIJO TANGIBLE: está representado por todos los bienes muebles o inmuebles de la empresa, que son tangibles. Las principales Activos que entran en este grupo son: Terreno, Vehículos, Maquinaria, Equipos de Oficina, Artículos de Oficina, Mobiliario, entre otros.

1.2.2.- ACTIVO FIJO INTANGIBLE: está representado por los activos que tiene la empresa que no son tangibles o palpables como tal, y poseen un valor intrínseco, el cual otorga normalmente el(los) dueño(s) de dichos activos. Las principales Activos que entran en este grupo son: Marca de Fábrica, Derecho de Autor, Plusvalía (Crédito Mercantil o Good will).

1.3.- CARGOS DIFERIDOS: Está representado por los gastos en los cuales incurre la empresa al momento de su inicio, así como también, los gastos que se ejecutan para mejorar un bien que no sea propiedad de la empresa; Las principales Cuentas que forman parte de este grupo son: Mejoras a Local Arrendado, Gastos de Organización, Gastos de Constitución, entre otras.

1.4.- OTROS ACTIVOS: en este subgrupo entran las Cuentas de Activos que no se clasifican dentro de los subgrupos anteriores; Las Cuentas más comunes son: Inversiones a Largo Plazo, Acciones o Bonos en Otras Compañías, entre otras.

1.5.- VALUACIÓN DE ACTIVOS: en este grupo se encuentran las Cuentas que registran las Perdidas o Incrementos de Valor en los Activos; y estas son: Depreciación Acumulada de Activos, Provisión para Cuentas Incobrables, entre otras.

2. LOS PASIVOS

2.- PASIVOS: representa todas las obligaciones contraídas por un individual, o una empresa, a favor de un tercero. Los pasivos se Clasifican en: Pasivo Circulante, Pasivo a largo Plazo, Créditos Diferidos, y Otros Pasivos.

2.1.- PASIVO CIRCULANTE: representa todas las deudas a corto plazo, es decir que su pago total será realizado en un plazo no mayor a un año, o lo que sería igual a 365 días, a excepción del año bisiesto, para el cual se toman los 366 días. Las principales cuentas que forman parte de este grupo son: Cuentas por Pagar, Efectos por Pagar, Sueldos por Pagar, Intereses por Pagar, entre otras.

2.2.- PASIVO A LARGO PLAZO: representa todas las deudas a Largo Plazo, es decir, que van a ser pagadas en un periodo mayor a un año. Las Cuentas más comunes son: Crédito Bancario por Pagar, Hipoteca por Pagar, entre otros.

2.3.- CRÉDITOS DIFERIDOS: representa principalmente el dinero recibido por la empresa de manera anticipada por parte de un tercero, por la prestación de un servicio, la venta de un bien, o algún otro concepto, por el cual la empresa queda obligada a cumplir con el compromiso adquirido ante este tercero. Las principales Cuentas son: Sueldos Cobrados por Anticipado, Intereses Cobrados por Anticipado, Comisiones Cobradas por Anticipado, entre otros.

2.4.- OTROS PASIVOS: son deudas que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás subgrupos. Las principales Cuentas son: Multas por Pagar, Embargos judiciales, entre otros.

3. EL CAPITAL

3.- CAPITAL: Agrupa el conjunto de Cuentas que representan el valor residual de comparar el Activo Total, menos el Total del Pasivo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Las principales cuentas del Capital o Patrimonio son: Cuenta Capital, Cuenta Personal, Entre otras.

4. LOS INGRESOS:

4.- INGRESOS: representa todas las entradas de dinero producto de las operaciones Normales o extraordinarias de un individual o de una empresa. Estos se clasifican en: Ingresos Ordinarios e Ingresos Extraordinarios.

4.1.- INGRESOS ORDINARIOS u OPERACIONALES: son los originarios la Venta de bienes y o Prestación de Servicios, casos estos que deben corresponder a la Actividad Principal de la empresa. Las Cuentas que forman parte de este Subgrupo son solamente: Ventas, y Prestación de Servicios.

4.2.- INGRESOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: son las entradas de dinero provenientes de actividades y transacciones que no corresponden a la principal de la empresa. Las Cuentas más comunes son: Intereses Ganados ( Ingresos por Intereses), Ingresos por Comisiones, Ganancia en Venta de Activo, entre otras.

5.- LOS COSTOS DE VENTAS:

5.- COSTO DE VENTAS: está representado por las Compras tanto de Mercancía para la Venta como de Materia Prima (Empresas Manufactureras), así como también por todas las Cuentas que afectan a las Compras de manera directa o Indirecta en su valor. Las Principales Cuentas son: Compras, Devoluciones en Compras, Descuentos en Compras, Fletes en Compras, Gastos de Importación, Gastos Aduanales en Compras, entre otras.

6. LOS GASTOS:

6.- GASTOS: Representan las salidas de dinero tanto de operaciones normales de la empresa, como extraordinarias; y que en ningún caso pueden tomarse o confundirse dentro del rubro de Costos, Activos, u otros sub grupos que por su naturaleza incluyan partidas de Gastos especiales. Los Gastos se Clasifican en: Gastos Ordinarios u Operativos, y Gastos Extraordinarios o No operacionales.

6.1.- GASTOS ORDINARIOS U OPERATIVOS: son todos aquellos desembolsos en que incurre la empresa para su desenvolvimiento y operatividad normal y consecuente. Estos se clasifican o subdividen en: Gastos operativos de Ventas, y Gastos Operativos Administrativos o Financieros.

6.1.1.- GASTOS OPERATIVOS DE VENTAS: son los gastos correspondientes al departamento de Ventas, es decir que tienen que ver directa o indirectamente con las Ventas; entre las principales Cuentas están: Sueldos a Vendedores, Salarios Personal obrero de Despacho, Gastos de Embalaje en Ventas, Patente Municipal, Impuesto al valor Agregado IVA, entre otros.

6.1.2.- GASTOS OPERATIVOS ADMINISTRATIVOS O FINANCIEROS: son todos los demás gastos normales y necesarios de la empresa, pero que no tienen que ver con las ventas. Las principales Cuentas son: Sueldos Personal de la Empresa, Gastos legales, Honorarios profesionales, Servicios Públicos, Publicidad y Propaganda, Impuesto Sobre la Renta, las Depreciaciones de los activos, entre otras.

6.2.- GASTOS NO OPERACIONALES O EXTRAORDINARIOS: Comprende las sumas de dinero pagadas y/o causadas por Gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto principal del ente económico. Las Cuentas más comunes son: Perdida en Venta de Activos, Notas de Débito por Devolución de Cheques, entre otras.

Teoría del cargo y del abono o partida doble

Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo     =    Pasivo +    Capital

> Esta ecuación siempre está en equilibrio.

> Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación 

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación

• El activo aumenta cargándole (Debe).

• El activo disminuye abonándole (Haber).

• El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)

• El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.

La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es el Haber.

A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos.

Nota: Las Cuentas son presentadas en forma de resumen en cada concepto de Grupos y Subgrupos, Así como también es importante aclara que esta clasificación está bajo mi criterio profesional. Queda del alumno el interés y la tarea de indagar más Cuentas Contables, así como también su uso.

Autor:

Lic. Juan Miguel Casanova Fazio

Instituto Universitario de Educación Especializada (IUNE)

Núcleo San Juan de Colón – Estado Táchira

Especialidad: Contaduría y Recursos Humanos / Modulo: Contabilidad I