Reforzar el rol del Archivo General de la Nación como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos y mejorar el funcionamiento del mismo, velando por la conservación y custodia del patrimonio documental de la Nación.
Asegurar la atención y bienestar de los cesantes y jubilados del Archivo General de la Nación.
2.2 PARCIALES
Mejorar la eficiencia de los Sistemas administrativos en apoyo a la gestión archivística e institucional.
Asegurar la modernización del Archivo General de la Nación y considerando los procesos técnicos y optimizar los servicios archivísticos en salvaguarda del Patrimonio Documental de la Nación.
Continuar y apoyar la capacitación y formación archivística del personal de archivos a nivel nacional, con el propósito de lograr su especialización y profesionalización.
2.3 ESPECÍFICOS
2.3.1 GESTION ADMINISTRATIVA
Intensificar acciones en la mejora del desarrollo de los sistemas
Administrativos en apoyo a los programas a cargo de la institución.
2.3.2 VIGILANCIA Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Ampliar la cobertura de capacitación al personal archivero para incrementar la Producción.
Velar por la defensa y protección de los documentos, y mejorar la
Organización y funcionamiento de los archivos a nivel nacional a través de Normas archivísticas y reuniones técnicas, supervisión y asesoramiento de Archivos.
2.3.3 OBLIGACIONES PREVISIONALES
Asegurar el pago de pensiones, beneficios a cesantes y jubilados.
OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SNA
Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados por el órgano rector del Sistema.
Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel, no podrán conservar en su poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo correspondiente.
NORMAS
La administración de archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades.
NORMAS GENERALES
El Programa de Control de Documentos (PCD) es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.Para la formulación del PCD se tendrán en cuenta los valores temporal y permanente de los documentos. Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originaron. Son documentos de valor permanente:a) Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.b) Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos.c) Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y las funciones establecidas por la ley, la estructura orgánica, los planes operativos y los procedimientos administrativos. d) Los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación en cualquier campo del conocimiento.
NORMAS COMPLEMENTARIASEl Órgano de Administración de Archivos o el que haga sus veces propondrá al CED las normas internas complementarias que se consideren necesarias para la mejor aplicación de la presente Directiva
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El PCD estará conformado por el Inventario de las Series Documentales, la Tabla General de Retención de Documentos y el Índice Alfabético de las Series Documentales.
2. El Comité de Evaluación de Documentos (CED) designado por la más alta autoridad institucional es el encargado de conducir el proceso de formulación del PCD. El Comité estará integrado por:a) Un representante de la Alta Dirección de la entidad, quien la presidirá.b) El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante.c) El Jefe de la unidad orgánica, cuya documentación será evaluada.d) El Jefe del órgano de Administración de Archivos quién actuará como secretario.
3. Los jefes de las unidades orgánicas de la entidad en coordinación con el jefe del órgano de administración de archivos del nivel central o desconcentrado, elaborarán el inventario de las series documentales correspondientes a su unidad y lo remitirán al CED para su aprobación.
4. Al elaborarse el inventario de series documentales. Deberá describirse cada serie en hojas diferentes a fin de facilitar su actualización.Serie documental es el conjunto de documentos que poseen característica comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.
5. Los inventarios de las series documentales serán analizados por el CED. A fin de determinar el valor de cada una de las series e indicar sus períodos de retención en los niveles de archivo correspondientes.
6. La Tabla General de Retención de Documentos y el Índice alfabético de las series documentales. Se elaborarán luego del estudio referido en el punto anterior.
7. El PCD, constituido por el inventario de las series documentales y el índice alfabético de las series documentales, serán aprobados por resolución del titular de la entidad con el dictamen favorable del Archivo General de la Nación. 8. El PCD aprobado deberá ser remitido al Archivo General de la Nación en un plazo no mayor de 10 días útiles a partir de la fecha de su aprobación, bajo responsabilidad del Presidente del CED.
9. La modificación del Programa de Control de Documentos procederá: A.-Al producirse cambios sustantivos en las funciones del a unidad orgánica, cuyo resultado origine modificaciones u omisiones de las series documentales.B.- Al promulgarse los dispositivos legales que modifiquen los criterios de valor temporal o valor permanente de las series documentales del PC.
10. Toda modificación del PCD se ceñirá a los procedimientos señalados en la presente Directiva.
Autor:
Peter Pinglo Purizaca
| Página siguiente |