Diseño de cuerpo procedimental relativo a los procesos de planificación interna, gestión de personal y ambiental

RESUMEN

El Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento en pro de lograr la consolidación Gerencial, continuar generando avances tecnológicos y seguir contribuyendo en la mejora continua de la Organización, ha emprendido la presente investigación, cuyo objetivo fundamental es la creación de un Cuerpo Procedimental para el Departamento de Planificación y Control, el cual permitirá que se logre la normalización en la ejecución de las actividades. La inexistencia de tales descripciones se debe en parte a la reciente creación de la gerencia, a la falta de personal disponible y la necesidad de adiestramiento para tales fines. Para la procedimentación se realizo una caracterización de los procesos del departamento, se realizaron los flujogramas respectivos a cada actividad y se realizo la ficha de proceso del departamento, dichas descripciones permitirán lograr una normalización en la ejecución de actividades y por ende facilitara las tareas rutinarias. La elaboración del cuerpo de procedimientos se realizo a través de una investigación que se basa en un diseño no experimental, del tipo aplicada, documental, de campo y descriptiva.

Palabras claves: Normas, Procedimientos, Caracterización, Planificación, Control.

INTRODUCCIÓN

Los estándares de gestión de calidad definidos por la ISO determinan actualmente las constantes implantaciones y adecuaciones que se realizan en las organizaciones en materia de normalización de actividades y a su vez al proceso de seguimiento y control de las mismas, la descripción de las actividades de trabajo es un componente fundamental del sistema de control interno de una unidad organizativa.

La descripción de normas y procedimientos para el departamento se genera para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

El Departamento de Planificación y Control de la gerencia fue concebido para ejercer las funciones de asistencia gerencial, organizador y controlador de todas las gestiones, abarca desde los aspectos económico- financieros, gestiones del personal adscrito, gestiones ambientales, control de Proyecto entre otras actividades, en síntesis, las funciones del departamento son de variada índole y por ende requieren de especificaciones que indiquen la manera correcta de ejecutar las actividades y requieren contar con métodos para seguir y controlas las diferentes gestiones que se realizan y a su vez puedan aplicar medidas preventivas y en el peor de los casos correctivas cuando los resultados reales se desvíen de lo planificado en los Planes elaborados.

La presente investigación se propuso con la finalidad de desarrollar un Cuerpo Procedimental el cual incluirá la descripción de ciertas actividades y establecer las unidades involucradas y en parte responsables de la consecución de los objetivos, establecerá una normativa previa a la realización de las funciones, esta iniciativa nace de la necesidad de establecer mediadas de seguridad, control y autocontrol y como instrumento de información que presenta los datos de manera explicita y sencilla. La evaluación del sistema de control interno por medio de la elaboración de un cuerpo procedimental para el Departamento de Planificación y Control afianza las fortalezas de la gerencia CIGC. En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier unidad organizativa, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos llevados por el Departamento de Planificación y Control del CIGC.

Por los motivos expresados anteriormente la presente investigación tiene como propósito fundamental la elaboración de un cuerpo Procedimental que permita la normalización de las actividades y el mejoramiento de la gestión departamental, el informe esta distribuido de la siguiente manera: Capitulo I: El Problema, donde se reseñan los objetivos, el alcance y la justificación de la investigación. Capitulo II, Generalidades de la Empresa, en el cual se describe los aspectos más relevantes de la organización y el trabajo asignado. Capitulo III; Marco Teórico, en el que se describen los términos teóricos más importantes. Capitulo IV; Marco Metodológico, referido a las actividades ejecutadas, técnicas e instrumentos de recolección de datos y procesamiento de la información. Capitulo V, Situación Actual, se describe el actual entorno, Capitulo IV; Resultados, que contiene los resultados de la investigación, además de las conclusiones recomendaciones y finalmente se encuentran las referencias bibliográficas y los anexos.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

En el siguiente capítulo se presenta la problemática que originó el desarrollo de este estudio, el cual se guió por un objetivo general y los objetivos específicos, que a su vez permitieron determinar el alcance, limitaciones y delimitaciones.

Planteamiento del Problema

CVG Ferrominera Orinoco es una empresa socialista, perteneciente a la C.V.G y adscrita al Ministerio Popular para Industrias Básicas y Mineras (MPPIBAM), es el principal ente del Estado Venezolano, dedicado a la extracción, transformación y suministro del mineral de hierro y sus derivados a la industria sidero-metalúrgica nacional. En el año 2007, la empresa realizo una reestructuración organizativa y adiciono a la Gerencia General de Ingeniería y Proyecto, la gerencia Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento (CIGC).

