Sistema de Gestión Documental

¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:

• Al Personal de la Empresa

• A clientes y Proveedores

La gestión documental se ha convertido en una necesidad y en un problema para las organizaciones, representados en gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc.

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

La Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas organizaciones. Incluye conceptos como son "auditorias de la información", "gestión electrónica de documentos", etc.

Beneficios de emplear la práctica de la Gestión Documental

• Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.

• Aumentar el valor de la información de la empresa.

• Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.

• Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Sistema de Gestión Documental

Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital.

Software de gestión documental

Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Estado del arte de la Gestión Documental

El año 2002 ha sido el año del "despertar" mundial de los directivos de las empresas sobre la importancia de la gestión de los documentos de sus respectivos negocios. Las razones del "despertar" hay que buscarlas en acontecimientos que se desencadenan desde fines de 2001: la quiebra de ENRON, la desaparición de Arthur Andersen, el problema de Worldcom. En todos ellos, la gestión de los documentos no ha sido el motivo principal del escándalo, pero si ha servido para demostrar o no poder demostrar cual había sido la actitud y acciones que habían tomado las distintas empresas y las personas que en ellas trabajaban. La imprevista desaparición de Arthur Andersen y las posibles condenas de directivos de estas empresas ha desatado un interés hasta ahora desconocido por la gestión de los documentos. Los principales proveedores de Software de gestión de contenidos, se han apresurado a resaltar las funcionalidades que permiten gestionar los documentos, después de un tiempo en que las aplicaciones de gestión documental creadas en los años 90, parecían haber dejado de "estar de moda" frente a funcionalidades más modernas como la gestión de portales o páginas Web.

Ya hace muchos años, que muchos profesionales en distintos países, se venían empeñando en la importancia de estos temas, la necesidad de encontrar caminos comunes y de normalizar las prácticas que en algunas empresas estaban ya extendidas. Como resultado de estas iniciativas en el año 2002 ya se contaba con dos documentos esenciales a tener en cuenta en el desarrollo de esta actividad.

• MoReq. Model requirements for the management of electronic records.

Resultado de un proyecto de la Unión Europea en el que trabajaron personas de distintos países entre 2000 y 2001 y que ha sido ublicado por la OPOCE en 2002.

• ISO/TR 15489-2 Records management, publicada en el 2001.