Propuesta de un procedimiento para evaluar la efectividad del sistema de información

Introducción

Desde la aparición del hombre y a lo largo de la historia, el ser humano, en la medida que se ha ido desarrollando, ha evolucionado en todos sus sentidos; tal que ha ido empleando sus conocimientos para el uso y almacenamiento de información, la cual, a lo largo del tiempo la ha difundido a sus predecesores por los medios de comunicación que la evolución le ha permitido. Todo ese cúmulo de conocimiento, la forma de almacenamiento y acceso a la información ha ido variando, sin embargo, la transferencia de esos conocimientos, como información escrita se ha originado a partir del descubrimiento de la escritura, con la cual al hombre le ha sido posible dejar almacenado todos aquellos datos recopilados y considerados como información.

Con la llegada del siglo XX, la forma de almacenamiento y el acceso a la información adquiere un gran desarrollo con la aparición de los diferentes medios de comunicación masiva (televisión, radio, telégrafo, teléfono); así como las herramientas digitales que derivaron en el desarrollo de Internet. Para la segunda mitad del siglo XX; el hombre desarrolló una herramienta conocida como "computadora"; la cual hasta hoy en día le ha permitido realizar operaciones a mayor velocidad; además de ser la herramienta convertida en la mayor recolectora y procesadora de información.

Como consecuencia del acelerado desarrollo en el campo computacional; las diferentes organizaciones y/o empresas, sin importar su tamaño u oficio, comenzaron a considerar a la información como un recurso tan fundamental como los financieros, los materiales y los humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Hoy en día, para la gestión empresarial, la información se ha posicionado como uno de los principales recursos que poseen las empresas u organizaciones, que les permite la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales son responsables para la obtención del éxito o fracaso.

Desarrollo

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata. No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento. La actual dirección empresarial ha entendido que la información es un medio para mejorar la empresa, volcando su gestión a la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de esta información para la gestión empresarial.

Las organizaciones actuales, independientemente del tipo de empresa en el cual operen o se desenvuelvan, han venido cambiando desde hace varios años a medida que estas se integran a los sistemas de información y a las tecnologías de información. Con el uso y aplicación de estos sistemas, la gestión empresarial ha obtenido importante mejoras y su nivel competitivo se incrementa a medida que son automatizados los procesos operativos, instalación de plataformas de información necesaria para la toma de decisiones.

Al tener en cuenta lo antes expuesto y tomando como base el procedimiento propuesto por Piloto Fleitas (2011) "Procedimiento para la construcción del IEEc, se propone el siguiente procedimiento para la evaluación de la efectividad del sistema de información. En la figura 1 se muestran de forma resumida las etapas y pasos que componen el procedimiento.

Etapa 1: Conformación del grupo de expertos

Para la conformación del grupo de experto se empleará la metodología planteada por Crespo Borges (2007) con el fin de lograr un grupo que esté compuesto por miembros con una alta competencia sobre el tema a investigar. Donde se calcula un coeficiente (K) para determinar la competencia de los expertos, seleccionando a los que tengan una alta competencia, es decir K > 0,8.

Etapa 2: Determinación de las cualidades relevantes del sistema de información

Paso 1: Definición de las cualidades del sistema de información.

Se agrupan las cualidades del sistema de información obtenidas a partir de una revisión bibliográfica a diversos autores.

Figura 1: Procedimiento propuesto para la evaluación de la efectividad del sistema de información. Fuente: Elaboración propia.

Paso 2: Determinación de las cualidades del sistema de información.

A partir de las cualidades agrupadas anteriormente se seleccionarán las más relevantes que debe poseer el sistema de información. Para lo cual se utilizará el método de trabajo grupal Delphi, debido a que permite tomar información desde diferentes puntos de vista y la participación de un gran número de personas sin importar la distancia y la dispersión de los que serán consultados, y a la vez aminora los efectos negativos de las reuniones de grupo.

