- El registrador civil municipal
- Funciones del registrador civil municipal
- Enmiendas de las actas del registro del estado civil
- Capacitación y estrategia para mejorar los sistemas de registro civil
- Es necesario mejorar el perfil del Registro civil
- Comunicaciones municipales de anotación marginal y la actualización del estado civil de las personas
Es uno de los organismos de la administración pública cuyo ámbito de acción debe ser necesariamente Nacional porque de otro modo no hay posibilidad de alcanzar la meta de la integridad de los registros.
Las Oficinas del Registro Civil Municipal desarrollan su labor en determinada jurisdicción Municipal en los 298 Municipios del País.
Y los Registradores Civiles Municipales deben ser capaces de resolver por sí solos, múltiples problemas relacionados con aspectos de orden legal y técnico. De ahí la importancia de su capacitación períodica.
En el caso de nuestro país el organo que regula el Registro Civil es, el Registro Nacional de las Personas quien orienta, coordina y controla la labor que desarrollan las Oficinas Registrales que son las ejecutoras de las funciones que corresponden al Registro Civil, el Registro Nacional de las Personas asegura uniformidad de procedimientos y de aplicación legal con lo cual se facilita la capacitación del personal y proporciona a la ciudadanía Hondureña un mejor servicio.
EL REGISTRADOR CIVIL MUNICIPAL:
Es la piedra angular de la organización del Registro Civil, a éste funcionario, corresponde mantener en gran medida las relaciones entre el servicio y la colectividad que concurre a las oficinas en demanda de inscripciones y certificados.
De él depende también, en cierta medida el grado de integridad que alcancen los registros de Nacimiento y Defunciones, si la antención no es suficiente, expedita e ilustrada se produce desaliento en la población y su colaboración decae.
Es necesario reconocer que también el Registrador Civil Municipal corresponde de lleno el cumplimiento de lo que se denomina " Función Registro Civil".
Esto no significa que la estructura administrativa y técnica central del R.N.P. no sean importantes, por el contrario, las labores de orientación general, coordinación de actividades internas y externas, son fundamentalmente necesarias para asegurar el desarrollo eficiente del Registro Nacional de las Personas.
La experiencia ha demostrado que cuando las oficinas Municipales del Registro Civil carecen de un organo central encargado de su administración, pero en otro aspecto en los casos que existe un organo central se tiende a desconocer el valor y la importancia del Registrador Civil Municipal y a descuidar sus condiciones de trabajo por lo cual el Registro Nacional de las Personas debe consolidar los procesos de capacitación y dotación de todos los materiales requeridos para el normal desenvolvimiento de sus labores.
De acuerdo a las recomendaciones de la Organización de las Naciones Unidas, el Registrador Civil Municipal debe ser nombrado por autoridad administrativa (RNP.) por el Estado y que tenga estabilidad funcionaria y carrera administrativa.
Se ha recomendado también que la Ley determine condiciones educacionales mínimas y capacitación previa al ingreso lo que facilita simplificar las funciones que desarrollará en su Oficina Municipal en beneficio de la ciudadanía y población en general.
Se ha insistido que es necesario motivar a la población Hondureña en relación al Registro Civil y de efectuar campañas publicitarias para lograr este propósito.
Pero es necesario que previo a realizar esta acción se necesita mejorar la actual imagen del Registro Nacional de las Personas en lo relativo a satisfacer los requerimientos que a diario presenta la ciudadanía para lograr este objetivo, por ello los procesos de capacitación y orientación permanentes contribuirán que a mediano y largo plazo dentro del esquema administrativo y jurídico actual del Registro Nacional de las Personas logremos este propósito que consolidará a la Institución y beneficiará a la colectividad.
FUNCIONES DEL REGISTRADOR CIVIL MUNICIPAL
El Registrador Civil es el funcionario que tiene a su cargo las inscripciones y certificaciones de los hechos y actos del Registro Civil en su Jurísdicción Municipal.
Además es responsable de las tareas de identificación personal que se realizan diariamente en su oficina deberá realizar tareas de coordinación para la buena marcha de las actividades señaladas anteriormente.
La misión del Registrador es de alta responsabilidad y de importancia en el municipio donde ejerce sus funciones.
Junto a su personal auxiliar (escribientes) deberá desarrollar las actividades que corresponde, su función no se limita únicamente a firmar y sellar las inscripciones y certificaciones del Registro Civil va más allá, tal como las siguientes :
- Realizar las inscripciones y certificaciones del Registro Civil cuando su personal realiza otras actividades en la Oficina Municipal.
- Atender las solicitudes de tarjeta de identidad que solicita la ciudadanía y efectuar los envíos de solicitud de tarjeta de Identidad.
- Realizar las anotaciones marginales de acuerdo a la naturaleza de las mismas (carácter legal y técnica).
- Realizar y delegar en su personal auxiliar la entrega de Tarjeta de Identidad.
- Toma de Huellas y estar actualizado en el proceso de operación de la cámara fotográfica.
