Planeación y Administración del Aprovisionamiento

INTRODUCCIÓN

Para poder administrar con eficiencia y eficacia una empresa, se necesita contar con una buena información que muestre lo que está sucediendo al interior de la misma y lo que está ocurriendo a su alrededor. Por consiguiente, se necesita de una herramienta que suministre dicha información a la gerencia. Por lo que, la búsqueda de esa herramienta permite disponer con el desarrollo de una buena gestión empresarial.

Por consiguiente, la Planeación y la Administración del Aprovisionamiento juegan un papel fundamental dentro de la gestión de almacenamiento y stock de materias primas en cuanto a la entrada, almacenaje, compra y salida de productos, ya que uno de los propósitos de esta es la distribución óptima del espacio disponible en función a los volúmenes de los productos en los inventarios bien sean periódicos o permanentes aunado a esto entra el control y determinación de stock de seguridad y de artículos con sus respectivas rotaciones las cuales se encargan de relacionar las salidas con las existencias de los productos entre otros.

Planeación y Administración del Aprovisionamiento

Para garantizar la cobertura de las necesidades de la empresa al objeto de que los stock de materias primas y elementos para el montaje y almacenaje, que deben ser tan bajos como sea posible.

Al respecto, Pacifico y Witwer (1983), "la planeación conduce a la utilización más eficiente de los recursos disponibles en el proceso de producción, de manera que se puedan lograr los objetivos máximos que estén al alcance…" (p. 51).

Por consiguiente, una vez definidos los objetivos de la Gestión de Inventarios y descritas las técnicas de previsión de demanda y determinados costos de stock, se procede a la elaboración de un plan de trabajo que consiste en la previsión, comprobación y regulación del tiempo invertido en las distintas operaciones que comprende la fabricación de un producto.

Por otra parte, Ramírez (1991), define la Administración del Aprovisionamiento como "las tareas relativas a compra, almacenaje y distribución de materias primas y materiales empleados por las empresas de producción y comercialización…" (p. 12).

En tal sentido, que la Planeación y Administración del Aprovisionamiento comprende la preparación de un plan de trabajo administrativo y técnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock de materias primas y de elementos para montaje así como la contabilidad analítica y explotación de los costes.

Vale la pena decir, que estas gestiones varían de una empresa a otra debido a que comúnmente existe la jefatura de compras y la jefatura de almacén ambas suelen trabajar de manera independiente de manera que es infrecuente que dentro de la realidad de una dirección de producción o comercialización se logre ejercer ambas funciones, según sea la prioridad que se presente en cada una de estas.

Modelo de Gestión: "Just In Time"

El método "justo a tiempo", seguidamente y como una forma de complementar los tipos de aprovisionamiento. Después de trasladarse a muchas otras empresas, ha sido el mayor factor de contribución al impresionante desarrollo de las empresas.

Esto ha propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por conocer como es esta técnica. El justo a tiempo más que un sistema de producción es un sistema de inventarios, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso. Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario.

Tales reducciones de inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino también de programación de la producción.

El justo a tiempo necesita que se hagan modificaciones importantes a los métodos tradicionales con los que se consiguen las piezas. Se eligen los proveedores preferentes para cada una de las piezas por conseguir. Se estructuran arreglos contractuales especiales para los pedidos pequeños. Estos pedidos se entregan en los momentos exactos en que los necesita el programa de producción del usuario y en pequeñas cantidades que basten para periodos muy cortos.

Las entregas diarias o semanales de las piezas compradas no son algo inusuales en los sistemas justo a tiempo. Los proveedores acuerdan, por contrato, entregar las piezas que se ajustan a los niveles de calidad preestablecidos, con lo que se elimina la necesidad de que el comprador inspeccione las piezas que ingresan. El tiempo de llegada de tales entradas es de extrema importancia.

A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les entreguen de esta forma.

Modelos de Gestión de Inventarios

Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

Modelos para Aprovisionamiento no Programado: En los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el lote Económico de Compras.
Modelos para Aprovisionamiento Programado: En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación.