La gerencia quedo conformada por cuatro departamentos incluyendo: el Departamento de Planificacion y Control, Departamento de Laboratorios Teconologicos, Departamento de Investigaciones Aplicadas y Departamento de Gestion del Conocimiento.

El CIGC, se creó con la finalidad de ser el impulsor de proyectos de investigación, desarrollo e innovación en el ámbito del mineral de hierro y en los procesos Sidero-Metalúrgicos, de la misma manera, se le concibió para ser el garante del resguardo de la información y preservación de la propiedad intelectual sobre la propiedad industrial (signos distintivos y patentes de invencion); entre otras funciones importantes.

El Departamento de Planificacion y Control del CIGC, unidad en la que selocaliza esta investigacion, es área de asistencia al CIGC. Entre las responsabilidades tiene la de ejercer el control de gestion de la Gerencia y garantizar que el proceso de planificación se de cómo un todo integrado de manera que se logren los objetivos estrategicos planeados. En resumen el departamento se encarga de coordinar la formulación de los procesos que deben llevar a cabo los diferentes departamentos adscritos a la gerencia, integrar la planificación de la gerencia y efetuar seguimiento y control de la ejecución a partir de todas las herramientas disponibles.

Para llevar a cabo las actividades de asistencia, planificación y control, es necesario contar con un cuerpo de procedimientos que englobe los pasos a seguir por los empleados del departamento para el cumplimiento de las asignaciones, solicitudes, analisis, seguimiento entre otras funciones. Ello, con el fin de describir las tareas rutinarias de trabajo, es decir, definir los procedimientos utilizados en la unidad, atendiendo su secuencia lógica, unificación criterios y la normativa del caso. Los manuales de normas y procedimientos describen las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria a su vez ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Se prevé realizar una propuesta de Mapa de Proceso para el departamento que establezca, documente, implemente, mantenga y mejore de manera continua la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y a su vez sirva como soporte adicional a la descripción de los procedimientos de trabajo llevados a cabo en el departamento.

La descripción de normas y procedimientos se debe elaborar para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización, estará integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él.

Debido a la reciente creación del Departamento de Planificación y Control y a la falta de personal que presenta la unidad aun no cuenta con un Cuerpo Procedimental que describa los pasos a seguir para la realización de las actividades inherentes al mismo. Es importante señalar, que la unidad de planificación realiza procesos de naturaleza distinta, es decir:

Procesos Económicos-Financieros: formulación y seguimiento al presupuesto de gastos e inversión, solicitudes de pedidos, transferencias de fondos, control de costos, procesos de pagos, planificación de gastos entre otros.

Procesos de la Gestión del Personal: gestión de entrenamiento, gestión de control del personal de la gerencia, gestión de vacaciones, gestión del clima organizacional y control de pasantes.

Procesos de Gestión Ambiental y de Seguridad Industrial: elaboración del plan de ambiente y seguridad de Puerto Ordaz y revisión e integración del plan de seguridad y ambiente de ciudad piar.

Control de Proyectos de Investigación: gestión del seguimiento físico de los proyectos del CIGC, vale mencionar, seguimientos del avance de los mismos, análisis de desviaciones, informe de resultados, recopilación de la información del proyecto, preparación del proceso de pagos.

Gestión de Planificación: procedimiento de trabajo que tiene como misión coordinar en la gerencia la gestión de planificación de actividades en cada una de las áreas, elaboración del plan integrado de la gerencia, evaluación estratégica, seguimiento a los objetivos estratégicos y asignaciones gerenciales y preparación del plan de trabajo interno del departamento.

La falta explicita de procedimientos ha influido directamente en el desarrollo de las actividades propias del Departamento y básicamente a generado lo

siguiente:

Dificultad en mantener un ritmo correcto en las actividades desarrolladas.

Interferencia en la relación cliente-proveedor en relación con los requerimientos del departamento para la ejecución de las actividades.

Traba para el registro de las mejoras continuas, debido a que la ejecución de las actividades no esta normalizada.

La experiencia del personal, no se traduce a la organización.

En algunas ocasiones el objetivo funcional del Departamento de Planificación y Control se ha desviado y varias de las sus funciones se ejercen o pueden ser ejercidas fuera de su ámbito.

Por lo anteriormente expuesto, es decir, por la diversidad de procesos que deben ser ejecutados y a su vez por el rol de asistencia que el departamento desempeña se requiere con prontitud la incorporación a su Sistema de Gestión de un documento que enmarque y delimite de forma específica los Procedimientos y las funciones de esa unidad.

