Gestión de la información desde bases de datos SQL utilizando Microsot Office

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las posibilidades de obtención de algunas herramientas que permitan gestionar informaciones a nivel de usuario con el paquete Office desde bases de datos SQL en general. Aplicado específicamente en la Comercializadora Escambray Villa Clara que utiliza como sistema integral el EXACT Globe 3.7. Haciendo énfasis en la ventaja que este tipo de soluciones brinda para lograr una mayor independencia de los usuarios con respecto a los especialistas de tecnología, logrando así reportes muy personalizados y fácilmente adaptables, lo cual además garantiza una mayor rapidez en la obtención de un resultado.

Palabras claves: EXACT Office, Consultas ODBC SQL, Office SQL.

Introducción

La mayoría de las empresas en la actualidad tienen mucha información almacenada pero no pueden usarla pues no está procesada, por lo que necesitan monitorear todos los aspectos relevantes que surjan en su ambiente de negocios y procesarlos e interpretarlos adecuadamente para finalmente ponerlo a disposición de quienes lo necesiten para lo cual es imprescindible en la actualidad el uso de las tecnologías de la información (TI).

Generalmente se asocian los resultados que se obtienen gracias a la tecnología con sus especialistas. Sin embargo, en ocasiones es factible a nivel de usuario con un pequeño entrenamiento, obtener informaciones personalizadas para análisis puntuales, que permiten analizar con mayor profundidad los informes que los directivos en muchas ocasiones le solicitan a sus especialistas para accionar sobre una determinada problemática.

Está claro que esto no solo depende de la preparación y la voluntad de los usuarios, ya que en ocasiones las empresas o los sistemas informáticos con lo que se gestiona la información no permiten desarrollar herramientas de consultas externas de sus datos.

Los países subdesarrollados tienen el camino más difícil pues no cuentan generalmente con todos los recursos necesarios para lograr un alto desarrollo de las TI, más aún para el caso de Cuba que a pesar del bloqueo económico y en medio de una crisis global se ha propuesto un proceso de informatización con énfasis en la economía. Muchas empresas cubanas gracias a la preparación y capacitación de sus especialistas han hecho grandes esfuerzos para lograr un desarrollo de las TI que les permita mantener su competitividad.

Para la actualización del modelo económico cubano se aprobaron en el VI Congreso del PCC del 2012 un conjunto de lineamientos que caracterizan la política económica y social del estado. Estos constituyen una guía para el desarrollo de los objetivos a corto, mediano y largo plazo del sector empresarial cubano, incluidos en ellos el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información.

Dentro del empresariado cubano la empresa Comercializadora Escambray Villa Clara desde su surgimiento en el año 1999 apostó por el uso de las TI para identificarse en el mercado estatal de la venta de productos para la construcción, constituye el canal comercializador de la producción del Grupo Empresarial Industrial de Materiales de Construcción (GEICONS) y del MICONS en general, complementando la cartera con productos y materiales importados.

Utiliza un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), llamado Exact Globe versión 3.7 (EXACT). La dirección de la empresa no desiste en su interés de mejorar el proceso de toma de decisiones a partir de toda la información que le brinda la potente herramienta ERP que posee y definió entre sus objetivos estratégicos a corto plazo el desarrollo de herramientas de mejoramiento que no incluyera una inversión que la empresa no estaba en condiciones de asumir.

El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP es la principal fuente de información para otros sistemas críticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarán de la adecuada información que un ERP administre. Además sirve de plataforma o base para la implementación de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrónico.

El EXACT es un sistema integrado de gestión, montado sobre bases de datos SQL que tiene como objetivo automatizar y dar soporte a todos los procesos de negocio de una organización. Cada empresa puede comprar los módulos que necesite, lo cual le brinda una solución más factible para las pequeñas y medianas empresas que no pueden asumir la inversión total de un ERP. La información introducida al sistema EXACT se guarda, se vincula y se gestiona en una única base de datos.

La versión del sistema que se utiliza incluye módulos para gestión de stock, de compras, de ventas y contabilidad, abarcando todos los procesos de una empresa comercializadora. Incluye además opciones de parametrización de los datos de la empresa que permite adaptarse a cada entidad en particular.

Este sistema brinda la posibilidad de integración con suites ofimáticas, por ejemplo Microsoft Office u Open Office y con programas como Crystal Reports permitiendo personalizar aún más el reporte profesional a los trabajadores.

