FUNCION DE LAS JUNTAS DE CENTRO EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS Participar y conocer el proyecto de presupuesto anual de gasto y sugerir los presupuestos extraordinarios necesarios. Velar por el adecuado manejo de los recursos y evaluar la ejecución de planes y programas de su jurisdicción. Rendir informe a la instancia que corresponda.
MANEJO DE LOS RECURSOS TRANSFERIDOS A LAS JUNTAS POR LAS CUENTAS DEL DISTRITO Las juntas de centros que reciban cada trimestre de RD$1.00 a RD$50,000.00 por transferencia y que no poseen cuentas, se les entregará un cheque sujeto a liquidación, previa presentación de su presupuesto aprobado por el comité financiero de dichas juntas. Asimismo, a las que se les asigne de RD$50,000.00 en adelante, recibirán los recursos en cheques de RD$50,000.00, previa presentación de su presupuesto aprobado por el referido comité. Cada cheque recibido deberá ser liquidado antes de recibir el siguiente.
El tiempo entre la solicitud de desembolso y la emisión del cheque no debe exceder los 15 días calendario para las juntas de centros que recibirán el cheque contentivo del desembolso único. El período de liquidación de cada cheque no deberá sobrepasar los quince días calendario
EJECUCION DE FONDOS Se autorizará el gasto a aquellos centros educativos que presenten una necesidad de emergencia que no pueda ser pospuesta, aunque el monto sobrepase los niveles establecidos EN EL RENGLON AL QUE CORRESPONDE, siempre que el centro cuente con la disponibilidad de los recursos requeridos para financiar la actividad. Este gasto deberá formalizarse a través de un acto administrativo emanado de la junta de centro o de distrito, según corresponda.
OBRAS MENORES Los centros educativos que funcionan en un mismo plantel deberán compartir los gastos de servicios de reparación menor y mantenimiento de la planta física y del mobiliario y equipo del plantel de uso común de los centros. Dicho gasto se distribuirá proporcionalmente en función del tamaño de la matrícula de cada uno de estos centros. Las obras menores no deben exceder de la suma de RD$76,885,00, esto incluye mano de obra y materiales. Los mismos no deben pasar del 50% del monto transferido. Además estas deben ser supervisadas y autorizadas por una comisión del distrito .
RENDICION DE CUENTAS Los recursos económicos que reciben las juntas descentralizadas serán auditados conforme los procedimientos establecidos en las leyes nacionales. Las juntas beneficiadas deberán realizar un informe de ejecución o resumen de gasto trimestral, en físico y en archivo electrónico, mediante el Formulario de Rendición de Cuentas de Recursos Financieros y el Formulario de Rendición de Cuentas de Actividades Programadas, debidamente completado.
Las juntas deberán archivar el expediente del resumen de gasto. Este deberá contener: el Formulario de Rendición de Cuentas de Recursos Financieros, debidamente completado el Formulario de Rendición de Cuentas de Actividades Programadas, debidamente completado. las copias de los cheques emitidos por la dependencia y sus cotizaciones correspondientes la factura original y copia con el número de comprobante fiscal gubernamental (NCFG); el recibo de pago original y copia con el Registro Nacional de Contribuyente (RCN);
El Ministerio de Educación suspenderá la transferencia de los recursos, a las juntas que no realicen rendición de cuenta o que ejecuten de manera diferente a lo establecido en este instructivo. Esta suspensión se mantendrá, hasta tanto sea rectificada la rendición de cuenta, la cual se hará en un plazo no mayor a treinta (30) días, fijado por la junta de la instancia superior. Para asegurar la ejecución de las actividades en las instancias respectivas, se procederá de la siguiente manera: Si la anomalía fue cometida por la Junta de Centro, la Junta Distrital correspondiente se responsabilizará por la ejecución de los fondos del centro. Si la anomalía fue cometida por la Junta Distrital, la Junta Regional correspondiente se responsabilizará por la ejecución de los fondos del distrito. Si la anomalía fue cometida por la Junta Regional, el Viceministerio Administrativo del Ministerio se hará cargo de la ejecución de los fondos de la regional.
SOBRE LOS REGISTROS CONTABLES Para registrar las operaciones contables las juntas deberán contar con el libro de ingresos y gastos. Los comprobantes (facturas, recibos u otros soportes) de pago deberán tener estampado el sello de pagado.
DESGLOCE DE LAS CUENTAS ADICIONADAS AL PRESUPUESTO 2 SERVICIOS NO PERSONALES 222 Agua, Gastos por consumo de agua, pago de servicios de agua potable. 282 Maquinarias y equipos Gastos de conservación y reparación menor de, maquinarias y equipos de oficina y muebles. Incluye mantenimiento y reparaciones de equipos de computación, mantenimiento de sistemas y otros necesarios para disponer de procesamiento de datos en computadoras.
