1 Material Preparado Carlos Echeverria “Técnicas de la Planeación Y Control de Gestión” SANTIAGO, MAYO DEL 2013 Técnicas de la Planeación Estrategica Estandarización de conceptos Relator: Carlos Echeverria M. Ing Comercial y Periodista Master in Business Administration MBA Maestría en Control de Gestión Técnicas de la Planeación Estrategica COMO LLEGAMOS A TRABAJAR SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
2 Material Preparado Carlos Echeverria Técnicas de la Planeación Estrategica ¿Que recursos existen en términos económicos y administrativos? FINANCIEROS MATERIALES HUMANOS ¿ COMPETENCIAS Y HABILIDADES ? COMPETENCIAS • La competencia laboral es la capacidad para responder exitosamente una demanda compleja o llevar a cabo una actividad o tarea, según criterios de desempeño definidos por la organización o sector productivo. Las competencias abarcan los conocimientos (Saber), actitudes (Saber Ser) y habilidades (Saber Hacer) de un individuo. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
3 TRABAJO EN Material Preparado Carlos Echeverria COMPETENCIAS • Saber movilizar recursos personales (conocimientos, habilidades, actitudes) y del entorno (tecnología, organización, otros) para responder a situaciones complejas. • Saber ser, o realizar actividades según criterios de éxito explícitos y logrando los resultados esperados. COMPETENCIAS Saber Hacer • Aplicar los conocimientos, aptitudes y habilidades socioculturales (IE) en la acción. VALORIZACIÓN DE LA GESTIÓN COMPETENCIAS LABORALES EXCELENCIA EN LIDERAZGOSERVICIOEQUIPO SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
4 Material Preparado Carlos Echeverria El Modelo de Gestión de Calidad de los Servicios del Sociales Conjunto de prácticas que fueron definidas como claves para la gestión de cualquier entidad Pública de excelencia. Su diseño se basa en el Modelo Chileno de Gestión de Excelencia, el cual fue adaptado a la singularidad de la gestión del Estado para asegurar su adecuada implementación al servicio de los usuarios. Conceptos y Cadena de Valor de la Excelencia del Servicio Pero, que es la calidad?: •CTC •Justy Time •Círculos de calidad •Mejoramiento por el mejoramiento •Búsqueda del la Excelencia Conceptos y Cadena de Valor de la Excelencia del Servicio KAIZEN o Mejoramiento continuo, se ha identificado con la Calidad Total, pero más bien el KAIZEN es la sombrilla que cubre la mayoría de las prácticas japonesas incluyendo la Calidad Total, el Justo a Tiempo y los Círculos de Calidad, etc. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
• • • • CONTROL ORGANIZACION 5 Material Preparado Carlos Echeverria Conceptos y Cadena de Valor de la Excelencia del Servicio El KAIZEN, no es una forma de trabajar, es una forma de vivir. ADMINISTRACIÓN & GESTIÓN La administración en si siempre engloba cinco funciones básicas: Planificación Organización Coordinación mayo de 2013 • Dirección Control PLANIFICACION Que hacer COORDINACION Como lo estoy haciendo DIRECCION Como hacerlo Que camino seguir SoftTraining Capacitacion
El 6 Material Preparado Carlos Echeverria Sabiendo que es GESTIÓN, entonces que es un Modelo de Gestión: El modelo de gestión que utilizan las mayo de 2013 organizaciones públicas es diferente al modelo de gestión del ámbito privado. Mientras el segundo se basa en la obtención de ganancias económicas, el primero pone en juego otras cuestiones, como el bienestar social de la población. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL LA PLANEACION: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: desempeño de todos los miembros de la organización se evalúa con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta. SoftTraining Capacitacion
7 Material Preparado Carlos Echeverria CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTIÓN INTEGRAL ¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION? Indican resultados y fines que la empresa debe de lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas y directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTIÓN INTEGRAL ¿Qué son las Políticas Públicas y para que Sirven? Son un “conjunto de objetivos, decisiones y acciones que lleva a cabo un Gobierno para solucionar los problemas que, en un momento determinado, los ciudadanos, y el propio Gobierno, consideran prioritarios” CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTIÓN INTEGRAL Una política pública supone un programa de acción gubernamental en un sector de la sociedad o en un espacio geográfico; no se hace de forma aislada sino elaborando un plan, es decir se estructura un problema a través de la elaboración de un programa introduciendo el elemento racional (elemento de orden) SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
8 Material Preparado Carlos Echeverria CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL ¿QUÉ SON METAS? Representan relación de números en cantidad y tiempo operado, en tanto que los objetivos son las guías a nivel general. El objetivo general debe de abarcar en su contexto las metas a corto y largo plazo. Las metas se interrelacionan entre sí, para conseguir el objetivo general, es decir para conseguir los objetivos, es necesario lograr las metas. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, Implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros. CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Es un conjunto especial de actividades que deben de efectuarse dentro de un periodo especificado generalmente en el lugar de trabajo. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