¿Representara el cuerpo procedimental una herramienta que agilice y normalice la actual gestión del departamento?, ¿Impactara en el rendimiento del departamento la incorporación de procedimientos?, ¿La elaboración de los procedimientos incidirá en el reestablecimiento de las funciones propias del departamento?

Objetivo General

Diseñar un cuerpo procedimental relativo a los procesos de planificación interna, gestión de personal, y gestión ambiental que permita asistir a la gerencia CIGC, normalizar y monitorear la gestión del Departamento de Planificación y Control de la gerencia CIGC de CVG FMO C.A.

Objetivos Específicos

1. Identificar dentro de los procesos realizados en el departamento los referidos a planificación interna, gestión de personal, control de proyectos y gestión ambiental.

2. Realizar recolección de datos relacionados con las actividades y funciones propias de cada proceso, a través de la observación directa y de la aplicación de encuestas estructuradas y no estructuradas.

3. Analizar de manera secuencial todas las actividades inherentes a cada procedimiento con el propósito de que se ejecuten de la manera más eficiente posible, establecer un ordenamiento para cada proceso en particular.

4. Diagnosticar como impactan los procedimientos existentes y aplicados en la actual gestión de la empresa al cuerpo normativo y procedimental que se desarrollara en el Departamento de Planificación y Control.

5. Diseñar flujogramas de cada proceso para obtener una visión amplia, objetiva y general de cada función del departamento y a su vez sirvan como base para procedimentar cada actividad.

6. Crear ficha de proceso del departamento, lo cual permitirá conocer en detalle los requerimientos para la realización de los procedimientos de trabajo.

7. Elaborar los procedimientos del Departamento Planificación y Control y a su vez establecer los niveles de responsabilidad para cada unidad que interviene en el desarrollo del mismo.

Justificación

La elaboración del cuerpo de normas y procedimientos del departamento de planificación y control de CIGC permitirá al departamento fundamentalmente adquirir una normalización en lo que respecta a la ejecución de los diferentes procesos llevados a cabo en la unidad y a partir de esto contaran con una herramienta que presenta de manera clara, precisa y formal la descripción de las actividades que se ejecutan

Para la consolidación definitiva del departamento y para unificar criterios se requiere contar con el cuerpo normativo que regirá la realización de la gama de diferentes procesos llevados, permitirá llevar un seguimiento y control de todas las variables, tendrá incidencia en lo que respecta a las auditorías internas que se realicen en el departamento, y a su vez con la realización del mismo se cumplirá con un requerimiento a nivel de la gerencia CIGC, ya que toda unidad adscrita debe poseer dichos manuales, en resumen se lograra:

Normalizar la gestión del Departamento de Planificación y Control.

Unificar criterios para la ejecución de las actividades del departamento.

Mejorar el seguimiento y control de funciones, actividades, planes, programas, auditorias de cumplimiento, entre otros.

Cumplir con las exigencias de la norma ISO 9001-2008.

Facilitar la supervisión del trabajo y la toma de acciones preventivas y/o correctivas.

Evitar duplicidad de trabajos.

Mejorar el control interno.

Alcance

Esta investigación comprende la elaboración de un cuerpo normativo y procedimental, que regirá las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Planificación y Control no solo con el fin de mejorar la gestión de la unidad en cuestión y de la gerencia, sino también se le considera una herramienta útil para normalizar la ejecución de funciones y para la detección y corrección de las desviaciones, en caso tal que se produjeran. La elaboración del cuerpo de normas y procedimientos se realiza dentro de la gerencia CIGC, específicamente en el Departamento de Planificación y Control de dicha unidad, en un periodo de 16 semanas, en un horario de trabajo de 8:00am a 5:00pm.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Reseña Histórica CVG FMO C.A

CVG FERROMINERA ORINOCO es una empresa del Estado Venezolano encargada de la explotación del Mineral de Hierro y sus derivados con eficiencia, productividad, calidad y al mas bajo costo posible, a fin de abastecer de manera oportuna y suficiente a la industria Siderúrgica Nacional y aquellos mercados que resulten económica y estratégicamente atractivos, logrando con ello contribuir con el desarrollo económico del país. Ver Fig. Nº 1.

La empresa surge a consecuencia de la nacionalización de la Industria de Mineral de Hierro que ocurre durante el primer gobierno del Presidente Carlos Andrés Pérez, de allí que sus precedentes se encuentran en la Iron Mines Company y la Orinoco Mining Company, las dos empresas norteamericanas que exportaban y comercializaban el mineral de hierro de los yacimientos de Guayana.

