El Sistema de Información de Planta Física y Equipos para el Soporte de la Toma de Decisiones de la Universidad de Matanzas
- Introducción
- fundamentacion teorica
- diseño teorico
- diseño metodologico
- posibles resultados
- cronograma
- bibliografia
I. INTRODUCCION
Es reconocido por la mayoría de los directivos y organizaciones que el auge en la utilización de la información constituye un punto central en el desarrollo de la sociedad contemporánea.
La trascendencia de contar con una información adecuada y oportuna es uno de los factores que de manera más directa influye y soporta a la planeación y gestión de los procesos sociales.
Todo ello viene contextualizado en fenómenos que caracterizan a nuestra época tales como el vertiginoso avance de la ciencia y la tecnología, la emisión acelerada de la información por numerosas instituciones y entidades, todo ello en el marco social de la globalización, del predominio de los países capitalistas más desarrollados sobre los mercados, la vida política y cultural, lo que también abarca el campo de la información.
Alrededor de esta característica de la sociedad actual, hay posiciones que exageran el papel determinante de la información para la conducción de los procesos sociales, al respecto se reconoce que: "Vivimos en el mito de la información. Se cree que la solución a todos los problemas consiste en el acceso de la información" (1), y otros (los menos) desatienden o minimizan su trascendencia.
De lo que sí no cabe duda es de que en relación con la planeación de las instituciones, incluyendo las de la Educación Superior, la información constituye un factor estratégico clave para tomar decisiones que conduzcan al éxito. No obstante no es conveniente tampoco exagerar su importancia, ya que no basta con tener a disposición una información para tomar decisiones correctas. Como se ha planteado, en ocasiones " se pone más énfasis en el flujo de la información que en su uso efectivo" (2).
Por todo lo anterior queda claro que la cuestión de la información es también un aspecto a atender por los países subdesarrollados incluyendo a Cuba, para encaminar y acelerar la dinámica de sus procesos sociales.
Como cualquier otra esfera de la vida social, la Educación Superior, específicamente en nuestro país, también requiere optimizar las decisiones tanto académicas como administrativas que en los distintos campos de la actividad universitaria exige la sociedad para que la Universidad pueda desempeñar eficaz y eficientemente su encargo social. Precisamente con el objetivo de que las decisiones que se adopten se correspondan cada vez más con las necesidades, condiciones y posibilidades de la Universidad y su entorno, se hace necesario contar con un sistema de información que fundamente científica y objetivamente las decisiones a adoptar.
Por tanto en el presente trabajo queremos centrar nuestra atención en la fundamentación de un modelo de Sistema de Información adecuado para las condiciones específicas de nuestra institución.
- Swope, John.- Conversación y Tecnología: Uso de Información y Políticas Educativas. La Habana, 1996, s/p.
(2) Miranda, Antonio.- Globalización y Sistema de Información: Nuevos Paradigmas y Nuevos Desafíos.- La Habana, 1996, s/p.
Es de todos conocido que no siempre a la hora de tomar una decisión se cuenta con la información oportuna y de todas aquellas variables que deben tomarse en consideración no sólo para no equivocar la decisión, sino también para que ésta sea la más correcta. Ello reduce las consecuencias no previstas a corto, mediano y largo plazo y en general influye sobre la calidad y excelencia del proceso formativo en su conjunto.
La importancia y actualidad de este tema, resalta también a la luz del Proceso de la Dirección por Objetivos y del Proceso de Planificación Estratégica que tiene lugar en nuestras instituciones de la Educación Superior, donde junto a las nuevas tecnologías informáticas de que se dispone, se hace cada vez más necesario contar con un Sistema de Información que avale y optimice la toma de decisiones.
Esta temática no ha sido objeto de suficiente atención e investigaciones anteriores en los centros de Enseñanza Superior, particularmente en nuestra Universidad. Debido a la amplitud de Subsistemas de Información y aspectos que se pueden tomar en cuenta en esta posible temática, hemos decidido limitarnos ha analizar como referencia la información vinculada a la toma de decisiones que afecten, dentro del contexto universitario, a la planta física y equipos; así como aquellas que se realizan en el nivel del Consejo de Dirección de la Universidad por su trascendencia para el resto de la vida universitaria.
