Diseño del manual de normas y procedimientos de la gerencia de contabilidad de la empresa socialista minera Venrus

Introducción La Organización, es el proceso administrativo a través del cual se divide y agrupa el trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y responsabilidades, en este proceso se define el orden jerárquico y la coordinación que debe tenerse para el mejor desempeño de las tareas garantizando así el logro de los objetivos. Toda la información referida a la forma de organización que tenga toda empresa debe de estar contenida en un Manual de organización o de normas y procedimientos, y para llegar al mismo se debe realizar un Estudio de Organización, que no es más que la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios. Por lo que el propósito general de esta investigación es Diseñar un Manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, con el objeto de que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle cómo está organizada, las unidades que la integran, las funciones, las descripciones de cada cargo y los respectivos flujogramas.

La Empresa La empresa socialista Minera VENRUS, C.A. como reflejo del Estado Venezolano, se dedica a la exploración, explotación y procesamiento del Oro, en la Mina Isidora y Planta La Camorra.

Antecedentes de La Empresa En 1987 cuando se constituyó la empresa “Suramericana de Minería II, CA”, desde la cual han surgido diferentes razones sociales denominándose Minera Hecla Venezolana C.A. Luego es transformada en una empresa social mixta conformada por el Grupo Agapov a través de Rusoro Mining de Venezuela, C.A y la Empresa de Producción Social Minera Nacional, quien está adscrita al MIBAM. La creación de la primera empresa mixta del sector minero nacional surgió luego de la renuncia a la concesión minera por parte de Minera Hecla, originándose así la custodia de la concesión y sus instalaciones por parte de la Empresa de Producción Social Minera Nacional. Desde ese momento se inició el traspaso de la empresa al Estado Venezolano quien recibió conjuntamente con Rusoro Mining LTD, las riendas del desarrollo minero el cual comprende la Mina Isidora y las explotaciones en el sector La Camorra en el municipio Sifontes. La constitución de la Empresa Mixta Minera VENRUS, C.A. como reflejo del convenio suscrito entre el Estado Venezolano y la República Federativa de Rusia El 10 de diciembre de 2008, representa la creación propiamente dicha de la empresa y conformación de la Junta Directiva. En el 2011, se produce el inicio de la transición de Minera VENRUS, C.A. al Ministerio de Poder Popular de Petróleo y Minería.

Ubicación Geográfica de La Empresa (Gp:) La Mina Isidora y la plantas de procesamiento La Camorra y Bloque B que conforma la parte productiva de la empresa Minera VENRUS C.A. están ubicadas en El Callao, Estado Bolívar

Misión y Visión de La Empresa Misión Desarrollar proyectos auríferos que maximicen el valor social y económico de la empresa, mediante la exploración, extracción, procesamiento y comercialización eficaz y eficiente, incorporando tecnologías que aseguren la preservación del medio ambiente y la seguridad industrial, creando las sinergias a partir del valioso esfuerzo individual de cada uno de los trabajadores de nuestra organización para asegurar una mejor distribución de los ingresos y el logro de todas las metas propuestas. Visión Ser la empresa Minera líder en la producción eficiente y sustentable de oro en Venezuela, capaz de interactuar con las comunidades procurando un mejor estándar de vida a través de la cooperación, la solidaridad y la responsabilidad social, siendo al mismo tiempo un modelo exitoso de empresa mixta para toda la economía nacional, mostrando que el sector privado y el sector público pueden alcanzar altos niveles de excelencia y defender conjuntamente los intereses de la nación.

Estructura Organizativa de La Empresa Estructura Organizativa Dirección de Finanzas Fuente: Intranet VENRUS

El Problema Debido al Decreto de Nacionalización del Oro establecido por el Presidente de la República el 16 de septiembre del año 2011, la empresa comienza la transición de formar parte de Minerven, es decir del Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería; de manera que, se debe actualizar el manual de normas y procedimientos para que las operaciones, reportes y procesos realizados por la Gerencia de Contabilidad puedan ser informadas a dicha institución. La problemática planteada se origina por la implementación de nuevos procedimientos que no han sido definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos casos el desconocimiento por parte de los empleados de la forma en que estos deben proceder antes ciertas actividades Dichos procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han sido escritos o documentados de forma tal que brinden una guía, que a su vez delimiten las responsabilidades de cada integrante del equipo.

El Problema Al desatender este problema se genera desorganización, dificultad y errores por parte de la empresa, el trabajador y en la información comunicada, que más adelante pudiese traer consecuencia mayor como un conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa debido a la discrepancia de la información enviada, debido a que todos los procesos y reportes efectuados por este departamento. En caso de no solventar la situación, es decir definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos traería como consecuencia un conflicto entre las empresas, discrepancia, pérdida te tiempo e incluso problemas a nivel monetario, y a su vez un problema para el Ministerio de Petróleo y Minas que es el responsable de éstas.

El Problema Objetivo General Diseñar un manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, en la Dirección de Finanzas en la empresa VENRUS, C.A.