En la primera ronda se les presentará al grupo de expertos un cuestionario que posee las cualidades anteriormente definidas del sistema de información, con el fin de enriquecer la propuesta inicial. Una vez procesada la información se realizará una segunda ronda para la aprobación de la misma y en este caso, de ser necesario, se repetirá este paso hasta que se logre el consenso de los expertos. A partir de la segunda ronda realizada del Delphi, se calculará el coeficiente de concordancia (Cc), considerando la coherencia entre los expertos para Cc0.7, con el fin de elevar el índice de concordancia aunque la literatura lo considere adecuado con un Cc0.6.

Posteriormente se aplicará el método Kendall para determinar las cualidades relevantes del sistema de información, ordenando las cualidades según el nivel de importancia, siendo el valor 1 el más importante. Considerando el coeficiente de concordancia entre los expertos w 0.6, aunque la literatura plantea adecuado un w 0,5.

Etapa 3: Determinación de los descriptores de evaluación del sistema de información

Paso 1: Determinación de los descriptores de evaluación del sistema de información.

Con el objetivo de determinar los descriptores de evaluación del sistema de información a partir de las cualidades seleccionadas y sus conceptualizaciones, se realizará una tormenta de ideas (flujo libre), ya que la misma genera ideas originales en un ambiente relajado, liberando la creatividad del equipo, involucrando a todos en el proceso.

Se establecerán tiempos límites para la generación de descriptores, seguidamente a través del debate se enriquecerán las propuesta iniciales, verificándose su comprensión para lograr un consenso.

Paso 2: Determinación de la escala para la valoración de los descriptores del sistema de información.

La escala de valoración permitirá ordenar descriptores según la magnitud de la característica que se estudie y establecer intervalos iguales. Por lo cual para determinar la escala para la valoración de los descriptores del sistema de información se utilizará el método de amplitud y rango.

Paso 3: Determinación de los pesos de las cualidades del sistema de información.

Se determinarán los pesos de las cualidades utilizando el método Kendall, para la ponderación de los mismos.

Etapa 4: Determinación del indicador efectividad del sistema de información

Primeramente se determinan las expresiones matemáticas a partir del peso y el valor real de sus descriptores. Posteriormente se creará un indicador para la evaluación del sistema de información. La escala para la evaluación del sistema de información será la misma que fue elaborada para la evaluación de los descriptores

Etapa 5: Elaboración y aplicación de la encuesta

Paso 1: Elaboración de la encuesta para la evaluación de las cualidades y los descriptores del sistema de información.

Para la evaluación de las cualidades y los descriptores del sistema de información, se elaborará una encuesta basándose en los descriptores determinados en la etapa 3 de la investigación. Para lo cual se realizarán entrevistas a los expertos para la conformación de las preguntas de la encuesta.

Paso 2: Aplicación de la encuesta para la evaluación de las cualidades y los descriptores del sistema de información.

Para evaluar las cualidades y los descriptores del sistema de información se aplicará la encuesta elaborada en el paso anterior, realizándose un muestreo aleatorio simple la población existente, a partir de la fórmula para poblaciones finitas, utilizando una escala Likert de 1 a 5, siendo el 1 muy desfavorable, 2 desfavorable, 3 intermedia, 4 favorable y 5 muy favorable.

Se analizará la fiabilidad y validez del instrumento por medio del coeficiente Alpha de Crombach y el registro múltiple Rmediante el software estadístico SPSS versión 15.0EN.

Etapa 6: Evaluación del sistema de información

Mediante los resultados obtenidos en la encuesta aplicada en la etapa anterior, se procederá al cálculo y análisis de las cualidades, considerando las expresiones matemáticas y la escala propuesta anteriormente en la investigación, con el fin de profundizar en la situación del sistema de información.

Etapa 7: Análisis de las causas que afectan al sistema de información

A partir de los resultados obtenidos de la evaluación del sistema de información se realizará trabajo grupal con el fin de determinar las causas que influyen en el comportamiento del mismo.

