Descripción del proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería Lilí C.A.

INTRODUCCIÓN.

Con el paso de los años la competencia entre las empresas ha obligado a las mismas a desarrollar un plan de mejoramiento en sus actividades, ya que las exigencias son cada día más elevadas, para que esto sea posible visualizan cuales son las herramientas que permiten de manera casi inmediata que la empresa se ajuste a los diferentes cambios, con el fin de brindar un servicio eficiente al público en general.

La empresa seleccionada es la librería y papelería LILÍ, C.A, ubicada en la avenida Atlántico, urbanización Caura, centro comercial Río Caura, primer piso, local 14B.

El estudio de métodos es un elemento fundamental al momento de evaluar una empresa porque cuenta con las herramientas necesarias para ejecutar el estudio del proceso de distribución y organización de los materiales en la librería y papelería LILÍ, C.A.

El estudio de métodos permite revisar detallada y minuciosamente el trabajo, de tal manera que se puedan obtener resultados de las áreas que deben de prestársele más atención. El problema que se destaca a simple vista en la librería y papelería LILÍ, C.A, es la inapropiada distribución de los materiales, ocasionando incomodidad en el momento en el que los encargados se dirigen a atender los clientes.

A medida que se desarrolla este estudio de métodos se irán proponiendo estrategias de mejoras con planes de trabajo para solventar esta situación.

CAPÍTULO I.

LA EMPRESA.

En este capítulo se detallarán las principales características de la librería y papelería LILÍ, C.A, como su ubicación, reseña histórica, misión, visión, descripción del proceso, etc; estos permiten tener una idea general de la librería y facilita la comprensión de este trabajo.

1.1. UBICACIÓN.

La librería y papelería LILÍ, C.A. se encuentra funcionando actualmente en la dirección: avenida Atlántico, urbanización Caura, C.C. ""Río Caura"", primer piso, local 14B.

1.2. RESEÑA HISTÓRICA.

La librería y papelería LILÍ, C.A. comenzó hace 18 años, iniciaron como un club de video (VHS) que abrió sus puertas en 1994 el cual fue muy próspero, pero solo duró 4 años ya que surgió el DVD y debido a esto tuvieron que cerrar; luego un familiar propuso la idea de abrir la librería en paralelo con el club de video, se realizó el registro mercantil el

2 de Diciembre de 1993, iniciando sus labores el 15 de Junio de 1994.

Los dueños tenían otra librería en el mismo centro comercial, pero en vista de las pocas ganancias que obtenían y la inseguridad que los asedia, se vieron en la necesidad de cerrar el local.

1.3. MISIÓN.

ü Servirle al sistema educativo.

ü Comercialización de los artículos de librería y papelería.

ü Brindar el mejor servicio a los clientes.

1.4. VISIÓN.

ü Ser una librería que satisfaga las necesidades de los clientes con una extensa gama de materiales sin dar un no por respuesta en cuanto a las exigencias del mismo.

ü Extenderse como sucursales en distintas zonas de la ciudad teniendo un mayor alcance y mejor productividad.

1.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

El servicio es compra, venta y reventa, con distribuidores tanto nacionales como locales, buscando satisfacer las necesidades de los colegios, mayormente en las temporadas escolares basándose en qué tipo de material están usando, también la lista escolar de donde pueden sacar información en función de lo que necesitaran las maestras; con esto realizan los inventarios. Con relación a vender textos en esta área no resulta muy factible para ellos porque es un elemento principal de quiebra para las librerías. A continuación se describe de manera general la sucesión de actividades del proceso:

Se obtiene la mercancía, luego se transporta en camiones hasta el centro comercial donde se descarga la misma en carrucha, esta se desplaza hacia el primer piso donde se encuentra la librería, una vez que las cajas están dentro del local comienza el proceso de abastecimiento, toman los materiales cerciorándose de que cada uno de ellos este en excelente estado, después a cada uno se les coloca el respectivo precio y se distribuyen en los distintos estantes destinados para ello.

Al entrar un cliente buscan directamente la mercancía solicitada en los diferentes estantes según sus características, esto sin tener conocimiento certero de si poseen el producto, si aún el producto está en cajas, si no lo compraron o si está agotado, ya que no existe un sistema computarizado que les permita facilitar esta importante información, trayendo como consecuencia la angustia tanto del cliente como del encargado, lo que conlleva a una demora innecesaria.

