Estudio sobre la efectividad del tiempo de los directivos a partir del tiempo utilizado en las reuniones (página 2)

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO 

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Palabras clave:

-Tiempo

– Administración

– Organización

Metodología

Se realizó un estudio descriptivo sobre la administración del tiempo en los miembros del Consejo de Dirección de la Empresa Electroquímica de Sagua, en el período comprendido en los meses de julio a diciembre del 2009

La muestra está constituida por 12 miembros lo que representa que a su vez constituyen el 85,7% de los mismos

Criterios de Inclusión:

• Todos los miembros que pertenecen al Consejo de Dirección y Administración

Criterios de exclusión:

• Dos miembros por encontrarse en el momento del estudio realizando funciones de sustitución que le fueron asignadas.

Para el análisis del diagnóstico se tuvo en cuenta los siguientes indicadores a evaluar.

• Calculo del Fondo de Tiempo

• Reuniones efectuadas en el mes (Consejos de Dirección y Consejos de Administración)

• Total de horas disponibles para los directivos en la ejecución de las funciones de dirección inherentes a sus cargos incluyendo la participación en el resto de las reuniones no muestreadas.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL DIAGNÓSTICO

• Revisión de Documentos

• Decreto 281

• Resolución 199/2008 del Director General que establece el "Reglamento para el funcionamiento del Consejo de Dirección de la Empresa Electroquímica de Sagua".

• Resolución 201/2008 del Director General que establece el "Reglamento para el funcionamiento de los Órganos Auxiliares de Dirección Colectiva".

• Consulta bibliográfica (Libro "Como Administrar mejor su tiempo", y otras bibliografías consultadas.

• Realización por parte de la psicóloga y la especialista de cuadros de observaciones directas en el transcurso de las reuniones (Consejo de Dirección y Consejo de Administración).

• Entrevistas a directivos miembros de los órganos de dirección muestreados.

• Revisión de la caracterización psicológica de los Cuadros.

• Revisión del Plan Temático del Consejo de Dirección.

Después de realizar el estudio de toda la documentación referativa expuesta anteriormente, se comienza a realizar la observación directa tomando como reuniones para la muestra el Consejo de Dirección y el Consejo de Administración, los cuales son órganos de dirección donde participan la totalidad de los cuadros. Mediante la observación, se realizó un cronometraje de la duración de cada una de las intervenciones por cada uno de los 12 Cuadros, tomando una muestra de 7 sesiones del Consejo de Dirección y 18 sesiones del Consejo de Administración llevándolo a una base de datos Microsoft Excel, calculando el tiempo promedio de cada una de las intervenciones y el tiempo promedio de duración de estas reuniones, asumiendo el plan de duración, de acuerdo a lo establecido en los artículos 6 y 3 respectivamente de los reglamentos consultados ( Anexo 1).

Después de obtener los cálculos correspondientes, referidos a duración promedio de las reuniones muestreadas, se calculó el Fondo de Tiempo de los Directivos, teniendo en cuenta la cantidad de horas laborables en el semestre, la cantidad de cuadros, las horas de vacaciones planificadas en el semestre por cada uno (Anexo 2).

El cálculo del Fondo de Tiempo de los Directivos y el cálculo de la duración real promedio de las reuniones muestreadas nos permite determinar el tiempo que le queda libre al dirigente para el cumplimiento de sus funciones y para participar en el resto de los Órganos Auxiliares de Dirección Colectiva de los que sea miembro (Anexo 3).

Evaluación de los resultados

Después de realizar el cálculo del Fondo de tiempo disponible de los directivos, de acuerdo al tiempo que invierten en estos órganos de dirección, observamos que existe una variación notable de 1,27 h de afectación por cada cuadro, que conspira con la disponibilidad del tiempo para desarrollar el resto de sus funciones, por otra parte se realiza el análisis intrínseco de las reuniones, que denotan factores relacionados con la duración de las intervenciones por cada uno de los cuadros, siendo estos aspectos de gran importancia ya que se inciden negativamente en la calidad de la reunión, y afectan el tiempo disponible de los directivos, estos factores son :

• Ocurrencia de impuntualidades

• Organización de los medios técnicos

• Extensión del tiempo previsto para el receso

• No se circulan los temas a tratar de acuerdo a lo reglamentado.

• No se le da seguimiento a los acuerdos tomados, tanto por las personas que participan y son responsables del cumplimiento de los mismos, como del secretario de actas de la reunión.

• Evidencia de Improvisaciones.

• la duración de las Exposiciones

• la cantidad de interrupciones

• la calidad de las exposiciones

• la tendencia disminuir el interés a medida que se arriba al tiempo previsto de duración de la reunión

• La premura durante el desarrollo de la reunión

• Las premisas personales de rendimiento

• Tensiones nerviosas,

Estos factores están a su vez condicionados por diferentes causas psicológicas, organizacionales y disciplinarias.

De acuerdo a las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado sobre los factores que inciden negativamente en el aprovechamiento del tiempo de los directivos, se propone un plan de medidas técnico organizativo que conllevan a disminuir la variación calculada y a que estas reuniones se realicen con la calidad requerida.

El plan de medida se describe de la siguiente forma:

• Número de orden de la medida

• Descripción de la medida

• Fecha de cumplimiento

• Responsable

• Observaciones

Conclusiones

El estudio realizado ha permitido dar cumplimiento con el objetivo propuesto, evidenciando que existen diferentes factores que influyen negativamente en el tiempo de ejecución de las reuniones muestreadas, así como en la calidad de las mismas, lo que genera que disminuya el tiempo disponible de los directivos para realizar el resto de las funciones que les corresponde, para lo cual se ha diseñado un plan de medidas que contribuyen a solventar las problemáticas existentes.

