Las tecnologías de información en las PyME's

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RESUMEN

En este artículo se busca dar una perspectiva amplia de lo que las tecnologías pueden hacer por las pequeñas y medianas empresas. Se explican algunos de los beneficios y los retos que hay que afrontar. Así también, se hace una breve descripción de las opciones en el mercado que pueden facilitar el proceso de la implementación. Se concluye que las PyME’s deben de comenzar a implementar las tecnologías de información puesto que ofrecen muchos beneficios y son algo que es necesario incorporar a la empresa para poder seguir el desarrollo de los negocios.

Palabras Clave: Pequeñas y Medianas Empresas, Tecnologías de Información

1. Introducción

Anteriormente, las pequeñas y medianas empresas eran una forma de buscar un medio de supervivencia a causa de un recorte en la nómina de las grandes empresas, ahora la mentalidad de los hombres de negocio está cambiando. Podemos ver que las pequeñas empresas son una forma de generación de empleos y de estímulo a la compañía, según Ramon Ray(Ray, 1999), y ésto ya lo están viendo los negocios orientados a vender tecnologías de información.

Las tecnologías de información se tratan de implementar en grandes compañías como una estrategia de negocio, pero las PyME’s son más difíciles de convencer debido a los costos que esto representa, o al menos, lo que ellos piensan. Los negocios pequeños son administrados generalmente por sus dueños y el tomar una decisión sobre tecnologías, cuando éste no es su negocio, entonces no puede entender todos los beneficios que representa este cambio.

Además del desconocimiento de los costos y los beneficios, tampoco se conocen las opciones disponibles o cómo elegir mejor el hardware y software necesario para cada empresa, en especial cuando no se cuenta con un departamento o al menos una persona dentro de la empresa dedicada exclusivamente a este rubro. El e-commerce y el internet no son la única forma de incorporar TI’s a un negocio por grande o pequeño que éste sea.

Evitar virus, tener una mejor comunicación y un mejor control, son algunas de las posibilidades que brindan las tecnologías de información. En algunos casos las TI’s sólo se ven como una posible ventaja competitiva a futuro, pero en otros, son un arma para que sus competidores no saquen del mercado a las pequeñas empresas.

2. Tecnologías de Información en las PyME’s

En la comunidad global en la que vivimos, las pequeñas y medianas empresas requieren adentrarse en las tecnologías de información para poderlos desarrollar. El problema es que hay una gran diversidad de empresas, por ejemplo, las que venden al consumidor final, o las que venden materias primas o productos sofisticados. Para cualquier tipo de empresa, existen muchos beneficios, pero también retos que afrontar. Lo más importante es primero identificarlos para estar conscientes de lo que significan las tecnologías de información y ver la manera en la que éstas se alinean con la estrategia del negocio.

2.1 Beneficios

A continuación se enlistan las principales ventajas que se pueden obtener de las tecnologías de información para cualquier tipo de empresa, especialmente las pequeñas y medianas.

2.1.1 Rapidez en los procesos

Las TI pueden ayudar a eficientizar los tiempos de respuesta de los diferentes tipos de procesos que se involucran en la elaboración de algún bien o servicio. Desde que se seleccionan las materias primas, pasando por el proceso de transformación, inspección de calidad, ventas, logística, y pago, el sistema puede dar información sobre el proceso. Al detectar las fallas dentro de la cadena productiva, se pueden corregir rápidamente, o incluso predecir los posibles problemas que se pueden presentar. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, estos sistemas pueden crear la posibilidad de que se agilicen los tiempos de espera, de entrega y los de respuesta por parte del cliente. Entre más pronto el cliente o la empresa sepa las fallas que tienen, será mejor la respuesta.