1.6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

Actualmente la librería y papelería LILÍ, C.A. consta de 2 empleados regulares, cuando comienzan las clases suelen tener 2 ayudantes.

Estas 2 personas pueden manejar el trabajo, antes tenían 2 ayudantes para la parte de atención al cliente, pero la situación económica actual del país conllevó al despido de las mismas.

El no contar con una estructura organizativa es un grave problema para la empresa, ya que se debe designar el trabajo que debe cumplir cada operario, para que de esta manera no exista confusión en las labores, ya que esto conduce a la presencia de actitudes que pueden afectar de manera negativa a la propia empresa porque se genera la libre toma de decisiones vinculadas al no conocimiento del servicio.

CAPÍTULO II.

EL PROBLEMA.

En este segundo capítulo se describe y delimita el problema observado en la librería y papelería LILÍ, C.A en el lapso de la investigación, también los antecedentes que causan el problema, además se implantan los objetivos generales y específicos de este estudio.

2.1. ANTECEDENTES.

Una vez que fueron creciendo las ventas acondicionaron el lugar, han hecho sus respectivas modificaciones desde el punto de vista de la cantidad de clientes de modo que si tenían muchos clientes colocaban los estantes de servicio al cliente hacia adelante, pero como el nivel adquisitivo de las personas ha bajado han tenido que moverse hacia atrás aprovechando el espacio restante.

El gran problema de las librerías radica en decir ""El producto solicitado no se encuentra disponible"", debido a esto se está perdiendo credibilidad porque las personas van hasta dos veces pidiendo el producto y ya a la tercera vez deciden no ir más; luego comienzan las malas recomendaciones y la mala fama es por esto que esta librería ha adquirido un exagerado número de materiales variados para ofrecerlo al público, trayendo como consecuencia la desorganización y el mal aprovechamiento del espacio (Ver apéndice nro. 3), se tiene que tener en cuenta los dispensadores para cada tipo de material para que no ocurra ningún daño al mismo.

2.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

La librería y papelería LILÍ C.A, es una empresa de servicio que se encuentra ubicada en el centro comercial Río Caura, primer piso, local 14B, Caura, Puerto Ordaz, estado Bolívar.

Esta presenta un problema que radica en la deficiente distribución del material, ya que existe un inadecuado aprovechamiento del espacio que genera mayor preocupación debido a que la organización es una variable de gran envergadura, causando un efecto negativo a la hora de brindar el servicio a los clientes.

El problema tiene su origen en que la librería no cuenta con el espacio suficiente para almacenar los productos que forman parte del inventario, que no son controlados ya que no se tiene una base de datos sistematizada, creando una situación de caos en el momento donde el trabajador necesita trasladarse de un lugar a otro, además surge el inconveniente de realizar las facturas de manera manual.

En este tipo de negocio la excelencia en cuanto al servicio es una constante del día a día, por lo tanto la existencia de demoras al momento de prestar servicio al cliente provoca la incomodidad del mismo. Se puede evidenciar a simple vista que en la empresa no se ha implantado un estudio de métodos con anterioridad que se ajuste al proceso que se realiza.

El desarrollo de este estudio permite el conocimiento de las causas que afectan la efectividad del servicio, logrando con las observaciones proponer un plan de distribución de acuerdo al espacio de la librería, a fin de disminuir la demora en la operación de localización, mejorar la productividad de la empresa y disminuir el esfuerzo del operario.

2.3. JUSTIFICACIÓN.

El objetivo de este proyecto es proporcionar la información necesaria para establecer un mejor método de trabajo y la distribución de la mercancía utilizando las herramientas de la ingeniería de métodos.

Este estudio traerá como beneficio la capacidad de presentar los posibles errores que se estarían cometiendo en la empresa a la hora de organizar los materiales, al mismo tiempo se contribuirá a la solución y al mejoramiento del mismo.

La importancia de la resolución de este problema radica en que una mejor distribución de los materiales trae como resultado la fluidez a la hora de prestar el servicio, además de crear un buen ambiente de trabajo.

2.4. DELIMITACION O ALCANCE.

La presente investigación abarca la aplicación de un estudio de Ingeniería de Métodos al proceso de distribución de los materiales de la librería y papelería LILÍ C.A; se llevó a cabo en el local 14B, primer piso, avenida Atlántico, urbanización Caura, C.C. ""Río Caura"",

2.5. LIMITACIONES.

· Carencia de planos en la empresa, lo cual afecta con respecto a la realización de diagramas.

