Esquema 3.1
Identificación de persona
(Únicamente en la vía notarial)
1. el interesado en realizar la identificación de su persona, acude ante el notario para iniciar el trámite. Presenta certificación de la partida de nacimiento y cedula de vecindad. Si fuere menor, lo presentan los padres.
2. El interesado realiza declaración jurada ante el notario, sobre la circunstancia de los diferentes nombres que ha utilizado, lo que constara en la escritura.
3. el Notario facciona la escritura en la que hace constar la declaración jurada que recibió Art. 5 Código Civil y 440 Código Procesal Civil y Mercantil, primer párrafo.
4. Se remite el testimonio, con su duplicado y aviso, Al registro Civil correspondiente, para que se anote al margen de la partida de nacimiento y demás inscripciones del estado civil de la persona. Y testimonio especial, Art. 37 Código de Notariado.
3.2.1 Base legal para la identificación de persona
La base legal para el fraccionamiento del instrumento publico de identificación de persona ante notario, se encuentra contenida en tres leyes especificas: El Código Civil, Decreto Ley 106; El código Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley 107; y el Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la Republica.
Artículos Del Código Civil, Decreto ley 106, aplicables a la identificación de persona: 4, 5 y 7.[3]
Artículos del Código Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley 107, aplicables a la identificación de persona: 440, primer párrafo.[4]
Artículos del Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la Republica, aplicables a la identificación de persona: 29, 30, 31 y 32.[5]
3.2.2 Caso practico de identificación de persona.
Una vez contamos con los elementos conceptuales y legales necesarios para comprender las implicaciones de la identificación de persona, corresponde presentar un ejemplo, en detalle.
Como hemos visto, el procedimiento inicia con la comparecencia del interesado, quien puede ser un adulto o un menor de edad. Si se trata de un menor de edad, deberá comparecer a través de quien o quienes ejerzan la patria potestad sobre el, lo cual deberá acreditarse mediante la presentación de la certificación de la partida de nacimiento del menor (extendida de manera reciente por el registro respectivo) y certificación de la partida del registro en la que consta el matrimonio de los padres (Art. 29, numeral 5, Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la republica).
En uno u otro caso, debe procederse a realizar la declaración jurada que justifica la identificación de persona en escritura matriz o también denominada escritura publica.
El caso que a continuación se presenta, el cual consta en escritura publica como lo manda la ley, trata sobre una señorita, mayor de edad, a quien interesa realizar la identificación de su persona. Es pertinente recordar que la escritura debe fraccionarse en papel sellado especial para protocolo, por lo que es necesario satisfacer todas las obligaciones del caso.
SETENTA Y NUEVE (79). En la ciudad de Guatemala, el veintiocho de julio de dos mil cuatro, ANTE MI: RICARDO ALVARADO SANDOVAL, notario comparece[6] la señorita MARIA ELISA DE JESUS ALVAREZ SARMIENTO, de veinticuatro años de edad, soltera, guatemalteca, estudiante, de este domicilio, quien se identifica con la[7] Cédula de vecindad numero de orden A guión[8] uno (A-1), y de registro setecientos noventa y seis mil seiscientos ochenta y cinco (796685), extendida por el Alcalde[9] de Guatemala, departamento de Guatemala. Me asegura hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles y que por el presente instrumento otorga su IDENTIFICACION DE PERSONA conforme las siguientes cláusulas escriturarias: [10] PRIMERA: Declara la compareciente bajo juramento, [11] y enterada de las penas relativas al delito de falso testimonio,[12] ser de los datos personales consignados. Que su nacimiento se encuentra inscrito en el Registro Civil de esta ciudad al numero ciento cuarenta y dos (142), folio ciento cuarenta y dos (142), del libro sesenta y uno (61) de nacimientos, del Registro civil del municipio de Guatemala, en donde consta que nació el TRECE DE SEPTIEMBRE DE MIL NOVECIENTOS SETENTA Y NUEVE en esta capital, hija del señor Héctor Ismael Á lvarez Castro y de la señora Graciela Hortensia Sarmiento Duarte de Á lvarez Castro y de la señora Graciela Hortensia Sarmiento Duarte de Á lvarez. SEGUNDA: Expresa la otorgante, bajo declaración jurada, que en sus relaciones sociales, comerciales, profesionales y estudiantiles, ha usado y es conocida con los nombres de MARIA ELISA DE JESUS ALVAREZ SARMIENTO; MARIA ALVAREZ SARMIENTO; ELISA ALVAREZ SARMIENTO; MARIA E. ALVAREZ S.; nombres y apellidos que corresponden a una misma y única persona que es la otorgante[13] solicitando al Señor Registrador Civil del municipio de Guatemala, departamento de Guatemala, que efectúe la correspondiente anotación al margen de la partida relacionada y posteriormente se le extienda certificación para los efectos legales. TERCERA: la otorgante acepta las cláusulas del preseutne instrumento.