Diseño e implementación de un sistema de información del proyecto siderúrgico nacional

  El presente trabajo investigación se desarrolló en la Siderúrgico Nacional José Inácio de Abreu e Lima ubicado en Cuidad Piar, que tendrá una capacidad de 1.550.000 toneladas de acero líquido por año, para producir planchones, chapas gruesas y bobinas. El propósito de este trabajo es el diseño e implementación de un sistema de información del proyecto “SIVEN”, con el fin de controlar, organizar y almacenar los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones, que permitan de manera efectiva obtener una línea de tiempo de todas las etapas de desarrollo del proyecto, desde sus inicios hasta su culminación. Este sistema conocido como Sistema de Información de Registro Fotográficos, Audiovisuales y otros Documentos (SIRFAD-SIVEN), se desarrolló como una aplicación web utilizando lenguaje de programación PHP, que permite actualizar toda la información producida en tiempo real a medida que se vaya generando. INTRODUCCIÓN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad, el Proyecto SIVEN requiere una metodología eficiente para actualizar, codificar y organizar todos los registros fotográficos audiovisuales y otras documentaciones que históricamente se han generado durante la ejecución del Proyecto SIVEN. El personal que labora en esta construcción, a la hora de buscar este tipo de información, invierte grandes lapsos de tiempo, debido que se encuentran grandes volúmenes de estos registros ocasionando imprecisiones para su ubicación, ya que no existe un área determinada y específica para su almacenamiento y efectivo acceso a estos.

En vista de la situación antes planteada, es de sumo interés realizar una investigación documental que pueda contribuir a consolidar una metodología adecuada para organizar, identificar, almacenar y controlar los registros audiovisuales y cualquier otra documentación que se genere en el Proyecto durante su ejecución, así como identificar los factores requeridos que puedan contribuir a alcanzar las metas establecidas en la Constructora AG en la Gerencia de Calidad del Proyecto SIVEN, más específicamente por ser el área donde se ejecuta el presente Proyecto de investigación.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar e Implementar un sistema de información del Proyecto Siderúrgico Nacional "Jóse Inácio de Abreu e Lima" (SIVEN), que permita la determinación de la trazabilidad del mismo. Diagnosticar la situación actual del flujo de información respecto al almacenamiento de los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones en las diferentes unidades involucradas en el Proyecto SIVEN. 2. Elaborar un plan de acción para desarrollar un sistema de información que permita llevar la trazabilidad de los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones del Proyecto SIVEN.

3. Documentar el sistema de información con todos los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones del Proyecto SIVEN.   4. Construir la línea del tiempo para el Proyecto SIVEN desde 06 de marzo del 2009 hasta julio de 2014 hasta la actualidad, Diseñando un sistema de información (ambiente web) que permita llevar la trazabilidad del Proyecto SIVEN.   5. Implementar el sistema de información que permita llevar la trazabilidad de los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones para el Proyecto SIVEN.

MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO El estudio no experimental a realizar se considera de tipo descriptivo y documental, debido a que permitió describir, registrar, analizar y estudiar características fundamentales para procesar el flujo de información fotográfica, audiovisual y otra documentación del Proyecto. De igual manera, se considera de tipo explicativo, ya que busca determinar las causas existentes, las condiciones que provocan el incumplimiento para la organización, identificación, almacenamiento y control de estos registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones que se generan en el Proyecto SIVEN.

SITUACIÓN ACTUAL DIAGNÓSTICO PROYECTO SIVEN El Proyecto SIVEN desde sus inicios el 06 de marzo de 2009 hasta la presente fecha, julio 2014, ha generando una cantidad considerable de registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones, debido a la complejidad de la construcción de la obra. Cabe destacar que estos registros se encontraban dispersos en diferentes unidades del Proyecto SIVEN, almacenados sin clasificación o codificación. Esto trajo como consecuencia innumerables inconvenientes a la hora de ubicar dichos registros para la elaboración de informes de evaluaciones, presentaciones, folletos de obra, entre otros. Además en muchas ocasiones no se garantizaba el resguardo necesario e indispensable de la información generada durante los avances de la obra (movimiento de tierra, obras civiles u otras).