A su vez, los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:

Modelos de Aprovisionamiento Continuo: En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de pedido". La cantidad a pedir es el "lote económico de compra".
Modelo de Aprovisionamiento Periódico: En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo.

Nivel de Servicio y Stock de Seguridad

La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas más bien son en la práctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la formulación de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad de servicio.

Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido el modelo del aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, dependerá de las desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un pedido y la recepción de la mercancía, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time) o Período Crítico.

En consecuencia, la determinación de los stocks de seguridad estará ligada a la percepción que tengan esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel de servicio" que estén dispuestos a ofrecer a clientes. si tenemos la percepción estadística de las desviaciones bajo la forma de la desviación estándar de la demanda, el stock de seguridad será el número de desviaciones estándar de reserva que interese mantener. A su vez, ese número de desviaciones estándar de reserva definirá el nivel de servicio que están ofreciendo.

En la práctica, la secuencia debe ser la contraria:

Fijar el "nivel de servicio" que están dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stock.
Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de desviaciones estándar de reserva que deben mantener, o "factor de servicio", para garantizar ese nivel de servicio.

Tamaño Óptimo de Pedidos

La pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de plantear el aprovisionamiento es:

¿Cuánto Pedir?

Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde que se puso de manifiesto la importancia de la gestión científica de stock.

La respuesta más conocida a esta cuestión es la famosa "Fórmula del modelo de Wilson" para la determinación del lote económico de compras (LEC) o, en ingles, economic order quantity (EOQ).

El modelo de Wilson se formuló para el caso de una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad.

Estrictamente el modelo Wilson se formula para la categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y en constante en los siguientes supuestos respectivos. Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir que:

El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.
Los costos de ruptura de stock también son no evitables. Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo.

En estas circunstancias el razonamiento de Wilson es el siguiente:

a. Adopta la siguiente terminología:

"Q": Cantidad a solicitar del producto analizado (en cantidad o en precio).

"V": Volumen de ventas anuales del producto (en cantidad o en precio).

"a": El costo de almacenamiento expresado en una tasa anual sobre el costo del producto almacenado.

"b": El costo de lanzamiento de un pedido.

"c": El costo de adquisición de un producto, utilizado exclusivamente para determinar los costos de almacenamiento en función de la tasa antes citada.

b. Admite que los stocks evolucionan, coherentemente con la hipótesis antes expuesta.

c. Se deduce inmediatamente que:

a. El número de pedidos lanzados al año es: V/Q

b. El stock medio es: Q/2

c. El costo de adquisición del stock cíclico es: c*(Q/2)

d. El costo anual de almacenamiento es: a*c*(Q/2)

e. El costo anual de lanzamiento de pedido es: b*(V/Q)

d. En consecuencia el costo total anual de los inventarios en la hipótesis expuesta será:

C = b * (V/Q) + a * c * (Q/2)

e. La condición de que el costo total sea mínimo daría el siguiente valor del lote económico de compra.

Qoptimo = 2. V. b

a.c

Aprovisionamiento Continuo: El Punto de Pedidos

Pudiéndose calcular con relativa simplicidad el tamaño optimo de pedido, con la ayuda de la formula de Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular seria:

¿Cuánto Pedir?

En los modelos de aprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de pedido" (en ingles "order point"). La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ). Si se respetan escrupulosamente las hipótesis en las que se basa el método de Wilson (en concreto, lo que establece que el plazo o período de reposición, lead-time, es nulo), el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventarios fuera igual al stock de seguridad. En un caso más general, con el período de reposición no nulo, el punto de pedido aparecería cuando el nivel de inventario fuera igual a la suma de stock de seguridad más la demanda que previsiblemente habría que atender durante el período de reposición. Es decir:

Punto de pedido = demanda durante lead-time + stock de seguridad.