[14] DOY FE: A) Que lo escrito me fue expuesto y de su contenido; B) Que tuve a la vista la certificación de la partida de nacimiento y la cedula de vecindad relacionadas; C) Que advertí a la otorgante sobre los efectos legales del presente instrumento y de la obligación registral inherente a la misma. Leo lo escrito a la interesada,[15] quien enterada de su contenido, objeto, valor y efectos legales lo acepta, ratifica y [16]firma con el Notario Autorizante.[17]
f) Ante mí: f) (Sello del NOTARIO) [18]
Una obligación posterior, inherente a toda escritura, consiste en compulsar el testimonio especial. Como recordamos, el testimonio es la copia fiel de la escritura matriz.[19] El testimonio especial es el que debe remitirse al Director del Archivo General de Protocolos. El testimonio, llamado primer testimonio, es el que el Notario compulsa para entregárselo al interesado o interesados.
A continuación se presentía el modelo de la razón que debe acompañar al testimonio especial, así:
Esquema 3.2
Testimonio especial
El testimonio especial – de acuerdo con lo establecido en el Art. 37 numeral a), del Código de notariado- debe ser remitido por el Notario al Director del Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de los veinticinco días hábiles posteriores al otorgamiento de la escritura.[20]
Asimismo, existe la obligación de otorgar el llamado primer testimonio al otorgante, lo cual esta previsto en el Art. 73 del Código de Notariado, para lo cual no se establece plazo para hacerlo. [21] Además, debe tenerse presente que el otorgante esta en la libertad de pedir no solo uno, sino cuantos testimonios desee, lo cual sucede a lo largo del tiempo, es decir, de manera inmediata o mediata. En todo caso, el es quien sufraga los gastos en que se incurren por la expedición de los testimonios que solicite.
En el caso que estamos analizando, la obligación del primer testimonio es prácticamente doble, ya que el requisito se encuentra establecido en la regulación del trámite de identificación de persona, como hemos visto y también corresponde hacerlo en todo tipo de escritura el extender el primer testimonio cuando lo requiera el otorgante al notario.
En el presente ejemplo, el notario expedirá el primer testimonio, a efecto de entragarlo a la persona otorgante, quien ha realizado la identificación de su persona. Con el testimonio que se le proporcione, mas su duplicado, [22] deberá remitirse esta documentación al Registro Civil respectivo, a efecto de que se realice la correspondiente anotación al margen de la partida de nacimiento y en el libro de cedulas de vecindad (ver Esquema 3.2).
Si observamos con detenimiento el testimonio especial y el primer testimonio, nos percatamos que una de sus diferencias consiste en que el testimonio especial debe llevar un timbre fiscal de Q. 0.50 por hoja[23] y un timbre notarial de Q. 10.00[24] en tanto que al primer testimonio solo corresponde adherirle un timbre fiscal de Q. 0.50 por razón del registro (ver Esquema 3.3).[25]
Los timbres fiscales de Q. 0.50 por hoja que lleva el testimonio especial, corresponde adherirlos en virtud de que con ello se satisface la obliacion que anteriormente consistía en utilizar papel sellado. A través de ese timbre, las hojas de papel español bond que se hayan utilizado quedan habilitadas legalmente, desde la perspectiva de este impuesto. Asimismo, en lo que corresponde al timbre Notarial, con ello el Notario cumple lo que establece la ley de la materia. En este sentido cabe aclarar que, en la práctica, quien cubre el impuesto del timbre Notarial es el cliente, en tanto la ley prevé que quien debe satisfacer el impuesto es el Notario.[26] Sin embargo, desde un punto de vista practico, es el cliente quien cubre todos los gastos en que se incurre por la promoción del asunto que le interesa. Quizá, si se mejorara la redacción de la ley, quedaría despejado el equivoco y únicamente se establecería la obligación al notario que se cumpla con adherir el timbre respectivo, con lo cual la responsabilidad del Notario seria mas de fiscalización y control en cuanto a la obligación establecida legalmente.