El Problema Identificar los objetivos y funciones actuales de los empleados de la Gerencia de Contabilidad, con el fin de verificar cuales son los lineamientos y procesos que están llevando a cabo. Evaluar los procedimientos del departamento, con la finalidad de establecer qué necesitan para completarlos y que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera. Indicar las unidades responsables de suministro y recepción de información, para definir el origen y destino de la información requerida. Diseñar flujogramas de proceso para cada cargo de la Gerencia de Contabilidad. Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para el mejoramiento de esta unidad. Elaborar el Manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad. Objetivos Específicos

El Problema Justificación La presente investigación tiene la finalidad de diseñar un manual de normas y procedimientos, que servirá como fuente de apoyo para conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la descripción de tareas, responsabilidades, ubicación y requerimientos del departamento, permitiendo así incrementar la eficiencia para garantizar una adecuada función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control en la Gerencia de Contabilidad.

Situación Actual Diagnóstico Desde que se inició la transición de la empresa para formar parte de Minerven debido al Decreto de Nacionalización del oro, no se ha diseñado una estructura organizativa funcional que le brindara una visión clara de los objetivos, ni de la trayectoria organizativa a implementar durante el desarrollo de las actividades, simplemente se realizó una división coherente del trabajo para garantizar la ejecución de las actividades, sin establecer los lineamientos necesarios para cumplir los objetivos de una manera clara y óptima. Causas Probables Subestimar la necesidad de definir normas y procedimientos acerca de la importancia de estructuras administrativas. Desconocimiento de la estructura del manual. Desconocimiento de la necesidad del manual. Falta de tiempo. Falta de personal. Reciente reestructuración de la Gerencia.

Situación Actual Conocer la descripción de tareas y responsabilidades. Permite adiestrar a un nuevo personal. Optimizar el trabajo. Precisa deberes, responsabilidades y autoridades. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y actividades. Facilidad en la selección de personal. Normalizar las operaciones de la Gerencia. Instruye a la dirección acerca de lo que realmente se hace en la Gerencia. Logra y mantiene un sólido plan de organización. Facilitar el trabajo a las personas que necesitan las cosas por escrito. Análisis FODA

Análisis FODA Situación Actual Dualidad de mando y de funciones. Falta de organización. Conflictos de jerarquía. Superposición de autoridad y responsabilidad. Evasión o usurpación de responsabilidades. Discrepancia de la información. Falta de motivación del personal. No se encuentran normalizadas las actividades a ejecutar por cada cargo de la Gerencia. Conflictos de autoridad. Improductividad de trabajo. Falta de organización, lo que trae como consecuencia una no conformidad a la hora de ser auditados.

Se plantea una investigación de tipo descriptivo y factible, ya que se pretende analizar con precisión toda la realidad presente y cubrir una necesidad existente en la Gerencia, la carencia de un buen manual, y finalmente describir cómo será su funcionamiento. Diseño Metodológico Según el tipo de investigación El tipo de diseño de esta investigación, es de campo, consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados y evaluativo debido a que se debe apreciar el grado de efectividad de los procesos para lograr los objetivos Según el tipo de diseño

Diseño Metodológico Se halla como población “cualquier conjunto de elementos de los que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de sus características”. La población de estudio se muestra de tipo finita ya que está constituido por el conjunto de personas que laboran en dicha sección para el año 2012, la cual está conformada por siete (7) trabajadores Población y Muestra Se entiende por muestra a “una parte representativa de una población, cuyas características deben reproducirse en ella, lo más exactamente posible”. Por la magnitud de la población, la muestra va a ser igual a esta, es decir, son coincidentes.

Diseño Metodológico Instrumentos de recolección de información Revisión Documental Es una de las técnicas principales que se aplicarán en esta investigación, para diseñar un modelo de encuesta que permita la recolección de la información adecuada Observación Directa El investigador obtiene la información de la realidad que se percibe, antes de realizar las observaciones se debe recolectar información sobre el flujo de trabajo Se realiza para obtener información directa del empleado, se efectúa directamente en el sitio de trabajo durante su labor diaria. Entrevista Recursos (Gp:) Computador Lápiz y papel Grabadora Programas: Adobe LiveCycle, Visio, Word

Diseño Metodológico Procedimiento metodológico Definir la necesidad de realización del estudio de organización para la Gerencia de Contabilidad para la reorganización, recopilación de datos y realización de entrevistas preliminares. Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Contabilidad, realizando un estudio diagnóstico, para su posterior análisis. Estudiar los factores internos y externos, realizan un análisis FODA de la situación que permita establecer estrategias. Realizar el análisis de la estructura actual, cambios, situaciones de mayor relevancia que influyan en el logro de los objetivos.