El acto culminante de la nacionalización fue la creación de FERROMINERA ORINOCO en el año 1975, el cual fue un año de transición y la responsable de la administración de la industria fue la propia Corporación Venezolana de Guayana CVG 1976, constituye el año que marca la primera gestión de la empresa, cuyas actividades se dirigen además de las normales de administración, producción y ventas, hacia la consolidación de una nueva organización partiendo de las estructuras dejadas por las empresas concesionarias.

Fig. Nº 1. Ubicación Geográfica de CVG FMO C.A . Fuente Intranet FMO.

Operaciones de la Organización

1. Las Operaciones Ferroviarias:

Los vagones góndola son cargados en los muelles de la mina, se conforman de 3 locomotoras (2000HP, y 125 Vagones de 90Ton), estos se trasladan hasta Ciudad Guayana una distancia de 130Km.

El sistema ferroviario comprende las redes de la vía férrea de Puerto Ordaz- Ciudad Piar, interconexión Puerto Ordaz- Palua, la red ferroviaria hacia la planta de reducción directa en Matanzas (SIDOR, Planta de Pellas FMO, Orinoco Irón y PosVen), 320Km de vía férrea.

Anualmente se transporta alrededor de 30millones de toneladas de hierro no procesado (todo en uno), fino, grueso, pellas y briquetas. El control central de las operaciones se realiza con un Sistema de Trafico Centralizado (CTC), la comunicación es mediante radio, controlada desde la sede Puerto Ordaz.

2. El Procesamiento del Mineral de Hierro: (PMH):

Al llegar a Puerto Ordaz los trenes cargados con el material aun no procesado es separado en 35 vagones. Una vez volteados los vagones el mineral se transfiere al proceso de trituración.

Cernido: el material fino se transporta hacia las pilas de homogeneización y el mineral grueso hacia la planta de secado y este posteriormente es llevado al patio de almacenamiento.

Homogeneización y Transferencia: el mineral fino es depositado hasta conformar pilas de mineral homogeneizado físico y químicamente dependiendo de las especificaciones de cada producto luego es transferido hacia los patios de almacenamiento.

Despacho: el embarque del mineral se realiza por medio de sistemas de carga compuesto básicamente por equipos de recuperación y carga de minera, correas transportadoras y balanzas de pesaje (para registrar la cantidad de mineral despachado).

3. Planta de Pellas:

Esta ubicada en la Zona Industrial de Matanzas, Puerto Ordaz, planta de tipo (Parrilla- Horno Giratorio ) , utiliza el proceso Allis Chalmers, cuenta con una capacidad de producción de 3.3 Ton por año de pellas utilizadas para reducción directa y/o altos hornos. FMO contrato a la empresa Topp C.A para la administración, producción, despacho y mantenimiento de la misma.

Filosofía de Gestión

Misión: Extraer, Beneficiar, Transformar y Suministrar mineral de Hierro y derivados, con productividad, calidad y sustentabilidad abasteciendo prioritariamente al sector siderúrgico nacional en armonía con el medio ambiente con la participación protagónica de todos los trabajadores y trabajadoras de la empresa.

Visión: Empresa socialista del Pueblo Venezolano, base del desarrollo siderúrgico del país.

Políticas de la Empresa

Dentro del marco que guía la gestión en todos los niveles de la organización, FERROMINERA ORINOCO C.A ha definido e implantado sus políticas en materia de Calidad, Comercial, Operaciones, Ambiente, Personal, Prevención y Control de Riesgos, Financiera, Administrativa, Tributaria, de Compras y Sistemas y Tecnología, para asegurar la satisfacción de sus clientes, la preservación de la salud de sus trabajadores y del medio ambiente.

Ø Política de Calidad: Extraer, Procesar y Suministrar Mineral de Hierro cumpliendo con los requisitos acordados con nuestros clientes y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la calidad de la organización.

Ø Política Comercial: Mantener una óptima relación con sus clientes, basada en la equidad y la cooperación, en procura del beneficio mutuo y en un marco de buena voluntad, respeto y consideración entre las partes.

Ø Política de Operaciones: Realizar sus procesos de producción considerando el óptimo aprovechamiento de los recursos y cumpliendo los requisitos de calidad, cantidad y oportunidad comprometidos, en un marco de alta consideración hacia los trabajadores, el medio ambiente y las instalaciones de producción.

Ø Política Ambiental: La conservación del medio ambiente es una necesidad básica y en tal sentido asume los siguientes compromisos:

Extraer, procesar y suministrar mineral de hierro en forma sustentable y con un desempeño responsable, promoviendo el equilibrio entre sus actividades de minería a cielo abierto y el ambiente circundante, incluidas las comunidades vecinas.