Aspiramos, a que del presente estudio se deriven recomendaciones metodológicas y prácticas para poder delimitar e implantar un modelo de Sistema de Información que satisfaga las necesidades existentes.
II. FUNDAMENTACION TEORICA
Como se sabe la información se considera el IMPUT de la decisión, quiere ello decir que es difícil tomar decisiones (al menos acertadas) sin información. Como algunos opinan, la decisión es el proceso de transformación de la información en acción. (3)
De aquí que la información debe ser suficiente, con calidad, oportuna, confiable, válida, necesaria y actualizada. Ello indica que la información es también un recurso con que cuenta la Universidad que debe ser correctamente administrado.
Entre otros aspectos, ello supone balancear adecuadamente los costos de la información (vinculados a la cantidad de información necesaria, la accesibilidad a ella, la velocidad de obtención, las vías y condiciones de acceso, el contenido de la información, etc.) con sus beneficios o valor (expresados en la reducción de la incertidumbre del futuro, la afectación efectiva a la decisión, la modificación sensible de las consecuencias de la decisión, etc.).
Así, la información nos permite monitorear los cambios tanto nuestros como del entorno, lo cual se refleja en los más diversos procesos de la vida Universitaria, desde el diseño curricular y las investigaciones hasta las actividades económicas y administrativas.
(3) Menguzzato, M; Renau, J.- La Dirección Estratégica de la Empresa.- 1993, pág. 391.
Las necesidades de información pueden ser tanto cualitativas o cuantitativas, internas como externas; y se deben precisar en función tanto de los sujetos o usuarios de los mismos, de sus niveles de dirección o trabajo, fines que se persiguen, etc., y estarán vinculados a los procesos de diagnósticos y toma de decisiones, la puesta en práctica de los mismos y su control.
No obstante, el significado y manejo de la información requiere tener presente algunas aletas o precauciones. Algunas de ellas se refieren al riesgo de sobreinformación, es decir, pretender acumular un número excesivo de información, No todas necesarias o útiles y que conducen al empobrecimiento de la misma, a la posibilidad de errores y a la elevación de sus costos. Del mismo modo debe cuidarse la dependencia absoluta de la información para tomar una decisión, sin querer encasillar toda la información con antelación pues la dinámica de los procesos prácticos requieren de mayor flexibilidad.
Al respecto se ha planteado que "En el proceso de adopción de decisiones no se puede pretender que toda la información necesaria sea predeterminada, formalizada e informatizada".(4)
De aquí, que sea sumamente importante fundamentar adecuadamente los procesos de obtención, organización, uso y transmisión de la información; todo lo cual se plasma en el sistema de información que se elija y el modelo específico en el que se instrumente.
El sistema de información está llamado a ofrecer la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada. Es por ello que sus funciones principales consisten en captación y recolección de datos, almacenamiento, tratamiento y distribución de la información.
Es importante elegir adecuadamente el sistema de información que se corresponda con las necesidades, condiciones y fines de la institución. Para ello es preciso tomar en consideración elementos tales como: definir la cantidad y tipo de información que necesitan los usuarios, seleccionar aquella información que impacte en la toma de decisiones, que se posibilite el acceso directo a los usuarios, que se diseñe correctamente el modelo de recolección de datos, que se difunda adecuadamente la información procesada y que se actualice periódicamente dicho sistema, entre otros.
(4). Menguzzato, M; Renau, J.- Ob.Cit.
III. DISEÑO TEORICO
- PROBLEMA CIENTIFICO: El Consejo de dirección de la Universidad de Matanzas no cuenta con un sistema de información de plantas físicas y equipos completo y útil para la toma de decisiones acertadas.
- OBJETIVO GENERAL: Desarrollar un sistema de información sobre las plantas físicas y los equipos que brinda el Consejo de Dirección de la Universidad de Matanzas los elementos necesarios para la toma de los diferentes tipos de decisión que se requieran.
- OBJETIVOS ESPECIFICOS:
P Definir la información que sobre las plantas físicas y equipos necesitan los directivos del Consejo de Dirección para la Toma de Decisiones.
P Determinar los directivos académicos del Consejo de dirección a los que se les brindará la información para la Toma de Decisiones.