Esquema 3.3
Primer Testimonio
Autor:
Juan Pablo C.
Guatemala
2008
[1] La declaración Universal de Derechos humanos, establece en su Art. 6. Todo ser humano tiene derecho, en todas partes, al reconocimiento de su personalidad jurídica. Un atributo fundamental de la personalidad, precisamente lo constituye el nombre.
[2] El primer párrafo del Art. 440 del Código Procesal Civil y Mercantil establece lo siguiente: Art. 440 (Solicitud). Cualquier persona que, constante y públicamente, hubiere usado y fuere conocida con nombre propio distinto del que aparece en su partida de nacimiento, o usare nombre incompleto, u omitiere alguno de los apellidos que le corresponden, podrá pedir ante un notario, conforme a lo establecido en el Código Civil, su identificación, la que se hará constar en escritura publica; el testimonio y una copia se presentaran al Registro Civil correspondiente para la anotación de la partida (identificación de persona).
[3] Articulo 4. Identificación de la persona. La persona individual se identifica con el nombre con que se inscriba su nacimiento en el Registro Civil, el que se compone del nombre propio y del apellido de sus padres casados o de sus padres no casados que lo hubieren reconocido. Los ojos de madre soltera serna inscritos con los apellidos de esta.
Los hijos de padres desconocidos serán inscritos con el nombre que les de la persona o institución que los inscriba.
En el caso de los menores ya inscritos en el Registro Civil con un solo apellido, la madre, o quien ejerza la patria potestad, podrá acudir nuevamente a dicho registro a ampliar la inscripción correspondiente para inscribir los dos apellidos.
Articulo 5. El que constante y públicamente use nombre propio o apellido distinto del que consta su partida de nacimiento, o use incompleto su nombre, y omita alguno de los apellidos que le corresponden, puede establecer su identificación por medio de declaración jurada hecha en escritura publica, por la misma persona si fuere mayor de edad o por sus padres que ejerciten la patria potestad. también podrá hacerse por cualquiera que tenga interés en la identificación conforme el procedimiento establecido por el Código Procesal Civil y Mercantil.
Art. 7 en los casos a que se refiere los artículos anteriores, la alteración se anotara al margen de la partida de nacimiento. La identificación y el cambio de nombre no modifican la condición civil del que la obtiene ni constituye prueba alguna de filiación.
[4] Articulo 440 (del Código Procesal Civil y Mercantil). Solicitud. Cualquier persona que, constante y públicamente, hubiere usado y fuere conocida con nombre propio distinto del que aparece en su partida de nacimiento, o usare nombre incompleto, u omitiere alguno de los apellidos que le corresponden podrá pedir ante un notario, conforme a lo establecido en el Código Civil su identificación, la que se hará constar en escritura publica; el testimonio y una copia se presentaran al registro Civil correspondiente para la anotación de la partida (identificación de persona).
La identificación de un tercero podrá pedir ante le juez de Primera instancia o un notario. La solicitud se mandara publicar en el Diario Oficial en un edicto que contendrá el nombre completo de la persona cuya identificación se pide, los nombres y apellidos que hubiere usado constante y públicamente y los que aparezcan en su partida de nacimiento. El solicitante aportara la documentación que tuviere y propondrá la información de testigos, pudiendo ser parientes de la persona de cuya identificación se trate (identificación de tercero, que culmina con acta de notoriedad: ver Art. 442 Código Procesal Civil y Mercantil).
