Auditoria de recursos humanos (página 2)

4. Etapas en el análisis y descripción de puestos.

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas: ETAPA DE PLANEACION. Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de puestos, es casi una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación en que se encuentre la definición de los puestos en la empresa. Los pasos de la planeación son:

1. Determinación de los cargos que van a describirse, examinarse e incluirse en el programa de análisis, sus características, su naturaleza, su tipología, etc.
2. Elaboración del organigrama de puestos y de la posición respectiva de los puestos en el organigrama. Al colocarse un puesto en el organigrama, se obtienen los aspectos que siguen.
3. Elaboración del cronograma del trabajo, especificando por donde se iniciará el programa de análisis, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores o viceversa; o empezar en las intermedias.
4. Elección del (de los) método (s) de análisis que va (n) a aplicarse. Los métodos más adecuados se escogen según la naturaleza y las características de los cargos que han de analizarse, por lo general, se eligen varios métodos de análisis, pues los cargos difícilmente presentan naturaleza y característica semejantes. La elección recaerá en los métodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas en función de los cargos que van a analizarse.
5. Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis sobre la base de dos criterios.

1. Criterio de generalidad: Los factores de especificaciones deben estar, de alguna manera presentes en la totalidad de los puestos que se analizaran o al menos en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las características ideales de los ocupantes, por debajo de ese porcentaje el factor desaparece y deja de ser adecuado para la comparación.
2. Criterio de variedad o diversidad: Los factores de especificaciones deben variar según el cargo, es decir no pueden ser constantes o uniformes; el factor de instrucción básica necesaria por ejemplo responde al criterio de generalidad, pues todos los puestos exigen cierto nivel de instrucción o escolaridad, y también responde el criterio de diversidad ya que todos los puestos requieren grados diferentes de escolaridad, desde la primaria, incompleta o completa, hasta la educación superior.

Para satisfacer el principio de generalidad, los puestos se distribuyen en varios sistemas: Cargos de supervisión, por meses, por horas, etc. Porque son pocos los factores de especificaciones que logran cubrir el amplio espectro de características de la variedad de puestos que existen en la empresa.

1. Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar su puesto o limite de variación ( amplitud de variación ) dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar. La amplitud de variación corresponde a la distancia comprendida entre el limite inferior (mínimo) y el límite superior (máximo) que un factor puede abarcar con relación a un conjunto de puestos. Un factor se dimensiona solo para adaptar el instrumento de medida que el realmente es en relación con el objetivo que se pretende medir. En lo fundamental, los factores de especificaciones constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un puesto.

2. Se hace necesarios dimensionarlos para establecer que segmentos de su totalidad servirá par analizar determinado conjunto de puestos. El factor de especificaciones educación básica necesaria, por ejemplo cuando se aplica a puestos por horas no calificados, podrá tener un límite inferior (alfabetización ) y uno superior ( educación primaria completa) diferentes de cuando se aplica a cargos de supervisión. En este caso el límite inferior y el superior son bastantes elevados.

3. Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en transfórmalos de variable continua ( que pueda asignársele cualquier valor a lo largo de su amplitud de variación) en variable discreta o discontinua (que pueden asignársele solo determinados valores que representan segmentos o franjas de su amplitud de variación). Un factor de especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación . Por lo general, el número de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre cuatro, cinco o seis. En consecuencia, cada factor podrá tener cuatro, cinco o seis grados de variación, en vez de poseer n valores continuos.

Etapa De Preparación En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo.

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de puestos que conformarán el equipo de trabajo
2. Preparación del material de trabajo
3. Disposición del ambiente ( informes a la dirección, gerencia, supervisión y a todo el personal incluido en el programa de análisis de puestos)
4. Recolección previa de datos ( nombres de los ocupantes de los puestos; elaborar una relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc utilizados por los ocupantes de los puestos).

La etapa de preparación puede ser simultanea a la etapa de planeación.

Etapa de ejecución. En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizarse y se redacta el análisis.

1. Recolección de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato)
2. Selección de los datos obtenidos
3. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos
4. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique
5. Redacción definitiva del análisis del puesto
6. Presentación de la redacción definitiva de análisis del puesto, para la aprobación ( ante el comité de puestos y salarios o al ejecutivo o al organismo responsable de su oficialización en la empresa).

