Sistema de información de mantenimiento

INTRODUCCIÓN

Para asegurar la calidad de los productos y servicios y mantener la empresa en los niveles adecuados de competencia, es necesario que se mantenga un estándar de operación, el cual obliga a tomar acciones encaminadas a lograr que la instalación esté en las condiciones requeridas para su funcionamiento.

El Mantenimiento, encargado de lograr estas condiciones normales, combina varios factores: mano de obra, información, capital, energía, materiales y herramientas. De forma tal que el proceso de toma de decisiones, involucra el manejo de gran cantidad de información que permite conocer el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos y costear las intervenciones, evaluar riesgos, entre otros.

La gestión de mantenimiento ha evolucionado en forma dinámica y permanente. Hacer mantenimiento implica estar acorde con nuevos desarrollos tecnológicos y nuevos retos para los sectores industrial, comercial, servicio y agrario. Los nuevos retos están asociados con la necesidad de optimizar la eficiencia y eficacia en la producción de bienes y/o en la prestación de los servicios y el mejoramiento de la calidad.

Estas tendencias tienen directas repercusiones sobre la gestión del mantenimiento y han generado procesos evolutivos en torno a la producción de técnicas y estrategias de mantenimiento, centradas no sólo en las intervenciones a los equipos, sino también en una verdadera gestión que aborde, desde una perspectiva gerencial y sistémica, una acertada relación con el trabajo administrativo, técnico y operativo del área de mantenimiento.

Actualmente existen decenas de conceptos y técnicas de mantenimiento, y en esa dinámica constante, surgen cada vez más enfoques del mismo. Estos incluyen:

1. Monitoreo de condición

2. Sistemas expertos

3. Análisis de gestión de riesgos

4. Modos de fallas y análisis de los efectos

5. Análisis de confiabilidad

Esto requiere la aplicación de procesos de mantenimiento que, mediante el uso de herramientas informáticas faciliten la toma de decisiones, a través del suministro de información, sobre aspectos técnicos y económicos, planes de mantenimiento, control de trabajos, diagnóstico de condición de equipos y estadísticas de comportamiento y falla.

La función mantenimiento no es ajena a los procesos de masificación de tecnologías de la información y telecomunicaciones, porque ellos le permiten afianzar el logro de sus objetivos.

Un sistema de información de mantenimiento más que un software, es una metodología de gestión y administración de mantenimiento, que permite a las empresas obtener resultados en cuanto a:

1. Definición de procesos óptimos

2. Normalización de procedimientos.

3. Análisis de eventos.

4. Conocimiento de los costos.

5. Obtención de indicadores de gestión.

Los software de mantenimiento (CMMS por sus siglas en ingles: Computererized Maintenance Managment System) de alto nivel son aparentemente similares en contenido, siendo su diferencia la profundidad de la información de algunos registros y funciones, la capacidad de apoyo e innovación.

El componente principal de un software para la gestión de mantenimiento es que sea aplicable a cualquier tipo de empresa. Contar con módulos integrados para el manejo de almacenes, compras, facturas, y algunas aplicaciones para el manejo de proyectos, herramientas, presupuestos, catálogos, planos, indicadores de gestión, emisión de reportes y control de autorizaciones.

La función principal de dicho software es permitir la planeación y control del mantenimiento, pues debe servir como herramienta para llevar a cabo dichos procesos. El sistema debe trabajar con datos compartidos e interrelacionados, lo que permite que la información fluya entre distintas dependencias en tiempo real.

Es importante determinar que las nuevas tendencias en mantenimiento implican un cambio radical de la dirección de las empresas y del personal responsable del mantenimiento. Por tal razón, los caminos, estrategias, herramientas y métodos para cambiar y dejar esas "viejas prácticas" son numerosos, diversos y a veces contradictorios; y este hecho incide en que se asuman actitudes divergentes en el personal de mantenimiento: Muchos insisten que lo mejor es usar "de todo un poco" y otros que es mejor usar pocas opciones, pero rigurosas, exigentes y responsables.

1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado".

Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

2.- ACTIVIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:

1. Automatizar los procesos operativos.

2. Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (SI).