Adoptar un Sistema de Gestión Ambiental siguiendo lineamientos de la Corporación Venezolana de Guayana.

Asegurar un adecuado desempeño ambiental por parte de nuestros proveedores de bienes y servicios.

Realizar y apoyar la cooperación, el entrenamiento y la motivación ambiental en las partes interesadas de la organización a fin de adoptar prácticas compatibles con la prevención y el control de la contaminación.

Promover la incorporación de la variable ambiental en los nuevos proyectos que desarrolla la empresa.

Ø Política de Personal: Disponer del recurso humano requerido, tanto en calidad como en cantidad, para el logro de sus objetivos estratégicos, propiciando las condiciones necesarias para mantener el personal idóneo a través de:

La formación y desarrollo de las competencias requeridas.

La administración de la compensación y beneficios de acuerdo a las políticas Corporativas.

La adecuación de la estructura organizacional.

Ø Política de Seguridad y Salud Ocupacional: Mantener un ambiente laboral apropiado, ofreciendo las condiciones y factores de seguridad y salud ocupacional donde, trabajadores, contratistas y visitantes, desempeñen sus actividades de forma productiva y responsable, mejorando continuamente la gestión dentro del marco legal vigente.

Ø Política Financiera: Asegurar la captación, disponibilidad y administración de los recursos monetarios, de manera eficiente, necesarios para el desarrollo de sus actividades; así como también para impulsar oportunidades de crecimiento y competitividad de la organización que a su vez generen bienestar a todos sus componentes.

Ø Política Administrativa: Asegurar que todos los procesos administrativos de la empresa se realicen de manera transparente, eficiente y efectiva, en procura de apoyar los procesos del negocio, en un marco de alta cooperación con los entes internos y externos involucrados.

Ø Política Tributaria: Mantener una adecuada planificación y control tributario, que garantice la solvencia de la empresa dentro del marco jurídico vigente.

Ø Política de Compras: Mantener una relación de mutuo beneficio con sus proveedores dentro de las normativas legales vigentes, en un marco de alta transparencia en el proceso, en procura de las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la entrega de bienes y servicios, dando prioridad a aquellos que impulsen el desarrollo regional.

Ø Política de Sistemas y Tecnología: Propiciar la instalación de los sistemas de información y las tecnologías informáticas de vanguardia que sean de utilidad para el negocio, apoyando las estrategias de la empresa en procura de obtener ventajas competitivas y potenciar el mejoramiento continúo de sus procesos.

Valores de la Organización

CVG Ferrominera Orinoco C.A., está comprometida con el desarrollo integral, humanista y sustentable del país, como actor fundamental del sector siderúrgico nacional, fortaleciendo este liderazgo en el trabajo, calidad, competitividad y responsabilidad, soportado en un personal cuyas actuaciones están regidas en estricto apego a la disciplina, honestidad, ética y respeto.

La empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios y valores Corporativos:

Ø Trabajo: Realización eficiente y productiva de nuestras tareas y acciones, así como el trabajo en equipo, la colaboración e iniciativa, son factores claves que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, mejorar la calidad de vida de nuestra familia y desarrollo de la región y el país.

Ø Respeto: Promovemos el mantenimiento de excelentes relaciones Interpersonales hacia nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores e integrantes de las comunidades donde operamos, dentro de un marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos correspondientes.

Ø Calidad: Nuestro trabajo tiene que realizarse para obtener productos que cumplan con los requisitos de nuestros clientes internos y externos.

Ø Responsabilidad y Disciplina: Comprometidos a cumplir con los deberes y obligaciones que nos exigen el trabajo y la misión de la empresa, con la palabra dada, con las normas y acuerdos establecidos, con la conservación del medio ambiente donde actuamos, con las obligaciones que tenemos con las comunidades donde se realizan nuestras operaciones, la región y el país.

Ø Honestidad: Referencia moral para nuestras actuaciones en el trabajo, vida familiar y social.

Ø Ética: Las actividades se realizan con estricto apego a principios y valores morales, lo cual modela nuestra actuación ante el accionista, trabajadores, clientes, sindicato, proveedores, familia y comunidad.

Ø Competitividad: Nuestra gestión debe ser de calidad, a fin de desarrollar ventajas ante nuestros competidores y mantenernos como un proveedor de mineral de hierro seguro y confiable. La superación y formación del personal son elementos fundamentales que contribuyen a mejorar la competitividad de la empresa.

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