2.1.2 Reducción de costos

La meta de cualquier negocio es incrementar utilidades, lo cual se puede lograr mediante el aumento de ventas y/o la reducción de costos. Un buen sistema puede permitir a la empresa ver de manera global y al mismo tiempo detallada, el resumen de las operaciones que se efectúan dentro de un plazo determinado, esto permite al dueño analizar y encontrar las posibles áreas de oportunidad para hacer las mismas actividades con menores insumos o costos operativos más bajos. Los sistemas de información tienen la gran ventaja de poder tener registros de

3. Mejor servicio

"Una razón por la que las empresas más pequeñas están invirtiendo en TI’s ahora es para mejorar la cadena de suministro y las tecnologías de comunicación que los conectan con las compañías más grandes que ellos proveen" (Bentley, 2003). El servicio no sólo se mejora de esta forma, también puede ser que la rapidez con la que se desarrollan los procesos mejore el tiempo de entrega o de respuesta en general hacia el cliente, esto se convierte automáticamente en una ventaja competitiva que puede ayudar al negocio a competir con otras empresas más grandes.

4. Publicidad

En publicidad se puede uno gastar unos 10,000 pesos anuales por un anuncio en la Sección Amarilla, ó $450 pesos por un anuncio pequeño en la sección de Avisos de Ocasión de un periódico durante el fin de semana (3 días), incluso anunciarse por radio cuesta alrededor de $400 pesos por mención de 30 segundos. Una página de Internet puede costar desde $100 pesos por mes, lo cual puede aumentar dependiendo de la difusión que se quiera en la red, por medio de banners, o apariciones en directorios muy consultados de la red, según Bricklin (2004). La Internet es una muy buena opción para darse a conocer, es un servicio el que los clientes potenciales puedan accesar a la información sobre la empresa con el fin de establecer un contacto que puede resultar en aumento de ventas.

5. Aumento de Ventaja Competitiva

Las tecnologías de información pueden proveer al negocio con una ventaja competitiva frente a sus rivales ya que provee los beneficios antes descritos que se pueden traducir en mejor servicio al cliente. Incluso hay ocasiones en que el mercado obliga a las pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios para no tener una diferencia tan grande en la misma industria. Si un competidor que tiene una cadena de minisúper, que maneja código de barras, se instala frente a otro minisúper que no cuenta con esta tecnología, tal vez pueda representar una barrera para que los clientes lo prefieran. Aunque hay que recordar, y es muy importante, que la tecnología no lo es todo, si bien puede traer grandes beneficios, también necesita ir acompañada de un buen trato al cliente. Si por ejemplo, el minisúper con código de barras es más rápido que el otro, pero trata como números a los clientes y no les proporciona el trato que ellos se merecen, es muy probable que no les importe perder unos minutos más en otro establecimiento.

2.2 Retos

Las tecnologías de información en las pequeñas y medianas empresas tienen muchos beneficios pero también representan retos que hay que enfrentar. Algunos de estos retos son los costos de inversión y operación, la actitud de los empresarios y el miedo al cambio por parte de la organización,

2.2.1 Costos de inversión y operación

Para hacer una inversión inteligente, Ramon Ray (1999; 2004) propone que el primer paso es tener una plan formal de tecnología y calcular el retorno sobre la inversión que tendrá el proyecto por desarrollar. El reto estriba en que "los empresarios que saben que necesitan nueva tecnología, son particularmente sensibles al costo"(Guth, 2004) de invertir en ella, ya que ése dinero saldrá de sus propios bolsillos. Según Orlando Ayala, el Vicepresidente Senior de Microsoft, espera que sus ventas a PyME’s alcanzarán los $10 billones de dólares para el año 2014 (Guth, 2004).