Etapa 8: Propuesta de acciones para la mejora de la efectividad del sistema de información

Una vez detectadas las causas que limitan el buen funcionamiento del sistema de información de la entidad, se realizará un trabajo grupal con los expertos para la recopilación de propuestas de acciones que contribuyan a la mejora del sistema.

Para la aplicación del procedimiento propuesto los métodos y técnicas a utilizar son:

1.-Métodos teóricos

Analítico-sintético: Está integrado por el desarrollo del análisis y la síntesis, a través del cual se descompone un objeto, fenómeno o proceso en los principales elementos que lo integran para analizar, valorar y conocer sus particularidades, y simultáneamente a través de la síntesis, se integran vistos en su interrelación como un todo.

2.-Revisión bibliográfica

Es un método de busca que permite conocer la situación actual de la temática a nivel nacional e internacional. Se realizó con el objetivo de obtener una información actualizada acerca del tema, sus conceptos fundamentales, sus principios, modelos empleados en otras latitudes.

3.- Índice de Experticidad

Para la creación de este grupo de expertos se utilizó la metodología planteada por Crespo Borges (2007) en su libro "Respuestas a 16 preguntas sobre el empleo de expertos en la investigación pedagógica", calculando un coeficiente (K) que determinará la competencia de los expertos.

Fórmula empleada para la determinación del coeficiente K, el cual determina la competencia de los expertos.

donde:

Kc = Coeficiente de conocimiento o información que tiene el experto acerca del problema, calculado sobre la base de la valoración del propio experto en una escala de 0 a 10 y multiplicado por 0,1.

Ka = Coeficiente de argumentación o fundamentación, determinado como resultado de la suma de los puntos alcanzados a partir de la tabla patrón.

4.- Entrevistas

Es una de las dos formas que adopta la encuesta. La cual tiene la particularidad de realizarse mediante un proceso verbal generalmente a través de una relación "cara a cara". Obteniéndose información de forma amplia y abierta, en dependencia entre el entrevistador y el entrevistado. El entrevistador debe tener con anterioridad bien claro los objetivos y aspectos sobre lo que le interesa obtener información.

Las entrevistas se clasifican según:

• La relación establecida entre el entrevistado y el entrevistador. (telefónica o cara a cara)

• La forma que adopta la entrevista

• Los objetivos de la investigación

• El tipo de preguntas. Las estandarizadas, a su vez, pueden ser:

El entrevistador debe tener bien definido los puntos a tratar. Durante la ejecución debe se puntual. Explicar al interlocutor los objetivos de la entrevista, creando un clima de confianza en el entrevistado y garantizar al entrevistado, el anonimato o la confidencialidad de la información obtenida.

5.-Tormentas de ideas (Brainstorming)

Es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Esta herramienta, creada en el año 1941 por Osborne, se utiliza cuando existe la necesidad de liberar la creatividad, involucrar a todo el personal, etc. Se aplica de la siguiente forma.

• Se define el tema del problema.

• Escoger a un facilitador y anotador.

• Antes de comenzar se explican las reglas.

• Plasmar el problema y el asunto en discusión.

• Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.

• Se listan las ideas.

• No se deben repetir las ideas.

• No hay críticas sino exposición de ideas.

• El ejercicio concluye cuando ya no existen nuevas ideas.

• Se analizan, evalúan y organizan, para valorar su utilidad.

La lluvia de ideas puede ser:

• No estructurado (flujo libre)

• Estructurado (en circulo)

• Silenciosa (lluvia de ideas escritas o tira de papel)

6.-Cuestionario

Es una comprobación general o investigación sucinta de una actividad efectuada para valorar la situación existente y las oportunidades de mejoras. También se define como interrogatorio por escrito para obtener información de numerosas personas. La validez de esta técnica está dada cuando mide lo que pretende medir y su éxito requiere de:

• Preparación adecuada que implique que las preguntas se ajusten a las características de los entrevistados.

• No inducir respuestas determinadas.