Descripción De Puesto Elaboró:___________________________________________________

Empresa:__________________________________________________ Folio:_________________ Fecha:_________________

NOMBRE DEL PUESTO:_______________________________________ 1. INFORMACION GENERAL a) Area o departamento:________________ Depende de:__________ b)Jefe inmediato:___________________________________________ c)Reporta además a:________________________________________ d)Mantiene contacto con:_____________________________________ e)Subordinados:____________________________________________ f) Número de empleados en el puesto: (PLAZAS)__________________ g)Jornada de trabajo:________________________________________ 2. Descripción genérica 3. Descripción especifica a) Actividades Rutinarias: b) Actividades Periódicas: c) Actividades Eventuales: 4. Requerimientos Para Ocupar El Puesto a) Características físicas: Sexo:_______ Edad:_______ Edo. Civil:_________________________ Otra:_____________________________________________________ b) Habilidades manuales 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% y/ o físicas en:___________________________ c) Habilidades intelectuales 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% y/o mentales en:______________________ d) Experiencia: 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% en:_______________________________________________________ e) Características de personalidad: Criterio 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Cultura general 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Presentación física 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Control emocional 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Socialización 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Aseo personal 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Capacidad de expresión 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Capacidad de aprendizaje 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Responsabilidad 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Discreción 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% f) Preparación académica: Primaria 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Escuela Técnica o Académia 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Secundaria 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Preparatoria 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Profesional 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Posgrado 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% Cursos o estudios especiales: 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100% 5. Características físicas y ubicación del puesto A) Ubicación dentro de la organización (organigrama) B) Ubicación física (distribución de la planta) 6. Element0s Materiales Para Desarrollar El Puesto a) Mobiliario: ______________________________________________ b) Utencilios: ______________________________________________ c) Herramientas: ___________________________________________ d) Temperatura: ___________________________________________ e) Higiene:________________________________________________

f) Limpieza:_______________________________________________ g) Medidas de seguridad:_____________________________________

h) Iluminación:_____________________________________________

g) Equipo de transporte:_____________________________________

h) Desarrollo de trabajos al exterior:____________________________ i) Materiales a utilizar:_______________________________________ j) Informes administrativos:__________________________________ k) Tramite de los procesos:___________________________________ 7. Riesgos De Trabajo a) En la integridad física: _________________________________________________________ b) En el uso y manejo del equipo: _________________________________________________________ c) En el uso de los materiales: _________________________________________________________ d) En las instalaciones de la empresa: _________________________________________________________ e) En el servicio al cliente: _________________________________________________________ Elaboró:______________________ Folio:_____________ Empresa: ______________________________________ Fecha:__________________________

Caso Practico: "T I N A ‘ S G Y M" Análisis De Puesto Nombre del Puesto: Instructor de Acondicionamiento Físico 1. Informacion General

1. Área o departamento: AREA DE ACONDICIONAMIENTO FÍSICO
2. Jefe Inmediato: SUPERVISOR DE AREA
3. Reporta además a: JEFE ADMINISTRATIVO
4. Subordinados: NO TIENE
5. Número de empleados en este puesto: OCHO
6. Jornada laboral: Lunes a viernes 2 horas diarias

2. Descripción Genérica Del Puesto Es la persona encargada de dar las clases de acondicionamiento físico a través de ejercicios rítmicos, siendo responsable además de la imagen de la empresa y de brindar un servicio de calidad.

3. Descripción Específica

1. Actividades Rutinarias: Impartir clases de aeróbic, kick box, cicling, step, hi- low, tae-bo, salsa, circuitos, Body pum
2. Actividades Periódicas: Impartir súper clases de 1:30 a las alumnas con motivo de días festivos. Asistir a juntas de trabajo, para planear nuevas actividades.
3. Actividades eventuales:

Suplir a los demás maestros cuando este no pueda asistir a impartir su clase. Asistir a Eventos de actualización relacionados con el acondicionamiento físico. Responsabilidad:

• En bienes:

Su responsabilidad en bienes, incluye los aparatos que utiliza para realizar su clase, los cuales debe cuidar, para procurar que se mantengan en buenas condiciones.

Medio ambiente y posición: Iluminación: Excelente Ventilación: Excelente Limpieza: Excelente

Su trabajo se desarrollo en: Interior 100%

4. Requerimientos Para Ocupar El Puesto Características Físicas:

• Una excelente condición física y elasticidad

1. Características personales necesarias: Sexo: Femenino Edad: 16 años en adelante Edo. Civil: Indistinto Otras: Responsable
2. Habilidades manuales en: En el manejo de equipo de sonido. En Manejos de los aparatos de ejercitamiento, como Bicicleta, Ligas, mancuernas, pesas. Guantes de box.
3. Habilidades Físicas:

• Levantar barras con diferentes pesos
• Condición para subir y bajar step
• Condición en velocidad y resistencia en el uso de la bicicleta (cicling).