9 Material Preparado Carlos Echeverria CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL ¿QUÉ ES UN PROCESO? Es un conjunto actividades consecutivas ordenadas según avance o aporte de valor agregado del bien o servicios a entregar a un cliente. • ¿Que significa Calidad? • La palabra calidad se ha definido de muchas maneras, pero podemos decir que es el conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la mayo de 2013 aptitud para satisfacer las necesidades del cliente. SoftTraining Capacitacion
10 Material Preparado Carlos Echeverria ¿Y qué significa Sistema de la Calidad? • En primer lugar, es necesario definir que significa sistema. • Formalmente sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre sí. ¿Y qué significa Sistema de la Calidad? • Es decir, hablamos de sistema, no cuando tenemos un grupo de elementos que están juntos, sino cuando además están relacionados entre sí, trabajando todos en equipo Los 8 principios de gestión de la calidad 1.- Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. 2.- Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse en el logro de los objetivos de la organización. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
11 Material Preparado Carlos Echeverria Los 8 principios de gestión de la calidad 3.- Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de la organización, y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. 4.- Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Ver siguiente capítulo para conocer más sobre los procesos. Los 8 principios de gestión de la calidad 5.- Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos. 6.- Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la organización, debe de ser un objetivo permanente de esta. Los 8 principios de gestión de la calidad 7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y en la información previa. 8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
12 Material Preparado Carlos Echeverria Gestión y control de procesos Un proceso es una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. Por lo tanto un proceso consta de: a.- Unas entradas b.- Unas salidas c.- Una actividad o proceso en si misma d.- Unos requisitos de control e.- Una medición de la eficacia del mismo f.- Un responsable del mismo Gestión y control de procesos La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de esos procesos, así como su gestión, se denomina enfoque basado enfoque basado en procesos. Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar un gran número de actividades relacionadas entre sí. Gestión y control de procesos El enfoque basado en procesos, soluciona uno de los problemas más comunes en nuestras organizaciones. ¿Qué pasa cuando un problema o actividad no es de un único departamento, sino que intervienen varios departamentos o responsables diferentes? El control y seguimiento de los procesos es una herramienta muy útil para la mejora interna La solución más sencilla para gestionarlos, es realizar un mapa de procesos, donde se ve con claridad la interrelación entre ellos. SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
13 Material Preparado Carlos Echeverria Gestión y control de procesos Habitualmente, los procesos se clasifican entre: – Estratégicos, soportan y despliegan las políticas y estrategias de la organización. – Operativos, constituyen la secuencia de valor añadido, desde la comprensión de las necesidades del mercado, hasta la utilización por parte de los clientes. – De soporte, dan soporte y apoyo a los procesos operativos. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Política de Calidad SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA D y más necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.” El arte de la 500 a.C. Guerra. Sun Tzu. y lo Sun 14 Material Preparado Carlos Echeverria METODOLOGíA PMBOK PARA GESTIÓN DE PROYECTOS mayo de 2013 DIVISION A DIVISION B LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS Misión Visión Objetivos Estratégicos Objetivos Específicos EDT TAREAS DIVISION C ALCANCE Cronograma Roles Responsabilidad SUBTAREAS ENTREGABLES Riesgos y Mitigaciones DIVISION Matriz colaborativa HERRAMIENTAS DE Control de Cambios DIVISION E CONTROL DE GESTIÓN Manejo y respaldo Documental Matriz de Comunicación Determinación de indicadores Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es Si producen bienes u ofrecen servicios Si son de ámbito local, regional, de un solo país o multinacionales Si son grandes o pequeñas Si son públicas o privadas Si son con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro … sino Si son buenas o son malas … y las buenas son aquellas que Han incorporado Dirección Estratégica Han asumido el reto de la Calidad Total ¿Qué es la Dirección Estratégica? Organizar hacer funcionar la organización mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en función de los objetivos prefijados. Dirigir es POCA cosa: “La estrategia es “No hay nada más difícil y Planificar Organizar Coordinar Acompañar con VISIÓN de futuro la gran tarea de la organización. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extinción.” “+aprovechar lo que El arte de la tienes cercaGuerra. queTzu tienes lejos” SoftTraining Capacitacion