El Microsoft Office sin embargo es entre todos el más utilizado por los usuarios para manipular la información que necesitan, pues es el más difundido y el que más posibilidades brinda y por lo tanto es el paquete en que más entrenados están. De ahí que se haya estudiado una solución para mediante él, acceder a la base de datos SQL del EXACT y obtener la información que los especialistas usarán para realizar sus informes y análisis particulares.

Mejores prácticas

La mejor práctica para las soluciones informáticas es lograr la implementación de herramientas que puedan ser integradas, ya que lo que se desea es contar con un sistema de información integral y único, que incluya todos los procesos de la empresa creando un entorno de gestión de información eficiente donde la información se entrega al destinatario cómo y cuándo la necesita para escoger alternativas y no con islas de información o sistemas aislados que pueden traer consigo duplicidad e incongruencia de los datos y un proceso engorroso de obtención de la información partiendo de que toda no estaría vinculada en único lugar.

Lo ideal entonces sería poder agregar al sistema informático que cada empresa posea nuevas opciones o salidas que brinden toda la información que se necesita y no crear herramientas independientes al sistema. Pero no todos los ERP permiten brindar este tipo de soluciones, independientemente de que las soluciones con herramientas integradas solo pueden ser brindadas por los especialistas de TI y en su implementación y puesta a punto requieren de un tiempo prudencial.

Es por lo tanto imprescindible evaluar en cada caso las potencialidades que cada software en específico brinda para lograr su modificación y la obtención de nuevos reportes personalizados a las necesidades de cada usuario necesitado.

Además de que en muchas ocasiones los especialistas de cada actividad deben realizar análisis más allá de los informes prediseñados y solicitados por la dirección de la empresa, para encontrarle explicación por ejemplo al deterioro de algún indicador o para encontrar una diferencia en un asiento contable con respecto a sus partidas, estas informaciones varían de acuerdo a lo que se busca, es por eso que no siempre necesitan los mismos datos para revisar y aunque todos están en el sistema se encuentran en opciones diferentes.

La idea inicial y según las mejores prácticas es que se programen salidas para cada una de las necesidades puntuales y se integren al EXACT pero en ocasiones el administrador del sistema no puede satisfacer todas las demandas de acuerdo al tiempo en que se necesita la respuesta, además de que estas se desarrollaban solo para un análisis puntual y generalmente no volvía a utilizarse. Por lo que se decidió buscar una solución que independizara de cierta forma a los especialistas, siempre y cuando fueran para análisis específicos.

Modelado de las herramientas

Gracias a las facilidades que brindan las bases SQL, es totalmente factible obtener información de la base de datos utilizando para ello las herramientas que brinda el paquete de Office y las conexiones ODBC, garantizando siempre la seguridad de la información, de manera tal que no se pueda modificar.

Para esto se puede crear un usuario SQL que solo tenga acceso a consultar los datos, por otra parte se crea una conexión ODBC dentro de las herramientas del sistema que se conecte con ese usuario a la base SQL del sistema, esto le permitiría a algunos especialistas con ciertas habilidades en el uso del Office, obtener y enlazar información relevante sin el concurso de los especialistas de TI.

Es totalmente factible desde Excel y Access crear consultas de datos externos para lo cual pudiera utilizarse la conexión prediseñada, accediendo como un usuario SQL limitado solo a consultar. Para esta consulta tanto Excel como Access brindan un asistente que orienta los pasos a seguir y que es muy sencillo si se conocen las tablas y sus campos, permite además condicionar los rangos y ordenarlos. El resultado de esta consulta se devuelve en el caso de Excel en una hoja de trabajo y a partir de ahí se puede trabajar como un documento más, incorporando en el resto de las columnas fórmulas que brindan una mayor información de la que se tiene y además fácilmente personalizable.

Por otra parte se pueden obtener, con dicha hoja de trabajo, gráficos y tablas dinámicas que vinculen la información y las haga más explicativas para realizar un informe específico, los cuales con solo actualizar la consulta se mantienen con la última información captada en el sistema.

Algo muy parecido ocurre con el Access, ya que permite vincular las tablas y obtener informaciones un poco más complejas, aunque para esto también es necesario que el usuario tenga una mayor preparación. Es por esto que la mayoría de estas herramientas se desarrollan sobre Excel.