P Analizar la tipología de las decisiones que corresponden al Consejo de Dirección relativas a la planta física y equipos.
P Desarrollar los mecanismos vías y formas para la captación, procesamiento, acceso y uso adecuado de la información que refleje el sistema por parte de los directivos del Consejo de Dirección.
- HIPOTESIS: Para que el modelo del sistema de información referido a las plantas físicas y equipos, sea completo y útil, el mismo debe captar, procesar y ofrecer de manera confiable y flexible, la información que requiere el Consejo de Dirección de la Universidad de Matanzas para la Toma de Decisiones, tomando en cuenta los siguientes parámetros:
- Las plantas físicas y equipos.
- Los sujetos de toma de decisiones del órgano de dirección al que nos referimos.
- Los tipos de toma de decisiones que corresponden al Consejo de Dirección, en relación con el subsistema escogido.
- Los mecanismos, vías y formas de captación, procesamiento, acceso y uso de la información que concreten adecuadamente el funcionamiento del modelo.
- MARCO CONCEPTUAL:
Sistema de información: Entidad abstracta que sustenta en mayor o menor medida a todo sistema organizacional. Es el medio por el cual los datos fluyen de un departamento o persona hacia otros.
Plantas físicas: Conjunto de edificaciones que conforman la vida universitaria, tanto referidas a la docencia (pre y postgrado), la investigación, Residencia Estudiantil, actividades culturales y de servicios.
Equipos: Conjunto de medios (eléctricos o mecánicos) destinados a uso docente, investigativo y de servicio.
Toma de decisiones: Acción que ejecuta un sujeto ante una o varias alternativas al resolver un problema, eligiendo la que considera más conveniente en función de darle cumplimiento a un objetivo predeterminado.
Sujeto de toma de decisiones: Persona o grupo de personas que ejecutan la acción de elegir una entre varias alternativas para resolver un problema.
Tipos de toma de decisiones: Diferentes niveles de decisión que deben ejecutar los sujetos de tomas de decisiones del Consejo de Dirección
- Nivel estratégico: De gran trascendencia en cuanto definen objetivos y líneas de acción. Suelen ser a largo plazo, no repetitivas, con efectos difícilmente reversibles y los errores pueden comprometer al desarrollo y/o la supervivencia de la organización. Requieren un alto grado de reflexión.
- Nivel táctico: Tratan de asignar eficientemente los recursos para alcanzar los objetivos fijados a nivel estratégico.
- Nivel operativo: Son los relacionados con las actividades corrientes de la organización. Se traducen a menudo en rutinas y procedimientos automáticos, la información necesaria es fácilmente disponible.
Mecanismos, vías y formas de funcionamiento del Sistema de Información: Diversidad de medios que permiten instrumentar la aplicación de los sistemas de información.
- Variables a Estudiar:
Las mismas corresponden a los diferentes parámetros que conforman la Hipótesis planteada.
- Planta Física
- Equipos.
- Referidas a las Plantas Físicas y Equipos.
- Rector
- Vice-Rectores.
- Decanos
- Directores
- Organizaciones
- Referidas a los Sujetos de Toma de Decisiones del Consejo de Dirección.
- Decisiones estratégicas
- Decisiones tácticas.
- Decisiones operativas
- Referidas a los tipos de Toma de Decisiones
- Sobre la captación de la información.
- Sobre el procesamiento de la información.
- Sobre el uso de la información
- Sobre el acceso a la información.
- Referidas a los mecanismos, vías y formas para la confección e instrumentación del modelo del Sistema de Información.
IV. DISEÑO METODOLOGICO
El estudio del modelo de Sistema de Información a desarrollar, se realizará desde la perspectiva de la Dirección Estratégica, es decir, centrando la atención en una visualización integral de la Universidad de Matanzas, en estrecha relación con el entorno que garantice la continuidad en el proceso de desarrollo y el cumplimiento de su misión.
Este enfoque se expresa en el campo específico del Sistema de Información priorizando que la misma sea más flexible, se dirija más a la solución entornal, se efectúa antes de la toma de decisiones, por lo cual ejercerá más adecuadamente su función preventiva.
