El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los presupuestos de ventas, es la proyección de las ventas. Este pronóstico se puede basar en un análisis interno, uno externo o ambos. Con el interno se les pide a los vendedores que proyecten las ventas para el próximo período. Los gerentes de ventas revisan estos estimados por productos y los consolidan en estimados de ventas por líneas de productos.
Los estimados para las diversas líneas de productos se combinan después en un estimado global de ventas para la empresa. El problema básico con el informe interno es que puede ser demasiado pequeño. Con frecuencia se pasan por alto tendencias importantes en la economía y la industria.
A partir de esta información se puede preparar un pronóstico externo de ventas cuando el pronóstico interno de ventas difiere del externo, como es probable que sea, es necesario llegar a un compromiso. La experiencia anterior mostrará cuál de las dos proyecciones es más exacta. Por lo general, el pronóstico externo debe servir como base para el presupuesto final de ventas, con frecuencia modificado por pronóstico interno. Por ejemplo, la empresa podría esperar recibir varios pedidos grandes de los clientes y estos pedidos quizás no aparezcan en el pronóstico externo.
Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, se procede a elaborar el presupuesto de ventas tratando de dividirlos por zonas, líneas, etc., para su fácil manejo. que garanticen la objetividad de los datos. nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos Para elaborar un presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia
Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al 1 3 2 Posteriormente, una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a los departamentos de la organización para preparar el presupuesto de insumos. 4
?Que se utilizan las experiencias del personal conectado con el mercado.
?Fija la responsabilidad del presupuesto precisamente en las personas que deben responder de sus resultados.
?Permite derivar estudios de mercado por distrito, zona, cliente, producto y período.
?Facilita la comparación entre las cifras presupuestadas y las reales, así como el análisis y justificación de las variaciones. ?Los vendedores tienen pocos recursos técnicos y administrativos para hacer proyecciones al futuro, además de que no mantienen independencia mental necesaria.
?Requiere de gran inversión de tiempo del personal de ventas lo que podría resultar costoso para la entidad.
Los gastos de ventas están formados por diferentes partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciación; los principales gastos variables como comisiones y publicidad, se basan en las cifras en dinero por concepto de ventas, y por tanto varían directamente con las ventas.
El volumen de ventas depende de factores básicos que inciden en la demanda de productos ellos son: Densidad de Población
Capacidad del Cliente
Rendimiento del Producto
Popularidad del Producto
Condiciones económicas Generales 1
2
3
4
5
Este es muy importante, ya que de el depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizan en el proceso productivo. Para determinar las cantidades que se deben producir en cada una de las líneas de producción que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables: ? Ventas presupuestadas de líneas ?Inventarios finales deseados por cada tipo de línea
?Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.
Asegurar la producción de artículos terminados, en cantidades suficientes como para satisfacer la demanda esperada. Regularizar el volumen de los inventarios, de manera que no resulten en exceso ni en defecto. Estabilizar el ritmo de producción, para obtener economía. Programar los requerimientos del personal, para evitar la inestabilidad del mismo, reducir los gastos de entrenamiento y definir la política de desarrollo del personal Predeterminar los costos y los requerimientos de: mano de obra, materiales y gastos de fabricación. Entre los principalesobjetivos que busca este tipo de presupuesto se destacan:
Presupuesto de compras: Es aquel que especifica tanto las unidades a comprar como el costos resultante de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Dentro de los objetivos que busca alcanzar el presupuesto de compra se destacan: ?Adaptarse a las políticas de administración en lo referente a los niveles de inventario de materiales. ?Determinar el numero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales. ?Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.
1. Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del periodo a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, de lento movimiento, etc., que deben eliminarse. 2. Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos. 3. Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción dando consideración a plazos de entrega de los proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales y de importación. Asuntos de Importancia a desarrollar dentro d la formulación del presupuesto de compras:
Presupuesto de materiales directos ?Directos: se define por lo general, de modo que incluya todos los materiales que constituyen parte integrante del producto terminado y que puedan ser identificados directamente con el costo del producto terminado o imputados a él. El costo de material directo se considera de ordinario como un costo variable, esto es, un costo que varía en proporción a los cambios en la producción o volumen. ?Indirectos: se define generalmente como el material usado en el proceso de fabricación, pero que no es atribuible en forma directa a cada producto, por ejemplo: suministros de fabricación (grasas, aceites lubricantes y otros) Se clasifican en:
Dentro de los objetivos mas importantes de materiales directos resaltan ?Mostrar las cantidades de materia prima necesaria al Departamento de Compras, para que planifique y controle las adquisiciones de las mismas. ?Suministrar información básica para establecer y mantener los niveles de inventarios de materiales. ?Informar sobre los requerimientos de materiales, con miras de planificar las necesidades de efectivo para su compra. ?Determinar los requerimientos de materiales, para valuar este importante elemento de costo, en la producción presupuestada. ?Aportar datos para el control del manejo y consumo de los materiales.