1. Habilidades intelectuales:

• Saber como tratar alas alumnas.
• Comportarse de manera atenta.
• Una excelente creatividad para crear una buena clase.
• Asesorar sobre el uso de equipo para el ejercitamiento, a las alumnas.
• Conocimiento de técnicas de motivación.

1. Experiencia previa laboral requerida en.

Debe tener experiencia necesaria en los siguientes puntos:

• Actividades para motivar a las alumnas.
• Conocer las técnicas básicas para impartir una clase de ejercicios físicos y relajación.

1. 	NO ESPECIFICO	NORMAL	ESPECIAL
   Criterio			X
   Cultura general		X
   Presentación física			X
   Control emocional			X
   Socialización			X
   Aseo Personal			X
   Capacidad de expresión			X
   Capacidad de aprendizaje			X
   Responsabilidad			X
   Discreción			X

2. Características de personalidad para el puesto:

   Preparatoria terminada.

3. Preparación académica:
4. Tiempo aproximado en que le empleado debe trabajar en este puesto a un nivel de eficiencia adecuado: Dos Meses Mínimo
5. Observaciones respecto a la toma de decisiones en este puesto: La toma de decisiones se da respecto a la forma como decida impartir su clase, de manera que sea dinámica, motivante y se obtenga a la vez un ejercitamiento total ejemplo: la coreografía que pueda idear en una clase de aeróbic o hi-low que pueda abarcar todos los puntos anteriores, será su decisión.
6. Esfuerzos Físicos: Mover El equipo que se ha de usar para realizar la clase: step, barras con peso, mancuernas , pesistas
7. Responsabilidad en bienes: Equipo y mobiliario: Debe cuidar el equipo y mobiliario para que se mantengan en excelentes condiciones.
8. Responsabilidad en discreción: No divulgar los actividades o problemas que se presenten en la empresa, ni con los clientes.
9. Responsabilidad en contacto con el público: ALTA Ya que Trabaja directamente con los clientes, por lo cual debe tener cuidado para dar un excelente servicio.

   CONCEPTO	MÍNIMA	MEDIA	EXTREMA
   Basura	X
   Frío	X
   Ruido			X
   Higiene			X
   Luz			X
   Desorden	X
   Calor		X
   Intemperie	X
   Oscuridad	X
   Limpieza			X
   Organización			X

10. Medio ambiente en el que desarrolla su trabajo:

    Rutinario: 10% Variado: 90% Intelectual: 50% Físico: 100%

11. Tipo de trabajo que realiza: (expresado en por ciento)
12. Riesgos de enfermedades o accidentes:

• Caídas
• Golpes
• Hernias

5. Ubicación Del Puesto

6. Elementos Materiales Para Desarrollar El Puesto Descripción del equipo: Mobiliario y equipo: Equipo de sonido, espejos, luz adecuada, piso adecuado que sea confortable para no lastimarse los tobillos, y la columna. Herramientas y utensilios: Tenis , traje adecuado: como top, malla, leotardo, short calcetines, toalla, botella de agua, Temperatura: De acuerdo a la intensidad y esfuerzo que se esté realizando en la clase Medidas de seguridad: Acorde al trabajo que se este realizando: como tener la postura correcta, ventilación, espacio suficiente para que puedan moverse libremente. Iluminación: Debe ser la excelente

Riesgo De Trabajo

1. En la integridad física: Alta
2. En el uso y manejo del equipo: Alta
3. En las instalaciones de la empresa. Regular
4. En el servicio al cliente. Alta, por tratar directamente con ellos

Datos Sobre La Elaboración Fecha de elaboración: septiembre del 2001 Trabajador colaborador : Yaneth Rascón Analistas: Diana Karina Sánchez Aragón Dulce Adriana Mejía Tirado Administrador: Eglantina Rascón Larrinaga Dulceria "el payasito"

Análisis de puesto Nombre del Puesto: Vendedor de Mostrador

1. Informacion General

1. Área o departamento: SUCURSAL & MATRIZ–Ventas–
2. Jefe Inmediato: GERENTE DE SUCURSAL & MATRIZ

   DIRECTOR GENERAL

3. Reporta además a: GERENTE DE OPERACIÓN
4. Mantiene contacto con: Gerente de Sucursal Auxiliar de Mostrador Chóferes de camionetas Clientes Proveedores
5. Subordinados: Auxiliar de mostrador Cajera (indirectamente)
6. Número de empleados en este puesto: Tres
7. Jornada laboral: Lunes a Sábado de 8 a 13 y de 16 a 19 hrs.

