Estudio sobre la efectividad del tiempo de los directivos a partir del tiempo utilizado en las reuniones

EMPRESA ELECTROQUÍMICA DE SAGUA

Introducción

El desarrollo de hoy en las empresas conllevan a las personas con determinadas responsabilidades a nuevos retos y demandas que le va imponiendo la sociedad según se incrementa el desarrollo de la misma, lo que hace que las personas que tienen funciones directivas se vean involucradas en actividades, reuniones, compromisos y otras responsabilidades, esto hace que adquiera gran importancia para ellos administrar responsablemente y de una forma efectiva, el tiempo que le deben dedicar a cada una de las actividades en función de los objetivos principales de la organización donde se desempeñan.

Estas razones han despertado el interés de muchas personas para realizar estudio sobre el uso del tiempo por parte de los ejecutivos. Estos estudios se han centrado a conocer como utilizan los dirigentes el tiempo, así como los factores internos y externos que de una forma u otra entorpecen el buen aprovechamiento del mismo.

En la gran mayoría de empresas encontramos directivos que no cesan de repetir que no disponen de tiempo para llevar a cabo todas las tareas de las que deberían ocuparse, por muy organizado que sea. En el desarrollo de las funciones de los directivos existe un sinfín de situaciones que los obliga a no disponer apenas de tiempo para el desarrollo de otras funciones.

Por lo paradójico y enigmático que ha resultado ser la problemática del tiempo, ha ido alcanzado cada vez mayor importancia con el devenir de nuevos hechos, acontecimientos y surgimiento de nuevas unidades de medición que a su vez han ido provocando que los ritmos de vida se suceden con un frenesí vertiginoso y por tanto muchas personas se sienten presionadas y tensionadas por el mismo.

El artículo 155 del capítulo III "Métodos y Estilos de Dirección", del Decreto 281, establece que en el desarrollo de las reuniones de los órganos de dirección colectiva, es importante controlar el tiempo invertido, a fin de lograr que en el menor tiempo posible se arriben a las principales conclusiones y acuerdos, lo que contribuirá a dedicar una mayor parte del tiempo al desarrollo y ejecución de los procesos de dirección.

Teniendo en cuenta que la empresa implementa el nuevo Sistema de Gestión Empresarial, sobre la base del perfeccionamiento de los Métodos y Estilos de Dirección de los Cuadros, se decide realizar un estudio relacionado con la administración del Tiempo, para lo cual se plantea el siguiente objetivo.

Objetivo: Determinar los factores que inciden de manera negativa en el tiempo disponible de los directivos a partir del tiempo invertido en las reuniones.

Desarrollo

Todos los seres humanos, a pesar de ser diferentes unos a otros en forma de pensar, actuar y amar viven bajo la influencia de un mismo denominador común: El tiempo.

El tiempo es una consecuencia y no una causa. Cuando se habla de la administración del tiempo se hace bajo un significado directo, elemental y limitado dándole a la persona la posibilidad de restringirlo a periodos exactos.

Cuando se valora el tiempo y se analiza cualitativamente y cuantitativamente , nos damos cuenta que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma. Saber como usar el tiempo día a día, minuto a minuto es vital para poder utilizarlo adecuadamente.

El tiempo es un recurso que a diferencia de los demás, no puede comprarse ni venderse, mendigarse o robarse, almacenarse o ahorrarse. Sólo puede usarse, y si no se usa, no por eso deja de pasar.

Esta reflexión lleva a hacerse una pregunta que se responde en si misma ¿qué es dominar el tiempo?

Dominar el tiempo es determinar como lo usamos, establecer lo importante y urgente que no te permiten cumplir con los objetivos claramente definidos en una empresa u organización. Otro aspecto que se considera como un problema principal en la administración del tiempo son los ladrones de tiempo, aquellos que quitan el tiempo y no te permiten a las personas (trabajadores) dedicarse a cumplir un plan programado.

Administrar el tiempo resulta administrarse uno mismos para optimizarlo y conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para lograr los resultados mas eficaces dentro de una organización.

El tiempo como otras tantas cosas, es un recurso escaso. Afecta directamente a la productividad, es en conclusión el recurso más importante y valioso que se tiene, el cual debe utilizarse con cuidado.

Una buena gestión del tiempo ayuda a producir un trabajo de alta calidad. Por ello es necesario descubrir dónde y cómo se emplea el tiempo.

Aprender a estimar el tiempo y a planificar el trabajo, tanto a corto como a largo plazo, es preciso

• Identificar metas, objetivos y prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

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