Describir las unidades de cargo que conformaran la sección. Determinar y describir los cargos requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los objetivos. Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones requeridas para cada cargo. Elaborar el Manual de normas y procedimientos, consiste en la compilación de cada una de las técnicas aplicadas con el fin de describir la Gerencia propuesta, contempla la información relativa al proceso de organización de detalle en cada área. Procedimiento metodológico Diseño Metodológico

Análisis y Resultados En el Manual de normas y procedimientos se expone de forma detallada los criterios que regulan el funcionamiento de la Gerencia de Contabilidad indicando las descripciones de cargo, relaciones existentes, su participación en los objetivos de la empresa, jerarquía, grado de responsabilidad, además permitiendo detectar fallas existentes (si existieran) en alguna parte de algún proceso que se desarrolle La Matriz de estrategias permitirá definir lo que queremos ser. Las estrategias FO permiten utilizar las Fortalezas para aprovechar las Oportunidades. Las estrategias DO admiten minimizan las Debilidades aprovechando las Oportunidades. Las estrategias FA son usadas para aprovechar las Fortalezas, evitando o reduciendo el impacto de las Amenazas. Las estrategias DA permiten minimizar las Debilidades y evitar las Amenazas.

Análisis y Resultados Estrategias FO: El buen funcionamiento y el aprovechar cada cargo para su máxima optimización, se lleva a cabo mediante el adiestramiento y descripción de responsabilidades de cada puesto de trabajo logrando así una buena organización y manejo de la Gerencia de Contabilidad.

Análisis y Resultados Estrategias DO: Se debe actualizar la documentación siempre que se haga alguna modificación en los procedimientos y en las tareas de cada cargo, para así evitar problemas y desarrollas normalmente las actividades necesarias.

Análisis y Resultados Estrategias FA: Al aplicar mejoras y desarrollar planes de trabajo, se puede evitar la improductividad, la falta de organización y motivación del personal, ocasionando inconformidad a la hora de ser auditados.

Análisis y Resultados Estrategias DA: El mejoramiento continuo de las tareas de cada cargo y cada procedimiento permite minimizar las dualidad de funciones, la falta de organización y discrepancia de información, eliminando así la falta de motivación, los conflictos de autoridad e inconformidad de los trabajadores y la empresa.

Análisis y Resultados El manual de normas y procedimientos, busca presentar con detalle, de manera clara y precisa la estructura organizacional de los procedimientos de la Gerencia de Contabilidad, a través de flujogramas, descripciones de cargo, descripciones de unidades indicando la relación existente entre ellos para el logro de los objetivos, y permitir así que los miembros que componen estas unidades, conozcan a detalle sus responsabilidades, funciones y ubicación correcta dentro de la estructura organizativa, a fin de que cada quien ocupe sobre las bases de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el cargo que le corresponde, adecuado al cumplimiento de su vocación.  

Estructura General de manuales propuestos 1.Portada de Identificación 2.Firmas de revisión interna

Estructura General de manuales propuestos 3. Tabla de Contenido 4. Desarrollo de objetivos, unidades y normas

Estructura General de manuales propuestos 5. Desarrollo del procedimiento 6. Flujograma de proceso

Estructura General de manuales propuestos 7. Anexo o planilla de aprobación 8. Glosario en caso de aplicar

Estructura General de descripciones de cargo Identificación del cargo Posición en la organización Supervisión inmediata Propósito General Funciones Tareas Clientes Proveedores

Estructura General de descripciones de cargo Perfil de competencias Relaciones internas Normas que rigen el puesto Nivel de educación Habilidades y destrezas Elaboración y aprobación

Conclusiones De acuerdo a los resultados definidos en la investigación planteada, se exponen las siguientes conclusiones: 1. El sistema organizativo es un elemento indispensable a tener en cuenta en el trabajo administrativo y puede quedar representado a través del manual de organización. 2. Con respecto al funcionamiento general de la Gerencia de Contabilidad se considera que a pesar de no tener implementado un manual de organización, la Gerencia mantiene una armonía positiva en cuanto al desarrollo de las funciones de dirección y control de las actividades, administrando sus funciones de forma lógica. Más sin embargo, existen ciertos criterios que deben ser analizados y modificados para mejorar la administración del logro de sus objetivos y actividades. 3. Una vez implementado el manual de organización propuesto este va a fortalecer aun más la parte organizativa y funcional de la Gerencia ya que permite obedecer a planes organizacionales que garanticen el cumplimiento claro de sus objetivos.

Recomendaciones Por todo lo anteriormente expuesto, se puntualizan las siguientes recomendaciones: 1. Analizar e implementar a la inmediatez posible el manual de organización propuesto, es decir, hacer del conocimiento de todos y cada uno de los trabajadores de la Gerencia el contenido de dicho manual para su cumplimiento. 2. Una vez implementado el manual, este se debe revisar y actualizar periódicamente de acuerdo a las necesidades de la Gerencia de Contabilidad y sus superiores. 3. Retomar los planes de capacitación al personal en diversas áreas y realizarlo constantemente.

Recomendaciones 4. Se recomienda hacer una revisión detallada del perfil de cada persona que integra la Gerencia para ver si este realmente cumple con la descripción de cargo asignada. 5. Dar incentivo a los trabajadores por el logro de las actividades desarrolladas en la Gerencia, para así mantener al personal motivado.