Suplencias al faltar personal de 9 a 13 y de 16 a 19 hrs.

2. Descripción Genérica Del Puesto Es la persona encargada de realizar las ventas de mercancía a través del mostrador, siendo responsable además de la imagen de la empresa y de quienes trabajan en ella, brindando un servicio de calidad.

3. Descripción Específica A)Actividades Rutinarias: Actividades de limpieza Acomodar mercancía Atender a los clientes Buscar la mercancía requerida Conseguir mercancía en otras sucursales Facturar la mercancía de venta

B)Actividades Periódicas: Asear la mercancía Acomodar la mercancía Limpiar estantería Buscar mercancía para exhibición Ordenar papelería Hacer entradas y salidas de mercancía de otras sucursales

C)Actividades eventuales: Recibir mercancía Conseguir mercancía a proveedores locales Recoger mercancía de proveedores y de sucursales

4. Requerimientos Para Ocupar El Puesto A)Características personales necesarias: Sexo: Masculino Edad: 18 a 45 años Edo. Civil: Indistinto Otras: Responsable

B)Habilidades manuales en: Manejo de las herramientas de trabajo Manejo del equipo de cómputo Manejo de sumadora y calculadora

C)Habilidades Físicas:

• Levantar mercancía pesada
• Condición para subir y bajar escaleras

D)Habilidades intelectuales:

• Saber tratar con la gente.
• Comportarse de manera atenta.

E)Experiencia previa laboral requerida en. Actividades de la bodega Conocer el material de venta F)Características de personalidad para el puesto:

G)Preparación académica: Primaria, Secundaria y preparatoria.

H) Tiempo aproximado en que le empleado debe trabajar en este puesto a un nivel de eficiencia adecuado: Un mes

I) Observaciones respecto a la toma de decisiones en este puesto: La toma de decisiones es respecto a la forma como realizar su trabajo cotidiano, por ejemplo al momento de realizar algún cambio o devolución.

J)Esfuerzos Físicos: Cargar: Cajas de mercancía Jalar: El diablito con material de venta Empujar: Mercancía difícil de cargar en el diablito Trasladar: Mercancía a camionetas de traslado Manejo de máquina: Computadora para dar precios Estar de pie: Para realizar el trabajo cotidiano Estar sentado: Para platicar con algún cliente muy especial o importante Agachado: Buscando mercancías en lugares bajos Inclinado: Eventualmente Trasladarse fuera: Para entregar alguna mercancía.

K)Responsabilidad en bienes: Equipo y mobiliario: Computadora, impresora, mostrador, sillas, bancos. Productos y materiales: que se despacha a granel, en porciones o tramos Herramientas y utensilios: Pinzas, martillos, llaves, tijeras Papelería y documentos: Facturas, cheques, notas de venta. Dinero: Para hacer depósitos y cobrar facturas.

L)Responsabilidad en trámites y procesos (tipo de trámite que realiza): Salir a entregar mercancía Al hacer depósitos en efectivo

M)Responsabilidad en discreción: No divulgar las actividades o problemas que se presenten en la empresa, ni con los clientes.

N)Responsabilidad en contacto con el público: Trabaja directamente con los clientes, debe tener cuidado para dar un excelente servicio.

O)Medio ambiente en el que desarrolla su trabajo:

16. Tipo de trabajo que realiza: (expresado en por ciento)

Rutinario: 60% Variado: 10% Intelectual: 10%

Físico: 20%

1. Riesgos de enfermedades o accidentes:

• Caídas
• Golpes
• Hernias
• Aplastamiento
• Del oído
• De la piel
• Cortaduras
• De la vista
• Intoxicaciones
• De los nervios

5. Ubicación Del Puesto

6. Elementos Materiales Para Desarrollar El Puesto Descripción del equipo: Mobiliario y equipo: Computadora, calculadora, sumadora, impresora, mostrador, silla Herramientas y utensilios: Tijeras, pinzas, martillo, desarmador, navaja Temperatura: De acuerdo al trabajo que se esté realizando. Medidas de seguridad:. Acorde al trabajo o al medio ambiente Iluminación: De acuerdo al sitio donde se labore Equipo de transporte: Camionetas para transportar la mercancía Trabajos al exterior: Para llevar cierta mercancía.