También se elaboró el Diagrama Causa–Efecto, para determinar de forma más específica cuáles eran los aspectos que originaban la problemática expuesta, de los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones en Proyecto SIVEN.

PROCESO ACTUAL DE LA GENERACIÓN DE REGISTROS FOTOGRAFICOS, AUDIOVISUALES Y OTRAS DOCUMENTACIÓNES

DEBILIDADES DEL PROYECTO SIVEN PARA ACTUALIZAR, CODIFICAR Y ORGANIZAR LOS REGISTROS FOTOGRÁFICOS Y OTRAS DOCUMENTACIONES. El Proyecto SIVEN no dispone de una metodología para procesar los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones desde que se comenzaron los trabajos hasta la actualidad. El personal que labora en el campamento AG no ha obtenido la capacitación para procesar adecuadamente los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones que se generan en el Proyecto SIVEN. El Proyecto SIVEN cuenta con un volumen considerable de registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones, actualmente no cuenta con una estructura adecuada para organizar estos registros. El personal del Proyecto SIVEN a la hora de localizar estos registros pierde mucho tiempo por no disponer de un lugar específico para almacenar todos los registros.

SIRFAD SIVEN   El Sistema de Información de Registros Fotográficos, Audiovisuales y otras Documentaciones (SIRFAD) tiene la finalidad de responder a las debilidades que existen actualmente en el Proyecto SIVEN en el proceso de registrar la información audiovisual, definiendo una estructura que responda a las necesidades de organizar, codificar y controlar la ubicación de estos registros del Proyecto SIVEN.  Para complementar el SIRFAD, se contará con una aplicación web que permitirá que todo el personal del Proyecto SIVEN tenga acceso directo a todos los registros generados en la obra, a través del tiempo. LA PROPUESTA

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO Control automatizado en la entrada de los registros audiovisuales.  Permitir la búsqueda de documentos, además visualizar y descargar la información. Proporcionar datos para la ubicación física de documentos dentro del Archivo (generando un código de identificación).  Facilitar un acceso rápido, eficaz y con calidad de la información en el momento que sea requerida. La generación de la línea del tiempo en el Proyecto SIVEN. FUNCIONES PRINCIPALES DEL SIRFAD Llevar a cabo el ingreso de los registros. Realizar modificaciones de los registros. Efectuar consulta de los diferentes documentos antes mencionados. Generar la línea del tiempo teniendo acceso a los registros en diferentes años y meses de manera más rápida y con calidad.

ESTRUCTURA DEL SIRFAD Se presenta la estructura del SIRFAD SIVEN, se tomó en consideración para la distribución del sistema de información varios documentos, tales como, la estructura de desglose de trabajo (EDT), el plano N° SN-GE-A-00-PL-4001-0, FT SIVEN 202 Rev.0 RELACION DE AREAS Y SECTORES DATA BOOK, llegando a la conclusión que el sistema de información debería tener los siguientes parámetros, nombre del proyecto, tipo de documentos (documentos, videos, fotos y publicaciones), áreas y sectores del Proyecto SIVEN, obras sociales, ordenes de servicios, gestión SIVEN, años, meses y tomando la referencia de inicio desde 06 de marzo del 2009 hasta julio de 2014 y para seguir su proceso de almacenar hasta diciembre 2018, obteniendo así la línea del tiempo del Proyecto SIVEN. PLANO N° SN-GE-A-00-PL-4001-0 FT SIVEN 202 Rev.0 RELACION DE AREAS Y SECTORES DATA BOOK LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)

PROCEDIMIENTO PARA LA CENTRALIZACIÓN DE LOS REGISTROS FOTOGRÁFICOS, AUDIOVISUALES Y OTRA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO SIVEN   Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal con el fin de conocer si tenían algún registro audiovisual. Al personal que sí tenía estos registros, se le solicitó una copia, con el propósito de almacenarlos en un disco duro externo de alta capacidad. Se copiaban para ser centralizados en la Gerencia de Calidad, específicamente en la Coordinación/GSI.  

DISEÑO DEL SIRFAD El diseño de este sistema se realizó en un lenguaje de programación PHP, la base de datos en XAMPP. Los usuarios del sistema de información todo el personal del Proyecto SIVEN.  Se colocó un módulo de seguridad para entrar al sistema, el cual se debe colocar el nombre del usuario y la clave de acceso.  El SIRFAD SIVEN dispone de varias funciones, tales como, un buscador de archivos avanzados, registro de archivos, modificador y eliminar archivos, vista de obra.