4.- DEFINICIÓN DEL MANTENIMIENTO

El mantenimiento de los equipos de una compañía, hay que entenderlo como un negocio que debe estar en línea con el negocio global de la empresa. Por lo tanto, la función del servicio debe ser, la de evitar las averías y resolver los problemas de prestación a los equipos al menor costo posible, garantizando condiciones de calidad y seguridad. En consecuencia no sólo se debe hacer que las máquinas no se rompan (condición necesaria, pero no suficiente) sino que, se debe conseguir de las mismas un funcionamiento óptimo, (condición suficiente). En este sentido, hay que comprender y tener conciencia que, la realización del mantenimiento adecuado permitirá que haya una mayor disponibilidad de los equipos, menos fallas, menos paradas de emergencia y disminución de los costos.

5.- EVOLUCIÓN DEL MANTENIMIENTO

La evolución de las técnicas de mantenimiento, ha sido el resultado de la necesidad de adaptación a las nuevas demandas. De igual modo, las pautas de trabajo han ido variando hasta colocarse en línea con los cambios operativos obtenidos de la evolución del mercado y de la tecnología. A continuación se resume la evolución histórica de los conceptos de mantenimiento. La tabla 1 explica la evolución histórica del mantenimiento:

Tabla 1: Evolución de la gestión de mantenimiento desde 1950 a la fecha

En los comienzos de la era industrial, se operaba la máquina hasta que esta se rompiera, entonces se procedía a repararla. ¿Por qué esperar al fallo total con la posibilidad de que el problema se agrave y produzca una larga parada, con las consiguientes pérdidas de producción? Era preferible perder algo de la vida útil del componente y cambiarlo en el momento adecuado para evitar pérdidas mayores. Más adelante, se fueron desarrollando técnicas que permitían predecir bajo ciertas condiciones, la situación del componente, aumentando el aprovechamiento de la vida útil del mismo, disminuyendo en consecuencia aún más los costos.

Cuando se produce una falla, particularmente si esta es repetitiva, es importante determinar la causa real de la misma y tomar las acciones del caso para evitar su repetición. En el diseño o modificación de una máquina, se hizo importante la opinión del personal de mantenimiento a los efectos de volcar la experiencia recogida, para lograr máquinas que pudieran tener una menor posibilidad de sufrir averías y con mejoras en su mantenibilidad.

En los últimos tiempos, se introduce la participación del personal operativo en el mantenimiento de su equipo y del personal de todos los sectores, a través de la formación de pequeños grupos. De esta manera, el Mantenimiento Productivo Total (TPM) es una metodología de mantenimiento que comienza desde las primeras etapas del diseño de la máquina y que requiere de la participación del personal de todos los sectores.

6.- FUNCIONES BÁSICAS DEL MANTENIMIENTO

El servicio de mantenimiento tiene cinco funciones básicas a saber: reparar, mantener, preservar, mejorar y concebir los equipos, con los que la empresa desarrolla su actividad.

Reparar: Es solucionar las averías que se producen en el equipo, para devolver al mismo el estado de disponibilidad perdido a causa de la avería, en el menor tiempo y con el menor costo posible. Para ello, se debe coordinar el uso de los recursos (mano de obra y materiales), establecer los procedimientos y coordinar las prioridades con otros departamentos.

Mantener: Es planear la forma más adecuada de intervenir en el equipo, para que el costo total del mantenimiento sea mínimo a corto plazo. De esta forma, se evitan las averías y el mal funcionamiento de equipos e instalaciones a futuro, reduciendo el costo y la cantidad de intervenciones. Para ello, se utilizan todos los medios disponibles, incluso los estadísticos para determinar la frecuencia de revisiones, sustitución de partes claves, probabilidad de aparición de averías, etc. La programación, el análisis de fallas, la relación causa-efecto son herramientas fundamentales.

Preservar: Es realizar las intervenciones que exige el diseño del equipo para su correcta conservación y así, poder alargar la vida útil de las máquinas e instalaciones, evitando su desgaste mediante la generación de rutinas de engrase, limpieza y protección contra los agentes erosivos y corrosivos.