Con el uso de cualquiera de estas variantes cada especialista interesado pudiera formarse sus propios reportes, que además podría adaptar a sus necesidades. El problema relacionado con el conocimiento de las tablas y sus contenidos lo resuelve el propio sistema EXACT como una de sus opciones, donde brinda esta información, como una opción más dentro del Módulo de Mantenimiento/Support/Lista de Ficheros.

Este problema también se puede solucionar si los especialistas de TI crean consultas generales con toda la información de manera tal que los usuarios pueden adaptarla a sus necesidades sin que sea necesaria mucha capacitación.

Como es lógico esta opción es solo de carácter informativo y no es posible su modificación, de ahí que se propone para ser utilizada por los especialistas de la empresa para su capacitación en aras de lograr diseños más cercanos a sus necesidades.

En el caso de otras empresas que no posean el sistema EXACT y su base de datos sea SQL, los especialistas de TI pudieran elaborar un diccionario de datos por los que el usuario avanzado pueda guiarse.

Con todo esto podemos plantear que es posible explotar las potencialidades del acceso a consultar las bases de datos SQL desde el paquete Office.

Es importante destacar que en muchas ocasiones se deben especificar datos diferentes o con otro nivel de detalle para ahondar más en una determinada problemática y que generarían el desarrollo de una nueva herramienta, sin embargo con este diseño que se propone los propios especialistas pueden agregar fácilmente toda la información que necesitan para realizar análisis diferentes del mismo problema. De ahí su importancia.

Pasos a seguir

En resumen los pasos a seguir para el desarrollo de estas herramientas serían:

• 1. Crear un usuario de solo lectura en SQL: Para esto el administrador del sistema crea un nuevo Logins desde el Enterprise Manager del SQL Server, especificándole entre sus derechos Solo Lectura.

• 2. Crear una conexión ODBC: En las herramientas administrativas del panel de control del sistema operativo, se selecciona Orígenes de datos/Agregar y dentro del asistente se escoge como controlador el SQL Server y como usuario y contraseña el creado en el paso anterior. Este proceso debe hacerse en cada una de las máquinas donde se vaya a trabajar.

• 3. Realizar las consultas, lo cual está en dependencia del componente de Office que se vaya a utilizar.

• a. Desde Excel: Se selecciona Datos/Obtener datos externos/Desde Microsoft Query. En este punto se escoge la conexión creada en el paso 2 y se abre un asistente con las tablas y los campos de toda la base de datos. Permite seleccionar, filtrar y ordenar por diferentes criterios. Al final el asistente permite devolver los datos a una hoja de trabajo en Excel o modificar la consulta SQL desde el Query.

• b. Desde Access: Se vinculan las tablas que se necesitan desde datos externos/Bases de datos ODBC/Vincular y al igual que para Excel se escoge el origen previamente definido en el paso 2. A partir de este momento se puede utilizar como una tabla creada desde Access y realizar todas las consultas e informes que se necesiten. Como las tablas están vinculadas y no importadas se mantienen actualizadas.

• 4. En cualquiera de los dos casos especificados el resultado de las consultas se pueden trabajar como documentos Office, agregándole fórmulas, filtros, condiciones, gráficos, etc

Implementación de algunas herramientas

Tomando como base el modelado explicado anteriormente y utilizando el paquete Office, se implementaron en la Empresa Comercializadora Escambray un grupo sencillo de soluciones para ayudar al trabajo de algunos especialistas de brindar informaciones para hacer análisis puntuales o de interés general. Tal es el caso de:

Catálogo de productos: La empresa Comercializadora Escambray brinda información visual de los productos que comercializa a través de un salón de exposiciones (showroom), de esta forma los clientes que nos visitan pueden verificar si los productos se corresponden con sus necesidades, pero para esto están obligados a concurrir a nuestra empresa. Es por esto que los especialistas comerciales necesitaban además tener un catálogo impreso con las imágenes de los productos para ayudar a los clientes.

Se decidieron fotografiar los productos en inventario y almacenar esta información en una tabla con el código del producto, la descripción y un campo donde se almacena la foto. Esta tabla fue creada utilizando el Microsoft Access, con el nombre de Imágenes y se vinculó en la propia base de datos creada con la tabla de artículos del EXACT y otras de interés para brindar información más detallada al cliente. Con esta información se creó una consulta, enlazando toda la información, creando un informe que se envía a los clientes con toda la información, incluida la visual. Los gestores comerciales personalizan la consulta filtrando o agregándole las informaciones concretas que cada cliente solicita. Este catálogo además se encuentra impreso para ser consultado en la propia empresa si se desea.