Aprovisionamiento Periódico

En el caso de los modelos de aprovisionamiento periódico la respuesta a la pregunta ¿Cuánto pedir? Es aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cierto tiempo previamente establecido (Una vez por semana, o una vez por mes, por ejemplo), denominado período de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese momento (En ingles "order guantity") será la que establece un cierto nivel máximo de exigencias, o "nivel objetivo".

Según Arbones (1989), señala que:

Este modelo de aprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen demandas reducidas a muchos artículos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener descuentos por volumen. (p. 68).

Es por ello, que el nivel objetivo de existencias sería, en la hipótesis de período de reposición nulo, aquel que garantiza los ministros durante el período de revisión.

Es decir, la demanda prevista en dicho período más un stock de seguridad asociado a dicho período si la demanda fuera de tipo probabilista. La cantidad a pedir en cada uno de los momentos preestablecidos sería la diferencia entre los stocks existente y el stock objetivo.

Nivel objetivo = demanda durante el lead-time + demanda durante el período de revisión + stock de seguridad.

Aprovisionamiento con Demanda Programada

El aprovisionamiento bajo condiciones de demanda dependiente, basado en técnicas MRP o DRP, se caracteriza por la existencia de un programa de necesidades de reposición a corto plazo.

Aunado a esto, el pedido se lanzara siguiendo criterios similares a los del aprovisionamiento continuo más atrás descrito: en el momento en que los inventarios de la referencia considera se reduzcan hasta ser iguales a la suma de demanda durante el plazo de reposición, más el stock de seguridad.

El stock de seguridad en este caso obligado por ser la demanda probabilística, ya que ahora esta programada, sino por la existencia de posibles retrasos y otros riesgos en el desarrollo del proceso (averías, problemas laborales, entre otros). El plazo de reposición se referirá al plazo de entrega de las mercancías por parte de los proveedores ya que los plazos de traslado a destino cadens de producción, almacenes comerciales, entre otros, ya que habrán tenido en cuenta al establecer la programación.

Si estamos en un punto de cadena logística alejado de los proveedores (por ejemplo en un almacén de fabrica que debe suministrar a los mayoritarios), el plazo de reposición para determinar nuestro "punto de pedido" será cero.

La cantidad del pedido es una cuestión de análisis más complejo. Deberá ser igual a la suma de las necesidades de reposición de un cierto número de períodos del programa (una, dos, tres, cuatro….semanas en el ejemplo anterior), número que habrá de determinar con algún criterio de optimización.

CONCLUSIONES

Dentro de las funciones principales de una empresa está la producción y para lograr una gestión eficaz conviene que los responsables de dicha gestión elaboren un plan de trabajo ya que se trata de conseguir el mejor aprovechamiento de los medios disponibles para las tareas relativas a compra, almacenaje, stock de materias primas, modelos de gestión de inventarios, el nivel de stock de seguridad entre otros… dichos medios se valen de una preparación administrativa y técnica de los trabajos.

En concordancia, con las consideraciones antes mencionadas para finalizar se puede decir que:

La gerencia de la empresa, el empresario debe formar parte de esta programación.
Asegurar la perfecta y adecuada utilización de los medios de producción disponibles con el fin de obtener los costes de producción más reducidos posibles.
Prever las necesidades en materias primas, elementos para montaje, en personal y en inventario de todo tipo para obtener la producción establecida.
Garantizar la cobertura total de las necesidades de la empresa al objeto de que los stocks de materias primas y de elementos para montaje, dentro de los límites tales que representen un margen de seguridad en el aprovisionamiento a los talleres de elaboración.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Arbones, E. (1989). Logística Empresarial. España. Editorial Boixereu.

Ferrero, A. (1998). Organización y Administración de Empresas. México. Editorial Mc Graw – Hill.

Pacífico y Witwer (1983). Administración Industrial. México. Editorial Limusa.

Ramírez, C. (1991). Administración Industrial. México. Editorial Limusa.

Autor:

Br. Santamaría Juana

Br. Villegas Oxdali

Br. Martínez Eulennys

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

COLEGIO UNIVERSITARIO DE

ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO

C.U.A.M. – EXTENSIÓN CALABOZO