Mejorar: Es modificar el diseño del equipo a la luz de la experiencia, para reducir el costo del mantenimiento en el futuro. Comprende las actividades de todo tipo, tendientes a eliminar las necesidades de mantenimiento (mejorar para no reparar) para corregir las fallas de manera integral a mediano plazo mediante la modificación de elementos de máquina, el planteo de nuevas alternativas de proceso o la revisión de los elementos básicos de mantenimiento. Analizar la creación de valor mediante nuevas inversiones.

Concebir: Es participar en el diseño de los equipos, para transferir al diseñador la experiencia y los conocimientos de las características de mantenimiento de los equipos actuales. Esto asegura que, en el diseño de un nuevo equipo o en la modificación de uno existente, se tengan en cuenta los factores que de una manera u otra inciden sobre la mantenibilidad, tanto en lo que trata de evitar las fallas como en lo concerniente a facilitar las operaciones de mantenimiento.

7.- TIPOS DE MANTENIMIENTO

El desarrollo de las técnicas de mantenimiento ha sido el resultado de la necesidad de adaptación a las nuevas demandas, provocando el surgimiento de diferentes opciones, a la hora de la realización del mantenimiento en las industrias. Estas técnicas u opciones son:

1. Mantenimiento basado en la rotura (MBR).

2. Mantenimiento basado en el tiempo (MBT).

3. Mantenimiento basado en la condición (MBC).

7.1.- Mantenimiento Basado en la Rotura (MBR)

El Mantenimiento Basado en la Rotura (MBR), consiste en esperar que se produzca la avería para luego, reparar y restablecer la condición inicial en el menor tiempo posible. Un sistema de MBR para ser eficaz requiere:

1. Personal altamente entrenado.

2. Repuestos y subconjuntos disponibles.

3. Equipos y herramientas necesarios a pie de máquina para no demorar la reparación.

El mantenimiento a la rotura se aplica cuando, la falla del equipo no afecta la seguridad, el medio ambiente, ni los costos de la producción (los costos de la producción incluyen descartes, producción perdida, pérdida de oportunidades, etc.) salvo los propios de la reparación. Como ejemplo, se puede citar el cambio de luminarias cuando estas se queman.

7.2.- Mantenimiento Basado en el Tiempo (MBT)

El Mantenimiento Basado en el Tiempo (MBT), es el mantenimiento que se realiza con frecuencias preestablecidas y durante dichos intervalos, no se efectúa ningún otro tipo de mantenimiento a los equipos. Al ponerlo en práctica, generalmente se sacrifica un valor residual en beneficio de la fiabilidad del sistema y de la oportunidad de aplicación. La intensidad con que se aplique mejora la confiabilidad, pero aumenta notoriamente los costos.

Para lograr un buen MBT, debemos disponer de:

1. Estadísticas de averías del equipo que sumadas a las recomendaciones del proveedor, permitan determinar el período de recambio y/o reparación.

2. Un buen sistema de programación y manejo de la información.

3. Una adecuada política de subconjuntos.

Los equipos a nivel de subconjuntos, no siempre son evaluables con precisión. Algunos parámetros claves pueden sufrir un deterioro gradual, sin que el mismo pueda medirse con la tecnología existente. En otros casos aún cuando la evaluación sea posible, la oportunidad de reparación sólo se encuentra en períodos bien definidos, como las grandes paradas anuales. Por esta razón, estos equipos deben ser tratados con el concepto de mantenimiento basado en el tiempo.

7.3.- Mantenimiento Basado en la Condición (MBC)

El Mantenimiento Basado en la Condición (MBC), es el mantenimiento llevado a cabo "en respuesta" a un deterioro significativo de una máquina, indicado a través de un cambio de parámetros en el monitoreo de condición de la máquina. "No se efectúa ningún mantenimiento mientras la condición no cambie". El estudio de los patrones de deterioro de equipos modernos y complejos nos muestra que, son pocos los equipos a los cuales podemos aplicar el MBT. Por otra parte la necesidad de bajar costos, el desarrollo de técnicas y equipos capaces de predecir con gran seguridad el fin de la vida útil de un componente, llevó a considerar al mantenimiento basado en la condición como una herramienta de gran utilidad en la gestión del mantenimiento.

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