Comprobación de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a través de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para determinar la reclamación correspondiente.
Guías de Remisión o Envíos: En oportunidades, los materiales vienen acompañados de simples de remisión o guías de despacho.
Área de recepción
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.Condiciones que impiden el flujo rápido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehículos;
b) Andenes; c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medición (báscula)2) Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del área y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.3) Los gastos indirectos de: a) Personal; b) Registros, y c) Protección de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía. En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:
1) El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel).
2) La carretilla neumática.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.
ZONA DE INSPECCIÓN
El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.
Recepción cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepción. Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepción de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el número de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del almacén.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepción de descritos en lo antes mencionado.
Recepción cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal técnico calificado. También es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en la administración de los materiales almacenados.
Estos factores son:
2) Análisis en la Rotación·
3) Análisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administración de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administración del control de calidad requiere de un proceso constante, que será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeño del empleado por lo tanto la tarea consiste en diseñar el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las técnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados de producción.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.Círculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se reúnen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitación de planeación en grupo, solución de problemas y control calidad estadístico.:Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la administración del control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organización, debe ser entrenado en las técnicas de administración del control de calidad.
Características de una Organización con Administración con Control de Calidad
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfacción del cliente.
2. · Atención dirigida hacia la reducción de problemas con los procesos o productos, no con los problemas de la gente.
3. La primera prioridad es la calidad.
4. · La gerencia está comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de confianza.
5. · Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
6. · La atención se centra con la prevención en vez de la inspección.
7. ·Las personas son un recurso importante. ·
8. Trabajo en equipo es la norma
9. · La Capacitación está dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.
Autor:
Jessica
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