La cuenta y presentación del inventario

Introducción

La contabilidad es una ciencia basada en el control patrimonial y que está en el quehacer diario de una persona, empresa, institución en general llamado ente y que la percibimos como compleja y difícil de tratar, ya que en algunos casos lo conceptualizamos como un cumulo de normas, procedimientos, métodos y técnicas de cumplimiento obligatorio y en algunos casos una responsabilidad, que es básicamente el manejo de la información financiera y económica; por ello que nos hemos propuesto una iniciativa de desarrollar y cooperar con la consolidación de los conceptos del marco conceptual de la contabilidad en nuestro medio y en la actualidad, como una función docente de nuestra Universidad Nacional Micaela Batidas de Apurímac, con el único propósito de facilitar a los estudiante e interesados en esta especialidad, ello implica una tarea ardua, pero reto como docente en la especialidad de contabilidad dedicado a la gestión empresarial y financiera y en este caso cumplir con una labor de capacitar y formar a los futuros administradores y gerentes en nuestro medio, que tiene una delicada labor y una responsabilidad inmensa en la gestión empresarial y afrontar los riesgos que implica esta función

La presente separata contiene básicamente el entorno del sistema inventariado y el proceso de presentación del inventario que se pragmatista en la información financiara empresarial se identifica los tipos de libros contable y la cuenta que contiene la clasificación importancia, obligación, foliación, infracciones concernientes a los libros contables y la codificación contables, la cuanta, ubicación y utilización del Pan Contable General Empresarial, como primer capítulo, y segundo capítulo El Libro Inventario y Balance que concierne al concepto, importancia, aspectos legales, partes rayado y aplicación del registro contable.

Finalmente debemos manifestar nuestro deseo de promover y contribuir la investigación en el campo de las importancia de los registros contables, la separata sirva de marco orientador al estudiante en administración y contabilidad que perfecciona sus conocimientos básicos y experiencia, al concluir el curso y/o lectura del presente trabajo denominado "La Cuenta y Presentación del Inventario" daremos un conocimiento general a priori y específico que orientará a contribuir al proceso enseñanza aprendizaje en la administración, gestión, control y presentación de los inventarios empresariales.

CAPITULO I

Registros contables

• TENEDURIA DE LIBROS

Es una disciplina que nos enseña el arte y técnica de llevar las diversas operaciones que desarrolla una empresa de manera ordenada, clara, precisa y cronológica.

Ordenada en base a la clasificación de la naturaleza de las operaciones y destino de los hechos económicos que desarrolla el ente.

Clara, la documentación fuente y los registros no debe de existir enmendadura o borrones conforme lo señala la normatividad al respecto.

Precisa, de manera sintetizada en los registros que corresponde para u fácil proceso de la información.

Cronológica a la fecha de las operaciones dentro de un periodo económico y en base a la numeración de correlativa de los documentos fuentes que exige la codificación.

Con la finalidad de tener una mejor presentación de los registros para tener un acceso y observación de los resultados de los mismos a un tiempo transcurrido oportuno, atraves del principio de la partida doble.

• CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Un libro contable es un medio material en el que se registran de una manera técnica la información recolectada, debidamente analizada y clasificada conforme ocurran los hechos económicos y financieros. Y los libros contables son un conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones que realiza las empresas de manera sistematizada para u proceso correcto de los resultados económico financieros de la empresa conforme las características señalada en la concepción de teneduría de libros.

Se llama libros de contabilidad al documento o registro foliado, donde en forma ordenada, clara y precisa se registra las operaciones de modo analítico y detallado, las distintas actividades que realizan las empresas en general.

• LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS:

Los registros contables, especialmente los obligatorios y principales, deberán ser legalizados:

Los notarios o jueces a que se refiere el párrafo anterior colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:

• Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

• Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;

• Número de RUC;

• Denominación del libro o registro;

• Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;

• Número de folios de que consta;

• Fecha y lugar en que se otorga; y,

• Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

• FOLIACIÓN DE LOS LIBROS:

Numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existiendo dos tipos de foliación:

• 1. Foliación Simple .- Es la numeración correlativa en forma simple de página tras página, uno en uno, Ejemplo:

Balance Inicial al: 31 de Diciembre del 200…

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• 2. Foliación Doble.- Es la numeración correlativa de dos en dos, Ejemplo.

