Factores a tomar en cuenta para determinar la cantidad a comprar

La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algunos factores que se deben considerar. Analicemos algunos:

Tipo de Producto

En esto se debe tener en cuenta si el producto es duradero o perecedero. En el caso de duraderos no habrá mayor problema para comprarlos, pero la base para hacerlo es tomar en cuenta las necesidades de producto para poder cubrir las ventas que se tienen, es decir comprar la cantidad necesaria para abastecer el mercado, ya sea produciendo la mercadería o los artículos terminados que hay que vender. Ahora bien, si el producto es perecedero y no se puede guardar mucho tiempo porque pierde calidad o se puede contaminar, tal como leche en la industria láctea, o vegetales y mariscos en los restaurantes, la cantidad siempre será lo que se necesita para producir en las 24 horas (1 día como en la industria láctea o los platos que se preparan en el día en los restaurantes, para sus clientes).

En el caso de los restaurantes, las cantidades de lo que necesitan para atender el menú que ofrecen a sus clientes, se establece en estadísticas que llevan de lo que venden, tanto en días con picos altos (Fines de semana) y en días de venta baja (lunes, martes y miércoles generalmente) y por tanto establecen con sus proveedores los volúmenes que les deben entregar cada vez.

Relacionado con las medicinas, algunos productos químicos o productos alimenticios que tienen fechas de vencimiento, se deben comprar aquellos que tienen un período bastante largo, lo cual se le debe especificar al proveedor, para evitar su pronto vencimiento y el movimiento en el almacén deberá estar con la rotación de PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas).

La cantidad a pedir deberá estar apegada a los estimados de venta y al tiempo de entrega que tengan los proveedores.

Tiempo de entrega

En primer lugar debemos tener presente que debemos adquirir, ya sea producto para la venta o materias primas o materiales para producir, y evitar desabastecimiento, tanto para la planta de producción o para la venta en la plaza (la base del consumo es la venta presupuestada).

El objetivo principal es no desabastecer el mercado y atender el presupuesto de lo que se venderá en el mercado. Debemos tener presente esto para establecer la cantidad a pedir cada vez que se coloca un pedido.

Con los proveedores nacionales probablemente no sea mayor problema el tiempo para que nos entreguen, pero el más complicado es el tiempo de entrega de los proveedores del exterior.

Si se trae producto de Estado Unidos, se tendrá por lo menos 3 o 4 semanas para tener el producto en El Salvador, vía marítima, y por tanto cada vez que colocamos una OdeC será por el total a consumir en 3 o 4 semanas, y siempre colocaremos una orden cuando llegue a nuestras bodegas el producto del período anterior, o sea que cuando se está acabando una existencia, estará entrando los pedidos colocados. Si el caso es importación de un país de Europa, digamos Inglaterra, se estima que son alrededor de 12 semanas de espera, vía marítima, desde que se coloca el pedido hasta que llega a nuestras bodegas, y por tanto cada vez que se ponga un pedido, será por el consumo estimado de esas 12 semanas de espera y al momento de que llega un pedido, colocar nuevamente otra OdeC. Y así sucesivamente.

Como ya se mencionó, la base para establecer la cantidad a pedir son las necesidades de mantener abastecido el mercado y por tanto estar produciendo y vendiendo lo que demandan los consumidores.

Necesidad del pedido

Esto sucede cuando no hay artículos terminados para la venta o falta de materiales para la producción. Muchas veces esta situación se puede presentar por algunas circunstancias, tales como:

a) el aumento de la demanda del producto, para la cual no se estaba preparado, y ese aumento se puede deber a factores exógenos, ajenos a nuestro control, como por ejemplo, que nuestra competencia tiene problemas de abastecimiento en el mercado y por lo tanto, los consumidores buscan productos sustitutos y compran el nuestro.

b) atraso en la entrega de lo solicitado y también pueden haber factores exógenos, tales como una huelga en algún punto de la ruta que trae nuestro producto o atraso en la entrega de nuestro proveedor.

Aquí es donde decimos necesitamos comprar materiales para poder producir. Y es en las empresas industriales donde se puede recurrir a comprar esos materiales donde se encuentren, ya sea en plaza o en la plaza de un país vecino. En relación a Productos terminados, muy poco se puede hacer pues son productos de marca que debemos esperar, muchas veces a que llegue el pedido.

Entonces para comprar, debemos estimar la cantidad y para eso debemos tomar en cuenta lo que se debe tener para vender. Si por ejemplo, el material que esperamos se va a tardar dos semanas después de la que lo esperábamos, entonces debemos comprar lo que se va a consumir en esas dos semanas de producción. Eso es lo que determina la cantidad a comprar.

