Indice1. Planeación del sistema de Información Administrativa 2. Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas 3. Formas e Informes 4. Diseño conceptual de un S.I.A.
1. Planeación del sistema de Información Administrativa
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes. b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA. 1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado. 2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA. 3) Estudiar la posición estratégica de la compañía. 4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido. 5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA. 6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA. 7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia. 8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios. 9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. 10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos. 11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse(prioridades) y los recursos que se requieren.
Necesidad de la Planeación de Sistemas El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto. Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización. El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos. El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados. Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.
- Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
- Concentrarse en los objetivos del S.I.A.
- Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.
- Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información
- Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.
- Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.
- Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información. Al planear la instalación del S.I.A. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose. Este tipo de asignación permite un diseño y organización ordenadas. El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.
Objetivos de la planeación de S.I.A. La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien. La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
- Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.
- Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
- Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
- Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
- Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
- Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa.
- Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
- Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía
- Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.
2. Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas
Búsqueda de la Información Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva. La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
- Qué se está haciendo
- Por qué se está haciendo.
- Cómo se está haciendo.
- Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo. En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
- Ambiente de la industria y de la compañía.
- La industria
- La compañía y la alta gerencia.
- La gerencia media.
- Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía. Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a: Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado. Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía. Evaluar las metas y estrategias. Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones. Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales. Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos). Prevenir desastres.
Métodos de búsqueda de datos. Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos. Buscar organigramas, misiones de la organización. Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa. Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas. Realizar un análisis en la estación de trabajo. Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión. Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa. Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.
Elaboración de técnicas de entrevista. El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista. Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cu´l será la reacción de éste ante la entrevista. El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.
Programa. El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes. Aprobación. El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.
Venta de un servicio. Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista. El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones. El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender. El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado. El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad. El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los problemas. Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.
Análisis en la estación de trabajo. Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información. Obtener el título y la descripción del puesto. Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades. Lista de operaciones, archivos y transportes. Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación. El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo. Entradas y salidas. Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto. Equipo utilizado. El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.
Medición del trabajo. Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones. Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.
Tipos de diagramas de flujo. No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.
Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada. Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.
Objetivos de las formas Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho mas y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
- La organización de los datos.
- La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y
- Lograr el control de las operaciones.
La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un circulo. Las formas como parte integral del diseño de sistemas La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño. En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado. Establecimiento de un programa de administración de formas Necesidades de la administración de formas: La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.
Políticas y procedimientos: Una ves delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes. También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.
Control del inventario de formas: No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.
Archivos y clasificaciones de formas: El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.
Análisis de formas El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos: Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios. Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines. Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?
Diseño de Formas El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda al que lo realiza. Consideraciones generales en el diseño de formas Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:
La función de una forma Cuándo se empleará la forma Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento. Quien llena la forma y quién la utiliza Cuántas unidades de la forma se requieren al año. Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas. En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda. Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente. Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular) Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.
Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes. En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuración de los informes, no basta una sola orientación en el análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. Se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes: Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:
- Unidades estratégicas de negocios
- Fases
- Centros de costos
- Sistemas de recursos y
- Sistema de la zona geográfica
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona comité o equipo especial de trabajo que se encarguen de ella. Debe establecerse una estructura de informe que satisfaga las necesidades del sistema. Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance. Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de venta. Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación. Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe. Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación federal y estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido especifico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones. Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.
4. Diseño conceptual de un S.I.A.
El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo. El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo. La presentación de todas las consideraciones es compleja y larga. El diseño conceptual consta de cuatro fases: Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos. Si no mas bien lo que obtienen. Análisis de los sistemas: se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente. Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.
Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación. Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza un proceso el cual es: Preparación de los miembros de una organización para el cambio: el primer paso en el diseño no es de índole técnica, sino conductual. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización. Estudio de las características de la compañía y de la industria: el diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control. Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas. Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia. Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control. Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.
Documentación del diseño conceptual Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal. Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.
Autor:
Carlisle Navarro, Diana Angulo y Ana Luisa García
Universidad de Occidente Campus Culiacán. Sin.