2.2.2 Actitud y Miedo al cambio

Muchas veces las tecnologías de información se vuelven una especie de moda, en vez de una convicción, donde los pequeños y medianos empresarios deciden adoptar las TI que adquieren sus competidores o colegas, pero no las utilizan de la forma que deberían. Ahora bien, este punto de vista se puede explicar parcialmente con las condiciones de nuestro sistema socio-económico, donde las IT’s se visualizan como costos muy significantes y se puede percibir que no hay una seguridad de los resultados. Un ejemplo de esto, son las compañías que invirtieron y entraron de lleno al e-commerce e inundaron el ciberespacio de empresas "punto-com", pero que después de poco tiempo se fueron a la quiebra (Beckett, 2003). "Una fuerza para el cambio puede ser el incrementado nivel de alfabetización y expectación en las tecnologías de información dentro de la fuerza laboral" (Beckett, 2003).

2.2.3 Desconocimiento de los sistemas de información

Los directores de las pequeñas y medianas empresas normalmente se muestran indiferentes ante el gran potencial que ofrecen las tecnologías de información. Aún cuando a ellos les gustaría contar con estas herramientas dentro de sus unidades de negocio, no existe un claro entendimiento de cómo podría o debería ser usada dicha tecnología para su empresa, o bien, con qué propósito.

Esto propicia que haya una falta de liderazgo ejecutivo ya que se crea un círculo vicioso entre no saber sobre un sistema en específico, y no querer aprender, sumado a que todo nuevo proyecto tiene un costo, nunca se implementa ninguna tecnología, lo que vuelve a hacer que se aparte la empresa de las tecnologías y cada vez se haga más grande la ignorancia al respecto.

2.2.4 Infraestructura

La falta de las instalaciones adecuadas, servicios e infraestructura, puede convertirse en una gran limitante para el desarrollo propicio de una comunidad empresarial. Muchos pequeños o medianos empresarios tratarán de invertir en otras necesidades primarias de infraestructura, como un nuevo local o aumentar sus activos con la contratación de más personal, que en tecnología, la cual pueden poner en segundo término. Incluso hay que invertir en personal capacitado en el uso de las tecnologías para que se pueda sacar el máximo provecho, todo va de la mano. Una vez que se ha decidido en invertir en ciertas tecnologías, debe de tenerse la capacidad de entrenar a los usuarios de dicho sistema, que posteriormente sirvan como herramientas de análisis, detección y solución de problemas.

Para que nos podamos dar idea del equipo con el que se cuenta en nuestro país, podemos observar la tabla 1, en donde vemos los establecimientos con equipo informático. De las pequeñas empresas en el área de servicios, sólo el 21% cuentan con equipo, mientras que el 95% de las grandes empresas en ese mismo sector sí cuentan con él (INEGI, 1998).

Tabla 1. Establecimientos que cuentan con equipo de cómputo por sector de actividad económica según tamaño del establecimiento, 1998. Fuente: Encuesta Nacional sobre la Conversión Informática Año 2000 en el Sector Privado No Financiero, 1998 (primera etapa).

3. Opciones

Dentro de las opciones que se tienen para implantar en las pequeñas y medianas empresas, están servicios como consultoría, renta de servicios y equipo, y diferentes tipos de software y hardware.

3.1 Consultoría

Una buena opción para los pequeños negocios, es contratar consultores de tecnologías de información. Esto es, porque los dueños de pequeños negocios no están muy enterados de los usos y posibilidades de las tecnologías, no entienden lenguajes técnicos si sus negocios no están muy enfocados a este mercado. Cuando estos emprendedores se acercan a una tienda de computadoras, se encuentran con los extremos: o lenguajes muy técnicos o soporte nulo dado que el establecimiento está atendido por vendedores generales que no saben exactamente lo que están vendiendo, mucho menos lo que necesita el cliente.

El acudir a un consultor que sea intermediario entre el vendedor y el usuario final tiene dos posibles enfoques: el primero de ellos es percibir a la consultoría como una inversión en tecnología; mientras que el segundo consiste en verla como un gasto extra a la inversión en software y hardware. El primer enfoque puede ser el más atinado ya que evita que el propietario de la pequeña o mediana empresa efectúe gastos innecesarios en el desarrollo de sus sistemas de información.