Teniendo en cuenta que nuestros objetos principales de estudio son la plantas físicas y los equipos, y su relación directa con todo el proceso docente-educativo, las principales unidades de estudio para que el sistema informativo tribute adecuadamente a las decisiones del Consejo de Dirección:
- MES
- Consejo de Dirección
- Dirección de Economía
- Gobierno Territorial
- Planta Física:
, Capacidad de docente por tipos (incluye campos deportivos)
, Capacidad de laboratorios
, Capacidad de alojamiento para:
3 Estudiantes de pre-grado
3 Postgrado
3 Captación de M.L.C.
, Capacidades de lectura por tipo
, Capacidad de comensales para:
3 Estudiantes de pre-grado
3 Postgrado
3 Captación de M.L.C.
, Capacidad de almacenaje
, Puestos de trabajo por tipos
, Capacidad en áreas de servicio
- Equipos:
, Equipos por áreas
, Equipos por laboratorios
3 Docente
3 Investigación
, Equipos de servicios por área.
La muestra que se tomará en cuanto a planta física y equipos, abarcará a todo lo existente en la Universidad de Matanzas.
Para la instrumentación del estudio se empleará como método fundamental el enfoque en sistema por su incidencia en el alcance del objetivo final de elaborar un modelo integral y sistémico de información.
Los métodos y técnicas a emplear para el desarrollo de la investigación son:
Métodos teóricos:
Métodos empíricos:
- La entrevista
- El cuestionario.
- El análisis de documentos.
V. POSIBLES RESULTADOS:
- Obtención de un modelo referido a la planta física y equipos de características apropiadas que incluya exigencias, parámetros y procedimientos para conformar un sistema de información que funcione como soporte efectivo para la toma de decisiones del Consejo de Dirección de la Universidad de Matanzas.
- Creación del Cuadro de Mando para los directivos del Consejo de Dirección en lo relativo a planta física y equipos.
VI. CRONOGRAMA.
ACTIVIDAD | TIEMPO DE EJECUCION |
Seleccionar y crear equipo de trabajo | 15 días |
Búsqueda de hechos | 15 días |
Confección de los modelos de recolección de datos | 30 días |
Confección del conjunto de reportes | 60 días |
Creación de las bases de datos | 60 días |
Confección de programas | 45 días |
Información de directivos | 45 días |
VII. BIBLIOGRAFIA
- Aguerrondo, Inés.- Desafíos para los Planificadores de la Región
- Almuiñas, J. L. y otros.- La Modelación Matemática Aplicada al Planeamiento de las Instituciones Universitarias.
- Cubillo, Julio.- La Búsqueda de Nuevos Liderazgos Organizacionales en Gestión de la Información en América Latina y el Caribe.- Conferencia Regional sobre Políticas y Estrategias para la Transformación de la Educación Superior en América Latina y el Caribe.- La Habana, Cuba, 1996.
Ciudad Habana, Cuba, s/a.
- Mayor, Mario.- Algunos Conceptos Básicos para la Confección de Sistemas de Información
- Mayor, Mario.- Algunas Orientaciones Generales a tener en Cuenta en la fase de Diseño y Aplicación de Técnicas Informáticas. Ciudad Habana, Cuba, s/a
- Mayor, Mario.- Guías de Técnicas. Ciudad Habana, Cuba, s/a.
- Mayor, Mario.- Modelación Matemático, Toma de Decisiones y su Control en un Ambiente Planificado.- Su influencia en los Sistemas de Información.- Ciudad Habana, Cuba, 1996.
- Menguzzato, M., Renau, J.- La Dirección Estratégica de la Empresa.- 1993.
- Miranda, Antonio.- Globalización y Sistema de información: Nuevos Paradigmas y Nuevos Desafíos.- Conferencia Regional sobre Políticas y Estrategias para la Transformación de la educación Superior en América Latina y el Caribe.- Documento de Trabajo.- La Habana, Cuba, 1996.
- Swope, John.- Conversación y Tecnología: Usos de Información y Políticas Educativas.- Conferencia Regional sobre Políticas y Estrategias para la Transformación de la Educación superior en América Latina y El Caribe.- La Habana, Cuba, 1996
- Técnicas de Planificación Estratégicas.- Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo.- Caracas, Venezuela, 1989.