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA PROCESO 15 Material Preparado Carlos Echeverria DIRECCIÓN ESTRATÉGICA = Consejo de Calidad ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO mayo de 2013 Análisis histórico Problemas estratégicos Factores clave externos Decisiones estratégicas Foto MISIÓN Estrategia general VISIÓN compartida Grupos implicados Matriz FODA Acciones estratégicas Análisis DAFO Soluciones estratégicas Áreas clave internas Líneas estratégicas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando MISIÓN La razón de ser de la organización Respuesta a las preguntas: ¿Quiénes somos? ¿A qué nos dedicamos? ¿En qué nos diferenciamos? ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? ¿Para quién lo hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Qué valores respetamos? SoftTraining Capacitacion
16 Material Preparado Carlos Echeverria MISIÓN La razón de ser de la organización Debe ser una fórmula: Ambiciosa: Un reto Clara: De fácil interpretación Sencilla: para que todos la comprendan Corta, para que se pueda recordar fácilmente Compartida: Consensuada por las personas de la organización MISIÓN Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de elaboración de la MISIÓN Deben participar los máximos responsables de la organización Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es más importante la participación que el debate MISIÓN Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de elaboración de la MISIÓN Lo más importante es recoger los elementos que el grupo considere indispensables. La redacción vendrá después Se trata de encontrar una fórmula sintética con la que se sientan identificados. Signo de identidad: es el ADN Es mejor no agotar la imaginación: sesiones cortas y con resultados provisionales SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
PROCESO 17 Material Preparado Carlos Echeverria Algunos ejemplos para comentar MISIÓN: Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos competitivos de calidad mundial. VALORES COMPARTIDOS: Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovación, Respeto y Responsabilidad individual VALORES CULTURALES: Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compañía, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO mayo de 2013 Análisis histórico Problemas estratégicos Factores clave externos Decisiones estratégicas Foto MISIÓN Estrategia general VISIÓN compartida Grupos implicados Matriz FODA Acciones estratégicas Análisis DAFO Soluciones estratégicas Áreas clave internas Líneas estratégicas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando VISIÓN Compartida “La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática) “Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker) “Una acción sin visión…carece de sentido. Una visión sin acción…es un sueño. Una visión con acción… puede cambiar al mundo.” (Joel Arthur Barker) Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado. SoftTraining Capacitacion
18 Material Preparado Carlos Echeverria VISIÓN Compartida Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos) Respuesta a las preguntas: ¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años? ¿En qué nos queremos convertir? ¿Para quién trabajaremos? ¿En qué nos diferenciaremos? ¿Qué valores respetaremos? VISIÓN Compartida Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos) Debe ser una fórmula: Con visión de futuro, no de mejorar el pasado Coherente con la MISIÓN Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable Clara: De fácil interpretación Sencilla: para que todos la comprendan Atractiva: para provocar ilusión Compartida: Consensuada por las personas de la organización VISIÓN Compartida Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de elaboración de la VISIÓN Grupo de personas implicadas: máximo 20 Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es más importante la participación que el debate SoftTraining Capacitacion mayo de 2013
PROCESO 19 Material Preparado Carlos Echeverria VISIÓN Compartida Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo de elaboración de la VISIÓN Es necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuro mayo de 2013 Si se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas…) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir. La transformación de la VISIÓN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO Análisis histórico Problemas estratégicos Factores clave externos Decisiones estratégicas Foto MISIÓN Estrategia general VISIÓN compartida Grupos implicados Matriz FODA Acciones estratégicas Análisis DAFO Soluciones estratégicas Áreas clave internas Líneas estratégicas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando FODA “Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas. Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”. Sun Tzu, “El arte de la guerra” SoftTraining Capacitacion
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