- Resumen
- Condiciones para la Gestión Integrada de Proyectos
- Ciclo de Vida del Proyecto
- Ejecución del Proyecto Integrado
- Necesidad de la Gestión Integrada de Proyectos para el Comercio Electrónico
- Conclusiones
- Referencia Bibliográfíca
La Gestión Integrada de Proyectos es un enfoque que se está haciendo muy popular en la práctica gerencial cubana actual por lo que los autores, que han tenido experiencias en su aplicación práctica para el desarrollo de proyectos relacionados con el e-commerce, han considerado útil compartir los fundamentos teóricos principales utilizados actualmente en Cuba.
Palabras Claves: Proyecto, dirección integrada de proyectos, gestión integrada de proyectos, administración integrada de proyectos, comercio electrónico, e-commerce.
La Dirección por Proyectos es una modalidad de Dirección, que utiliza técnicas y herramientas estandarizadas, sistemas de información estructurada, Organización con conocimiento y experiencia en "Management", para satisfacer las necesidades y expectativas que se tienen de un proyecto, logrando objetivos predefinidos tales como: Plazo, Costo y Calidad, entre otros.
Según Billows (1) la Dirección por Proyectos (o Project Management) se refiere al "… proceso de organización de los recursos puestos a disposición del proyecto con el fin de obtener los objetivos deseados".
El Project Management Book of Knowledge (PMI), (3) lo define como "el arte de dirigir y coordinar los recursos humanos y materiales, mediante el uso y técnicas de dirección para conseguir los objetivos prefijados de alcance, costos, plazo de entrega, calidad y satisfacción de los participantes o partes interesadas en el proyecto".
Para Castro Díaz Balart, (2) esta forma de dirección "…tiene un carácter necesariamente sistémico y una estrecha relación con la estrategia organizacional y con la alta dirección de la empresa…" que genera sus alternativas a partir de objetivos claves, de los cuales muchos pueden constituirse en proyectos.
La adopción de esta forma de dirección respecto a otros enfoques puede constituir una vía exitosa hacia la integración de los diferentes elementos del sistema empresarial y contribuir al logro de los niveles de competitividad necesarios, entre otras razones por permitir una mayor flexibilidad y rápida respuesta ante la situación actual de incertidumbre y cambio de los mercados actuales.
El Project Management, surgido en el mundo anglosajón y conocido en el mundo latino como dirección integral de proyectos, es una modalidad de dirección, que utiliza técnicas y herramientas estandarizadas, sistemas de información estructurada, organización con conocimiento y experiencia en "management", para satisfacer las necesidades y expectativas que se tienen de un proyecto; logrando objetivos predefinidos tales como: plazo, costo y calidad, entre otros. (3)
Desarrollo
1. Condiciones para la Gestión Integrada de Proyectos
Hace dos décadas, las direcciones de proyectos estaban limitadas a las aplicaciones de la defensa y de la industria aeroespacial, actualmente con la reducción de recursos, la necesidad de aumentar la productividad, unos ciclos de vida más cortos de los productos, el aumento considerable de la innovación tecnológica, las exigencias de una recuperación más rápida de la inversión y las limitaciones jurídicas, sociales y ambientales, es necesario desarrollar nuevos enfoques de dirección.
La dirección de proyectos ha sido adoptada como medio para hacer frente a estos factores. Las técnicas, sistemas y procedimientos han resultado útiles, tanto en el sector público como en el privado, en los manufactureros y en la de los servicios, incluidas empresas constructoras, instituciones financieras, organismos gubernamentales, hospitales, firmas de consultorías y otros.
La gerencia de I+D es la encargada de dirigir integralmente los proyectos, además de tener la disposición y la capacidad, es importante también poseer las experiencias necesarias para el alcance y contenido de todas las metas. Para el éxito y trabajo de estos equipos se necesita:
- Liderazgo: El líder debe estar claro hacia donde debe estar dirigido, o sea poseer una gran visión futurista. Debe poseer dominio genérico de las funciones y capacidades de cada una de las especialidades involucradas.