[5] Art. 29. Instrumentos públicos. Los instrumentos públicos contendrán:
1. el número de orden, lugar, día, mes y año del otorgamiento.
2. Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio de los otorgantes.
3. La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento, y de que los comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.
4. La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la cedula de vecindad o el pasaporte, o por dos testigos conocidos por el notario, o por ambos medios cuando así lo estimare conveniente.
5. razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación legal de los comparecientes en nombre de otro, describiéndoles e indicando el lugar, fecha y funcionario o notario que los autoriza. hará constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley a su juicio, para el acto o contrato.
6. La intervención de un intérprete nombrado por la parte que ignore el idioma español, el cual de ser posible, deberá ser traductor jurado. Si el interprete no supiere o no pudiere firmar, lo hará por el un testigo.
7. La relación fiel, concisa y clara del acto o contrato.
8. La fe de haber tenido a la vista los títulos y comprobantes que corresponda, según la naturaleza del acto o contrato;
9. La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario, sean pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de autorización u orden judicial o proceda de diligencias judiciales o administrativas;
10. La fe de haber leído el instrumento a los interesados y su ratificación y la aceptación;
11. La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben presentar el testimonio a los registros respectivos; y
12. Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del notario, precedida de las palabras "ante mi". Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar derecho y en su defecto, otro que especificara el notario firmando por el un testigo, y si fueren varios los otorgantes que no supieren firmar, lo hará un testigo, por cada parte o grupo que represente un mismo derecho. Cuando el propio notario fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: "Por mi y ante mi".
Articulo 31. son formalidades esenciales de los instrumentos públicos:
El lugar y fecha del otorgamiento.
El nombre y apellidos de los otorgantes.
razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca en nombre de otro.
La intervención de interprete, cuando el otorgante ignore el español
La relación del acto o contrato con sus modalidades.
Las firmas de los que intervienen en el acto o contrato, o la impresión digital en su caso.
Articulo 32. La omisión de las formalidades esenciales en instrumentos públicos, da acción a la parte interesada para demandar nulidad, siempre que se ejercite dentro del término de cuatro años, contados desde la fecha de su otorgamiento.
[6] Se le llama compareciente a la persona que promueve el asunto en la introducción de la escritura.
[7] No es correcto escribir "Su cedula", debido a que esto implicaría que el Notario da fe de que efectivamente le pertenece a esa persona y que lo hace constar.
[8] también es posible que en lugar de escribir la palabra "guión", se utilice signo (-) en vista de que este no es numero, sino un símbolo.
[9] Reparar en que se debe escribir "extendida por el Alcalde", pues es incorrecto decir que fue extendida por la municipalidad, el Registrador o en la Municipalidad. Al revisar una cedula se comprueba que allí se expresa que fue extendida por el Infrascrito alcalde de X municipio.
[10] Hasta acá la primera parte de la escritura, a la que se le conoce con el nombre de Introducción. Ver Art. 34 del Código de Notariado.
[11] Tener presente que la ley prescribe que tal declaración sea hecha bajo juramento en escritura pública.
[12] Articulo 460 (Código Penal). Falso testimonio. Comete falso testimonio, el testigo interprete, traductor o perito que en su declaración o dictamen ante autoridad competente o notario, afirmare una falsedad, se negare a declarar estando obligado a ello u ocultare la verdad. El responsable de falso testimonio será sancionado con prisión de seis meses a tres años y multa de cincuenta a un mil quetzales. Si el falso testimonio se cometiere en proceso penal en contra del procesado, será sancionado con prisión de dos a seis años y multa de doscientos a dos mil quetzales. Las sanciones señaladas se aumentaran en una tercera parte si el falso testimonio fuere cometido mediante soborno.
[13] A la persona que promueve el asunto se le llama otorgante en el cuerpo de la escritura.
[14] Hasta acá llega la segunda parte de la escritura, denominada cuerpo.
[15] En el cierre, se le llama interesado(a) o interesados (as) a la(s) persona(s) que promueve(n) el asunto.