• Su diseño debe tener la mayor carga posible y su redacción clara y ordenada.

• Las respuestas a las preguntas deben ser en forma concreta e inequívoca.

• Seleccionar la muestra a encuestar que posibilite inferir los resultados.

• Sensibilizar a los encuestados con el objetivo a investigar.

• Debe ser fiable, es decir que lo que se mida tenga garantía y consistencia.

Las formas de las preguntas influyen en las respuestas y las mismas pueden ser abiertas o cerradas.

La pregunta inicial tiene que crear interés y las difíciles deben hacerse al final. Las preguntas deben realizarse siguiendo un orden lógico y los datos de identificación del entrevistado deben preguntarse al final pues son más personales y menos interesantes para el entrevistado

7.-Encuesta

Instrumento para recopilar información que se estructura generalmente en forma de pregunta, por lo que deben ser sencillos y fáciles de responder.

Se pueden utilizar diferentes vías:

Encuesta personal: Se lleva a cabo mediante una entrevista personal, haciendo uso de un cuestionario estructurado o un guión con las preguntas formuladas, con un índice de respuesta más elevada aunque son las más costosas. Las personas que van a realizarla encuesta, deben contar con la experiencia que le permita aclarar las dudas del entrevistado, sin influir en su respuesta.

Encuestas telefónicas: Las preguntas se formularán por medio del teléfono, es un método menos costoso, más cómodo y más rápido que la entrevista personal. Se recomienda asignar como encuestado a la persona que tenga más habilidad y experiencia; no deben aplicarse cuestionarios muy extensos, ni aquellos que contengan preguntas excesivamente complejas.

8.- El método Delphi

Pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo grupo. De esta forma se espera obtener un consenso lo más fiable posible del grupo de expertos. Este método presenta tres características fundamentales:

• Anonimato. Ningún experto conoce la identidad de los otros que componen el grupo. Esto impide la influencia, el peso de oponerse a la mayoría o a la desacreditación por errores.

• Iteración y retroalimentación controlada. Al presentar varias veces el mismo cuestionario los expertos van conociendo otros puntos de vistas y pueden modificar su opinión.

• Respuesta del grupo en forma estadística. La información no es la opinión de la mayoría, sino que se presentan todas las opiniones indicando el grado de acuerdo obtenido

El personal elegido debe ser gran conocedor del tema y presentar una pluralidad en sus planteamientos, lo cual evitará la aparición de sesgos en la información. En Delphi clásico se pueden distinguir cuatro circulaciones o fases.

Primera circulación: El primer cuestionario es desestructurado, no existe un guión prefijado, sino que se pide a los expertos que planteen sus ideas generales sobre el tema de estudio. A los cuestionarios se le realiza una labor de síntesis y selección, obteniéndose un conjunto manejable de planteamientos, en el que cada uno está definido de la forma más clara posible, los que formarán el cuestionario de la segunda circulación.

Segunda circulación: Los expertos reciben el cuestionario con la información y se les pregunta más detalles. Una vez contestado, los cuestionarios son devueltos y se realiza el análisis estadístico previsto. El análisis se centra en el cálculo de la mediana, confeccionándose el cuestionario de la tercera circulación que comprende la lista y los estadísticos calculados para cada evento.

Tercera circulación: Los expertos reciben el tercer cuestionario y se les solicita que realicen nuevas previsiones. Si se reafirman en su previsión anterior y ésta queda fuera de los márgenes, deben dar una explicación del motivo por el que creen que su previsión es correcta y la del resto del panel no. Estos argumentos se realimentarán al panel en la siguiente circulación. Al ser estos comentarios anónimos, cuando se reciben las respuestas, se realiza un nuevo análisis estadístico y se organizan los argumentos dados por los expertos cuyas previsiones se salen de los márgenes intercuartiles. El cuestionario de la cuarta circulación va a contener el análisis estadístico y el resumen de los argumentos.