Cuadre diario: Esta herramienta se realizó utilizando las consultas externas del Microsoft Excel. En ella se brinda toda la información del balance, del inventario en almacén y las partidas pendientes deudoras y acreedoras, en hojas de trabajo diferentes. Al final los económicos crean una hoja de trabajo donde vinculan toda la información consultada y la utilizan para cuadrar sus cuentas. Esta hoja de trabajo varía de acuerdo a las diferencias que se necesitan encontrar. Diariamente cada especialista consulta esta información y puede determinar si todos los procesos realizados en el día fueron contabilizados correctamente.

Comportamiento de las ventas: El Exact brinda gran cantidad de reportes sobre el comportamiento de las ventas, los cuales además se pueden personalizar por parte del administrador del sistema al nivel que se desee, no obstante el jefe comercial diariamente revisa el estado de este indicador para tomar decisiones que garanticen el cumplimiento de los planes. En ocasiones necesita detallar más sobre un grupo de artículos en específico o sobre un mercado determinado o agregar nuevas informaciones sobre los proveedores o clientes o los comerciales que realizan una determinada venta.

Es por esto que se solicita tener una mayor independencia en la obtención de sus propios reportes de salida. Para el desarrollo de esta herramienta se utilizó el Microsoft Excel, se crearon varias hojas de trabajo con consultas externas a SQL que brindaban toda la información de las tablas relacionadas con las ventas. A partir de esto el jefe comercial realiza sus propias hojas de trabajo que agrupan en tablas dinámicas la información de la manera que la necesite, en ocasiones por meses o por trimestres o con otros niveles de detalles, en dependencia del análisis que desee hacer. Por esta vía además ha desarrollado una emulación de venta entre los comerciales la cual publica en la intranet de la empresa a través de gráficos obtenidos.

Conciliación con clientes: Mensualmente se realiza una conciliación entre la Comercializadora Escambray y los clientes que en ella compraron. Esta conciliación no tiene un formato predeterminado, depende del tipo de relación que haya tenido con la empresa y de las informaciones que se quieran conciliar. En ocasiones se debe tener en cuenta las deudas o los anticipos o las facturas realizadas para determinar una diferencia entre lo pagado por el cliente y lo pendiente. Para esto se utilizó el Microsoft Excel, se crearon hojas de trabajo para facturas y partidas pendientes. El jefe comercial filtra la información referida a un determinado cliente con quien se desee conciliar, agrupa mediante tablas dinámicas todos los datos que posee y determina los aspectos que necesita conciliar.

Estas son solo algunas de las soluciones que se han propuesto a los especialistas de las áreas comercial y contabilidad, es necesario destacar que utilizando esta información inicial los comerciales y económicos han desarrollado sus propios informes agregando a los resultados otras fórmulas y datos que les han permitido explicar aún más el comportamiento de algunos indicadores.

Principales ventajas

• El usuario es más independiente para su trabajo, ya que no necesita de la atención de un especialista de TI para la solución.

• Se desarrollan soluciones personalizadas, ya que el usuario puede obtener informes según sus gustos y necesidades.

• Fácilmente adaptables a la necesidad de una información específica, ya que puede modificarse cada vez que se va a realizar un nuevo análisis o incluso utilizarse para análisis diferentes.

• Mayor rapidez en la solución, ya que el usuario sabe exactamente lo que quiere y por lo tanto no necesita explicarlo de manera tal que un especialista de TI lo entienda y pueda desarrollar la herramienta.

Su principal desventaja está dada en que se debe lograr que los usuarios se capaciten en la forma en que su sistema tiene diseñado sus datos para lo cual el EXACT le brinda toda la información. En caso de que el sistema no lo haga el administrador debe brindar esta información o crear consultas generales para cada tipo de usuario, que estos puedan modificar según sus necesidades.

Conclusiones

• Con las consultas externas desde las aplicaciones del paquete Office a las bases de datos SQL del EXACT Globe 3.7 se pueden diseñar herramientas a nivel de usuario que brindan información personalizada, rápida y muy útil.

Autor:

Ing. Maite Rodríguez Cué 1

Datos de la autora:

1 Graduada en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echevarría (CUJAE) en Ingeniería en Sistemas Automatizados de Dirección (SAD) en el año 1993. Trabaja como Especialista Informática en la Empresa Comercializadora Escambray UCT Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en Informática Empresarial en la Universidad Central de Las Villas.