Mantenimiento del inventario

En esto se debe tener en cuenta el costo de mantener existencias en bodegas y sobre todo no incrementar esos costos innecesariamente, pues cuando pedimos en exceso, estamos llenando innecesariamente el almacén con cantidades de productos de más a lo que se va consumir en cierto período, por lo tanto se debe pedir solamente lo necesario para utilizar en las ventas o en la producción.

Se debe tener presente que sobre las existencias se pagan intereses sobre el valor del inventario, se pagan seguros para incendios o daños del inventario, el espacio utilizado también representa gasto, el gasto ocasionado por el uso del personal encargado del cuido y manejo de esas existencias, los registros por el control, etc.

Los costos por mantener inventario son inevitables, pero hay que minimizarlos y no excederse con ellos.

Período de compra

Este factor muchas veces está ligado con las cosechas.

En El Salvador, podríamos tomar como ejemplo las compras de productos agrícolas, tales como la caña de azúcar, que utilizan los ingenios de azúcar; la cosecha de café que compras los beneficios de café; el maíz, frijoles, etc.

Las empresas que compran determinadas materias primas deben estar informadas de la cantidad que se estima se va a producir a nivel nacional en el año, para estimar lo que pueden comprar para sus intereses.

El Ministerio de Agricultura y Ganadería, en el caso de El Salvador, tiene datos de lo que se va a cosechar en el año y este dato está a la disposición de cualquiera empresa que lo solicite.

Así también, las empresas conocen la capacidad de producción que se tiene y por tanto buscarán un abastecimiento al máximo para sus plantas.

Esas estimaciones de lo que se comprará se hacen por lo menos 6 meses antes de la cosecha y muchos compradores hacen gestiones con los agricultores para asegurar ese abastecimiento.

La cantidad a colocar en esta clase de negocios, estará determinada por la cosecha total en el país y lo que se pueda obtener en forma particular de la misma.

Diferente es la situación de ciertas empresas comerciales que venden productos de temporadas, como por ejemplo, paraguas, adornos navideños, útiles escolares, temporada de vacaciones como ir la playa, al lago, la montaña, etc.

En este último caso, las empresas deben 1ª) conocer la ubicación del proveedor y 2ª) tomar en cuenta el tiempo que se lleva para la entrega y llegada a la tienda de los productos.

Como ya se sabe cuándo empieza la temporada, la orden de compra la deben colocar con la anticipación debida para que llegue al principio de esa temporada para poder la demanda de forma oportuna y no después de la oportunidad de poder vender lo que se comprará y se deberá almacenar para otra época, que a lo mejor ya no tendrá el impacto necesario, debido a los adelantos de las modas.

La cantidad a comprar, estará basada 1ª) Dato estadístico de lo que se vendió en el pasado y 2ª) las proyecciones de ventas que se tengan.

Precio unitario del material o servicio o el Monto de la transacción

Desde el punto de vista financiero, ya sea la escasez o el exceso de inventarios, trae gastos que muchas veces son innecesarios.

En el presente caso se debe tener en cuenta el exceso, pues como se sabe, los inventarios forman parte del Activo Circulantes y estos forman parte de lo que se conoce como Capital de Trabajo.

Muchas empresas obtienen préstamos de los bancos para financiar el Capital de Trabajo y cuando se compra en exceso, se está invirtiendo en materiales o productos que estarán en el almacén un tiempo un poco extenso para que se consuman y eso trae como consecuencia que se estarán pagando intereses por el valor que se tenga almacenado.

Además, dependiendo de la clase de material o producto, así será el monto a pagar y que puede causar problemas para el Cash Flow.

De ahí la importancia de la cantidad a comprar, la cual debe estar basada en lo que se necesita para atender las ventas de un determinado período. Aquí entran en consideración otros factores que se han mencionado anteriormente, tales como el tiempo de entrega y otros gastos por mantener inventarios.

Promedio de las compras

Este factor se toma en cuenta para analizar si se está comprando de más o de menos, es decir, cuando se nos indica colocar un pedido por cierta cantidad de determinado producto, se debe revisar cual es el promedio histórico que se tiene de la adquisición de ese producto. Este promedio ayudará a que se pida una cantidad lógica, evitando escasez o exceso. Si se considera que la cantidad a pedir es muy diferente a ese promedio, se deberá justificar el porqué de esa diferencia, pues puede haber alguna promoción especial o un incremento de la demanda.

Ya se ha considerado lo que ocasiona la escasez o el exceso de inventario, en los factores anteriores.

Máximos y Mínimos de existencia

Muchas veces, la cantidad a comprar ya está determinada por la autoridades correspondientes, las cuales establecen máximos y mínimos de existencia.

Esas cantidades muchas veces se establecen debido a algunos factores, tales como:

– Espacio limitado en el almacén

– Monto de la compra

– Rotación del producto por el uso frecuente

– Delicadeza del producto

– Importancia del producto

– Establecer un stock de seguridad

– Etc.

En este caso, habrá que utilizar las cantidades establecidas.

