Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre datos/energía/materia, para proveer información. Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Sistemas Información
Se entiende como Sistema de Información Gerencial al método que pone a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. Sistema de Información Gerencial
Evolución de los Sistemas de Información Gerencial Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos Sistemas de Información Basado en la computadora Sistemas de Soporte a las decisiones Canales de Comunicación informales en estructura y utilización
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Planeación y Control Calidad Oportunidad Cantidad y Relevancia
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas. Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación. Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Fases en el Desarrollo de un S.I.G. Conceptualización: La Empresa debe esclarecer sus necesidades y llevar a cabo una evaluación inicial de las alternativas viables. Evaluación y diseño: La Empresa evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema existente o diseñar un sistema personalizado tendrá que analizar los problemas de diseño. Desarrollo e implementación: La Empresa desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema escogido y lo implementa. Mantenimiento: La Empresa examina aquellos aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado / el mantenimiento del sistema, las modificaciones y las auditorias periódicas que se deberán llevar a cabo para asegurar que el sistema funcione adecuadamente.
Estructura de un S.I.G. El S.I.G. se puede presentar como una Estructura Piramidal: SIG para la planeación de políticas y tomas de decisiones. Información administrativa para la planeación táctica y la toma de decisiones. Información administrativa para la planeación operacional, la toma de decisiones y el control. Procesamiento de transacciones Respuestas a preguntar. Personal de Oficina 1er Nivel de Administradores Personal Especialista Gerentes
(Gp:) Fig. No. 1 Componentes de Un SIG Componentes de un Sistema Gerencial
Pasos para Analizar un S.I.G. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales son los más sencillos, utilizados para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente dentro de área de trabajo. Establecer los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información, para que sean más útiles a los diferentes trabajadores. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
Desarrollar procedimientos que permitan verificar el cumplimiento del mismo. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar y presentar la utilización de la información. Optimizar un Sistema de Información Gerencial que permita preguntar, observar y verificar la información. Pasos para Analizar un S.I.G.
Uso de los S.I.G. Para la Toma de Decisiones Selección apropiada de objetivo para fijar metas. Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios. Coordinación de actividades del sector público y del sector privado. Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y lservicios. Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los lclientes. Un Sistema de Información Gerencial operativo es importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Estas decisiones importantes incluyen:
La estrategia puede definirse como la formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos identificando las debilidades y fortalezas internas dentro la empresa, para determinar las oportunidades y amenazas externas, estableciendo la misión objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuales escoger. Estrategia Es el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir las ventajas de sus rivales. Sistema de Información Estratégica
Impulsos Estratégicos Diferenciación: Costo: Crecimiento: Alianza: Innovación: Las alianzas son definidas como la combinación de dos más grupos o individuos que se unen para lograr un objetivo común. Apoyo en la tecnología de información, para innovar en productos y procesos nuevos, para tener éxito, ya que se requiere respuestas rápidas a las oportunidades que se representan. El impulso estratégico del crecimiento permite la consecución de ventas competitivas, mediante el incremento del volumen de operaciones en el negocio. Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus costos o bien provocar la reducción de costos a proveedores o clientes. Este impulso estratégico se refiere a la diferenciación de los productos o servicios a través de precios, plazas o promociones
Pasos a seguir en el Proceso de Planeación de Sistemas Estratégicos Fase A: Introducir a los administradores de la informática de la organización en la perspectiva estratégica de los sistemas. Fase B: Identificar áreas de oportunidad para el desarrollo de sistemas de información estratégicos con los administradores. Fase C: Coordinar las ideas con el responsable de la función de informática, para desarrollar sistemas de información estratégicos. Fase D: Introducir al equipo de directores del primer nivel al concepto de sistemas de información estratégicos. (para obtener aprobaciones) Fase E: Conducir ideas con los responsables del proceso de planeación del negocio. Identificándolas, para realizar una evaluación final del proceso.
Aplicaciones Especificas de la Tecnología de Información para el Logro de Ventajas Competitivas. Ej. La Banca Sistemas de Códigos de Barras y Punto de Venta. Incremento de las ventas. Incremento de la productividad y reducción de costos. Mejora del servicio al cliente. Mejora del manejo y administración de recursos económicos. Transferencia electrónica de fondos (eft). Sistema de Intercambio Electrónico de Datos (edi). Compras por Internet Incremento en la eficiencia de servicio.
Tarjeta Electrónica para Clientes. Compras Electrónicas. Nuevas Estrategias de Ventas.
Servicios Bancarios y Financieros al Público. Comunicación Electrónica con el Proveedor. Interfaces de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas.
Desarrollo de los Sistemas de Información Estratégicos Definición del Proyecto: Análisis de Sistemas: Factibilidad Técnica Factibilidad Económica Factibilidad Operativa Planteamiento del problema. Diseño de Sistemas: Se definen los componentes Hardware y Software (tecnología) a utilizar. Programación: Se codifica el sistema.
Fase de Pruebas: Pruebas de Programas Pruebas de Sistemas Pruebas de Aceptación Conversión: Se realiza la sustitución del antiguo sistema de información por el nuevo. Producción y Mantenimiento: Una vez instalado el sistema de información estratégico se dice que el sistema está en producción.