295 Servicios especiales Gastos por servicios especiales de carpintería, ebanistería, plomería, albañilería, etc. amparados por un contrato escrito 299 Otros servicios no personales actividades culturales, deportivas, de asistencia social y fomento y ayuda a organizaciones de participación social, servicios de vigilancia de edificios, oficinas y otras instalaciones que prestan empresas especializadas. No incluye las transferencias otorgadas para estos propósitos
332 Productos de papel y cartón Gastos en adquisición de papel, servilletas, toallas, pañuelos y fundas de papel, cajas y otros envases. Además, papel de envolver, papel higiénico, cartones, cintas, rollos, tarjetas, etc. de papel o cartulina, con o sin impresiones. 333 Productos de artes gráficas Gastos en productos gráficos terminados como: formularios, planillas, folletos de cualquier índole, cuadernos, libros de contabilidad, libretas, carpetas, calendarios,libretas memorando, guías, etc
342 Productos químicos y conexos Gastos para la adquisición de productos químicos inorgánicos: aire líquido y comprimido, acetileno y gases refrigerantes, sulfato de cobre, soda cáustica, carbonato de sodio y otros compuestos químicos inorgánicos. Incluye productos químicos orgánicos, tales como alcoholes, glicerina, aguarrás y otros compuestos orgánicos. Incluye además gastos para compra de tintas para escribir, dibujar y para imprenta, pinturas, barnices, esmaltes y lacas, colorantes y otros para uso en imprenta y talleres gráficos; masillas y preparados similares no refractarios, para relleno y enlucido, disolventes, diluyentes y removedores de pintura.
355 Artículos de plástico Comprende los gastos en materiales de plástico y de nylon, tubos utilizados en instalaciones eléctricas y sanitarias, envases y demás productos en cuya elaboración se utilizó material plástico. 362 Productos de vidrio, loza y porcelana Gastos por la adquisición de productos de vidrio tales como: ceniceros, floreros, adornos, vidrio en barras, en varilla, vidrio y cristales, etc.; productos elaborados en loza y porcelana como jarros, vajillas, inodoros, lavamanos, etc.
365 Productos metálicos Gastos para la adquisición de productos metálicos sin elaborar y semi elaborados y sus manufacturas, como son: perfiles, alambres, varillas, etc., siempre que sean de hierro o acero;. otros artículos de hojalata, cuchillería, llaves, tornillos, tuercas, redes, cercas y demás productos metálicos; puertas, ventanas, cortinas, tinglados, placas de reconocimiento y medallas, ya sean de oro, plata, bronce, etc. Incluye además herramientas y equipos menores como: destornilladores, alicates, martillos, tenazas, serruchos, picos, palas y otros.
366 Minerales Gastos destinados a la adquisición de materiales y suministros para la construcción en general como arena, cascajo, piedra triturada, tierras y rocas refractarias, caolín y tierra arcillosa, piedras para construcción y uso en general.
612 Equipo Educacional y Recreativo Inversiones y reparaciones en bienes destinados a la enseñanza y a la recreación. Incluye aparatos audiovisuales como: proyectores, películas y fotografías para proyección, cámaras fotográficas, micrófonos, grabadores; equipos recreativos: carruseles, aparatos para parques infantiles y equipo menor de gimnasia; incluye muebles especializados para uso escolar, tales como pupitres, pizarrones, globos terráqueos, sillas, bancos, mesas y anaqueles, aun estando destinados para uso docente. Se incluye también la adquisición de bibliotecas, sean especializadas, de consulta general, libros técnicos, etc.
619 Equipos Varios Compra de equipos. Incluye equipos de laboratorio de meteorología y sismología, de física, de pruebas de materiales; equipos de alojamiento, colchones, guardarropas, roperos, mesas de noche, maquinarias, equipos, teodolitos, telescopios etc. Incluye además la reparación de los equipos mencionados en esta sub-cuenta
CAJA CHICA Los fondos de caja chica de los Centros, Distrito y de la Regional provendrán de sus respectivos presupuestos y será de un valor de RD$5,000.00. Este fondo está destinado a la atención de necesidades inmediatas y de menor cuantía, según lo establece la Orden Departamental No. 6´95 que reglamenta la erogación y uso de los fondos de caja chica en el Ministerio de Educación
Solo serán objeto de pago con fondo de caja chica, materiales y servicios de carácter inmediato y de menor cuantía. Los conceptos autorizados a pagar son: Encuadernaciones y copias Gastos de transporte Pago de materiales y honorarios por mantenimiento imprevisto Compra de papelería y útiles de oficina no recurrentes Compra de botellones de agua potable, café y azúcar. Todo debe tener comprobante gubernamental. La misma no se puede reponer antes del mes.
SOBRE LA COMPRA DE INVERSORES Compra de Inversores y Baterías: En este caso se requiere que el Centro Educativo demuestre con certificación que estos equipos no son suplidos por la Dirección General de Mantenimiento Escolar y que los que se comprarían cuentan con la garantía de instalación y calidad correspondiente. La adquisición de los mismos deben ser autorizado por el distrito, luego que estos evalúen la prioridad.
DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER EL EXPEDIENTE Formulario 001 de Solicitud de Recursos Financieros Formulario 003 de Rendición de Cuentas de Recursos Financieros. Formulario 002 de Solicitud de Recursos Basado en Actividades. Formulario 004 de Rendición de Cuentas de Actividades Programadas. Formulario 005 de Control para la Asignación de Transferencia de Recursos. Carta compromiso y acta de reunión de las Juntas.