Según la naturaleza de la empresa, puede haber otros factores que se tomen en cuenta para determinar la cantidad a comprar, pero los que se detallan se consideran muy importantes.

Hay que tener en cuenta que muchas veces no es solo un factor el que se debe considerar, sino que pueden intervenir varios de ellos para tomar la decisión definitiva.

Otros aspectos relacionados

Hay situaciones ajenas a los factores antes mencionados, pero en esta oportunidad hay que referirse a las condiciones que tienen los proveedores acerca de las cantidades que van a vender y es lo que se refiere al pedido mínimo aceptable, que puede estar basado en la forma que ellos empacan sus productos que muchas veces lo tienen estandarizado.

Hay proveedores que les condicionan a sus compradores que solo les pueden vender producto envasado en toneladas (1,000 Kgs) y no entregan en fracción de las mismas, aunque el comprador no necesite toda una tonelada, entonces el comprador debe colocar sus órdenes de compra (O de C) en x cantidad de toneladas.

Así también podemos hallar proveedores de cajas de cartón o de cartulinas impresas, quienes condicionan que solo pueden vender en millares y no fracción del millar.

O también se encuentran proveedores de perfumes (fragancias) que envasan en frascos metálicos de 25, 50 o 75 kgs.

Por ejemplo, si un fabricante necesita 7,600 kgs de una materia prima de un proveedor que solo vende por toneladas, entonces tendrá que colocar una O de C por 8 toneladas. Aquí se presenta el caso de exceso en la cantidad que se necesita, pero no se puede evitar por las condiciones del proveedor.

En el caso de los perfumes, si se necesita comprar 140 kgs, la O de C se debe elaborar por 150 kgs, en los frascos que sean como los prepara el proveedor.

¿Cómo se puede enfrentar esta situación que siempre se tendrá que comprar en exceso? Una de las formas es la que usan todas las empresas para determinar las cantidades a comprar y que se basa en la fórmula siguiente:

COMPRAS =

Inventario Final + Cantidad a utilizar en la producción del período – Inventario Inicial

IF + CONSUMO – IF

Usando esa fórmula se toma en cuenta lo que ya se tiene y se obtiene lo mínimo por comprar, y entonces se determinan cantidades a comprar condicionadas a que se conviertan en lo que el proveedor establece.

Otra técnica que se utiliza para establecer la cantidad que se debe pedir es la que se llama Cantidad Económica de la Orden (EOQ), que es la que se determina por medio de equilibrar los costos de mantener inventarios con los costos de ordenar.

Se usa la fórmula EOQ precisamente para obtener lo que conoce como Lote Óptimo a pedir. Para lograrlo se debe tomar en cuenta la demanda anual estimada del producto a comprar, los costos de mantener inventarios y los costos de hacer los pedidos.

Muchas empresas utilizan el Sistema de Planeación de las Necesidades de Materiales (Material Requirements Planning – MRP), el cual apoya las actividades de fabricación o de consumo, pero no todas las organizaciones han tenido éxito con su uso, sin embargo las que han tenido éxito han logrado una eficiencia en el suministro de los materiales que se necesitan, así también, permiten una rápida re-planeación y reprogramación en respuesta a cambios provenientes de un medio ambiente dinámico, donde tiene mucho que ver la demanda de nuestros productos y cumplimiento de planes de ventas.

Consecuencias que trae el exceso de la cantidad en los pedidos

El exceso en la compra de inventarios trae como consecuencia el incremento innecesario de los gastos de mantener esas existencias, porque gastos siempre se tendrán pues son imprescindibles.

Lo que se pretende con una buena gestión de compras es minimizar esos gastos.

G. Aljian detalla los siguientes costos de tener y mantener inventarios:

Como se puede ver, hay una serie de gastos que se ocasionan por el solo hecho de mantener inventarios en el almacén y algunos se incrementarán en la medida que se aumenten esas existencias.

También se deben considerar gastos con la escasez que se puede generar pretendiendo ahorrar para evitar el exceso de inventarios, de ahí que se tienen gastos por insuficiencia como los siguientes:

Conclusiones

A raíz de todos esos gastos que pueden generar, tanto el exceso como la escasez de inventarios, es que se debe tener sumo cuidado al establecer la cantidad a pedir.

Se han detallado factores a tomar en cuenta para determinar la cantidad a pedir en las Órdenes de Compra y puede que no todos tengan que intervenir a la hora de establecerla, pero un análisis racional donde se contemplen todas las situaciones, contribuirá a que se tome la mejor decisión conveniente para minimizar costos, para evitar riesgos de no producir lo necesario, lo que trae como consecuencia el desabastecimiento del mercado y por ende, abrirle oportunidades a la competencia para que logre llevarse a los consumidores que se tienen en la cartera.

Autor:

Eduardo Páez Colorado

El Salvador, Centro América.