3.2 Renta de servicios y equipo

No necesitas estar físicamente en la empresa para conocer los movimientos que han surgido, o consultar información necesaria en un viaje de negocios puesto que se puede accesar el sistema desde internet. Desde 1999, Ramon Ray pronosticaba que la renta de aplicaciones podría competir con la compra de éstas en un futuro no muy lejano, no obstante esta situación se podría convertir en un tema de controversia para las compañías que se dedican a vender y a utilizar el software (Ray, 1999).

Además de la renta de software, también se puede encontrar en la actualidad que hay renta de servicios de almacenamiento para pequeños negocios que no tienen la capacidad o la infraestructura necesaria para llevar a cabo respaldos continuos de la información. Ningún negocio por más grande o pequeño que éste sea, está exento del riesgo de sufrir eventualidades, como desastres naturales, errores humanos, fallas del equipo o virus. Según Ohlhorst, "la clave para que los dueños de los negocios adquieran estos servicios… [radica en estar conciente]… de las pérdidas que puede significar la avería en términos de servicio al cliente", disponibilidad de las bases de datos e información clave de la empresa (Ohlhorst, 2004). Cuando la información no está debidamente respaldada, al momento de ocurrir un accidente, su recuperación sería no sólo sumamente difícil, sino imposible.

Incluso hay servicios de outsourcing para almacenamiento de los buzones de correo electrónico o para detectar cualquier intruso en la red (Anónimo, 2003b), esto no es tanto para alcanzar una ventaja competitiva, sino para reducir los costos de contar con el equipo y personal necesario para hacer estas tareas.

3.3 Software y Hardware

Una de las opciones para respaldo de la información, son los discos duros para replicar la información almacenada en los discos y evitar la pérdida de ésta en caso de que el sistema falle. Otro tipo de discos duros de respaldo, son los portátiles, que dan la facilidad al usuario de conectarse a otro sistema y tener el mismo acceso a la información que antes del accidente, lo cual representa un tiempo de restablecimiento de minutos.

Otra alternativa es el disco duro de respaldo en cinta, lo cual permite grandes cantidades de información almacenada, incluso de Terabytes y hay algunos que cuentan con respaldos automáticos cada cierto tiempo. Esto es de suma importancia porque en empresas donde no se cuenta con personal específico para el área de informática, los encargados tienden a olvidar hacer el respaldo ya que no es su prioridad, haciendo inútil el respaldo de información. No hay que olvidar que los respaldos son de gran utilidad, pero es más seguro si se almacenan en una ubicación ajena al negocio.

4. Cómo implementar las tecnologías de información en las PyME’s

Hay que hacer una planeación de uno a cinco años (Deans, 2001) para poder hacer una estrategia de negocio, en muchas empresas, principalmente en México, las pequeñas empresas se forman como una manera de subsistir en un ambiente altamente competitivo y de desempleo, no consideran una planeación, mucho menos estratégica y ni hablar de incorporación de tecnologías de información, como lo menciona también Stephen Burgess (Anónimo, 2003a).

Según Baillie (2003), las seis tecnologías esenciales en un negocio pequeño, como los que se llevan a cabo desde el mismo hogar del emprendedor, son las que a continuación se discuten. Se requiere un computadora que sea sólo para uso en actividades propias del negocio para que la información esté segura, también se debe contar con una conexión de rápido acceso para poder trabajar sin tener que hacer largas esperas para descargar el correo electrónico con información clave para un negocio. Otra herramienta necesaria es un router, el cual puede actuar como firewall e impedir que desde afuera puedan ver la información que está en la computadora, una máquina "todo en uno" también puede ser útil, para que pueda tener el servicio de escáner, impresora, copiadora y fax sin ocupar mucho espacio y a la mano. Cuando se requiere información de una computadora que está en otra locación, se puede ocupar un acceso remoto o montar una red virtual privada para poder compartir estos datos hasta con cincuenta personas. Los sistemas de seguridad no pueden faltar porque su ausencia podría provocar pérdidas graves de información o de inactividad del equipo, obstaculizando el trabajo cotidiano.