[16] No se debe escribir "juntamente con el notario" porque ello implicaría que los dos toman el lapicero a la vez, y firman. Tampoco es aceptable la expresión "quienes bien enterados de su contenido…." Ya que la expresión es incorrecta y resulta anacrónica.
[17] Es conveniente y útil, además de necesario por mandato legal, cancelar los espacios en blanco que queden en el último renglón de la escritura, a efecto de evitar riesgos de inserción de texto por personas malintencionadas. Así, el Art. 13 numeral 7, del Código de Notariado prescribe: 7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran con una línea antes de que sea firmado el instrumento.
[18] No es obligatorio el estampar el sello al pie de la escritura que se facciona, porque no lo pide l ley. Sin embargo, muchos notarios lo acostumbran.
[19] El Art. 66 del Código de Notariado, decreto 314 del Congreso de la Republica: Testimonio es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de autentica o legalización, o del acta de protocolacion, extendida en el papel sellado correspondiente (tener presente que ya no existe el papel sellado), y sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba substituirlo (es el notario depositario), de conformidad con la presente ley.
Articulo 70. las hojas del Testimonio serán numeradas, selladas y firmadas por el notario. Al final del instrumento se indicara el número de hojas de que compone, personas a quienes se extiende y el lugar y la fecha en que se compulse.
[20] Articulo 37. el notario y los jueces de 1ª. Instancia, cuando estén facultados para cartular, deben cumplir las siguientes obligaciones:
a) Remitir al Director del Archivo General de Protocolos, dentro de los veinticinco días hábiles siguientes al otorgamiento de cada escritura publica, testimonio especial en papel sellado del menor valor, con los timbres notariales adheridos de conformidad con la ley. En los departamentos de la Republica, excluyendo al de Guatemala, el Notario podrá entregar dichos testimonios al Juez de 1ª. Instancia, quien extenderá el comprobante respectivo y los remitirá inmediatamente al Archivo General de protocolos.
[21] Articulo 73. Elo notario esta obligado a expedir testimonio o copia simple legalizada a los otorgantes, sus herederos o cesionarios, o a cualquier persona que lo solicite.
[22] Acá procede aplicar supletoriamente el Art. 1132 del Código Civil, Decreto ley 106 en el cual se lee lo siguiente con relación al duplicado: Artículo 1132. todo documento se presentara por duplicado al registro: la copia se extenderá en papel sellado del menor valor y se conservara con la clasificación del caso en la oficina…
[23] Con base en lo establecido en el Decreto 37-92 del Congreso de la Republica, Ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado Especial para Protocolos, que en su Art. 5 numeral 6, se lee: índices, testimonios especiales, copias simples o legalizadas y actas notariales, por cada hoja de papel de Q. 0.50.
[24] Art. 2, numeral 2, literal b) del Dto. 82-96 del congreso de la Republica, Ley del timbre Forense y Timbre Notarial.
[25] Con base a lo establecido en el Decreto 37-92 del Congreso de la Republica, Ley del impuesto de Timbres Fiscales y de Papel sellado especial para Protocolos, que en su Art. 5, numeral 3, se lee: por cada razón puesta en los registros públicos al pie de lo documentos que se presentan a su registro Q. 0.50.
[26] Articulo 1 (Ley del timbre forense y notarial, Dto. 82-96 del Congreso de la Republica) Se crea un impuesto, que cubrirán lo Abogados y notarios en ejercicio de sus profesiones. Dicho impuesto se recaudara por medio de timbres o estampillas especificas para el efecto, que se denominaran, según su clase y objeto, Forense o notarial.
Además debe tenerse presente que, según lo establecido en el citado cuerpo legal, los fondos provenientes del pago del tributo tienen un fin especifico, de tipo gremial, a saber:
Articulo 2. Los fondos provenientes de tal impuesto son privativos del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala, el que se recaudara y empleara su producto solamente en el desarrollo de los programas de prestaciones sociales establecidas a favor de sus miembros colegiados activos que contribuyan a su mantenimiento con sujeción a los reglamentos que determinaran su naturaleza, orden, métodos y planes que se han de seguir para la aplicación de los respectivos programas de prestación.
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