La organización por proyectos en la Empresa de Automatización Integral

Las organizaciones cubanas que utilizan la organización por proyectos en particular la Empresa de automatización integral CEDAI, basados estos en una configuración adhocratica, aunque no en su generalidad, no han logrado aun un autorregulación que satisfaga las demandas de las entidades, ni las expectativas en que se sustentó su aplicación, a pesar de haber constituido un paso de avance con respecto a periodos anteriores, asociado a ellos a la operacionalización de los principios en que se sustenta la configuración, así como a problemas relacionados con el comportamiento humano en el marcos del referido proyecto, lo que constituye una situación problémica, que requiere de una investigación. SITUACIÓN PROBLÉMICA

A pesar de la existencia de métodos y procedimientos de organización y dirección en la bibliografía consultada para el caso de los proyectos y los equipos de trabajo, no se encontraron investigaciones desarrolladas en particular en el sector de la informática, que permitan una vez aplicadas contribuir al mejoramiento de esta forma de organización desde una perspectiva integral, por lo que la realización de una propuesta metodológica dirigida al mejoramiento integral, científicamente argumentada constituye un problema científico que requiere ser resuelto, pero que requiere previamente de una precisión de los problemas que originan la referida situación, como base de los procedimientos que a tales efectos se elaboren. PROBLEMA CIÉNTIFICO

¿Que características generales tienen las adhocracias como forma de organización?. ¿En que medida el modelo organizacional establecido en la empresa objeto de estudio es coherente con la adhocracia? ¿Que limitaciones tiene el modelo organizacional de la empresa objeto de estudio? ¿Cuales son los problemas fundamentales que afectan el funcionamiento de la empresa objeto de estudio en lo referido al subsistema gerencial? PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

La utilización de una forma de proceder metodologica para la gestión de la solución de los problemas que limitan el funcionamiento del modelo organizacional adhocratico de la Empresa de Automatización Integral permite definir estrategias de solución que contribuyen a mejorar la organización y dirección de la entidad. HIPÓTESIS

La propuesta metodologica es fácil utilización para el personal interesado. Permite diagnosticar los principales problemas que afectan la organización y dirección en la empresa. Si aporta soluciones coherentes a los problemas que existen actualmente en la empresa y pueden integrarse a la estrategia de la misma. Esta hipótesis quedara validada si:

Elaborar una propuesta metodologica que permita caracterizar, diagnosticar la organización y dirección en la Empresa de Automatización Integral CEDAI , que aporten información para la solución de problemas dentro del marcos de la forma de organización por proyectos y que sea de utilidad para otras organizaciones. OBJETIVO GENERAL

1-Construir el marco teórico o referencial de la investigación además de contribuir al desarrollo conceptual metodológico del tema. 2-Diseñar y desarrollar una propuesta metodologica dirigida a la determinación de problemas que sirvan de base a la elaboración de propuestas de mejoramiento de la organización y dirección en la entidad objeto de estudio y que sus resultados puedan servir a otras empresas configuradas de acuerdo a la adhocracia, teniendo en consideración sus particularidades. 3-Validar las propuesta metodologicas realizadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Metodológico: consiste en brindar una propuesta metodológica para la mejora en las organizaciones que trabajan por proyectos sobre la base de identificar los problemas, facilitando el trabajo de directivos y técnicos. Practico: los resultados obtenidos son de aplicación en la empresa objeto de estudio contribuyendo a la innovación en el campo organizativo. Social: constituye el enriquecimiento y reconocimiento de los estudios vinculados a la dirección por proyectos. VALORES

Organización y dirección En Proyectos La adhocracia. Configuración estructural . Trabajo en equipo. Formación, técnicas y requisitos. Los proyectos. El Microsoft Project como herramienta en la organización y dirección de proyectos

Al caracterizar la adhocracia Mintzberg (1983), Herrero (2001), Grandio (1998), Honorato (1999) coinciden en señalar como aspecto fundamentales los siguientes: Es compleja, flexible y la autoridad se esta trasladando constantemente. Se apoya en expertos entrenados y especializados. Los expertos están dispersos en toda la estructura. Hay muchos administradores. La autoridad esta basada en competencia. Se utiliza cuando el entorno es complejo y dinámico, que incluye alta tecnología. CARACTERÍSTICAS DE LA ADHOCRACIA

Disminución del ausentismo, la rotación del personal, mejoramiento de la productividad y calidad.. facilita la dirección y el control. Ayuda al desarrollo individual. Se identifican valiosos conceptos administrativos como descentralización, la organización por el cliente y el autocontrol. El sistema adhocrático es el que se adapta mejor al trabajo de grupo de pesos avanzados. La adhocracia se aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son las condiciones que requieren de innovación sofisticada, que implica esfuerzos integrados de expertos. VENTAJES DE LA ADHOCRACIA