- Motivación: La motivación debe estar basada en la obtención de metas a corto plazo con la claridad de los beneficios de los proyectos terminados. Estos logros y sus beneficios estarán dispuestos a la celebración del equipo en general donde cada uno de especialistas tuvo la misma importancia.
- Comunicación: Es fundamental para el funcionamiento en equipo la existencia de una fuerte comunicación, no solo en todos los aspectos inherentes al proyecto, sino también en buenas relaciones humanas, sobre la base del respeto de criterios y debate abierto de ideas en sentido general.
Según Maynard (4) "(un proyecto es) … un proceso de trabajo grupal que se extiende por una determinada cantidad de tiempo y que debe llevar como resultado una facilidad tecnológica que puede ir desde una construcción civil o industrial, hasta un complejo productivo o de servicios pasando por una solución tecnológica de cualquier índole".
El proyecto pasa por diferentes etapas, reconocidas generalmente como: Conceptualización, Desarrollo, Implementación o puesta en marcha y Declinación. (ver Figura No. 1) (6)
La etapa de Conceptualización comprende el desarrollo de la idea preliminar hasta la demostración de su viabilidad incluyendo el análisis de las posibles alternativas de solución del problema que se pretenda resolver. Generalmente culmina con la aprobación de los resultados de estudios de viabilidad que comprenden análisis preliminares de comportamiento de mercado y demanda, suministros, condiciones del entorno, así como estimados de posibles resultados económicos y socio ambientales.
La etapa de Desarrollo de un proyecto es la más larga e intensa en trabajo intelectual de equipo. En ella se analizan a detalle todas las posibles soluciones, se efectúan los diseños de procesos y productos, se planifica la ejecución de las diferentes fases de la etapa de Desarrollo. A todo esto se le suele llamar Ingeniería de Detalle.
La Implementación o Puesta en Marcha del proyecto es la etapa más intensa en trabajo colectivo de todo tipo. En ella se efectúa el montaje de las instalaciones, la preparación de la fuerza de trabajo que va a operarlas, las pruebas de funcionamiento, los controles de terminación de objetos de obra y culmina con la puesta en marcha de la facilidad o solución de que se trate.
En la vida cotidiana, incluso en la empresarial, suele obviarse la etapa de Declinación pues se ve como parte de la explotación. Sin embargo, ningún autor de una solución se separa nunca de su obra y tiende a mantenerse en contacto con su desempeño, cuidando de su estado técnico, mantenimiento y reparaciones.
Figura No.1. Ciclo de Vida de un Proyecto
La etapa de declinación incluye todas las mejoras, ampliaciones o modificaciones de todo tipo que se ejecutan en el objeto de obra para aumentar su valor agregado.
3. Ejecución del Proyecto Integrado
Para ejecutar un proyecto aplicando la Gestión Integrada de Proyectos (GIP) es preciso definir la estructura en que se desglosan cada una de las actividades o tareas que convienen en realizarse en el trabajo que se quiere desarrollar, para finalmente asignar a cada miembro del equipo su correspondiente cuota de gestión. No solamente se requiere la lista sino una descripción de las actividades. Para ello se asume una estructura arborescente con los detalles de la gestión en específico.
Un proyecto define una combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden antes que finalice el trabajo completo. Las actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido en que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto, es un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación.
La programación de proyectos actualmente se lleva a cabo con dos técnicas principales:
- Programa de Evaluación y Revisión Técnica o Project Evaluation and Review Tecnnique (PERT),
- Método del camino o ruta crítica o Critical Path Method (CPM).
