META 1:
Verificar, analizar y evaluar el programa existente a fin de comprobar si cumple con el objetivo de respetar y observar todas las normas vigentes.
Las cuales comprendían las siguientes actividades:
- Discutir con los Directores y Socios las fallas que presenta el sistema a fin de iniciar el estudio de las posibles soluciones para adecuar el antiguo sistema de Contabilidad a los requerimientos actuales.
- Elaborar un guía con los pasos a seguir en la revisión del sistema. (Anexo en Informe 1 de pasantias, entregado el 22/10/05).
- Preparar un formato de preguntas a las contadoras para verificar el desempeño del sistema.
- Entregar el formato de preguntas a cada una de las contadoras para realizarles el sondeo acerca del funcionamiento del sistema actual. (Anexo en Informe 1 de pasantias, entregado el 22/10/05).
- Diseñar las modificaciones necesarias de acuerdo a los resultados que se obtuvo entre las respuestas de todas las contadoras.
- Revisión de los reportes existentes que arroja el sistema o programa de contabilidad.
- Discusión de las modificaciones o actualizaciones que requiere el sistema.
META 2:
Actualizar, diseñar y determinar las modificaciones que necesitaba el viejo sistema o programa de contabilidad. La cual comprendía las siguientes actividades:
- Diseño definitivo del nuevo sistema o programa contable después del acuerdo unánime de todas las partes involucradas. (Anexo en Informe 2 de pasantias, entregado el 29/10/05).
- Actualizar los formatos y reportes contables según normativa legal vigente en materia tributaria.
- Examinar si los reportes cumplen con todas las formalidades que exigen las normas contables y tributarias.
- Revisar la situación particular de cada uno de los clientes para determinar sus necesidades en cuanto a los reportes que deben preparárseles.
- Revisar si los libros legales se ajustan a las normativas vigentes.
- Revisar si los formularios de declaraciones de ISLR, retenciones y pagos de tributos municipales cumplen con la normativa vigente.
- Examinar si los reportes contables les son de utilidad a nuestros clientes y como hacer que les sean de utilidad.
- Impresión de los formatos o reportes con los detalles específicos definitivos. (Anexo en Informe 2 de pasantias, entregado el 29/10/05).
META 3:
Instalar, probar y ajustar las nuevas modificaciones en el sistema o programa de contabilidad. Que comprendía las siguientes actividades:
- Verificar la efectividad del sistema o programa de contabilidad actualizado con las modificaciones que se especificaron para realizar los ajustes a que hubiere lugar.
- Elaborar el registro contable de un mes de contabilidad de un cliente en el nuevo sistema o programa de contabilidad para probar su eficacia.
- Reunión con el Tutor Empresarial, el Sr., Valero Sampedro para discutir los avances o mejoras más resaltantes del programa o sistema contable.
- Elaboración de un manual de codificación de los comprobantes contables para el nuevo sistema. (Anexo en Informe 3 de pasantias, entregado el 05/11/05).
- Actualización o migración de la información de cada cliente al nuevo sistema o programa de contabilidad.
- Actualización e impresión de los libros contables, formatos y reportes con todos los requerimientos de ley. (Anexo en Informe 3 de pasantias, entregado el 05/11/05).
Igualmente, debo decir que tuve a mi disposición todos los recursos tecnológicos, humanos, materiales, económicos, físicos y documentales que requerí para la realización de este trabajo. El ambiente de trabajo fue de colaboración por parte de mis compañeros de trabajo, quienes se mostraron muy interesados en el progreso de este proyecto.
En relación a restricciones, no tuve ningún tipo de limitación en la ejecución del mismo, si existió alguno, solo fue el tiempo, y que se subsanó trabajando horas extras. Las actividades correspondientes a cada meta se dividieron en las tres semanas de duración del periodo de pasantias, es decir, la meta 1 y sus actividades se realizaron en la primera semana, la meta 2 y sus correspondientes actividades se llevaron a cabo durante la segunda semana y la meta 3 con sus respectivas actividades en la tercera semana, para completar de esta manera las 120 horas requeridas en el pensun de la carrera.
Y posteriormente, una vez de haber realizado el trabajo descrito anteriormente, se obtuvieron los siguientes resultados: Se Actualizó el programa o sistema contable según las necesidades en materia de registros contables de los clientes, para cumplir con todo los deberes formales de los contribuyentes según la normativa vigente en materia de tributación, se da cumplimiento a lo establecido en materia legal acerca de los libros contables y demás reportes financieros y se mantienen los registros actualizados de los clientes, se evitan los atrasos con el SENIAT y demás organismos; se renovaron los equipos de computación y además debo decir, que personalmente adquirí conocimientos prácticos en materia de Leyes Tributarias, en Teneduría de Libros, en trato con los contribuyentes y hasta adquirí unos cuantos conocimientos en materia de informática.
En la organización ya se nota el cambio en el sistema, el personal comenta que se ahorra tiempo en el registro de la contabilidad de los clientes, ya los retrasos en la materia son mínimos, por lo cual hay más tiempo para
atender a muchos más, lo que podría incrementar el número de ellos próximamente, lo cual redundaría en la rentabilidad de la empresa, todo lo cual me satisface, porque ciertamente, mi trabajo contribuyo a que esto fuera posible.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Una vez culminado con el periodo de las pasantias, y de haber cumplido con el plan de trabajo establecido al inicio de las mismas, puedo asegurar que se cumplió satisfactoriamente con el objetivo, metas y actividades planificados.
Jotave Contadores, C.A., cuenta actualmente con un sistema o programa de contabilidad actualizado a la normativa tributaria vigente, el cual cumple con todos los requerimientos contables y fiscales que deben cumplir y observar los contribuyentes en nuestro país. Lo cual era de vital importancia para la organización, pues se estaban presentando problemas con los organismos reguladores de la materia fiscal debido que los registros no cumplían las normas.
Se modernizaron los equipos informáticos, lo cual representa una inversión para la empresa, facilitándole de esta manera, el acceso a la tecnología en Internet, y a sus clientes a través del correo electrónico.
Las recomendaciones finales serian:
- Constante estudio de las Leyes tributarias, para mantenerse al día, en relación a los requerimientos o modificaciones de las mismas y actualizarse al momento.
- Mantenimiento preventivo a los equipos informáticos, para detectar fallas y corregirlas de inmediato.
- Evaluación continúa del sistema de contabilidad.
- Hacer copias o respaldos de los registros contables.
- Bajar la información contable de los clientes de la red y guardarlas en CD después de 3 años de haberlos contabilizados.
- Enviar copias de todos los reportes contables a los clientes.
- Elaboración de un Manual de procedimientos de usos del sistema o programa de contabilidad.
Mildret Rivero
Trabajo final de Pasantías, el cual realicé
para obtener el grado de Contador Publico
en la Universidad Nacional Abierta.
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