El presupuesto de mano de obra debe estar en armonía con la planificación realizada para la producción de unidades a fabricarse, razón por la cual es necesario que este presupuesto se realice especificando horas y costo de mano de obra por tiempo y por producto. A pesar de que la incidencia en el costo total no sea significativa, su revisión y utilización futura será determinantes para el manejo y rendimiento de la producción, para lo cual es necesario considerar los siguientes aspectos: 1.Administración de mano de obra. 2.Determinación del costo de mano de obra. 3. Inclusión de sistemas de mejoramiento de la eficiencia en la mano de obra.
Necesidad de trabajadores calificados o no Contratación y entrenamiento Negociación con el sindicato Administración de sueldos y salarios
Clasificación en mano de obra directa o indirecta Costos normales y extraordinarios Métodos de pago de los salarios Determinación del listado de mano de obra a utilizarse Disponibilidad de tiempos estándares o predeterminados Revisión del registro de costos históricos
Estudio de tiempos y movimientos Costos estándares Estimados directos del supervisor Efectividad en la contratación Entrenamiento y adiestramiento Plan de permisos y bonificaciones especiales por resultados Informe de horas efectivas trabajadas Determinación de los costos de mano de obra por tipo de producto 1. 2. 3.
En el desarrollo del presupuesto de mano de obra se debe considerar los siguientes aspectos: 1. El tiempo necesario para fabricar una unidad de producto 2. Costo de mano de obra que en presupuestos se denomina tasa salarial
Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes. Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar qué costará esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra.
Los costos de mano de obra Directa comprenden los salarios que se pagan a los empleados que trabajan directamente en una producción especifica. Los costos de la mano de obra Indirecta incluyen todos los demás costos de trabajo Los costos combinados del material y de la mano de obra directa, se conocen como Costos Primos del producto. El presupuesto de mano de obra directa cubre las necesidades para producir los tipos y las cantidades de las diferentes producciones planificadas. La responsabilidad de este presupuesto es del ejecutivo de la función de producción, pero los departamentos de contabilidad de costos y de personal suministran el soporte y la información necesaria.
La planificación eficaz de las horas de mano de obra directa tiene las siguientes ventajas:
• La función de personal puede cumplirse con mas eficiencia por que se A
B
C
D constituye una base para la planeación, el reclutamiento, la capacitación y el aprovechamiento del personal
• La función de finanzas se desempeña con mas eficiencia, pues al conocer las estimaciones del costo de la mano de obra directa se puede planificar las necesidades de efectivo para los distintos subperiodos.
• El costo presupuestado de fabricar cada producto es un factor para toma de decisiones, en cuanto a sueldos y negociaciones con el sindicato.
• Se intensifica en alto grado el control de los costos de mano de obra directa.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA En la elaboración de este tipo de presupuesto debe privar el alcance de las siguientes metas: – Predecir la mano de obra directa que se requerirá en el proceso de manufactura, en términos de cantidad y calidad de trabajadores necesario para elaborar el volumen de producción programada en el presupuesto. – Informar al Departamento de Personal, en cuanto a las exigencias de cantidad y tipo de personal requerido, para el consiguiente reclutamiento, adiestramiento, etc. – Calcular el valor estimado de este elemento de costo, con miras a estimar el costo total de la producción presupuestada. – Informar con anticipación de los futuros requerimientos de efectivo para sufragar este elemento de costo, al elaborarse el “Presupuesto de Caja”, debido que este elemento tiene que pagarse en efectivo. – Facilitar el control administrativo de la mano de obra directa y de sus costos.
En todas las actividades existen costos y cargos que se los puede identificar a que producto o servicio en particular corresponden, sin embargo, existe un grupo de costos y gastos (fijos y variables) que sirven para la producción, pero que su identificación específica respecto a qué producto o bien corresponde es difícil precisar. Si la administración desea eliminar distribuciones de los costos y gastos indirectos que provoquen bienes o servicios subsidiados en perjuicio de otros, se debe procurar definir criterios de asignación de costos que arrojen valoraciones de productos y/o servicios mas ajustados a la realidad, ya que sobre esa base se tomarán decisiones A continuación se presentan grupos de costos que por su influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser analizados en detalle: 1. Costos fijos, variables, semivariables 2. Costos directos e indirectos 3. Costos controlables y no controlables
Los problemas usuales en el manejo de la carga fabril están en la determinación de las bases de distribución
a) Departamento de servicios – Reparación y mantenimiento – No. de horas reportadas – – – Departamento de energía Departamento de compras Administración de planta – Kw por hora – No. de pedidos – No. de empleados b) Departamentos productivos – – – – – Unidades productivas Horas de mano de obra directa Horas máquina Importe de mano de obra directa Materia prima consumida
Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. • Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.
2) El tema de las inversiones financieras es cuidado con el máximo detalle dado que a cada departamento se le asigna una cantidad alícuota de estos recursos, y en la mayoría de las veces cada director de departamento competirá con los demás para obtener lo que justamente le corresponda. CONCLUSIONES
1) En este tema hemos analizado de una forma global y finalista el papel de los presupuestos. Muchas empresas disponen de procedimientos muy detallados para establecer sus presupuestos por departamento y controlan los mismos en función a los presupuestos establecidos.
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