Recomendaciones

• 1. Implementar Plan de Medidas.

• 2. Evaluar con la frecuencias que estable el plan las medias descritas.

• 3. Realizar diagnóstico comparativo después de un período de un año

Bibliografía

Francois Gamonnet, Como Administrar mejor su tiempo , Edición Original, Granica, París 1990.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

wwwGoogle Administración del Tiempo – Monografías – Artículos

Enciclopedia En Carta 2006.

BIOGRAFIA DE LAS AUTORAS.

Ingeniera Industrial. Marina Margarita González Carrasco

País Cuba

Lugar de nacimiento. Municipio Cruces, perteneciente a la provincia de Cienfuegos.

Hija de Alfredo y Acela. Procede de una familia humilde.

Graduada de Ingeniería Industrial en La Universidad de Cienfuegos en el año 1995

Trabajadora de la Empresa Electroquímica de Sagua única en centro América y del Caribe

Diplomada en Gestión Integrada de los Recursos Humanos, en el año 2003

Diplomada en Dirección Integrada de Proyectos, en el año 2004

Ha participado en diferentes eventos nacionales relacionados con la Gestión Empresarial y la Gestión Integrada del Capital Humano.

Aspirante a Master en Administración de Negocios, en la Universidad Central de las Villas.

Licenciada en Psicología. Herlina de la Caridad Inerarity Moré

País Cuba

Lugar de nacimiento. Municipio Sagua la Grande, perteneciente a la Provincia Villa Clara

Hija de. José y Julia. Procedente de una familia humilde.

Graduada en Técnico en psicometría en el año 1978

Graduada en Psicología en la Universidad de las Villas en el año 2001.

Trabajadora de la Empresa Electroquímica de Sagua única en centro América y del Caribe

Diplomada en Terapia Floral, año 2002 y Adulto Mayor, año 2003.

Tutora de la tesis "Diseño del Procedimiento de Comunicación Interna en la empresa Electroquímica de Sagua", año 2007.

Ha participado en diferentes eventos nacionales relacionados con la psicología Clínica y del Trabajo.

Profesora de Sede Universitaria municipal, con categoría de asistente.

Graduada en Curso Básico en Ingles año 2008

Publicaciones:PSICOQUIM, herramienta automatizada para la evaluación de competencias en el proceso de selección en la Empresa Electroquímica de Sagua. Año 2006

Anexos

Tabla 3

Duración de las Exposiciones, según estimaciones realizadas año 2009

Anexo No.1

Tabla 4

Duración Real de las Exposiciones, según estimaciones realizadas año 2009

Anexo No. 2

Cálculo del Fondo de Tiempo de los Cuadros

II Semestre 2009.

FT: Fondo de Tiempo (hC)

CC: Cantidad de Cuadros (u)

FTPV: Fondo de Tiempo planificado por vacaciones. (hC)

CCD: Cantidad de Consejos de Dirección (u)

CCA: Cantidad de Consejos de Administración (u)

CHLs: Horas Laborables (h)

HLs: Horas Efectivas Laborables en el Semestre (h)

HC: Horas Cuadros (hC)

• Cálculo de las Horas Efectivas Laborables en el II Semestre.

CHLs = ? [(12d . 9h/d + 5d.8h/d) + (17d . 9h/d + 4d . 8h/d) + (18d . 9h/d + 4d . 8h/d) + (17d . 9h/d + 5d . 8h/d) + (17d . 9h/d + 4d . 8h/d) + (18d . 9h/d + 3d . 8h/d)]

CHLs = ? [ 148 h + 185 h + 194 h + 193 h + 185 h + 186 h ]

CHLs = 1091 h

HC = CHLs x CC

HC = 1091 h x 12 C

HC = 13092 hC

FTPV = 12d . 8h/d x CC

FTPV = 96 h x 12C

FTPV = 1152 hC

FT = HC – FTPV

FT = 13092 h – 1152 hC

FT = 11940 hC

Anexo No. 3

Calculo del Fondo de Tiempo Disponible por Cuadro.

FT: Fondo de Tiempo (hC)

PHCDR: Promedio de Tiempo de duración del Consejo de Dirección Real

PHCAR: Promedio de Tiempo de duración del Consejo de Administración Real

PHCDP: Promedio de Tiempo de duración del Consejo de Dirección Plan

PHCAP: Promedio de Tiempo de duración del Consejo de Administración Plan

FTDC: Fondo de Tiempo Disponible por Cuadro

CC: Cantidad de Cuadros

PHCDP = 13.3 h

PHCDR = 18.43 h

PHCAP = 39.98 h

PHCAR = 50.05 h

FTDCPlan = FT – (PHCDP + PHCAP)/CC

FTDCPlan = 11940 hC – ( 13,3 h + 39,98 h)/12

FTDCPlan = 11940 hC – 53.28 h / 12

FTDC Plan = 11886.72hC/12

FTDC Plan = 990.56 h

FTDCReal = FT – ( PHCDR + PHCAR) / CC

FTDCReal = 11940 hC – (18.43 h + 50.05 h ) /12C

FTDCReal = 11940 hC – 68.48 h /12C

FTDCReal = 11871.52hC/12C

FTDCReal = 989.29h

Variación = FTDC Plan – FTDC Real

Variación = 990.56 h – 989.29 h

Variación = 1.27 h

Si multiplicamos la variación por la cantidad de cuadros serían 15, 24 h que afectan el tiempo disponible del cuadro en el uso se su fondo de tiempo.

Autor:

Ing. Marina M. González Carrasco

Lic. Herlina Inerarity Moré

Sagua la Grande, 15 de Diciembre de 2009.