Libro Caja y bancos al 31 de marzo del 200…

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• CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES.-

• Por el Aspecto normativo y/o Legal.- Dentro de esta clasificación se encuentra los libros o registros contables que necesariamente tienen que llevarlas y por otro lado las que son facultativo de acuerdo a la necesidad de la empresa y ellos se clasifican en:

Obligatorio.- Se denomina obligatorio por las disposiciones legales vigentes de acuerdo a las actividades y régimen tributarios tienen que cumplir para no infringir y ser sancionados, ellos son:

• Control Inventario y Balance.- Libro que controla el activo, pasivo y patrimonio de la empresa, de acuerdo a la disponibilidad y exigibilidad de los mismos debidamente clasificados y ordenados.

• Libro Diario.- Es registro donde se centraliza todas la operaciones tanto financieras y económicas.

• Libro Caja y bancos.- Es el libro donde se registran la operaciones del efectivo o su equivalente de efectico, conforme correspondan al ingreso o egreso de los mismos y determina la disponibilidad o déficit del efectivo.

• Libro Mayor.- Es libro denominado también libro resumen, ya que resume las operaciones del libro diario por cada cuenta u operación para la determinación del balance de comprobación.

• Libro de Actas.- Es un libro obligatorio para las sociedades donde registraran los acuerdos de los mismos siendo más legal y normativo que financiero.

• Libro Planillas (Sueldos-Salarios).- Es el libro donde se registra los beneficios remunerativos de los trabajadores, los aportes del empleador y descuentos al trabajador, empresas que tengan uno o más empleado u obrero.

• Registro ventas y compras.- Son registros que controlan el aspecto comercial y tributario de la empresa, con la finalidad de determinar el Impuesto General a las Ventas y el Impuesto a la Renta denominados impuestos empresariales.

• Registro de Activos fijos.- Es el registro que controla la valuación o subvaluación de los activos fijos, activo por activo ya sea por mantenimiento, desgaste o obsolescencia de los mismos.

• Registro de Almacenes: (> a 500 UIT).- Se considera obligatorio para los que superen los referido, tanto cuantitativo y físicamente por cada bien existente y haya tenido operación en el periodo económico.

• Registro de ingresos, retenciones, detracciones, Percepciones, consignaciones.- Son registros que controlan el aspecto tributarios retenido al cliente o proveedor según corresponda por pagos anticipados a cuenta de los impuestos básicamente el impuesto general a las ventas.

Voluntario o Potestativo.-

• Libro Caja chica.- Es el libro que controla el efectivo o disponible que maneja una empresa para gastos menudos y urgentes que requiere una atención inmediata por su necesidad.

• Libro Bancos.- Es un libro que controla el movimiento de las operaciones que se realiza con una entidad financiera dependiendo de la cuenta con la que dispongan.

• Registro Letras por cobrar y pagar.-Es el registro que controla las operaciones al crédito tanto con el cliente o proveedor a través de la letra de cambio como un documento financiero.

• Registro Clientes y Proveedores.- Son registros de apoyo para la gestión o decisión de las disponibilidad con los que desarrollo sus actividades.

• Registro de Cuenta Corriente.- Es el registro donde se controla las operaciones financieras con la entidad bancaria que cuente con cuenta corriente con la empresa, básicamente los cheques girados y depósitos realizados con una entidad.

• Registro Almacén: (< 500 UIT).- Es un registro potestativo ya que es voluntad de la empresa el control o no de los bienes del almacén.

• Obligaciones.- Es un registro de control de las obligaciones que tuviere la empresa ya sea obligaciones internas o externas y que debe de ser por cada uno de ellas.