Hacer de conocimiento todas las disposiciones de orden legal y técnico al personal auxiliar.
El propósito de enumerar a grandes rasgos las actividades que debe desarrollar el Registrador Civil Municipal tiene como propósito concientizar al Registrador Civil que sus labores tiene una mecanica especial en la cual coordina las actividades de su oficina y participa activamente en ellas equilibrando ambas funciones descritas anteriormente.
El Registrador Civil Municipal no puede delegar la mayoría de las actividades en el personal subalterno, ni limitarse únicamente a firmar y sellar las inscripciones y certificaciones del Registro Civil.
La labor eficiente en un Registro Civil Municipal dependerá del espíritu de trabajo en equipo del Registrador Civil Municipal y Personal Auxiliar.
ENMIENDAS DE LAS ACTAS DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
En algunos casos es necesario enmendar las Inscripciones del Registro Civil, al detectar errores en el momento de concluir con la Inscripción. La Ley del Registro Nacional de las Personas, contiene disposiciones relativas a la forma de enmendar los errores; debiendo el Registrador Civil Municipal previo a la firma y sello de la Inscripción, leerle el contenido de esta al Declarante o Compareciente y si su soporte es un Documento(s), deberá cotejarlo(s).
Si se determina que se ha anotado uno o más datos incorrectamente debe de inmediato proceder a realizar la enmienda en la casilla de Enmiendas y Observaciones.
Además de verificar el contenido de la Inscripción, se debe corroborar que el número de acta no se repite en caso que esto suceda, El Registrador Civil, debe realizar la enmienda correspondiente en la casilla de enmiendas y observaciones en ningún caso se aplicará, corrector o borrador sobre el dato ó datos incorrectos.
Es importante Señor Registrador Civil y Personal Auxiliar, que realicen su trabajo en forma consciente y ordenada y responsable para evitar en la medida de lo posible en incurrir en errores al momento de realizar la Inscripción y de esta manera limitar la utilización de la casilla de Enmiendas.
PARA MEJORAR LOS SISTEMAS
DE REGISTRO CIVIL
La capacitación es una esfera importante que puede conducir al fortalecimiento del sistema puede producir varios beneficios inmediatos entre ellos los siguientes:
- La superación de una comprensión insuficiente de las tareas que se han de realizar.
- El mejoramiento de la moral, que puede ser baja debido a la percepción de la falta de los conocimientos técnicos necesarios.
- El logro de una participación más activa de los particulares.
- La creación de una base para el establecimiento e introducción de nuevos procedimientos equipos técnicas destinados a mejorar el sistema.
- El fomento de las aportaciones y de la información procedente de los particulares, con inclusión de sugerencias para introducir cambios y formas posibles de aplicarlos.
La capacitación puede ser una empresa eficaz en función de los costos, basada en las necesidades de un sector determinado del funcionamiento del Registro Civil, el plan de capacitación debe hacer una distinción entre la capacitación interna que esta destinada a los Registradores Civiles y al personal Técnico Administrativo y la capacitación externa que esta destinada a funcionarios locales, personal sanitario y otros funcionarios asociados al mejoramiento del Registro Civil.
La capacitación interna hace hincapié en las técnicas, loe métodos y la competencia con los papeles y las funciones profesionales, personas de dentro y fuera del sistema origina una valiosa compresión y un aumento de las aplicaciones de los conocimientos técnicos.
Seminarios y Reuniones de Trabajo.
En los seminarios y reuniones de trabajo debe participar personal de dentro del sistema, para aclarar las aportaciones e intercambiar opiniones sobre los problemas con que se tropieza en el funcionamiento del sistema del Registro Civil, este personal debe abarcar a Técnicos y Administradores elegidos fuera del sistema para que aporten nuevas ideas y enfoques.
Elaborado por La Unidad de Capacitación del R.N.P.
ES NECESARIO MEJORAR EL PERFIL
DEL REGISTRO CIVIL
El Registro Nacional de las Personas, institución del Estado encargada del Registro de los hechos y actos del Estado Civil y del proceso de Identificación necesita con suma urgencia mejorar el perfil del personal que labora en las Oficinas Centrales y Municipales, para que en el futuro inmediato en el proceso de modernización y profesionalización se establezcan procedimientos adecuados que sirvan para consolidar y actualizar la información del Registro Civil y fundamentalmente para establecer un proceso eficiente de atención a la ciudadanía en materia de Registro Civil e Identificación.
Es inconcebible en nuestro país o en cualquier país del mundo, que la oficina del Registro Civil tenga procedimientos anacrónicos para la atención del público, detallaremos un sin número de situaciones anormales que se presentan en las Oficinas Centrales y Oficinas Municipales:
- Limitación de número de Inscripciones del Registro Civil en especial de nacimiento por día.
- Atender a la ciudadanía determinados días de la semana para realizar las inscripciones.
- Ausencia del Registrador Civil en virtud de no observar ó no cumplir con el horario de trabajo establecido.