La técnica PERT fue desarrollada durante los años 1958-1959 como un método para planificar y controlar el desarrollo del complejo programa Polaris Flete Ballistic Missile para el Special Projects Office U.S. Navy (abreviadamente, Proyecto de Misiles Polaris). (3)
El PERT fue proyectado para la planificación y programación de actividades en la fase de desarrollo de un nuevo producto y programar recursos para cumplir una tarea determinada con limitaciones de tiempo. Esta técnica da medios para minimizar esperas, interrupciones y conflictos y acelerar la terminación por medio de la coordinación y sincronización de las diversas partes de la tarea general. Según Maynard (4) "el PERT fue el primer sistema que intento tratar con la programación de incertidumbres de una manera relativamente sofisticada".
La herramienta analítica básica y fundamental del PERT es la red. La red PERT es un diagrama de flujo que representa gráficamente las secuencias y las interrelaciones de unas actividades y sucesos seleccionados que deben ser completados para alcanzar los objetivos establecidos. Un suceso se define como un punto concreto y distinguible en el tiempo, que coincide con el comienzo o final de una tarea o actividad específica. El suceso se representa como un círculo, aunque algunos utilicen otras figuras geométricas, su es representar el momento en que una actividad es comenzada o terminada. Una actividad siempre tiene un suceso predecesor y uno sucesor y representan un tiempo de trabajo y espera.
Esta técnica puede ser aplicada a casi cualquier proyecto en el que se requiera una planificación lógica. El ciclo de planificación de una red PERT se resume en la figura No. 2 que se muestra a continuación.
La técnica de redes más ampliamente aplicada, después del PERT, es el método del camino crítico (Critical Path Meted – CPM). Maynard (4) afirma que el CPM es utilizado cuando las estimaciones de tiempos y costos pueden ser obtenidas con relativamente alto grado de certidumbre.
La red CPM es reflejada comúnmente como un diagrama de flechas, los sucesos como vértices, y las actividades como tareas (flechas). Tanto las estimaciones de tiempo, como las de costos, normales y mínimos, son obtenidas para cada actividad en una red o grafo CPM.
La diferencia esencial entre estás dos técnicas consiste, que en el PERT los tiempos de las actividades se calculan sobre una base probabilística, mientras que en el CPM se utilizan tiempos basados en la experiencia. Aunque en la actualidad se han ido introduciendo modificaciones e innovaciones que han dado origen a variantes de ellos que en su esencia no difieren. Ambas técnicas están orientadas en la determinación de un programa de tiempo, consisten en 3 fases: Planeación, Programación y Control.
Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red para estas actividades (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle las diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se pueden sugerir mejoras antes de que el proyecto se ejecute.
- Planeación:
Se construye un diagrama de tiempo donde se muestran los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el resto de las actividades del proyecto, el programa señala las actividades críticas, es decir aquellas que requerirán de una atención especial; para las actividades no críticas, el programa debe de mostrar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitirá el uso eficiente de recursos limitados.
- Programación:
- Control:
Es la fase final de la administración del proyecto, esta incluye el uso del diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer reportes periódicos del progreso. La red debe analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto.
En la realización de un proyecto de inversión es necesario contar con un programa que indique las fechas de inicio y de terminación de cada actividad, esto se representa mediante un diagrama de flechas.
Se deben representar las interdependencias y relaciones de precedencia entre las actividades del proyecto; se utilizan flechas para representar cada actividad, la punta indica el sentido de avance del proyecto, los eventos representan la terminación de unas actividades y el comienzo de otras y están representados por puntos.
La gestión integrada de proyectos es una forma de organizar eficazmente la ejecución de proyectos de comercio electrónico pues da la posibilidad de concatenar multilateralmente todas las actividades y funciones de todos y cada uno de los participantes en el proyecto.
Si bien se identifica la gestión de proyectos con la elaboración de gráficos PERT/CPM y la determinación de las rutas críticas, las técnicas que permiten gestionar integralmente un proyecto son muchas más y, de su aplicación consciente, puede depender en gran medida el éxito de un proyecto máxime si es uno tan complejo como son los de creación de negocios electrónicos.