Santana (1990) lo define como: "Cualquier tarea que tiene un principio y un fin definibles y que requiere el empleo de uno o de más recursos en cada una de las actividades separadas, pero interrelacionadas e interdependientes, que deben ejecutarse para alcanzar los objetivos por los cuales el trabajo (o proyecto) fue instituido." David I. Cleland y William R. King (1985) lo definen Como: "La combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización "temporal" para conseguir un propósito determinado.“ Davison (1995):Un proyecto es un conjunto de acciones comunes orientadas hacia un objetivo, implican acometer coordinadamente un conjunto de actividades interrelacionadas, son finitas y todas son hasta cierto punto, únicas. PROYECTOS

Tienen carácter temporal. Involucran recursos muy diversos y variados. Persiguen objetivos determinados. Dinámicos y en constante evolución. Requiere de decisiones rápidas y en la mayoría de las situaciones irreversibles. Normalmente sometidos a grandes presiones externas. Generalmente implican riesgos importantes. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

Los equipos de trabajo son la unidad de trabajo de las competencias deportivas y también son la unidad de trabajo de los proyectos. Debido al importante papel que desempeñan los equipos , vale la pena dedicar cierto tiempo a estudiarlos, a entender mejor como son y a determinar como contribuyen al existo o al fracaso. Una vez en posesión de este conocimiento se podrán estructurar equipos de proyecto que maximicen la probabilidad de que el trabajo sea realizado con eficiencia. (Davison 1995). EQUIPOS DE TRABAJO

A los efectos de diagnosticar el desarrollo de la organización por proyectos en la Empresa de automatización Integral CEDAI y específicamente en la sucursal Villa Clara se emplearon las siguientes técnicas: Encuestas. Entrevistas. Análisis de documentos. Método de expertos. Método Brainstorming. SPSS DIAGNÓSTICO EN LA ORGANIZACIÓN

SUBSISTEMA GERENCIAL .Banco España .Harrintong .Tesisa de pregrado y Mestria

A los efectos de clasificar la configuracion estructural de la entidad objeto de estudio se desarrollaron los pasos siguientes: Selección de expertos. Caracterización de las configuraciones por los expertos. Evaluación de las caracteristicas por los expertos de las configuraciones por los expertos . Los resultados obtenidos indican que en CEDAI la configuración estructural existente es la adhocracia, solo se obtuvo una posicion negativa, y el resultado del instrumento utilizado demuestra que es valido. Configuración estructural . RESULTADOS OBTENIDOS

(Gp:) Donde: Vn – Votos negativos. Vt – Votos totales R – Resultados Criterio de decisión: Si , es válido. VALIDACIÓN

En la sucursal solamente un especialista en proyecto utiliza el Microsoft Project como herramienta de planificación, control y dirección, el resto de los especialistas hacen caso omiso del mismo, ignorando sus ventajas, sobre el control, planificaron, asignación de recursos a las tareas y análisis de costos. El uso de este programa resulta un instrumento de consulta obligado en las entidades familiarizadas con los trabajos en proyectos de ahí que se requiere que cada manager de proyecto pueda al menos conocer las principales informaciones que brinda el mismo. PLANIFICACIÓN Y CONTROL

Los encargado de lidiar con los clientes dentro de los equipos de trabajo en la gran mayoría de los caso son los comerciales. No pocas veces han existido inconvenientes en el momento de determinar las necesidades de los clientes, casi siempre provocados por la carencia en algunos organismos de un aparato técnico para estas funciones, en reiteradas ocasiones los comerciales han tenido que servir de guía a estas entidades y de manera conjunto definir finalmente que es lo que se quiere realizar. Si al comienzo no se comprende totalmente una necesidad y sus consecuencias, si se formula incorrectamente o si por error se aborda una necesidad equivocada, se habrá dado origen a un mal comienzo y podemos estar seguro de que el proyecto estará lleno de problemas de ahí la necesidad de conocer técnicas fundamentales para estas funciones. NECESIDADES DEL CLIENTE

En conversatorio realizado con una de la especialista de proyecto de más prestigio en la sucursal se pudo conocer que dentro de los equipos de trabajo del centro la comunicación sufre una metamorfosis cuando se acaba su ciencia y se convierte en arte. Los equipos de la sucursal Cedai cuentan con profesionales muy bien preparados, por lo que es normal la caso total existencia de la competencia entre cada uno de sus miembros, sin embargo a pesar de predominar un ambiente agradable dentro de cada una de las subdivisiones, de existir canales fluidos, en la gran mayoría de los equipos de trabajos los especialistas principales no han logrado una cohesión de los mismo ni un espíritu de unidad entre cada persona, provocado en menor cuantía por cuestiones de carácter y en una mayor por aspectos de conocimientos y destrezas. COMUNICACIÓN

Actualmente existen barreras que fijan limitaciones en el trabajo por proyectos en la sucursal ejemplo de estas lo es el decreto ley 92 que resulta imprescindible para garantizar un mayor control de los gastos en divisas de las entidades cubanas y optimizar el uso de los recursos del país. La empresas al no poder emitir cheques superiores a cinco mil pesos convertibles sin autorización previa, del Comité de Aprobación de Divisas al no poder comprar, materia prima sin código de aprobación y otras exigencias estatales, en ese proceso de control lamentablemente, se pierden proyectos que al final son atrapados por competidores extranjeros y no son mas que oportunidades que se pierden, existen otras causas externas reales y se tratan de minimizar como es el caso de escasez de materiales, transporte, combustibles y logísticas que frenan el pleno desarrollo de los proyectos cuando se necesitan el traslado de técnicos y especialistas, etc. el resto de los problemas vienen reflejados en los resultados obtenidos de la tormenta de ideas. DECRETO LEY 92