Cuarta circulación: Se solicita a los expertos que hagan nuevas previsiones, teniendo en cuenta las explicaciones dadas. Se pide a todos los expertos que den su opinión en relación con las discrepancias que han surgido en el cuestionario. Cuando se reciben los cuestionarios, se realiza un nuevo análisis y se sintetizan los argumentos.

Teóricamente, ya habría terminado el Delphi, sin embargo, si no se hubiese llegado a un consenso, existiendo posturas muy distantes, el moderador debería confrontar los distintos argumentos para averiguar si se ha cometido algún error en el proceso.

9.-Coeficiente de concordancia

Para la evaluación del cuestionario Delphi se realizará el cálculo del coeficiente de concordancia de los expertos utilizando la fórmula siguiente:

donde;

• Cc: Coeficiente de concordancia

• V n: Cantidad de votos en contra del criterio dominante

• Vt: Cantidad de votos totales

En la interpretación de este coeficiente se seguirá el criterio de (Cuétara, et al 2000) el cual sostiene que el nivel de concordancia adecuado es Cc = 0,6, infiriendo que las variables que obtengan coeficiente de concordancia inferior a este se eliminan del listado.

10.-El método del panel de experto o método del coeficiente de Kendall

Consiste en priorizar los criterios de un grupo de especialistas con conocimientos de la problemática, de manera que cada integrante pondere según el orden de importancia que entienda y así determinar la nomenclatura de la característica o causas. Para ello se requiere un procedimiento matemático que se basa en la suma de la puntuación para cada característica que será:

donde:

• A: Ponderación de la característica o causas i, según el experto j.

• K: Número de índices.

• m: Número de experto.

• T: Factor de concordancia.

• W: Coeficiente de concordancia.

Para priorizar las características o causas principales de un problema de los cuales se derivan otros. Este es uno de los mejores métodos para cuando los expertos tienen la misma especialidad y se aplica siguiendo un proceso iterativo, de aproximaciones sucesivas.

De acuerdo con este método, se trata de perfeccionar el enfoque colectivo, mediante la crítica recíproca de las opiniones de los especialistas pero de forma aislada, sin contacto entre ellos y manteniendo el anonimato de las opiniones o argumentaciones al defender las ideas. Los expertos no deben exceder de 13 y en un mínimo de 7 expertos.

11.-Método de amplitud y rango

El método de amplitud y rango establece el rango de la escala a utilizar y las amplitudes de los intervalos. Para lo cual se considera el número de los intervalos (K) igual a 5. El rango (R) se calcula según la ecuación R = Vmáx – Vmín, donde Vmáx es el valor máximo y Vmín es el valor mínimo a utilizar en la escala. Lo cual permite determinar la amplitud del intervalo (C) a través de la ecuación C = R/K.

12.-Diagrama Causa-Efecto

Es la representación de varios elementos de un sistema que pueden contribuir a un problema. Fue desarrollado en 1943 por el profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. Algunas veces es denominado diagrama Ishikawa o diagrama Espina de Pescado por su parecido. Es identificado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza gráfica del diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre el problema y determinar exactamente las posibles causas, aumentando la probabilidad de identificar las causas principales.

13.-Trabajo grupal

El trabajo grupal permite al profundizar en aspectos de interés del investigador, recabando en las causas y posibles soluciones de los temas a tratar. Para ello se deben respetar un grupo de normas:

Conclusiones

• 1. Los sistemas de información empresarial son considerados factores claves para la empresa moderna y además acotan que su importancia en la obtención del éxito está relacionado con el empleo de tecnología de punta.

• 2. Con el procedimiento propuesto se pretende evaluar la efectividad del sistema de información. Para ello se conforma por etapas y pasos, con el objetivo de facilitar su implementación.

• 3. Las principales herramientas a emplear para la aplicación del procedimiento son: entrevistas, revisión de documentos, cuestionarios y técnicas de trabajo en grupo.

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Autor:

Ing. Simón A. Álvarez Patiño

Enviado por:

Lissette Suárez Rodríguez