4. Necesidad de la Gestión Integrada de Proyectos para el Comercio Electrónico
El proceso de creación de un negocio virtual es similar a la creación de una nueva empresa por lo que, de hecho, constituye un proyecto de desarrollo de relativa complejidad. El comercio electrónico es una actividad relativamente nueva, compleja, donde tanto los individuos como las organizaciones están en un proceso de constante aprendizaje. (8)
Esto lleva a la necesidad de rectorar todo este proceso de desarrollo con una herramienta suficientemente abarcadora, integradora y flexible como para adaptarse a todos los posibles cambios que puedan ocurrir durante las etapas de desarrollo puesta en marcha. La gestión integrada de proyectos, dadas sus características cumple plenamente estos requisitos. (10)
Los equipos multidisciplinarios que participan en la creación de un negocio virtual son de nuevo tipo. El nivel de preparación profesional es generalmente muy alto, pero la variedad de intereses, conocimientos y hábitos de trabajo hacen muy compleja la labor de dirección de sus actividades. Cada una de las etapas implica a personas muy diferentes desde empleados de la organización que ejecuta el proyecto – unos a tiempo total y otros a tiempo parcial – hasta clientes potenciales, suministradores futuros del servicio comercial, representantes de organismos de arbitraje y control, consultores legales, académicos, diseñadores gráficos y de páginas web, etc.
Una característica propia de los negocios virtuales es que se diseña un producto en sí que es el sistema que sustenta la actividad comercial pero que incluye un proceso de prestación de ese servicio. Por lo que el proceso de diseño aplica los criterios de la Ingeniería Concurrente donde el producto se diseña en función de sus prestaciones futuras para que estas sean desde un inicio libres de fallas. (7)
Con relación al diseño del proceso, este es un típico proceso de prestación de servicios aún más intangible que los tradicionales (en ellos puede al menos verse en un momento dado el curso de las operaciones tecnológicas). En los negocios virtuales estos procesos ocurren a una velocidad tan grande que es casi imposible detallarlos, amén de que pueden realizarse múltiples prestaciones a la misma vez.
Schroeder (9) plantea sobre el diseño de procesos de prestación de servicios que "… a diferencia de los procesos de manufactura, aquí se analiza la secuencia no de cambios visibles en los objetos de trabajo debido a las operaciones tecnológicas, sino de operaciones secuenciales ejecutadas para satisfacer las expectativas de un cliente que constituye el sujeto de trabajo".
Además Schroeder (9) afirma que un proyecto"… es una producción unitaria por excelencia, cuyo flujo de producto no es identificable, hay una gran variedad de soluciones a una misma alternativa, su prestación va dirigida a un único tipo de mercado, que exige mano de obra altamente calificada que ejecute tareas no rutinarias y que cumple objetivos altamente flexibles difíciles de controlar en muchos sentidos especialmente en cuanto a calidad y marcha de ejecución".
En el caso de los negocios virtuales estos atributos definidos por Schroeder se cumplen ampliamente con la especificidad de que una tienda virtual no satisface las expectativas de un solo cliente, pues los que van a suministrar el servicio comercial en el futuro son los clientes durante la etapa de desarrollo del proyecto, los suministradores del servicio durante la etapa de puesta en marcha y de nuevo los clientes durante la etapa de declive.
Por otra parte los procesos de control de inventario son despreciables, pues se trata aquí de soluciones virtuales. El control de la ejecución es determinante pues hay una gran interdependencia entre los participantes, con clara tendencia – al menos en las primeras experiencias de programación – a los cursos lineales de ejecución y el control de la calidad de la programación vincula estrechamente a los suministradores del servicio, los asesores legales – que participan en todas las etapas del proyecto y no se incorporan a la contratación inicial y a la revisión y entrega final como en los tradicionales – y los comercializadores y programadores.
- La Dirección Integrada de Proyectos ha sido adoptada por los empresarios como un nuevo para hacer frentes a varios factores que los limitan al desarrollo de proyectos de alta complejidad, en los cuales se involucran grandes valores de inversión.