• Por el Aspecto Técnico.-

Principal o Básico.- Son los libros básicos que facilitan desarrollar el sistema contable y optimizando la operativización y consolidación de la información como instrumento para la toma de decisiones y ellos son los siguientes:

• Libro Inventarios y Balances

• Libro Diario

• Libro Caja y bancos

• Libro Mayor

Auxiliar.- Se denominan registros auxiliares ya que complementan y ayudan el control de cada uno de sus operaciones de manera independiente y logrando administrativamente, financiera y económica de manera eficiente y eficaz de la información para la toma de decisiones y teniendo un control adecuado de los mismos, pudiendo ser creados de acuerdo a la necesidades de cada empresa, y los más usuales son los siguientes:

• Registro de Planillas (sueldos y salarios)

• Registro ventas y compras

• Registro de Ingresos

• Registro retenciones, detracciones, percepciones

• Libro Caja Chica.

• Registro de Clientes

• Registro de Proveedores

• Libro Bancos y Ctas. Ctes.

• Registro de Almacén

• Registro de Obligaciones, etc.

• Por el Aspecto aplicativo.- Esta clasificación refiere a la forma y como se registran las operaciones y sistematización de las operaciones tanto financieras o económicas en el registro contable y ellos pueden ser:

Manual.- Es la forma de registrar las operaciones de manera manual en los registros contables que son empastados y encuadernados previo a la utilización de cada uno de ellos.

Computarizado y/o Electrónico.- Sin embargo en este tipo de registros las operaciones se registran de manera computariazada y siendo mucho mas agil su consolidación y sistematización de la información, dependiendo del tipo de programa utilizado en el procesamiento.

FUENTE: Comprobantes de pago SUNAT

INFORMACIÓN DE LOS NUEVOS LIBROS CONTABLES

 OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIÓN

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas, tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias

LEGALIZACIÓN DEL SEGUNDO Y SIGUIENTES LIBROS O REGISTROS

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. 

• Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

• Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación de pérdida o destrucción.

DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS

• Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

• La obligación señalada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.

• Para efecto de lo dispuesto en el primer párrafo el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

• En ambos casos, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

• Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

• De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

DE LA COMUNICACIÓN DE LA PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN

• Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.

• La citada comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.

• En todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo.

• Lo establecido en el presente artículo no será aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los cuales se les aplicará el procedimiento dispuesto en dicho Reglamento

FORMA DE LLEVADO

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberán:

• Contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del libro o registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastará con incluir como datos de cabecera los señalados en el literal i) y ii).

• Contener el registro de las operaciones:

• En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre-determinado.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.

• Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas contables desagregadas a nivel de:

(iii.1) Tres (3) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs; y,

(iii.2) Cuatro (4) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs.

La utilización del Plan Contable General Revisado no será de aplicación en aquellos casos en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.

(iv) Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda.

A tal efecto, los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN". Culminado el período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general.

De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, se registrará la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente.

Lo dispuesto en el presente inciso (iv) no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.

(v) En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.

Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.

REGISTROS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD COMPLETA

Para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:

• Libro Caja y Bancos.

• Libro de Inventarios y Balances.

• Libro Diario.

• Libro Mayor.

• Registro de Compras.

• Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

• Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.

• Registro de Activos Fijos.

• Registro de Costos.

• Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

• Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Tratándose de deudores tributarios sujetos al Régimen General del Impuesto a la Renta, este libro estará integrado por los siguientes formatos:

• Formato 3.1: "libro de inventarios y balances – balance general".

• Formato 3.2: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos".

• Formato 3.3: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes".

• Formato 3.4: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal ".

• Formato 3.5: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas".

• Formato 3.6: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa".

• Formato 3.7: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados".

• Formato 3.8: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 31 – valores".

• Formato 3.9: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles".

• Formato 3.10: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar".

• Formato 3.11: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar".

• Formato 3.12: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores".

• Formato 3.13: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas".

• Formato 3.14: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores".

• Formato 3.15: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas".

• Formato 3.16: "libro de inventarios y balances – detalle del saldo de la cuenta 50 – capital".

• Formato 3.17: "libro de inventarios y balances – balance de comprobación".

• Formato 3.18: "libro de inventarios y balances – estado de flujos de efectivo".

• Formato 3.19: "libro de inventarios y balances – estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12".

• Formato 3.20: "libro de inventarios y balances – estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12.