En sí, no hay una regla que necesite ser utilizada para definir una estrategia de implementación, lo que hay que tomar en cuenta es primero identificar las necesidades de la empresa y hacer la planeación principal, pero siempre teniendo en cuenta los beneficios que las tecnologías de información pueden traer.

5. Conclusiones

Generalmente el problema no son las tecnologías, sino el miedo al cambio. Las presiones para este cambio pueden surgir por parte de los proveedores y clientes, no sólo por parte de los competidores. Cuando se tienen grandes proveedores o clientes, con tecnologías ya integradas, la compañía tiene que adoptarlas para hacer más eficientes las transacciones y la comunicación.

A pesar de la idea que se tiene sobre la poca oportunidad que tienen las pequeñas firmas de contar con tecnologías de información, la mentalidad está cambiando y se espera un aumento en las ventas de éstos productos para el 2006. Afortunadamente, las empresas dedicadas a desarrollar estas tecnologías, se han dado cuenta de que las pequeñas empresas también necesitan evolucionar y contar con opciones para cada giro y presupuesto.

Antes de adquirir un producto de tecnología de información, se necesita tener la información sobre el producto y de ser posible, asesorarse con un experto, ya sea interno a la compañía o un consultor. Aunque lo primero que se debe hacer es pensar exactamente lo que se busca y cómo beneficiará al negocio para no comprar algo que no se utilizará. las PyME’s deben de comenzar a implementar las tecnologías de información puesto que ofrecen muchos beneficios y son algo que es necesario incorporar a la empresa para poder seguir el desarrollo de los negocios.

En ocasiones puede resultar que tengan bien definido lo que se debe hacer pero encuentren barreras que no pueden cruzar, si los empresarios llegan a voltear hacia las tecnologías de información, este artículo habrá cumplido su misión.

Referencias

Information technologies provide small businesses exceptional opportunities and challenges.(2003a). Information Technology Newsletter, 14(1), 13.

IT Spending Poses Challenge for Small Firms;(2003b). Wall Street Letter, , 1.

Baillie, S. (2003). The perfect home office. Profit, 22(2), 72.

Beckett, H. (2003). Half of SMEs have no IT strategy. Computer Weekly, , 34.

Bentley, R. (2003). IT spending boom for small firms. Computer Weekly, , 6.

Bricklin, D. (2004). Small business and web sites. Retrieved Mayo 10, 2004 from http://www.bricklin.com/smallbusiness.htm

Deans, T. (2001). Benefits of IT are endless, but what about the price tag and the effect on small businesses?. [Electronic version]. Enterprise/Salt Lake City, 30(45), 10-2. Retrieved Junio 4, 2004, from the EBSCO Business Source Elite database.

Guth, R. A. (2004, Apr 26). Technology (A Special Report); Little Firms, Big Hurdles: Tech companies are turning their attention to small companies; It isn't an easy sale.Wall Street Journal, pp. R.10.

INEGI. (1998). Establecimientos que cuentan con equipo de cómputo por sector de actividad económica según tamaño del establecimiento, 1998. Retrieved 06/05, 2004 from http://www.inegi.gob.mx/est/contenidos/espanol/tematicos/mediano/med.asp?t=tinf026&c=3449

Ohlhorst, F. J. (2004). Even Small Companies Need Backup. CRN, (1087), 6A.

Ray, R. (2004). Technology Solutions for growing businesses. Retrieved Mayo 10, 2004 from http://www.smallbiztechnology.com/reports/techguide.pdf

Ray, R. (1999). Small business technology report: A special report on small business technology. Retrieved Mayo 10, 2004 from http://www.smallbiztechnology.com/reports/sbtspecialreport.pdf

Sandra Dennis Núñez Daruich