· Falta de manuales de descripción de los procesos que se realizan en la empresa.

2.6. OBJETIVO GENERAL.

Describir el proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A, mediante la técnica del diagramado.

2.7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

· Describir el proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía a través de la observación directa.

· Evaluar las actividades que realiza el operario en función de la organización, ubicación e identificación de la mercancía.

· Identificar las actividades productivas e improductivas asociadas a la organización, ubicación e identificación de la mercancía.

· Elaborar el diagrama del proceso actual de las actividades de organización, ubicación e identificación de la mercancía.

· Elaborar el diagrama de flujo-recorrido actual para el proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía.

· Caracterizar los problemas generales del proceso.

CAPÍTULO III.

MARCO TEÓRICO.

Este capítulo tiene el propósito de dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema en la librería y papelería LILÍ, C.A.

3.1. INGENIERÍA DE MÉTODOS.

3.1.1. DEFINICIÓN.

Conjunto de procedimiento sistemático que se ocupa de incrementar la productividad del trabajo, eliminando todos los desperdicios de materiales, de tiempo y de esfuerzo, con una menor inversión por cada unidad producida; que procura hacer más fácil y lucrativa cada tarea y aumenta la calidad de los productos poniéndoles al alcance del mayor número de consumidores.

3.1.2. OBJETIVOS.

1. Diagnosticar, evaluar y analizar el método de trabajo.

2. Determinar el tiempo estándar de la actividad y su eficiencia.

3.1.3. TERMINOLOGÍA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL.

Ø Análisis de operaciones.

Ø Simplificación del trabajo.

Ø Optimización de los procesos.

Ø Organización científica del trabajo.

Ø Ingeniería del trabajo.

· Método.

Término utilizado para designar la técnica empleada para realizar una operación.

· Proceso.

Serie de operaciones de manufactura que hacen avanzar al producto hacia sus especificaciones finales de tamaño y forma.

· Procedimiento.

Conjunto de pasos lógicos para realizar el requerimiento.

3.1.4. RAMAS DE LA INGENIERIA DE METODOS.

Las ramas explican cómo se estudia la Ingeniería de Métodos y el resultado que arroja esta, luego de haber cumplido con todo lo especificado. Como se puede ver en la Figura 1, se obtiene una mayor productividad y eficiencia en el área en que se está aplicando.

Fig. 1. Ramas de la Ingeniería de Métodos

Fuente: Elaboración Propia

3.1.5. IMPORTANCIA.

Ø Mejora la eficiencia al eliminar el trabajo innecesario, las demoras evitables y otras formas de desperdicios.

Ø Técnica más recomendada para incrementar la productividad de la empresa, sus aplicaciones incluyen tanto el diseño, la creación y la selección de los mejores métodos, procesos, herramientas, equipos y habilidades para fabricar un producto.

Ø Determinación del tiempo estándar que se requiere para la fabricación del producto.

Ø Cumplimiento de normas o estándares establecidos.

Ø Retribución al trabajador por su rendimiento.

3.1.6. FINES DEL ESTUDIO.

Ø Mejorar los procesos y los procedimientos.

Ø Mejorar la disposición de la fábrica, taller, lugar de trabajo y modelos de máquinas.

§ Distribución del área de trabajo tipo L

§ Distribución del área de trabajo tipo U

§ Distribución del área de trabajo tipo LINEAL

§ Distribución del área de trabajo tipo S

Ø Economizar esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria.

Ø Mejorar la utilización de materiales, maquinarias y mano de obra (M.O.).

Ø Crear mejores condiciones materiales de trabajo.

3.2. ESTUDIO DE LOS MOVIMIENTOS.

Técnica que consiste en el estudio de los movimientos del cuerpo humano que son utilizados para ejecutar una operación o trabajo determinado, con el objetivo de ser evaluados, identificando los productivos e improductivos, de forma tal que una vez analizados se puedan reducir, combinar, simplificar, y en el mejor de los casos eliminar, para luego establecer una mejor secuencia o sucesión de movimientos más favorables que permita lograr la eficiencia máxima.

3.3. ESTUDIO DEL TIEMPO.

Técnica que consiste en el establecimiento de un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base a la medición del contenido de trabajo del método prescrito, considerando al operario promedio, el ritmo o velocidad de trabajo y los suplementos o tolerancias por concepto de: fatiga, demoras personales, retrasos inevitables y otros.