- Un proyecto para por diferentes etapas, en las cuales se definen una combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse con un cierto orden y secuencia lógica. Determinar dicha secuencia, es un trabajo que requiere de tiempo, herramientas y recursos para un resultado satisfactorio.
- El diseño de un negocio virtual es un proceso complejo que exige de un equipo multidisciplinario no convencional. En este proceso participan diversos especialistas a tiempo completo o a tiempo parcial, consultores externos, representantes de los suministradores y de los clientes potenciales, así como de todas las organizaciones reguladoras en estrecho vínculo con las entidades que posteriormente concederán los certificados comerciales o la financiación de las diferentes fases del proyecto.
- La Dirección Integral por Proyecto permite eliminar las variaciones sobre la marcha necesarias, pues el hecho de que el comercio electrónico sea una forma nueva de negociar, motiva que todos los elementos participantes se encuentren en un continuo proceso de aprendizaje. Además de ser una herramienta que ha demostrado su eficacia en la organización y ejecución de proyectos altamente complejos.
- Billows, Dick. 2002 Project Management Tiers: How "Wow, I'm on a project" changes to "Mention doing another project and I'll rip out your liver!". [en línea]. Disponibles: http://www.projectmanagertraining.com/pmtiers.htm [consulta: 20 Septiembre 2002].
- Cámara Venezolana de Comercio Electrónico, 2001. Indicadores de Penetración y Uso de Internet en Venezuela. Datanalisis. [en línea]. Disponible: http://www.e-global.es/021/021_camaravenezolana_indicadores.pdf [consulta: 15 Septiembre 2002].
- Management Institute, The Project. Project Management Books.[en línea]. Disponible: http://www.4pm.com/books/books.htm [consulta: 23 Septiembre 2002].
- Maynard, H. B. Manual de Ingeniería y Organización Industrial. Partes III. S/A S/E.
- Navarro E., 2002. Mejoras en la Gestión de la Cadena de Suministro Empleando Internet y los Sistemas de Información. Improven Consultores. [en línea]. Disponible: http://www.e-global.es/022/022_navarro_mejoras.pdf [consulta: 14 Septiembre 2002].
- Noriega P., 1998. El Comercio Electrónico Intermediado por Agentes. O como una Inesperada Versión de la Prueba de Turing Abre Nuevas Oportunidades de Negocio. [en línea]. Disponible: http://www.e-global.es/020/020_noriega_elcomercio.pdf [consulta: 9 Septiembre 2002].
- Noori, H. and R. Radford. OM-Companion to Production and Operation Management. Mc. Graw Hill. USA, 1995.
- OECD, 1999. Defining and Measuring E-Commerce: Status Report. Directorate for Science, Technology and Industry. [en línea]. Disponible: http://www.e-global.es/012_oecd_define.pdf [consulta: 15 Septiembre 2002].
- Schroeder, Roger G. Administración de Operaciones/ Roger G. Schroeder.—[s.l]: [s.n], 1992. – – t1.
- Telefónica. S.A., 2000. La Sociedad de la Información. La opinión de los expertos sobre el futuro de la Sociedad de la Información. [en línea]. Disponible: http://www.e-global.es/021/021_telefonica_lasociedad.zip [consulta: 13 Septiembre 2002].
Autor:
Dra. Ana Lilia Castillo Coto
Profesora Auxiliar, Departamento de Ingeniería Industrial,
Universidad de Cienfuegos.
M.Sc. Alexander Brito Brito
Profesor Asistente, Departamento de Ingeniería Industrial,
Universidad de Cienfuegos
Ing. Raúl Sasson Rodes
Ingeniero Industrial, Almacenes Universales, S.A.
M.Sc. Roberto Santana Vizcaino
Profesor Asistente, Departamento de Ingeniería Industrial,
Universidad de Cienfuegos