- Auditoría administrativa
- Auditoría pública
- Auditoría privada
- Procedimientos de auditoría de aplicación general
- Conclusión
- Propuestas de auditoría
La auditoria es una revisión cuidadosa, sistemática e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos, y/o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos.
SE APLICA
Las auditorias pueden ser clasificadas en múltiples ramas: los sistemas de auditoria, auditoria, recursos humanos, auditoria de calidad, auditoria de estados financieros, auditoria, legal, contabilidad, etc. El profesional de auditoria de los estados financieros o contable están certificados y debe cumplir estrictas normas profesionales.
Auditoría administrativa
La realización de una auditoria se divide en tres procesos o fases principales, con una sucesión de pasos lógicos, permitir que el auditor para formar una opinión profesional sobre el presupuesto sujeto a revisión. Estas tres fases son: la planificación, la realización de pruebas de los controles y realizará las pruebas enfoque sustantivo. A continuación se describen.
Desde el punto de vista temporal, por lo general, la auditoria consiste en dos intervenciones. La primera intervención, comúnmente llamado "preliminar", se lleva a cabo antes de que el balance de situación (por ejemplo, una empresa que cierra el balance de situación a 31 de diciembre, el "preliminar" se suelen realizar entre septiembre y diciembre) de la segunda operación, generalmente llamado "final", se suele hacer entre el final y la presentación del presupuesto (por ejemplo, una empresa que cierra el balance de situación a 31 de diciembre y tiene la obligación de un plazo de 90 días del cierre, la final se suele hacer entre enero y marzo).
Auditoría pública
La auditoría pública tiene como soporte toda una infraestructura normativa, elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente de la naturaleza y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida. De hecho, existen normas y lineamientos para cada aspecto prioritario, cada instancia de decisión y cada área de influencia. La auditoría pública es una actividad independiente, de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, y sistemático, evalúa el tono de las operaciones financieras y administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgánica en operación; y a los objetivos y metas logrados por las instituciones, de acuerdo con sus planes y programas, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios los funcionarios públicos a la ciudadanía. Las responsabilidades generales de los servidores públicos en el establecimiento y fortalecimiento de los sistemas de control interno de la auditoria pública se fundamenta en el precepto que establece que los recursos económicos de que disponga el gobierno, así como sus respectivas instancias, deben administrarse con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados. Derivado de dicha disposición, los servidores públicos responsables
directos de la administración de los fondos del erario publico deben definir, establecer, mantener y vigilar la aplicación de mecanismos que aseguren el logro de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores públicos; el cumplimiento del marco legal aplicable a la administración pública, y la obtención oportuna, veraz, clara y suficiente de la información financiera y presupuestaria. Al conjunto de tales mecanismos se le conoce con el nombre genérico de sistema de control interno o simplemente control interno. Y es partiendo de la evaluación de este sistema en que la auditoria pública determina la profundidad de la revisión y promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para garantizar una administración pública honesta, eficiente y eficaz.
Auditoría privada
La auditoría privada es considerada principalmente como una auditoría de cuentas En el sector privado se audita una única contablidad
En la auditoría privada no se suele auditar la gestión y si se hace una auditoría operativa de gestión ésta suele ser interna.
Los informes de auditoría privada suelen ser cortos ya que se trata de una auditoría contable y se limitan a pronunciarse sobre si las cuentas son o no veraces.
Procedimientos de auditoría de aplicación general
Procedimientos de auditoria: Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Aspectos a considerar:
• Naturaleza.
• Extensión o alcance.
• Oportunidad.
PROCEDIMIENTO DE DEFINICION DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO.
A la hora de definir los Factores Críticos de Éxito de la Organización, es necesario que los objetivos que persigue la Organización estén claramente definidos, dado que su especificación servirá de base para el estudio de los FCE.
El análisis de los FCE corresponderá, por una parte, al equipo del proyecto, el cual recogerá información sobre la Organización y sus objetivos mediante entrevistas con los gestores de la misma. Así mismo, como resultado de estas entrevistas, se obtendrá una primera visión de los directivos acerca de los medios o requisitos para alcanzar estos objetivos. Estos requisitos permitirán obtener una lista inicial de los factores de éxito, la cual se depurará en etapas posteriores del análisis.
Todas las labores de depuración, refinamiento y consolidación de los FCE, han de realizarse de forma conjunta por el equipo del proyecto y los gestores de la Organización. Para ello será conveniente realizar, más que entrevistas individuales, reuniones en grupo entre todos los gestores, dado que así se obtendrá un conjunto reducido de factores críticos de éxito desde una perspectiva «global» de la Organización, obviando de este modo el peligro de una excesiva proliferación de FCE, ocasionada por una visión particular de los gestores de sus áreas concretas de responsabilidad dentro de la Organización.
El procedimiento para un análisis estructurado de los FCE constará de los siguientes pasos:
1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organización.
2) Depurar esta lista de objetivos.
3) Identificar los factores de éxito.
4) Eliminar los factores de éxito no críticos.
5) Agrupar los factores de éxito de acuerdo con los objetivos.
6) Identificar los componentes de estos factores de éxito.
7) Seleccionar los factores críticos de éxito.
8) Finalizar el estudio de los factores críticos de éxito.
A continuación, se realizará un estudio detallado de estos pasos:
1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organización.
Se determinará la misión, metas y objetivos de la Organización. Es conveniente ser explícitos en la especificación de objetivos, intentando cuantificarlos en la medida de lo posible.
Como ejemplo de una especificación de objetivos de una organización, podemos suponer, una Empresa que se plantea:
Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de nuevos soles.
Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones.
Incrementar el margen bruto en las ventas en torno a un 10%.
Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas.
2) Depurar la lista de objetivos.
En este paso se revisará la lista de objetivos obtenida en el paso anterior, para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y no meramente un medio para obtener otro objetivo de la lista, en cuyo caso se consideraría como un Factor de Exito.
En el ejemplo que sigue, los objetivos de «Incrementar el margen bruto en las ventas en torno al 10%» y «Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas», son un medio para conseguir los beneficios de 20 millones, por lo cual se eliminarán de la lista de objetivos y se considerarán Factores de éxito.
En este caso tendríamos:
3) Identificar los factores de éxito.
Teniendo en cuenta el concepto de Factor de Exito, como medio necesario para alcanzar los objetivos especificados, se obtendrá una lista de factores de éxito para cada uno de dichos objetivos, contemplando tanto aquellos que dependen de la Organización, como aquellos externos que están fuera de su control (legislación, comportamiento de la economía, etc.).
En este punto no es necesario preocuparse demasiado si se repiten los factores de éxito con los objetivos, o si un factor de éxito para un objetivo está estrechamente relacionado con otro objetivo. Así, en nuestro caso, y mediante entrevistas con los responsables de la Organización se obtendría la siguiente tabla:
4) Eliminar los factores de éxito no críticos.
Se utilizarán en este punto diferentes criterios para eliminar los F.E., dependiendo de si los mismos están dentro o fuera del control de la Organización.
Como se ha dicho, esta selección será realizada mediante reuniones en grupo, por los responsables de la Organización.
Los criterios que se seguirán son:
Factores de Exito dentro del control de la Organización.
¿Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
¿Requiere especial cuidado en su realización, es decir, recursos especialmente cualificados?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es «no», se eliminará el FE de la tabla.
Factores de Exito fuera del control de la Organización.
¿Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
¿Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra?
Si no ocurre el FE ¿Podrían alterarse las estrategias con el fin de minimizar el impacto de dicho incumplimiento, suponiendo que hubiese suficiente tiempo disponible?.
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es «no», se elimina el FE de la tabla. Esto se hace para no considerar aquellos FE que ocurrirán casi con toda seguridad (en caso de una respuesta negativa a la segunda pregunta), o aquellos FE cuyo no cumplimiento impide cualquier tipo de acción correctiva (en el caso de una respuesta negativa a la tercera pregunta).
En el ejemplo que se sigue, se decidió que el factor de éxito «Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas» no exigía recursos especialmente cualificados para conseguirlo, por lo cual se eliminó de la lista.
5) Agrupar los Factores de Exito de acuerdo con los objetivos.
Este paso permite depurar la tabla, dado que al analizar cada objetivo por separado puede que los FE estén repetidos o sean sinónimos de un objetivo.
En nuestro ejemplo el FE «Incrementar ventas» es sinónimo del objetivo «ventas de 100 millones», por lo tanto se elimina.
6) Identificar los componentes de estos Factores de Exito.
En este paso se analizan los Factores de Exito para identificar lo que se debe hacer para conseguir cada uno de estos FE.
De la descomposición de los FE se pueden encontrar componentes que son verdaderamente críticos, mientras otros exigen menos esfuerzo o recursos.
El objetivo de este análisis es identificar de cinco a siete Factores de Exito o componentes de estos factores que sean críticos, con el fin último de centrar el esfuerzo de la Organización, en su consecución.
En el ejemplo que se está desarrollando se ha obtenido la siguiente tabla:
7) Seleccionar los Factores Críticos de Exito.
Se usarán los criterios de selección ya especificados en el paso 4 para los niveles más bajos de descomposición, con el objeto de obtener un número de FCE entre 5 y 7.
En la tabla siguiente se representan en negrita los FCE seleccionados.
8) Finalizar el estudio de los Factores Críticos de Exito.
En este paso se obtiene una lista final que representa las áreas que son cruciales para el éxito de la Organización, y donde la dirección debe enfocar su atención.
Para los FCE controlables por parte de los directivos, se deben asignar los recursos necesarios para garantizar su realización correcta, así como las herramientas e información necesarias para dicha realización. Asímismo, se deben establecer procedimientos que permitan asegurar un seguimiento y realimentación sobre el grado de cumplimiento de dichos Factores Críticos.
Para aquellos FCE no controlables, son absolutamente necesarios procedimientos que permitan obtener información puntual sobre los mismos. Estos procedimientos proporcionan señales de aviso, de manera que se puedan definir e implantar planes de contingencia.
Conclusión
El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidas.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.
Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.
Propuestas de auditoría
Hoy cuando día a día las empresas elaboran un mayor análisis sobre los beneficios y costos que tienen con sus proveedores, las propuestas se convierten en el medio clave por el cual presentamos nuestros servicios y logramos hacer la diferencia con los demás competidores.
El Equipo Auditor, tiene el gusto de compartir con todos nuestros socios, un modelo de propuesta de Auditoría. Contiene una serie de puntos que le van a ayudar a los Auditores a presentar propuestas que ofrezcan la creación y protección de valor en sus clientes prospectivos. El modelo de propuesta debe ser ajustado a las necesidades particulares de cada cliente, nuestro objetivo es que sirva de partida para la elaboración de las propuestas de Auditoría.
Autor:
Jorge Aguilar
Milena Gonzalez
Ronmer Romero
Xavier Perez
PROFESOR:
MIGDALIA GRANADILLO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO
CATEDRA: PRACTICA DE ANÁLISIS DE GESTION
METODOLOGÍA PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROCESO
CIUDAD GUAYANA, 23 ENERO DEL 2014