3.3.1. TÉCNICAS.

1. Cronometraje (continuo o vuelta a cero).

2. Datos estándares.

3. Sistemas de tiempos predeterminados.

4. Muestreo del trabajo.

5. Estimación basada en datos históricos.

3.4. OPORTUNIDADES DE ECONOMÍA DE REALIZACION A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE INGENIERÍA DE MÉTODOS.

1. Contenido mínimo de trabajo: Abarca todas aquellas actividades que son básicas fundamentales para todo proceso y no pueden ser eliminadas, sin embargo pueden ser mejoradas en cuanto a organización, disposición, tiempo y eficiencia que caracteriza al proceso principalmente.

2. Contenido de trabajo añadido por desperfectos en el diseño: Debe tenerse en cuenta que el diseño en un elemento complejo dinámico variable en el cual debe considerarse lo siguiente:

– Realizar una prueba piloto: para evaluar, modificaciones, requerimientos, impacto, esto permite hacer los ajustes correspondientes que garanticen la calidad del producto o servicio, considerar el personal necesario (diseñadoras, costo, H-H, H-Máquinas), lecturas de planos, interpretaciones, tolerancias adecuadas y definir muy bien los atributos del diseño.

3. Contenido de trabajo agregado por métodos ineficientes de fabricación: Debe existir una correlación entre lo que se va a producir, los equipos a utilizar y el método de fabricación que garantice la mayor secuencia. Debe evaluarse la forma en que se trabaja:

– Conocimiento y destreza del operario.

– Orden de ejecución.

– Procedimientos desactualizados.

– Elementos de organización del puesto.

– Dependencia de las operaciones.

4. Tiempo ineficiente por aspectos administrativos: Abarca aspectos relacionados con la gerencia, sus niveles, las características del líder. Debe considerarse aspectos tales como planos, políticos, estrategias, metas, planificar, organizar, controlar, evaluar, pronosticar. Relación con los bancos, entes crediticios, bolsas, establecimiento de índices, indicadores (económicos, financieros, presupuestarios). Análisis, diseño y estados financieros (balance general, estado de ganancia y perdida, costo de fabricación).

5. Tiempo inefectivo atribuido al operario: Debe seleccionarse para el estudio al operario promedio.

– Ritmo (velocidad).

– Rendimiento.

– Forma en que trabaja.

– Movimientos asociados.

– Niveles de fatiga.

3.5. PROCEDIMIENTO PARA EL ESTUDIO DE MÉTODO SEGÚN LA OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO (O.I.T.)

La O.I.T desarrolló un procedimiento para la aplicación de las herramientas en el estudio de métodos, para ello debe respetarse dicha secuencia, da la posibilidad de evaluar cualquier método de trabajo en cualquier circunstancia.

ETAPAS.

1. Seleccionar: Etapa básica fundamental que consiste en ubicar el problema, dimensionarlo, caracterizarlo, definiendo claramente su objetivo y alcance, debe evaluarse su factibilidad económica y si reporta ventajas o beneficios económicos. La información debe ser confiable, mínima, suficiente y necesaria que precise realmente cual es el problema.

Es recomendable desechar ideas preconcebidas, crearse su propio criterio.

1.- Prestar atención a los indicadores

2.- Establecer prioridades

3.- Delimitar claramente el problema

4.- Definir claramente el problema:

– ¿Cuál es el problema real?

– ¿Qué es lo que realmente está mal?

– ¿Cuáles son los efectos?

– ¿Qué departamento están involucrados?

– ¿Cuánto trabajo se requerirá para corregir el problema?

– ¿Qué tareas implica el proyecto?

– ¿Cuánto tiempo tomará?

– ¿Qué personal puede colaborar?

5.- Preparar su plan de trabajo:

– Descripción resumida del problema.

– Tareas a realizar.

– Participantes y responsabilidades.

– Necesidad de asesoría externa.

– Posibles beneficios que traería.

– Objetivo real para alcanzar.

– Horas- Hombre que se requieren.

– Fijación de plazos.

2. Registrar: Refleja los hechos obtenidos a través de los diagramas, que son representaciones sencillas y precisas de como se realiza el proceso, debe tenerse en cuenta el aspecto del entorno (general) y los aspectos del punto de trabajo (específicos).

3. Examen Crítico: Etapa que consiste en revisar, detallada, minuciosa, exhaustivamente la información que se posee con espíritu crítico, evaluando las posibles alternativas, poniendo a prueba lo que se tiene en función de propósito, lugar, sucesión, persona y medios.

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