Riesgo De Trabajo

1. En la integridad física: Regular
2. En el uso y manejo del equipo: Regular
3. En las instalaciones de la empresa. Regular
4. En el servicio al cliente. Alta, por tratar directamente con ellos
5. En el uso de los materiales: Regular

Datos Sobre La Elaboración Fecha de elaboración: Septiembre del 2001 Trabajador colaborador : Alonso Miranda Analista: Mejía Tirado Dulce Adriana Sánchez Aragón Diana Karina Gerencia de Recursos Humanos: Lidia López Valdez Gerente de Área: Ismael López

Equipo 7 Preguntas 1.- ¿Qué es una descripción de puestos? 2.- ¿Cuáles son los elementos de la descripción de puestos? 3.- ¿Cuáles son los métodos de descripción de puestos? 4.- ¿En que consiste el método mixto? 5.- ¿Qué actividades son vinculadas directamente con la descripción de puestos? 6.- ¿Cuáles son las etapas del análisis de puestos? 7.- ¿Cuáles son las necesidades de la descripción de puestos? 8.- Menciones los objetivos de la descripción de puestos 9.- ¿En que consiste la descripción de puestos? 10.- Mencione los beneficios de la descripción de puestos para la empresa y el trabajador.

Respuestas 1.- Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especifica y personal. 2.- Identificación del puesto Descripción del puesto Especificación del puesto 3.- Método de observación directa Método del cuestionario Método de la entrevista Método mixto 4.- Método mixto. Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o mas métodos para tener el mayor provecho posible. Los mas utilizados son:

1. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
2. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
3. Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).
4. Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente).
5. Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del cargo).
6. Cuestionario y observación directa (con el supervisor y con el ocupante del puesto respectivamente).

5.- Compensar en forma adecuada y justa a los empleados. Ubicar a los empleados en puestos adecuados. Determinar niveles realistas de desempeño. Crear planes para capacitación y desarrollo. Identificar candidatos adecuados a las vacantes. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno, afectan el desempeño de los empleados. Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de una empresa.

6.- Planeacion preparación Ejecución

7.- Necesidad jurídica Necesidad social Necesidad de eficacia y productividad

8.- Ayudar a la elaboración de los anuncios, demarcación del mercado de mano de obra donde debe reclutarse. Determinar el perfil del ocupante del puesto Suministrar el material necesario Determinar las escalas salariales Estimular la motivación del personal Servir de guía del supervisor y guía del empleado para el desempeño de sus funciones. Suministrar datos para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos.

9.-Se consigna todo el contenido funcional del puesto, señalando el tiempo para cada función que se dedica y por orden de importancia. Esta integrada por:

1. El encabezado o identificación. Contiene los siguientes datos:

• Titulo del puesto
• Numero o clave que se asigne al puesto
• Ubicación
• Especificación de las maquinas o herramientas empleadas por el trabajador
• Jerarquía y contactos
• Numero de los trabajadores que desempeñan el puesto
• Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato
• Fecha del análisis

1. Descripción genérica. Descripción breve y precisa del puesto.
2. Descripción especifica. Detalles de las actividades que se realizan en el puesto.

10.- Para la empresa: Señala las lagunas que existen en la organización y el trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo. Es una de las bases para un sistema técnico de ascensos. Para el trabajador Le hace conocer con precisión lo que debe hacer. Le señala con claridad sus responsabilidades. Le ayuda a conocer si esta laborando bien.

Auditoria de la administración de recursos humanos cedula de trabajo: evaluación de la función -forma: ARH –001- Nombre de la empresa:

Auditoria de la administración de recursos humanos Cedula de acopio de informacion -FORMA: ARH – 002- Nombre de la empresa:

Cedula De Acopio De Informacion Forma: ARH – 002 -Bis

Autor:

MCA y Dr. José Gerardo Pérez Morales

Profesor e Investigador de Tiempo Completo Instituto Tecnológico de Los Mochis Universidad Autónoma de Sinaloa Los Mochis, Sinaloa, México ASCADE De Mexico Asesoría, Capacitacíon y Desarrollo Empresarial Allende 2035 nte Col. Magisterial Los Mochis, Sinaloa, México Tel/fax (016) 85-04-17