VENTANAS DE ACCESO AL SIRFAD SIVEN   A continuación se mostrarán todas las ventas que permite acceder el SIRFAD SIVEN. ENTAR AL SIRFAD SIVEN

MENÚ PRINCIPAL DEL SIRFAD INGRESO DE DOCUMENTO

BÚSCADOR DEL SIRFAD MODIFICAR Y ELIMINAR REGISTROS DEL SIRFAD

VISTA DE OBRA  El Proyecto SIVEN tiene contemplado colocar varias cámaras de videos en tres partes especificas de la obras, para ver en tiempo real la ejecución de distintos procedimiento de gran impacto para la misma, la cámara número uno cuenta con 4 vista, cámara dos y tres una vista.

LINEA DE TIEMPO DEL PROYECTO SIVEN El diseño del SIRFAD SIVEN permite mostrar la línea del tiempo del Proyecto SIVEN, gracias a la estructura establecida por años y meses realizando el respaldo de los registros desde el 06 de marzo de 2009 hasta 20 de Diciembre 2018, creando acceso directo en distintos punto del tiempo de ejecución de la obra. CODIFICACIÓN DEL SIRFAD SIVEN La identificación de los documentos audiovisuales en la base de datos del SIRFAD SIVEN. Se define a continuación el significado o contenido de cada recuadro mostrado anteriormente: A continuación se presenta la codificación que tendrán los registros en el sistema de información. SIRFAD SIVEN

El objetivo fundamental del manual SIRFAD SIVEN, considerando todos los aspectos necesario para el funcionamiento y máximo aprovechamiento del sistema de información desarrollado en el Proyecto SIVEN, en establecer los lineamientos para guiar al personal en el manejo efectivo de esta herramienta de trabajo, además canalizar, identificar, organizar, almacenar y controlar los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentación generada en el Proyecto SIVEN.   Mostrar todos los pasos para el manejo del administrador y los usuarios del sistema de información (SIRFAD), desde el momento que se genera el documento audiovisual; hasta que se autoriza cargarlo al Sistema de Información y su posterior uso dentro de la empresa. MANUAL DEL SIRFAD SIVEN MANUAL SIRFAD SIVEN

PLAN DE ACCIÓN DISEÑO DE SIRFAD SIVEN Se desarrolló dos plan de acción para diseñar y implementar el SIRFAD SIVEN. Tabla 1: PLAN DE ACCIÓN PARA DISEÑAR EL SIRFAD

Tabla 2: PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN

CONCLUSIONES El diagnóstico permitió determinar que los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones, no se encontraban clasificados y organizados en un lugar especifico, dispuestos para el momento en que son requeridos. Se elaboró el plan de acción del diseño del sistema de información SIRFAD SIVEN, el cual contiene los pasos a seguir, además las actividades, responsables y los recursos requeridos para la utilización del mismo. El manual del SIRFAD SIVEN fue elaborado con la finalidad de capacitar al administrador y usuarios del sistema. Éste contiene todas las especificaciones técnicas para su manejo efectivo.

4. El sistema de información permite llevar un control de registros audiovisuales, fotográficos y otras documentaciones, además muestra la secuencia de eventos producidos (Línea de Tiempo) de manera automatizada, presentando una interfaz amigable para el usuario. 5. La implementación del SIRFAD SIVEN se desarrolló a través de un plan de acción, aprovechando efectivamente los recursos de la empresa, obteniéndose una herramienta importante para el control de los registros fotográficos, audiovisuales y otras documentaciones del Proyecto SIVEN.

RECOMENDACIONES Adiestrar al personal para el manejo del sistema información, haciendo uso del manual del SIRFAD SIVEN.  Realizar las actividades de mantenimiento correspondientes al SIRFAD SIVEN.  Agregar un nuevo campo que permita cargar como información adicional, una galería fotográfica e informativa del Proyecto SIVEN esto con la finalidad de vincular la información disponible en la base de datos, además que permitan cubrir los nuevos requerimientos que puedan ir surgiendo.

ANEXOS: PROYECTO SIVEN Abril 2014 Mayo 2009