- Entrega deficiente de las certificaciones de Inscripciones de Registro Civil solicitadas por la ciudadanía y que en muchos casos tardan hasta 8 días en su entrega, pudiendo realizarse la entrega en cuestión de minutos ó al día siguiente.
- Resistencia de los empleados en adoptar procedimientos para agilizar el proceso de atención a la ciudadanía.
- Consultas redundantes a la que obligan los empleados de la oficina del Registro Civil Municipal a los ciudadanos a realizar consultas sobre información de determinada Inscripción fuera de la oficina del Registro Civil Municipal aún cuando la misma debe proporcionarle, la información solicitada.
- Se desnaturalizo por completo la gestión interna administrativa que debe realizar El Registrador Civil Municipal, en caso de deterioro total o parcial de Inscripciones del Registro Civil, involucrando al interesado en las gestiones administrativas en el RNP, para que la Dirección General emita la resolución ordenando nuevamente su inscripción (Reposición de Oficio).
- Falta de iniciativa y creatividad por parte de algunos responsables de áreas y su personal para volver mas eficiente la atención a la ciudadanía.
Los aspectos señalados anteriormente solo son algunos factores generados por causas estructurales que día a día han debilitado la eficacia y calidad del personal del Registro Civil por lo que urge que a mediano plazo y aún sin la vigencia de reformas profundas a la Ley Electoral y del RNP, El Tribunal Nacional de Elecciones puede establecer medidas como este superior que regula al RNP, tales como:
- Establecer requisitos para el desempeño de los diferentes cargos en las áreas técnicas y administrativas y en especial acreditar nivel académico.
- Previa capacitación y evaluación para optar al cargo propuesto, de probada moralidad y alto espíritu de trabajo.
- Trabajo a tiempo completo a favor del RNP.
De lograr estos objetivos a través de un proceso de evaluación y reestructuración organizativa del Registro Civil en Honduras podemos progresivamente mejorar relativamente.
Para consolidarlo en forma absoluta se requiere voluntad, política y reformas Jurídicas que sustancien y vitalicen el organismo del Registro Civil en Honduras especialmente para mejorar su recurso humano y la atención eficaz a la ciudadanía.
Elaborado por La Unidad de Capacitación del R.N.P.
COMUNICACIONES MUNICIPALES DE ANOTACIÓN MARGINAL Y LA ACTUALIZACIÓN DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS
Todos los días en las Oficinas del Registro Civil Municipal del País, realizar una serie de Inscripciones que modifican la información relativa al Estado civil de las personas y que al producirse generan, otras acciones en las labores internas que desarrolla el Registrador Civil como es la elaboración de las comunicaciones de Anotaciones Marginales, que deben ser enviadas periódicamente a los Registros Civiles Municipales; donde están inscritos los hechos y actos al recibir estas comunicaciones
El Registrador Civil deberá proceder a la elaboración de la Anotación Marginal en el libro de Inscripciones que corresponda.
El desarrollar esta labor en forma integral contribuirá a fortalecer la actualización del estado civil de las personas, convirtiendo cada día al Registro Civil de nuestro país en una Institución de absoluta confianza en lo que se refiere a la certificación de sus Inscripciones.
Para lograr este objetivo se requieren varias condiciones que a continuación se detallan:
- Desarrollo responsable de sus funciones por parte del Registrador Civil y su personal auxiliar.
- Asegurar el flujo de documentos entre las oficinas de los Registros Civiles Municipales y hacia la Oficina Central específicamente al Departamento del Registro Civil.
- Auditoria o verificación de las Inscripciones de los hechos y actos y sus respectivas Anotaciones Marginales, acción que deberá realizarse internamente en la Oficina Municipal y verificaciones periódicas de la División del Registro Civil.
- Dentro del proceso de Capacitación del Personal de las Oficinas Municipales, destacar la importancia de la elaboración de comunicaciones y de las Anotaciones Marginales como primera y fundamental fase, en el proceso de actualización de la Información del Registro Civil de las personas naturales.
El desarrollo en su conjunto de estas actividades facilitaran toso el resto de procesos de actualización de Información en la Base Electrónica de Datos, de la Institución que genera beneficios en los procesos de Mecanización del servicio de emisión de Certificaciones de las Inscripciones de los Hechos y Actos del Registro Civil y el Proceso de Identificación Ciudadana, que desarrolla como actividad permanente el Registro Nacional de las Personas.
El consolidar estas tareas a nivel Municipal constituye mejorar la eficacia y confiabilidad de la información del Registro Civil, pero para ello se debe hacer grandes esfuerzos para poner al día un volumen considerable de información que esta aun pendiente por actualizarse que por mas de 10 años se han acumulado, es imperativo su actualización a nivel Municipal y Central.
Elaborado por La Unidad de Capacitación del R.N.P.
Jorge Fernando Martínez Gabourel
Oficial de Capacitación Registro Civil Honduras