Condiciones materiales limitadas para la realización de proyectos Poco reconocimiento a los resultados del trabajo de los miembros del equipo tanto material como moral. Diversidad de los proyectos limita la especialización. Organización de la empresa; existe un gran numero de improductivos dentro de la organización en comparación con los productivos (superior en 30%). Deficiente distribución de los recursos (no se ponen donde rindan mayores dividendos). Carencia de medios de trabajo como hojas, impresoras etc. etc. PROBLEMAS DETECTADOS

La carencia de documentación y normas actuales para la realización del trabajo Ausencia de planes de capacitación referente a esta esfera. Poco interés por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas. Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto PROBLEMAS DETECTADOS

(Gp:) Tendencia Internas (Gp:) Exploración del entorno (Gp:) Identificación de Problemas (Gp:) Medianamente Urgente. (Gp:) Débiles. (Gp:) Urgente (Gp:) Proyectos especiales (Gp:) Estrategias de Solución (Gp:) Plan de Mejoramiento (Gp:) Plan de Mejoramiento. (Gp:) Asignación de prioridades (Gp:) ESTRATEGIAS (Gp:) Reap. Est. (Gp:) Impactos

Exploración del entorno. (En el marco de los proyectos). Necesidades de los clientes. Decreto ley 92 PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

Tendencias internas de la empresa. (En el marco de los proyectos). Condiciones materiales limitadas para la realización de proyectos Poco reconocimiento a los resultados del trabajo de los miembros del equipo tanto material como moral. Diversidad de los proyectos limita la especialización. Organización de la empresa; existe un gran numero de improductivos dentro de la organización en comparación con los productivos (superior en 30%). Deficiente distribución de los recursos (no se ponen donde rindan mayores dividendos). Carencia de medios de trabajo como hojas, impresoras etc., etc. PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

La carencia de documentación y normas actuales para la realización del trabajo Ausencia de planes de capacitación referente a esta esfera. Poco interés por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas. Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto Deficiencia en transmisión de objetivos. No utilización de herramientas claves para la planificación y control En la documentación no se realiza el control normalizatvio. PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

Los problemas seleccionados para la fase dos son aquellos que se encuentran dentro del marco de los proyectos los cuales fueron reducidos mediante la técnica de de los grupos nominales quedando los siguientes: A. Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto B. Deficiencia en transmisión de objetivos. C.No utilización de herramientas claves para la planificación y control D.En la documentación no se realiza el control normalizatvio. E.Necesidades de los clientes. F.Decreto ley 92 G.Condiciones materiales limitadas para la realización de proyectos H.Carencia de documentación y normas actuales para la realización del trabajo. I. Ausencia de planes de capacitación referente a esta esfera. PASO 2

MATRIZ DE SAATY

Urgente No utilización de herramientas claves para la planificación y control. Necesidades de los clientes. Deficiencia en transmisión de objetivos. Fuerte Carencia de documentación y normas actuales para la realización del trabajo. Ausencia de planes de capacitación referente a esta esfera. En la documentación no se realiza el control normalizatvio. Medianamente urgentes Condiciones materiales limitadas para la realización de proyectos. Decreto ley 92. Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto. PASO 3: DETERMINACIÓN DE IMPACTOS

PASO 4: RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Validación: encuestas que aparecen reflejadas en el trabajo, valoradas mediante expertos y utilizando el paquete estadístico Spss.

La situación actual de la sucursal permite afirmar que se requiere de la elaboración de procedimientos para ser utilizados en el mejoramiento. Las estrategias propuestas, incorporan soluciones a problemas detectados en el proceso de diagnostico, el aporte de los expertos en la etapa de validación permitió comprobar que los procedimientos propuestos son: Responde a los problemas detectados durante el diagnóstico. Presenta un enfoque estratégico. Es aplicable a otras empresas que trabajan con proyectos. CONCLUSIONES

Los aspecto obtenidos de la presente investigación y las conclusiones las que se arribo, permite establecer recomendaciones dirigidas en primer lugar a que constituya un punto de partida para futura investigaciones y a la ves de su aplicaron practica que contribuye a perfeccionar el funcionamiento de la organización objeto de estudio. En este sentido se propone: Llevar a la aplicación practica de las propuestas establecidas en esta investigación, dándole seguimiento y ajustes necesarios. Enfocar el trabajo en la organización en que se valido la presente a la gestión del conocimiento. Profundizar en el estudio de las particularidades de la empresa como adhocracia, mediante el desarrollo de una investigación especifica que conlleve al diseño de técnicas para tales fines. Completar el diagnóstico con investigaciones dirigidas al cliente, como complemento a los resultados obtenidos de los miembros de la organización. Utilizar los resultados obtenidos en función del diseño de sistemas de gestión de la calidad previsto. RECOMENDACIONES